Post image
24 listopada 2020

Przejście w tryb pracy zdalnej wymusza na firmach i pracownikach digitalizację dokumentów i to na dużą skalę. W dobie pandemii digitalizacja jest kluczowa dla większości aspektów pracy z domu. Wciąż jednak wiele dokumentów przetwarzanych jest w formie papierowej. Jeżeli więc chcemy aby nasi pracownicy realizowali swoją pracę zdalnie, musimy w pierwszej kolejności zdygitalizować potrzebne dokumenty i zapewnić zdalny dostęp do nich. I tu pojawia się pytanie: W jaki sposób optymalnie zorganizować taki proces, aby dostęp do dokumentów był wygodny dla pracowników i bezpieczny dla firm? Jakie narzędzia i metody najlepiej będą wspierać home office w firmie? Jakie rozwiązanie wybrać, aby optymalnie zorganizować pracę zdalną? Na te właśnie pytania spróbuję dziś znaleźć odpowiedź, porównując możliwości, jakie daje nam współczesna technika.

Jakie są możliwości i narzędzia do pracy zdalnej?

Obecnie zdalnie można pracować wykorzystując do tego celu coraz bardziej popularne rozwiązania chmurowe lub sprawdzone rozwiązania desktopowe. Oba pozwalają na zdalny akces do przetwarzanych zasobów, różnią się jednak sposobem, w jaki te dane są następnie przechowywane i udostępniane. To, na którą metodę pracy zdalnej się zdecydujemy zależy w głównej mierze od charakteru przetwarzanych przez nas danych oraz tego, jaki model jest preferowany w naszej organizacji. Nawet więc jeżeli w danej chwili nie korzysta się z żadnych narzędzi do home office, to warto poznać je i ich możliwości.

Na czym polega rozwiązanie chmurowe?

Cloud computing czyli popularna chmura jest metodą przetwarzania danych bez konieczności posiadania oprogramowania zainstalowanego na własnym komputerze. Oznacza to, że do programu logujesz się przez przeglądarkę internetową za pośrednictwem internetu (online) a twoje dokumenty przechowywane są na zdalnych serwerach w centrach obliczeniowych usługodawcy. Daje to między innymi możliwość prostego udostępniania plików innym użytkownikom a nawet pracy wielu użytkowników na tym samym dokumencie. Jedynym ograniczeniem jest tutaj przepustowość twojego łącza internetowego. Największą zaletą pracy w chmurze jest mobilność. Korzystając z usług cloud computing masz dostęp do swoich plików praktycznie z dowolnego miejsca i urządzenia podłączonego do internetu.

Jakie są dostępne rozwiązania chmurowe do pracy zdalnej?

Do dyspozycji mamy tutaj kilka rozwiązań chmurowych, które będą nas wspierały w pracy zdalnej. Pierwsza z nich to dostępna od 2008 roku w Polsce usługa OneDrive firmy Microsoft. Jest to wirtualny dysk udostepniający 5 GB powierzchni z możliwością rozszerzenia do 100 GB. Posiadając oprogramowanie Office 365 możemy liczyć dodatkowo na 1 TB miejsca w chmurze na swoje pliki.

text

Kolejnym rozwiązaniem jest Dysk Google (google drive). Usługa jest dostępna w Polsce od 2012 roku. Pozwala ona swoim użytkownikom na przechowywanie, synchronizację i udostępnianie plików na zdalnym serwerze. Dysk Google (google drive) jest częścią pakietu oprogramowania Google Workspace (wcześniej G Suite) zwiększającego produktywność pracy i zawierającego wiele zaawansowanych funkcji biznesowych.
Trzecią możliwością wpierającą pracę zdalną jest Dropbox. Firma udostępnia przestrzeń dyskową na swoich serwerach, dzięki czemu wysyłanie, przeglądanie i pobieranie danych jest możliwe przez zwykłą przeglądarkę lub aplikację zainstalowaną na urządzeniu podłączonym do internetu. Wersja darmowa oferuje 2 GB miejsca na serwerach a jej zwiększenie jest już odpłatne. Jednak dzięki pomysłowemu systemowi poleceń oraz skorzystaniu z dodatkowych ofert darmową przestrzeń można powiększyć maksymalnie do 16 GB. Dropbox jest używany głównie do przechowywania kopii zapasowych i synchronizacji plików między komputerami ale z pewnością umożliwi również pracę zdalną na niewielką skalę. W wersji komercyjnej Dropbox oferuje również tzw. inteligentną przestrzeń roboczą umożliwiającą poza przechowywaniem dokumentów również współpracę z innymi użytkownikami np. podczas pracy nad wspólnymi projektami. Wszystkie te narzędzia dają możliwość mniej lub bardziej efektywnej pracy zdalnej tzn. tworzenia, przetwarzania, udostępniania czy współdzielenia danych z innymi użytkownikami dzięki chmurze obliczeniowej.

Na czym polega praca zdalna na oprogramowaniu desktopowym?

