Post image

Temat analizy przedwdrożeniowej jest przez wiele firm traktowany po macoszemu. Jedni uznają go za konieczność przed wysłaniem zapytań inni zaś traktują analizę jako przepalenie środków, które mogłyby być zainwestowane w fizyczne już wdrożenie. Jak sprawa wygląda od podszewki? Jakie argumenty przemawiają za przeprowadzeniem analizy przedwdrożeniowej? A co mówią firmy oponujące przed przeprowadzeniem analizy?

Po co przeprowadzamy analizę przedwdrożeniową?

Analizę przedwdrożeniową przeprowadzany w celu m.in.: zdefiniowania rzeczywistych potrzeb, usystematyzowania wiedzy, zmapowania procesów oraz zminimalizowania ostatecznych kosztów projektu. Analiza może być wykonana we współpracy z firmą zewnętrzną lub wspólnie z dostawcą programów ERP. Po dobrze przeprowadzonej analizie powinniśmy otrzymać dokument, który będzie polisą dla całego procesu wdrożenia oraz zminimalizuje ryzyko porażki.

Analiza przedwdrożeniowa

Z doświadczenia wiemy, że są firmy, dla których niewskazana jest przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej – są to mikroprzedsiębiorstwa. Dlaczego? Otóż tak małe firmy często nie mają zazwyczaj jeszcze zbyt rozbudowanych procesów i znaczna część procesów jest zamknięta w dość wąskim gronie.

Jak wygląda proces analizy przedwdrożeniowej?

Cały proces analizy jest bardzo złożony, dlatego warto w tym celu nawiązać współpracę z doświadczonymi osobami. Na potrzeby badania konieczne będzie podjęcie wszechstronnych działań takich jak wywiady, rozmowy z pracownikami, konsultacje z zarządem, analiza obecnych procesów firmy, wyznaczenie celów biznesowych, zestawienia, określenie funkcjonalności, etc.
Po zebraniu wszystkich informacji przychodzi pora na ich odpowiednie zestawienie i wyciągnięcie trafnych wniosków. To one będą stanowić podstawę, na której oprzemy przyszłą umowę z wybranym dostawcą systemu.

W praktyce

Złożoność analizy przedwdrożeniowej skupia się na mnogości zadań, które trzeba wykonać przed spisaniem samego dokumentu. Jeśli wylistujemy wszystkie punkty, dla których będziemy potrzebować uzyskać informacje zobaczymy, że to wcale nie jest takie proste i szybkie zadanie.
Proces analizy zaczynamy od spisania najbardziej ogólnych rzeczy, sformułowania celów i procesów biznesowych, które będą dla nas najważniejsze. W kolejnych krokach przechodzimy do bardziej złożonych rzeczy, stosując metodę od ogółów do szczegółów.

Plusy analizy przedwdrożeniowej

Zdefiniowanie celów i potrzeb wdrożenia

Każde podjęte działanie biznesowe powinno mieć sformułowane cele, który chcemy osiągnąć. Takim właśnie działaniem jest wdrożenie ERP, więc i tu należy zdefiniować cel lub cele. Poprawne zdefiniowanie celu wdrożenia nie jest wcale rzeczą prostą, jednak nie da się bez tego skutecznie i w sposób satysfakcjonujący wdrożyć system tej klasy.

Chcesz dowiedzieć się więcej o systemie ERP? Kliknij w link i już dziś zapisz się na darmowy kurs!

Często spotykam się w firmach z sytuacją, gdzie nie ma zdefiniowanych celów wdrożenia – firma podjęła decyzje o wdrożeniu nowego systemu, wyznaczyła osobę/y odpowiedzialne za projekt i czeka na efekty. Takie podejście jest prostą drogą do wielkiej katastrofy. Przed podjęciem decyzji powinniśmy zadać sobie kilka ważnych pytań:
• Co chcę usprawnić / polepszyć / naprawić, dla czego i o ile (np.%)? Musimy określić co jest dla nas najważniejsze, podobnie jak przy wyborze nowego auta nie zawsze potrzebujemy najwyższej opcji, ponieważ wielu rzeczy nie wykorzystamy, a będziemy musieli za nie zapłacić. Zależy nam jednak na pewnych elementach wyposażenia. Definiując w salonie wyposażenie auta mamy pewność, że koszty będą adekwatne do tego co mamy otrzymać.
• Jak obecnie wyglądają procesy, które chciałbym zmienić? Tutaj również nasuwa mi się porównanie związane z motoryzacją. Odstawiając samochód do serwisu (o ile nie jest to wyłącznie okresowy serwis) również musimy opisać mechanikowi problem. Bez tego serwisant spędzi znacznie więcej czasu na szukaniu usterek, co będzie miało przełożenie w końcowym rachunku.
• Kiedy będę wiedział, że osiągnąłem zamierzone cele? Ten punkt jest ściśle powiązany z pierwszym pytaniem. Dobrze zdefiniowany cel musi zawierać jasne informacje. W innym przypadku będziemy skazani na syzyfową pracę.

