Wyzwanie
Stworzenie jednolitego systemu w obszarze HR dla pracowników firmy – centralnej bazy danych pracowniczych. Fabryka Miele w Ksawerowie zatrudnia kilkuset pracowników produkcyjnych, dla których wymagane jest przeprowadzania okresowych szkoleń zawodowych, lekarskich oraz BHP. Aby sprawnie zarządzać przetwarzaniem informacji dotyczących szkoleń i kwalifikacji firma Miele postanowiła wdrożyć system, który automatycznie aktualizuje informacje o szkoleniach i kwalifikacjach, tworzy organigram, umożliwia zarządzanie wnioskami urlopowymi, umożliwia dokonywanie oceny pracowniczej, daje dostęp do formularzy HR, przechowuje potrzebne dane pracownicze oraz umożliwia zdalny kontakt pracowników z działem HR za pomocą portalu webowego (aplikacji webowej) dla pracowników.
Powody decyzji: przekonujące prezentacja możliwości i funkcjonalności, bezpośrednia archiwizacja dokumentów w systemie, zintegrowane zarządzanie dokumentami oraz funkcje komunikacyjne. Elastyczny system DMS DOCUframe pozwolił na stworzenie rozwiązania w pełni dopasowanego do potrzeb firmy Miele.
Wdrożone rozwiązanie umożliwiło uporządkować informacje dotyczące daty przeprowadzenia i ważności danego szkolenia, firmy szkolącej oraz potwierdzenia odbyciu danego szkolenia przez pracownika i otrzymania odpowiedniego certyfikatu. Dzięki funkcji zarządzania szkoleniami możliwe stało się wyznaczanie zakresu szkoleń dla danych stanowisk pracy, możliwość zlecania szkolenia bezpośrednio z systemu, załączanie szkolenia w formie dokumentu lub linku, rozwiązywanie testów online a także wyznaczanie ostatecznych terminów i wysyłanie przypomnień.
Zautomatyzowany został proces aktualizacji szkoleń, dzięki czemu każda zmiana wprowadzona w szkoleniu wysyła przypomnienie dla uczestników o konieczności odświeżenia i ponownie nadaje ważność. Dodatkowo stworzony portal webowy dla pracowników daje możliwość udostępniania odpowiednich dokumentów do pobrania przez pracowników oraz umożliwia komunikację wewnętrzną z pracownikami.
- Wysoka elastyczność programu umożliwiająca automatyzację procesów firmowych w zakresie zarządzania szkoleniami, urlopami i innymi sprawami pracowniczymi
- Oszczędność czasu i zwiększona przejrzystość działań dzięki centralnej bazie danych dot. szkoleń pracowniczych, badań lekarskich i umów.
- Łatwe wyszukiwanie informacji dotyczących szkoleń pracowniczych, certyfikatów i umów szkoleniowych oraz ich dostawców
- Dane pracownicze przetwarzane w systemie są automatycznie archiwizowane i zabezpieczane przed nieautoryzowanym dostępem
- Optymalizacja komunikacji wewnętrznej w firmie dzięki portalowi webowemu dla pracowników
- Szybki zwrot z inwestycji w oprogramowanie DMS
We have been creating dedicated business applications for 30 years.
Talk to an expert.
- We are happy to hear about your challenges and ideas in which the automation and digitization of your company can help.
- We will propose possible solutions and discuss what benefits they can bring to your company.
- You will learn how to efficiently and without problems implement IT systems in your company and how to avoid the most common implementation errors by cooperating with a selected software vendor.