Rozwiązania chmurowe wykorzystują najczęściej małe i średnie firmy, głównie ze względu na mniejsze koszty. Również charakter ich organizacji powoduje, że takie rozwiązania są dla nich optymalne. Jednak w przypadku większych i bardziej złożonych organizacji, firmy posiadają często własne serwery i bazy danych a także używają oprogramowania desktopowego. Wynika to z faktu, że procesy biznesowe w danej firmie są na tyle skomplikowane, że wymagają dedykowanego rozwiązania. Nie bez znaczenia jest tu również potrzeba wysokiej wydajności systemu obliczeniowego oraz bezpieczeństwa przechowywania danych w lokalnej bazie.
Żeby więc pracować zdalnie na swojej firmowej stacji roboczej z domu, konieczne jest zastosowanie narzędzi, które to umożliwią. Jeżeli w firmie pracuje się na laptopach, to rzecz jasna można zabrać go do domu i łączyć się z siecią pracodawcy za pomocą VPN czyli wirtualnej sieci prywatnej (Virtual Private Network) utworzonej w sieci publicznej czyli np. w internecie. Dzięki VPN możemy wyznaczyć bezpieczne bo szyfrowane połączenie między komputerem w domu a siecią firmową. Będziesz wtedy mógł korzystać ze wszystkich zasobów dostępnych w twojej firmie, które są ci potrzebne podczas pracy zdalnej a także pracować w sposób, w jaki robiłeś to do tej pory w pracy.
Sprawa komplikuje się nieco, gdy w pracy pracujemy na komputerze stacjonarnym, na którym zainstalowane są lokalnie aplikacje desktopowe. Zabieranie go do domu nie jest zbyt komfortowe, szczególnie, gdy co jakiś czas musisz jednak pojawić się znowu w biurze. Zamiast wozić ze sobą jednostkę centralną komputera, możesz spróbować wykorzystać domowy komputer do pracy zdalnej. Z pomocą przyjdzie w tym wypadku aplikacja pulpitu zdalnego tzw. RDP (Remote Desktop Protocol) dostępna w systemie Windows 10 albo też w przeglądarce Chrome. Umożliwia ona połączenie się z jednego komputera do pulpitu innego komputera. Dzięki temu możesz obsługiwać swój „służbowy” komputer tak jak zawsze tyle że z domu.

text

Oczywiście takie udogodnienie wymaga wcześniejszej konfiguracji przez nasz dział IT samego podłączenia pulpitu zdalnego oraz sieci VPN. W jaki jednak sposób zrobić to bez konieczności przywożenia własnego komputera do firmy w celu odpowiedniego skonfigurowania? I tu znajdzie się sposób. Do dyspozycji mamy takie aplikacje jak TeamViewer albo AnyDesk. Oba programy umożliwiają zdalny dostęp do komputera i wykonanie potrzebnych konfiguracji. W ten sposób pracownicy IT szybko i sprawnie skonfigurują nasz domowy komputer do pracy zdalnej na naszej firmowej jednostce.

Chmura czy desktop – które rozwiązanie sprawdzi się lepiej w pracy zdalnej?

Mobilność i elastyczność

Oba sposoby pracy spełniają zasadniczo swoje zadanie, jakim jest praca zdalna. Oba też tak naprawdę są uzależnione od dostępu do internetu i jakości łącza, choć aplikacje chmurowe są w tym względzie zapewne bardziej wymagające. Najważniejszą cechą aplikacji chmurowych w aspekcie pracy zdalnej będzie ich niezależność od urządzenia na którym pracujemy. Działają praktycznie na każdej platformie, która jest w stanie obsłużyć aktualną wersję przeglądarki internetowej. Ponadto wszystkie dokumenty są również przechowywane na zdalnym serwerze w chmurze, dzięki czemu jesteśmy niezależni od urządzenia, na którym pracujemy. Artykuł czy sprawozdanie możemy zacząć pisać na komputerze aby kontynuować na tablecie a dokończyć na smartfonie. Jesteśmy więc w tej kwestii elastyczni np. w przypadku, gdy okazuje się, że komputer potrzebny jest starszemu dziecku do nauki zdalnej a tablet przejmuje jego młodsze rodzeństwo.
W przypadku programów desktopowych takich możliwości już nie ma, bo nasz komputer jest skonfigurowany do łączenia z tym w pracy wg ściśle określonych parametrów. Zmiana komputera wiąże się więc z ponownym konfigurowaniem. Do tego dochodzi jeszcze kwestia zgodności systemów, gdyż aplikacje desktopowe działają zasadniczo pod kontrolą systemu Windows, który jest domeną głównie komputerów (stacjonarnych i laptopów) a jedynie w znikomym stopniu dotyczy urządzeń mobilnych takich jak tablety czy telefony.
Na szczęście istnieją programy desktopowe takie jak DOCUframe firmy GSD Software, które posiadają aplikacje mobilne umożliwiające dostęp zdalny do dokumentów zapisanych w bazie danych. Możemy przeglądać, tworzyć lub implementować nowe dokumenty a także przesyłać i udostępniać je innym użytkownikom w ramach naszej platformy komunikacyjnej. Wszystko dzięki specjalnej aplikacji dla urządzeń mobilnych Mobile Access DOCUframe, obsługiwanej na platformach Android i iOS.

Udostępnianie dokumentów i współpraca

Zaletą przetwarzania dokumentów za pomocą narzędzi w chmurze jest wydajny mechanizm ich współtworzenia. W stosunkowo łatwy sposób można udostępnić dokument całej grupie użytkowników wraz z autoryzacją dostępu. Wszelkie wprowadzone zmiany będą synchronizowane, aby były widoczne dla całej grupy roboczej.
W przypadku aplikacji desktopowych jest to możliwe dzięki platformom do pracy grupowej i komunikacji, które w prosty sposób pozwalają na udostępnianie i współdzielenie dokumentów. Ponadto zawierają wiele dodatkowych opcji usprawniających pracę, w tym również bezpieczną archiwizację. Przykładem takiej platformy jest właśnie wspomniane DOCUframe. Aplikacja oferuje szerokie możliwości pracy na dokumencie, tworzenia wzorców i różnych formatów a przed wszystkim pozwala na przejrzyste ich uporządkowanie, usystematyzowanie oraz łatwe wyszukiwanie. Dzięki temu w łatwy sposób odnajdziemy potrzebne dokumenty i informacje a także udostępnimy je innym użytkownikom.
Jeżeli nie mamy zainstalowanych na naszym komputerze takich programów jak DOCUframe, to potrzebne będzie zastosowanie dodatkowych rozwiązań np. zainstalowanie w sieci serwera Share Point albo skorzystanie z internetowej usługi do synchronizacji Onedrive z platformy Office 365. W tym wypadku wymiana informacji nie będzie jednak tak harmonijna jak przy pomocy platformy do pracy grupowej czy chmury.

Wydajność i funkcjonalność

Porównując pracę na aplikacjach chmurowych i desktopowych można dojść do wniosku, że desktopy mają także swoje zalety. Przede wszystkim jest w nich dużo więcej funkcji i są bardziej wydajne, gdyż rozwijane były przez wiele lat. Jeżeli pracujemy na dużych plikach tekstowych czy też obszernych arkuszach kalkulacyjnych lub rozbudowanych graficznie prezentacjach, to wszelkie operacje zdecydowanie szybciej zrobimy na aplikacji desktopowej. Aplikacje chmurowe wciąż mają wolniejszy interfejs użytkownika i ustępują wydajnością desktopom.

text

Ponadto dużą zaletą aplikacji desktopowych w przypadku pracy z dokumentami jest np. możliwość instalowania i wyświetlania różnych krojów czcionek. Szczególnie przyda się to podczas pisania wszelkiego rodzaju artykułów i ich formatowania. W tym akurat wypadku narzędzia internetowe oferują zaledwie klika krojów pisma i nie ma możliwości w precyzyjny sposób kontrolować typografii. Jakie są więc plusy i minusy obu metod pracy zdalne? Poniżej prezentuję nasze zestawienie.

Biuro w desktopie w pracy zdalnej:

Plusy:
Szybkość działania programów
Bardzo duża funkcjonalność
Przetwarzanie dużych plików i baz danych
Sprawdzone i dopasowane rozwiązania

Minusy:
Problematyczna synchronizacja danych
Ograniczenia w pracy mobilnej
Sporo zajętego miejsca na dysku
Konieczność konfiguracji zdalnego połączenia

Biuro w chmurze w pracy zdalnej:

Plusy:
Nie trzeba instalować programu
Praca na dowolnym urządzeniu także mobilnym
Bardzo dobra praca grupowa
Bezpieczeństwo danych

Minusy:
Wolniejsze działanie aplikacji w chmurze
Mniejsza funkcjonalność oprogramowania
Konieczność stosowania szybkiego łącza
Ograniczenia w przetwarzaniu dużych plików

Reasumując w praktyce może okazać się, że optymalnie będzie połączyć oba te rozwiązania. Pisanie tekstów czy wypełnianie tabeli danymi z powodzeniem wykonamy korzystając z aplikacji chmurowej, pozwalającej na pracę w dowolnym miejscu i na dowolnym urządzeniu. Jeżeli jednak chcemy szybko i wygodnie sformatować dokument, to lepiej zrobić to w aplikacji desktopowej, korzystając z jej większych możliwości i bogatszych funkcji. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie aby taki dokument udostępnić potem do wglądu lub edycji innym użytkownikom w chmurze. To tylko jeden z możliwych przykładów łączenia obu technologii w celu uzyskania jak najlepszych efektów pracy.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób możesz pracować na dokumentach, to wypełnij formularz na naszej stronie internetowej i umów się na bezpłatną konsultację z naszym ekspertem.

Chcesz porozmawiać o swoim projekcie? Skontaktuj się z nami!

więcej