Wybór optymalnego rozwiązania

Branża IT cały czas bardzo silnie się rozwija i z roku na rok pojawiają się nowe rozwiązania. Firma poszukująca optymalnego rozwiązania może zgubić się w możliwościach i ilości dostępnych rozwiązań. W efekcie czego możemy dokonać zakupu nietrafionego rozwiązania. Obecnie na rynku mamy około 50 dostawców systemów ERP, każdy program jest inny, dlatego przy wyborze najlepszego rozwiązania warto kierować się ściśle określonymi kryteriami.

Rzeczywiste zmniejszenie kosztów całego procesu wdrożenia

Podejmując decyzję o przeprowadzeniu analizy przedwdrożeniowej tak naprawdę zmniejszamy całkowity koszt projektu. Zmiana decyzji, koncepcji na poziomie analizy kosztuje firmę znacznie mniej niż wprowadzenie zmian w już działającym systemie. W systemach ERP żadna funkcjonalność nie działa sama, zawsze zależna jest od innych procesów, modułów. Wprowadzenie zmiany na już funkcjonującym oprogramowaniu pociąga za szereg kolejnych zmian, których nie uwzględnialiśmy.

Proces wdrożenia

Na stronie jednej z firm IT widziałam świetnie zobrazowany koszt wprowadzania zmian w projekcie. Zmiana podczas fazy wymagań ma wartość 1 (pod tą wartością możemy np. przyjąć średni koszt roboczogodziny jednego programisty), podczas testowania programu przez użytkowników ta wartość już wzrasta do 50, zaś zmian podczas eksploatacji systemu osiąga wartość 200. Duże różnice? Pewnie, że tak!

Obiektywna dokumentacja ułatwiająca podejmowanie trafnych decyzji

Wisienką na torcie naszej analizy jest otrzymanie rzetelnej dokumentacji, na której będziemy mogli oprzeć przyszły projekt wdrożenia. Koszt analizy przedwdrożeniowej to zazwyczaj +/- 10% budżetu całego projektu.

Minusy analizy przedwdrożeniowej

Czy możemy jednoznacznie wskazać jakie minusy ma przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej? Według mnie za każdym „minusem” można postawić „ALE”. Firmy, które nie widzą potrzeby przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej przed zakupem np. systemu ERP podają najróżniejsze argumenty, jednak jest kilka rzeczy, które łączą wszystkich przeciwników – brak doświadczenia we wdrażaniu tak dużych rozwiązań oraz brak specjalistów.

Chcesz dowiedzieć się więcej o systemie ERP? Kliknij w link i już dziś zapisz się na darmowy kurs!

W swojej pracy niejednokrotnie spotkałam firmy dla których wdrożenie ERP okazało się totalną porażką. Zazwyczaj wszędzie klucz był podobny:
• Firma miała zdefiniowane wymagania (najczęściej mało precyzyjnie)
• Wysyłała zapytania do kilku dostawców
• Wśród ofert wybierała tą, która mieściła się w planowanym budżecie (I miejsce wśród kryteriów) i posiadała najwięcej z określonych wcześniej modułów (II miejsce – mniejszy ból)
Taki model działania zawsze kończył się tak samo – WIELKĄ PORAŻKĄ!
Firma inwestowała po kilkaset tysięcy złotych w nowy/ pierwszy system ERP, po czym okazywało się, że aby wszystko działało tak jak powinno trzeba zainwestować kolejne kilkaset tysięcy. Po takim wdrożeniu firmy albo decydowały się na doszlifowanie zakupionego programu. Przy czym wiązało się to z większymi kosztami niż gdyby zostałoby to określone wcześniej lub jeśli firma nie mogła pozwolić sobie na kolejną inwestycje była zmuszona żyć przez kilka lat z nierentownym programem, który często tylko komplikował pracę.

Analiza przedwdrożeniowa

Analiza przedwdrożeniowa zazwyczaj stanowi około 10% naszego planowanego budżetu wdrożenia. W porównaniu z kosztami jakie przynosi brak analizy +50%, 70% czy nawet 100% przeznaczenie w początkowej fazie tych 10% nie wydaje się nam już być tak dużą inwestycją. Analiza przedwdrożeniowa pozwala nam trzymać budżet projektu pod kontrolą. Dodatkowo odpowiednio przeprowadzona analiza pomaga nam zmniejszyć rzeczywiste koszty projektu i stanowi dla naszego projektu GWARANCJĘ SUKCESU.

Dlaczego analiza przedwdrożeniowa jest tak ważna?

Dobrze przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa projektu pozwala na dokładne odwzorowanie procesów biznesowych naszej firmy i znacznie przyśpiesza proces wdrożenia systemu. Dodatkowo sam dokument zawiera bardzo ważne informacje, które niejednokrotnie zostaną wykorzystane.

Chcesz dowiedzieć się więcej o systemie ERP? Kliknij w link i już dziś zapisz się na darmowy kurs!

Read more on our blog!

post image

Aplikacja mobilna

July 29, 2021
post image

ERP

February 12, 2021
post image

Off Topic

December 21, 2020
Want to discuss your project? Get in touch!

More

Contact Background