Jak wybrać najlepszy system obiegu dokumentów?

Czym jest program DMS?

DMS (z ang. Document Management System) to program informatyczny pozwalający na zarządzanie, przetwarzanie, digitalizację i archiwizowanie wszystkich dokumentów w firmie. Zapewnia on transparentny dostęp do danych, usprawnia obieg dokumentów zewnętrznych oraz przyśpiesza przepływ informacji wewnątrz firmy.

Systemy EOD oferują coraz więcej przydatnych funkcjonalności takich jak obieg faktur, OCR, zarządzanie umowami czy elektroniczne wnioski urlopowe. Jednak czy zawsze potrzebujemy wszystkie te funkcje? Jak mądrze wybrać najlepsze rozwiązanie?

Korzyści płynące z wdrożenia systemów elektronicznego zarządzania dokumentami

Bezpieczeństwo

E-obieg dokumentów w firmie znacznie zwiększa ich bezpieczeństwo oraz minimalizuje ryzyko nieuprawnionego dostępu i zniszczenia. W programach EOD z łatwością można nadać użytkownikom prawa dostępu do dokumentów lub ich grup, dzięki czemu tylko wybrani pracownicy będą mogli np. edytować wybrane dokumenty. Takie rozwiązania zapobiegają również przypadkowym wyciekiem danych przedsiębiorstwa.

Dostępność

Dostęp do dokumentów papierowych, z których często korzystamy jest utrudniony w przypadku pracy zdalnej. Jeśli nie wykorzystujemy elektronicznego dokumentu jesteśmy zmuszeni stworzyć wiele kopi jednego dokumentu – taki działanie bardzo szybko prowadzi do zagubienia aktualnej wersji dokumentu i wielkiego chaosu, a odnalezienie aktualnych dokumentów papierowych pochłania znaczną część naszego czasu.

Komunikacja

W firmach o rozbudowanych strukturach często powstają problemy komunikacyjne na poziomie działów. Brak komunikacji skutkuje wprowadzaniem np. różnych sposobów ewidencjonowania dokumentów. Problem ten skutkuje najczęściej zagubieniem dokumentów.

Korzystając z elektronicznego obiegu dokumentów jesteśmy w stanie stworzyć przejrzysty workflow, który usystematyzuje procesy przepływu dokumentów w całej organizacji oraz umożliwi swobodny przepływ informacji między pracownikami.

Oszczędności

Przejście na elektroniczny obieg dokumentów jest nie tylko ECO ze względu na zminimalizowanie zużycia papieru. Przetwarzanie danych w e-formie pozwala na optymalizację kosztów oraz znacznie zmniejsza nakłady pracy związane z obsługą dokumentów.

Uniwersalność

Programy DMS nie są skierowane wyłącznie do jednej branży, sprawdzają się w każdej firmie – małej, dużej, handlowej, produkcyjnej czy usługowej. Dodatkowo programy wspierające elektroniczny obieg dokumentów dostosowane są do stopniowego wdrażania, dzięki temu firma nie musi od razu inwestować znacznych środków, ma czas na poznanie wielu rozwiązań i ich przetestowanie.

W jakich obszarach możemy wprowadzić elektroniczny obieg?

Programy DMS nie są skierowane wyłącznie do administracyjnych i księgowych, choć to właśnie one wykorzystują je w największym stopniu. Elektroniczny obieg dokumentów znajdzie zastosowanie w każdym obszarze firmy i skierowany jest do wszystkich pracowników.

Księgowość

E faktury bardzo szybko zyskują coraz większą popularność. Wprowadzenie ich w firmie to nie tylko zmniejszenie nakładów pracy księgowych, ale również przyśpieszenie procesu akceptacji i zmniejszenie ryzyka błędu.

Odbierz bezpłatny E-book "Jak zautomatyzować procesy i zarządzanie dokumentami w firmie" i dowiedz się

• - Jak udanie wdrożyć automatyzację obiegu dokumentów i procesów w firmie
• - Jak stworzyć mapy procesów biznesowych i obiegu dokumentów?
• - Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie wspierające automatyzację i digitalizację procesów

Skorzystaj z kalkulatora

Komunikacja wewnętrzna

Wiele programów oferuje ciekawą funkcję pozwalającą na komunikację między pracownikami. Dodatkowo dzięki zastosowaniu linkowania dokumentów oraz ich wersjonowania, pracownicy mogą między sobą przesyłać wybrane dokumenty bez tworzenia nowych kopii.

Komunikacja zewnętrzna

Programy DMS, instalowane na serwerach bezpośrednio w firmie, często oferują tzw. Klienta poczty, dzięki czemu pracownicy mają możliwość prowadzenia i archiwizowania całej komunikacji zewnętrznej pod odpowiednimi adresami w jednym systemie. Udostępniając pliki „na zewnątrz” pracownik po wygenerowaniu np. umowy może szybko przesłać ją do klienta, przy czym umowa ta automatycznie zostanie podlinkowana do wybranego katalogu.

Zarządzanie umowami

Niektóre programy EOD oferują moduł zarządzania umowami, nie ma wtedy konieczności zakupu kolejnego systemu, w którym generowalibyśmy wyłącznie umowy. Dodatkowo umowy te możemy w wygodny i bezpieczny sposób archiwizować.

Administracja i kadry

Od 2019 roku możemy prowadzić i archiwizować teczki pracownicze w formie elektronicznej, jest to naprawdę duże ułatwienie dla firm. O ile samo prowadzenie akt w formie papierowej dla doświadczonych osób nie jest trudne to już ich bezpieczna archiwizacja przez wiele lat jest sporym wyzwaniem.

Wnioski urlopowe, badania i szkolenia

Choć ten punkt moglibyśmy wpisać wyżej, warto poświęcić mu osobne miejsce. Zarządzanie szkoleniami pracowniczymi, uprawnieniami i wnioskami urlopowymi to jedna z największych bolączek działu kadr. W systemach obiegu dokumentów pracownicy mogą sami sprawdzić ilość przysługujących dni wolnych oraz szybko wypełnić wniosek urlopowy.
Dział HR zaś zostanie automatycznie poinformowany o zbliżających się terminach badań i jednym kliknięciem wystawi skierowania dla pracowników.

Na co zwrócić uwagę wybierając system obiegu dokumentów?

Wybierając system obiegu dokumentów warto wcześniej stworzyć listę wymagań i celów, które chcielibyśmy osiągnąć wdrażając system EOD. Jest to również dobry czas na resarch firmy i rynku.

Wymagania systemów

Każdy program desktopowy posiada własną specyfikację techniczną. Jeśli decydujemy się właśnie na takie rozwiązanie warto wcześniej zapoznać się dokładnie z wymaganiami i sprawdzić, czy pokrywają się one z obecną infrastrukturą IT firmy.

Web czy desktop

Wybierając program musimy porównać ich możliwości. Programy webowe zazwyczaj posiadają mniej funkcjonalności od klasycznych rozwiązań jednak ich interfejs jest znacznie przyjemniejszy dla użytkowników końcowych.

Każdy z programów ma swoje wady i zalety. Nasz wybór powinien być uzależniony od potrzeb firmy. Będąc na etapie podejmowania decyzji, często chcemy wybierać programy, które są "NAJ" w każdym calu. Jednak nie tędy droga - dużo lepszym sposobem na wybór systemu, który rozwiąże NAJwięcej problemów naszego przedsiębiorstwa.

Koszty

Zakup programu w wersji web wydaje nam się dość korzystnym rozwiązaniem. Stała opłata miesięczna i niski próg wejścia pozwalają niemalże każdemu na zakup takiego systemu. Jednak nie dla wszystkich firm taki model programu będzie dobry. Rozwiązania oferowane w formie abonamentowej posiadają sporo dodatkowo płatnych funkcjonalności, a przestrzeń udostępniana na przechowywanie plików jest znacznie ograniczona. W przypadku przetwarzania dużej ilości dokumentów oraz wysokiej liczby użytkowników, programy abonamentowe zaczynają generować znaczne koszty.
Programy desktopowe posiadają stosunkowo wysoki próg wejścia, jednak jest to tylko jednorazowy wydatek. Koszty jakie generuje wdrożenie rozwiązania "na własność", niestety często są zaporowe, dlatego taką formę najczęściej wybierają średnie i duże przedsiębiorstwa. przeczytaj także nasz artykuł blogowy Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie - czyli jak ogarnąć papierkowy chaos i nie zwariować?

Skorzystaj z kalkulatora DMS i natychmiast poznaj koszty wdrożenia

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora