Ile kosztuje system DMS?

Elektroniczny obieg dokumentów staje się bowiem nie tylko sposobem na skuteczny rozwój firmy, ale po prostu koniecznością. W końcu jest to szereg procesów, które odbywają się w nowoczesnych firmach, zarówno w tych małych, jak i dużych. W każdej firmie przetwarzane są różnego rodzaju dokumenty sprzedażowe, zakupowe, umowy  i wnioski. Wszystko to sprawia, że elektroniczny obieg dokumentów w firmie jest naprawdę ogromny i dość trudny do zarządzania. W tych warunkach nietrudno o pomyłkę czy zagubienie ważnych papierowych dokumentów a co za tym idzie niedostateczny przepływ informacji związany z utratą danych.

Odbierz bezpłatny E-book "Jak zautomatyzować procesy i zarządzanie dokumentami w firmie" i dowiedz się

• - Jak udanie wdrożyć automatyzację obiegu dokumentów i procesów w firmie
• - Jak stworzyć mapy procesów biznesowych i obiegu dokumentów?
• - Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie wspierające automatyzację i digitalizację procesów

Skorzystaj z kalkulatora

To właśnie dlatego DMS ma być rozwiązaniem tych wszystkich problemów. Chętnie wykorzystuje się go w działach HR, księgowości oraz innych działach firmy, gdyż poprawa terminowości pracy zespołu i pozwala w prosty sposób modelować różnego typu procesy w zakresie obiegu dokumentów. Na ten temat pisaliśmy już w naszym artykule blogowym Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie - czyli jak ogarnąć papierkowy chaos i nie zwariować?

Ile może kosztować Cię brak systemu DMS w firmie?

Statystycznie firmy ponoszą całkiem duże koszty związane z opracowaniem napływających dokumentów (nawet do 80 złotych za każdy). Pracownicy natomiast tracą do 50 % czasu pracy na wyszukiwanie potrzebnych dokumentów papierowych. Dodatkowo jeżeli przetwarzają dokumenty papierowe i elektroniczne ręcznie, to 7,5% z nich zostanie zagubione a 3% zostanie błędnie przesłane.

Zgubienia lub zniszczenia dokumentu papierowego możesz uniknąć korzystając z wydajnego oprogramowania do zarządzania dokumentami - DMS. Automatyzuje on cykl życia twoich dokumentów i ułatwia ich wyszukiwanie.

Rozwiązanie DMS to system umożliwiający szybką rejestrację dokumentów przechowywanych dotychczas w wersji papierowej oraz łatwe przekazywanie ich pomiędzy pracownikami w firmie. Znajdzie on zastosowanie praktycznie w każdej firmie bez względu na jej wielkość oraz rodzaj oferowanych usług. Dzięki niemu będzie możliwa np. pełna obsługa korespondencji firmy. Dodatkowo moduły rozszerzeń pozwolą na zbudowanie tzw. workflow (przepływu pracy) wszystkich dokumentów w firmie, dzięki czemu nastąpi optymalizacja w procesach biznesowych, zwiększa się dynamika firmy, a także łatwiejszy będzie dostęp do aktualnej informacji, akceptacji dokumentów i ich obiegu. Więcej informacji na ten temat przeczytasz w naszym artykule blogowym Jak system DMS może wspierać komunikację między działami w twojej firmie?

Jakie są wątpliwości związane z elektronicznym obiegiem dokumentów w systemie DMS?

Pomimo tego, że DMS ma zazwyczaj szerokie możliwości dostosowania do potrzeb przedsiębiorstwa, jego wdrożenie w firmie  budzi wiele wątpliwości i obaw wśród pracowników jako przyszłych użytkowników systemu. Duże organizacje obawiają się długiej i czasochłonnej zmiany systemu, który jeśli nie zostanie zrozumiany przez pracowników, będzie przez nich bojkotowany i ostatecznie okaże się narzędziem nieprzydatnym i utrudniającym codzienne wykonywanie pracy. O korzyściach z wdrożenia systemu DMS przeczytasz w naszym artykule Zarządzanie dokumentami czyli w jaki sposób firma może skorzystać na oprogramowaniu DMS?

Dodatkowo firmy obawiają się, że długi czas wdrożenia  i nieznane funkcje mogą skutkować stratami finansowymi spowodowanymi znaczącym spadkiem poziomu świadczonych usług. Duże wątpliwości budzą też koszty związane z zakupem i wdrożeniem systemu. Firmy nie zawsze są świadome, z jakimi wydatkami muszą się liczyć, decydując się na wdrożenie. Nie znając do końca możliwości systemu oraz korzyści, jakie może on przynieść firmie uważają, że będzie to niewielka inwestycja pod względem kosztowym. W rezultacie otrzymane od dostawców wyceny okazują się dla nich sporym zaskoczeniem. Dlatego też postanowiliśmy odpowiedzieć na często zadawane pytanie o koszty inwestycji w DMS.

Ile może kosztować system DMS?

 Nie jest łatwo odpowiedzieć na to pytanie, gdyż cena systemu DMS zależy od kilku rzeczy. Do najważniejszych należą:

- model licencjonowania - DMS może znaleźć się na serwerach przedsiębiorcy lub na serwerach firm zewnętrznych. Wszystko to zależy od preferencji firmy szukającej dla siebie odpowiedniego rozwiązania.

- rodzaju licencji – licencje imienne (named user license) pozwalające na dostęp w każdej chwili do systemu przez „nazwanego z imienia” użytkownika oraz licencje jednoczesne (concurrent user license), z której mogą korzystać wszyscy pracownicy a jedynym ograniczeniem jest ilość jednoczesnych użytkowników równa ilości wykupionych licencji.

Dodatkowo licencje mogą mieć charakter bezterminowy czyli dedykowany firmom, które chcą dokonać jednorazowego zakupu oprogramowania, lub też abonamentowy dedykowany dla mniejszej liczby użytkowników w firmach, które nie chcą kupować licencji na własność a jedynie opłacać comiesięczny abonament za ich użytkowanie.

- moduły rozszerzeń – do zarządzania kolejnymi obszarami w organizacji np. magazynu, sprzedaży, HR, gospodarki towarowej, księgowości a nawet produkcji. Dzięki temu dokumenty i informacje ze wszystkich obszarów działalności firmy znajduję się w jednym systemie i mogą być dostępne dla wszystkich pracowników.

- aktualizacja i wsparcie techniczne – w przypadku systemów zakupionych i zainstalowanych bezpośrednio na serwerach firmowych warto rozważyć opcję zawarcia umowy serwisowej z firmą wdrażającą. Mimo, że wiąże się to z dodatkowymi opłatami, to jednak zapewnia bezawaryjne działanie systemu a także szybką pomoc w razie poważnej awarii.

Można więc zauważyć, że cena jaką trzeba będzie zapłacić za system DMS w głównej mierze będzie zależeć od liczby użytkowników. I to niezależnie od tego, w jakim modelu wybierzemy rozwiązanie (SaaS czy On Premise). Dodatkowe koszty pojawią się, jeżeli zdecydujemy się na moduły dodatkowe dla innych obszarów firmy lub też na dopasowanie systemu DMS do procesów firmowych. Przeczytaj też artykuł Jak wybrać najlepszy system obiegu dokumentów?

Przykłady wyceny projektów wdrożenia DMS

Największe korzyści z wdrożenia DMS odnotują przede wszystkim firmy średnie i duże. W ich przypadku inwestycja w system do zarządzania dokumentacją zwróci się w relatywnie krótkim czasie. Średni koszt takiego wdrożenia  waha się w granicach 40-50 tys. zł. W przypadku bardziej rozbudowanych systemów cena może zaczynać się od 100 tys. zł. wzwyż razem z wdrożeniem. Do tego trzeba  jeszcze doliczyć koszty związane z opieką serwisową po wdrożeniu oraz opłaty aktualizacyjne.

Spójrzmy więc jak mogą kształtować się cenowo inwestycje w DMS w zależności od wielkości firmy, zakresu wdrożenia i potrzebnych funkcji.

Mikro inwestycja

(1-3 licencji stanowiskowych)

W najprostszym przypadku napływające dokumenty są skanowane (pojedynczo lub seryjnie bezpośrednio na stanowisku pracy). Po zeskanowaniu dokumenty zostają ręcznie przyporządkowane do obiektów (procesy, adresy, osoby kontaktowe itd.) . Wszystkie dokumenty są w tym momencie zarchiwizowane w sposób zgodny z wymaganiami archiwizacji danych cyfrowych. Za pomocą przyporządkowania do adresu, procesu, osoby kontaktowej itd. dany dokument może być zasadniczo w prosty sposób odnaleziony. Wszelkie wymogi ustawowe i formalne są w pełni zachowane. Ręczne indeksowanie (przypisanie klucza wyszukiwania) po zakończeniu procesu skanowania może w  znacznym stopniu ułatwić wyszukiwanie zaindeksowanych haseł. Koszt ok. 10-15 tys. zł.

Mała inwestycja

(do 10 licencji stanowiskowych)

Rozwiązanie można wraz z dalszymi użytkownikami rozbudować do prostego systemu do edycji (opracowania) dokumentów i  wymiany szczegółowych informacji. Dokumenty w formie elektronicznej są wysyłane za pomocą wiadomości do jednego lub wielu użytkowników zajmujących się ich opracowaniem (sprawdzaniem, zatwierdzaniem itd.). Opracowanie dokumentów może zostać wykonane w odpowiednich istniejących w danej firmie systemach (ERP, programy księgowe itp.). Koszt ok. 45-70 tys. zł.

Średnia inwestycja

(powyżej 10 licencji, moduł OCR, dodatkowe moduły rozszerzeń)

Aby umożliwić wyszukiwanie pełnotekstowe, system DMS można rozbudować za pomocą komponentów OCR (Object Character Recognition = automatyczne rozpoznawanie tekstu na dokumentach). Każdy dokument rozpoznany  za pomocą OCR pozwala na wyszukiwanie haseł zapisanych w nim w formie cyfrowej.

Dzięki zastosowaniu odczytu OCR jest możliwe wyszukanie jednoznacznych haseł (np. NIP) i stworzenie automatycznego przypisania do obiektów na podstawie odczytanych z danego dokumentu ciągu znaków. OCR oferuje również dalsze korzyści:

• rozpoznawanie istotnych dla dokumentów oznaczeń (np.: kod pocztowy, nr faktury, nr umowy),
• możliwość dalszego przetwarzania przez system elektronicznego zarządzania przepływem pracy,
• automatyczne sortowanie i przechowywanie dokumentów (skany dokumentów),
• możliwość wyszukiwania pełnotekstowego w plikach tekstowych i graficznych.
  Koszt ok. 75-95 tys. zł.

Duża inwestycja

(powyżej 25 licencji, moduł OCR, moduł workflow, dodatkowe moduły rozszerzeń)

Napływająca do firmy dokumenty  osiągają rozmiar wymagający zastosowania automatycznego przepływu pracy (workflow) przy ich opracowaniu. Dzięki modułowej budowie system DMS może zostać rozbudowany o moduł workflow. Konieczne staje się zdefiniowanie optymalnego przebiegu całego procesu. W praktyce sprawdza się sytuacja, w której rozpoczyna się od prostego i przejrzystego systemu workflow a następnie rozwijamy go zgodnie z rosnącymi potrzebami. Zadania wykonywane są szybciej, dzięki precyzyjnemu wskazaniu pracownika odpowiedzialnego za dany etap. Koszt ok. 100-150 tys. zł.

Bardzo duża inwestycja

(powyżej 50 licencji, moduł OCR, moduł workflow, moduł SCAN, dodatkowe moduły rozszerzeń, elektroniczny obieg faktur kosztowych i kontrola wydatków)

Od niektórych dostawców firma otrzymuje dużą liczbę faktur. Faktury te mają identyczną budowę i strukturę. Ponieważ system ERP nie wykonuje sprawdzenia faktur, to dane z zeskanowanych dokumentów należy zapisać za pomocą tzw. maski skanowania. Dane te udostępnione zostają w celu kontroli w systemie DMS i mogą być przekazane do systemów głównych (ERP, księgowość finansowa itp.). W pierwszym procesie OCR dostawca zostaje przypisany do obrazu za pomocą odpowiedniego formularza wyszukiwania. W drugim kroku za pomocą formularza danych dokumentu dostawcy odczytywane są wszystkie dane z jego nagłówka takie jak data wystawienia, nr zamówienia, kwota netto, kwota podatku i kwota brutto. Następnie rozpoczyna się workflow dot. np. zaopatrzenia a potem workflow dot. zatwierdzenia faktur. Na koniec faktura przekazywany jest do księgowości do zapłaty. Koszt ok. 175-250 tys. zł.

Jaki widać koszty związane z wdrożeniem systemu DMS zależą w głównej mierze od wielkości firmy a więc ilości użytkowników, którzy będą korzystać z tego rozwiązania a także stopnia zautomatyzowania całego procesu przetwarzania dokumentów firmowych i użytych do tego celu modułów rozszerzeń. Warto bowiem pamiętać, że systemy DMS oferują także wiele dodatkowych funkcjonalności jak np.:

• narzędzia do rejestracji czasu pracy użytkowników,
• narzędzia związane z realizacją procesów kadrowych (np. wniosków pracowników),
• narzędzie do skonfigurowania obiegu faktur z możliwością eksportu do systemy księgowo-finansowego,
• zarządzanie umowami,
• funkcje CRM ze wsparciem działów sprzedaży w zakresie ofertowania,
• tworzenie nowych szablonów procesów (bez konieczności angażowania producenta oprogramowania),
• elektroniczne archiwum dokumentów firmowych (np. dokumentacji technicznych) wraz z systemem uprawnień dostępu,
• przypomnienia o terminach i dokumentach oczekujących,
• automatyczne sortowanie poczty elektronicznej,
• zaawansowane wyszukiwanie pełnotekstowe.

Skorzystaj z kalkulatora DMS i natychmiast poznaj koszty wdrożenia

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora

Możliwości stworzenia dedykowanego rozwiązania dokładnie dopasowanego do potrzeb firmy są więc w tym wypadku duże. Do ich realizacji wymagane jest jedynie odpowiednie zmapowanie procesów firmowych. Dowiedz się więcej na ten temat z naszego artykułu blogowego Jak zautomatyzować procesy i zarządzanie dokumentami w firmie?

W przypadku małych firm istnieje możliwość sfinansowania takiej inwestycji dzięki dofinansowaniu z programów docelowych oferujących wsparcie dla małych przedsiębiorstw w zakresie digitalizacji (np. PARP). Możliwe jest również podział całej inwestycji na mniejsze etapy realizowane w większych odstępach czasu. Warto tu jednak podkreślić, że najlepsze efekty osiąga się poprzez wdrożenie zarządzania dokumentami we wszystkich wymagających tego obszarach firmy w jednym czasie, aby uniknąć możliwości pracy poza systemem.

Jeżeli chcesz wiedzieć, ile może kosztować wdrożenie systemu DMS w Twojej firmie i otrzymać indywidualna wycenę, to skorzystaj z naszego kalkulatora DMS. Możesz również umówić się na bezpłatną konsultację  z naszym ekspertem i porozmawiać o potrzebach i oczekiwaniach Twojej firmy.