Raporty sprzedażowe, które warto generować w firmie.

Po przeczytaniu artykułu dowiesz się…

…kto, kiedy i w jaki sposób powinien tworzyć raporty sprzedażowe oraz co powinny zawierać, aby być wartościowym źródłem informacji w codziennej pracy? Analiza procesu sprzedaży w firmie B2B - dlaczego usługi analityczne cieszą się coraz większym zainteresowaniem? Jak dbać o wysoką jakość informacji?

Raport sprzedaży, a analiza sprzedaży.

Z pojęciem raportów sprzedażowych spotkał się każdy. Standardowe raporty składają się z kilku wykresów pokazujących obecną sytuacje sprzedaży, najlepszych handlowców, produkty cieszące się największym i najmniejszym zainteresowaniem, etc. Ich wygenerowanie zajmuje nie więcej niż kilka sekund, a czasem nawet tworzą się automatycznie w określonych odstępach czasowych. Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi pomagających generować raporty, od darmowych systemów CRM po zaawansowane systemy Business Intelligence. Analiza sprzedaży jest zaś pojęciem obszerniejszym. Podczas analizy uwzględniamy nie tylko liczby, uwzględniamy również sytuacje gospodarczą oraz wszystkie działania organizacji, które podjęliśmy, aby zrealizować cele. Do przeprowadzenia pełnej analizy i wyznaczenia obszarów oraz działań dla wzrostów potrzebny jest analityk biznesowy. Po przeprowadzonej analizie sprzedaży będziemy w stanie zaplanować najlepsze działania sprzedażowe oraz marketingowe, wyznaczyć cele i dobrać odpowiednie narzędzia.

Jaki wpływ mają dane historyczne na planowanie produkcji?

97% firm produkcyjnych spotyka się z efektem sezonowości i corocznej powtarzalności produkcji. Dla wielu artykułów występuje zwiększony lub wyłącznie sezonowy popyt na dany produkt. Tak jest w przypadku np. produktów związanych z świętami Bożego Narodzenia, odzieży, sprzętu sportowego, branży przetwórczej i spożywczej. Dane historyczne dotyczące popytu wraz z szeroką analityką obecnej sytuacji gospodarczej pozwalają dość dobrze przewidzieć możliwe zapotrzebowanie i zachowania klientów w najbliższym okresie. Dlaczego planowanie jest tak ważne? Nie sprzedany w sezonie towar będzie zalegał w magazynie lub ulegnie zniszczeniu, co spowoduje ogromne koszty dla firmy, czego świetnym przykładem są wszechobecne wyprzedaże. Po sezonie produktowym przedsiębiorcy starają się za wszelką cenę sprzedać towar zalegający w magazynach – często rezygnując z jakiejkolwiek marży lub narzutu sprzedając towar w cenie pokrywającej wyłącznie koszty produkcji. Wyprzedaże są idealnym przykładem jak wielkie koszty może generować towar zalegający na magazynie – czyli nietrafione analizy i podjęte działania sprzedażowo - marketingowe.

Jak planować target indywidualny, tygodniowy, miesięczny i roczny?

Planując target dla każdego handlowca trzeba brać pod uwagę wiele zmiennych. Oczywistym będzie, że handlowiec pracując krótko w naszej firmie nie osiągnie takich samych wyników jak osoba z wieloletnim stażem, dodatkowo należy brać pod uwagę ciągłe zmiany gospodarcze. Pracowałam kiedyś w firmie, gdzie szef działu sprzedaży ustawiając plany miesięczne dodawał 5% do wyniku z analogicznego miesiąca w roku ubiegłym. Często te plany okazywały się niewykonalne, ponieważ np. święta Wielkanocne w zeszłym roku wypadały w marcu, a w tym są w kwietniu. Dlatego tworzenie planów sprzedażowych uwzględniając wyłącznie dane historyczne rzadko przyniesie oczekiwane efekty.
Dla krótkich targetów tygodniowych najważniejszą zmienną jest ilość dni pracujących. I nie możemy tutaj brać pod uwagę wyłącznie liczby dni pracy handlowca, ale również jego potencjalnych klientów. W Niemczech np. święta i dni wolne przypadają w innych terminach niż jest to w Polsce, a w piątki nasi zachodni sąsiedzi pracują krócej. Podczas dnia świątecznego nasz handlowiec nie sprzeda nic. Osoby odpowiedzialne za planowanie targetów handlowcom muszą mieć całościowy ogląd panującej sytuacji. Dużym autem w tej sytuacji jest świetna znajomość klienta i jego procesu zakupowego.
Podobnie jak z krótkoterminowym planowaniem jest z planowaniem celów kwartalnych czy rocznych. Z danych wiemy, że rok do roku zwiększa się wartość sprzedaży, rosną ceny surowców, a co za tym idzie zwiększa się cena sprzedawanego artykułu. W planach zazwyczaj przyjmuje się wartości idealne – stały wzrost. Nie uwzględnia się możliwości np. załamania części rynku lub kryzysu w gospodarce. Bierzemy pod uwagę wszystkie zmienne, które jesteśmy w stanie przewidzieć.

Jak tworzyć wartościowe raporty?

Najlepszy raport to taki, na który wystarczy tylko spojrzeć, aby odczytać pożądane informacje. Dlatego tworząc raporty starajmy się unikać nadmiaru danych, jeśli zaś musimy zaprezentować wiele informacji najlepiej będzie, jeśli prezentowane dane rozdzielimy na kilka mniejszych wykresów. Wszystkie raporty powinny być dopasowane do ich odbiorców, dzięki czemu odpowiednie osoby szybko odnajdą potrzebne dane.
Nagromadzenie danych i nieczytelne raporty to „świetny” sposób na (celowe bądź nie) ukrycie informacji. Jednak nie tędy droga! Jeśli wiemy, w którym miejscu nasza firma nie działa wydajnie, to możemy zaplanować działania naprawcze. Nie mając rzetelnego przeglądu danych, będziemy tylko zastanawiać się „czemu znów nie udało się”.

TIP: Generowanie wartościowych raportów - o czym należy pamiętać?

Ustal jaki jest cel.

Przed stworzeniem jakiegokolwiek raportu powinniśmy mieć jasno sprecyzowane potrzeby jego użycia. Inaczej zaprezentujemy wyniki sprzedażowe dla kierownika działu sprzedaży, a inaczej stworzymy zestawienie do celów statystycznych.

Zdefiniuj odbiorcę.

Podobnie jak w przypadku zdefiniowania celu, konieczne jest również dopasowanie raportu do odbiorcy. Będzie to miało bezpośredni wpływ na zakres prezentowanych danych.

Wyznacz potrzebne dane i zakres czasowy.

Ilość prezentowanych informacji ma bezpośredni wpływ na ich czytelność i stopień zrozumienia. Zawsze starajmy się uwzględnić tylko te informacje, które są potrzebne do osiągnięcia wyznaczonego celu.

Sposób prezentacji danych - wartościowo czy procentowo.

Przedstawiając dane musimy pamiętać, aby zawsze przedstawiać je zarówno wartościowo jak i liczbowo. Takie połączenie daje możliwość dużo przeprowadzenia szerszej analizy oraz pozwala na szybkie wykrycie nieprawidłowości w naszej organizacji.

Dlaczego systematyczność wprowadzania danych jest tak ważna?

Ile razy nam się zdarzyło, że odkładaliśmy uzupełnienie systemów na koniec tygodnia czy miesiąca? Każdy pewnie nie raz tak zrobił. Często siadając popołudniu do wprowadzania danych nie pamiętamy już dokładnie rozmowy z klientem, którą odbyliśmy z samego rana – a musimy a niej sporządzić notatkę. Każdy tydzień, dzień a nawet godzina wpływają na jakość przekazywanych przez nas danych. Z upływem czasu ich jakość informacji znacznie spada. Pracując później na tak słabych danych ciężko jest wyciągnąć z nich wartościowe informacje.

Ile danych tak naprawdę potrzebuje dyrektor, ile szef, a ile analityk?

Dla analityka biznesowego nigdy nie jest za dużo danych, przecież każda z nich ma znaczenie. Analityk potrzebuje zarówno dokładnych danych mierzalnych jak i tych niemierzalnych. Dyrektor działu sprzedaży oczekuje danych wynikowych on analityka i to właśnie na ich podstawie wyznacza cele i strategię działania. Zaś dla szefa istotne są dane wynikowe zarówno ze strony analityki biznesowej jak i działu sprzedaży. Dane końcowe pokazują obecną kondycję firmy, dzięki nim możemy szybko zdecydować o konieczności podjęcia nowych działań lub zmiany w już istniejących procesach.

Dlaczego analizy sprzedaży jako rodzaj usługi cieszą się coraz większym zainteresowaniem?

Coraz więcej firm decyduje się na skorzystanie z usług firm specjalizujących się w przeprowadzaniu analiz sprzedażowych. Dlaczego widzimy stale rosnący trend dla takiego działania?
Obecnie aby stać się liderem na rynku nie wystarczy posiadać świetnego asortymentu, zaczyna się stała walka o pozyskiwanie nowych klientów, a co za tym idzie pojawia się potrzeba ciągłego ulepszania działań sprzedażowych. Firmy poszukują najlepszych metod dotarcia do potencjalnych klientów, stawiają na marketing oraz zwiększenie jakości obsługi. Przy bardzo rozbudowanych strukturach organizacyjnych znalezienie miejsc, które można ulepszyć jest wręcz niemożliwe dla osób odpowiedzialnych za zarządzanie. Dlatego wspierają się specjalistami z zewnątrz. Świeże, odmienne spojrzenie pozwala na ulepszenie dotychczasowych i wprowadzenie nowych działań oraz zwiększenie kompetencji zespołu.

Jakie są najczęstsze błędy w generowaniu raportów?

Nieaktualne dane w systemie bądź brak danych

W systemie CRM jednym z najczęstszych błędów są nieaktualne adresy e mail naszych klientów. Zanim wyślesz ofertę sprzedaży, warto porozmawiać z klientem i dopytać o aktualny adres email. Jeśli prześlemy dokumenty na niewłaściwy adres, nasz klient najprawdopodobniej zdecyduje się na wybór innego oferenta.

Za dużo danych w jednym raporcie

Jeśli chcesz tworzyć przejrzyste i czytelne wykresy zawsze musisz wcześniej odpowiedzieć sobie na pytania "jakie informacje?" i "ile?" powinieneś zawrzeć w zestawieniu, aby osiągnąć cel.

Brak określonych wartości danych

Aby Twoje zestawienie było wysokiej jakości, korzystaj z prezentowania wartości w sposób liczbowy i procentowy. Połączenie tych dwóch metod dostarcza znacznie więcej informacji
Niedostosowany zakres raportów do odbiorcy
Generuj dokumenty dostosowane do potrzeb i oczekiwań ich odbiorców. Pamiętaj aby każdorazowo przed rozpoczęciem tworzenia zestawienia zdefiniować podstawowe cele.

Systemy Business Intelligence pozwalają przekształcić nam wszystkie informacje w wiedzę, którą jesteśmy w stanie wykorzystać do szybszego wzrostu naszej firmy. Dlatego każda liczba i notatka wprowadzona przez nas do systemu ma wielką wartość.
Chcesz poznać narzędzia wspierające raportowanie? – Umów się na bezpłatną konsultację.

Skorzystaj z kalkulatora DMS i natychmiast poznaj koszty wdrożenia

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora