9 pytań, które pomogą firmie wybrać odpowiedni system DMS

1. Jakie cele chce osiągnąć nasza firma poprzez wdrożenie systemu DMS?

Odpowiedź na to pytanie może być inna w zależności od branży, w której działa firma. W branży takiej jak np. ubezpieczenia czy usługi finansowe firmy muszą zarządzać coraz większą liczbą dokumentów, a równocześnie oferować klientom coraz lepszą obsługę. Używają one systemów DMS najczęściej do przetwarzania aplikacji, konfigurowania przepływów pracy związanych z rozpatrywaniem roszczeń ubezpieczeniowych, cyfrowego zarządzania dokumentami oraz podglądu wszystkich danych posiadaczy polis i umów w elektronicznych kartotekach.

W innych branżach takich jak produkcja zabawek, poligrafia czy produkcja maszyn i urządzeń firmy mogą wykorzystywać systemy DMS w celu dokumentowania procesów zarządzania jakością (QM), szybszego przekazywania ważnych dokumentów do procesów związanych z badaniami i zatwierdzeniami lub dostosowywania się do obowiązujących przepisów i norm.

Niezmienny pozostaje jednak nadrzędny cel czyli cyfrowe przetwarzanie dokumentów. Dlatego też niezależnie od tego, jaki jest główny powód decyzji o zakupie systemu zarządzania dokumentami, należy wcześniej sprawdzić, jakie korzyści można dzięki temu systemowi osiągnąć. W tym celu warto przeprowadzić rozmowy z przedstawicielami wszystkich zainteresowanych działów w firmie w celu wyjaśnienia, czego oczekują od systemu jego użytkownicy, jakie problemy chcą rozwiązać dzięki wdrożeniu i co jest dla nich ważne. Zdefiniowanie tych wymagań podczas wspólnej dyskusji pomoże w określeniu, jakie funkcje i elementy powinien mieć nowy system DMS, a jakie są zbędne.

2. Czy system DMS będzie można zintegrować z dotychczasową infrastrukturą informatyczną przedsiębiorstwa?

W dzisiejszych czasach firma raczej nie może funkcjonować bez technologii cyfrowej. Zazwyczaj posiada i użytkuje już jakiś zintegrowany system zarządzania, za pomocą którego zarządza swoimi procesami. Przed zakupem DMS trzeba więc sprawdzić, w jaki sposób można go zintegrować z istniejąca infrastrukturą. Bezproblemowa integracja jest tu kluczowa, gdyż umożliwi połączenie procesów i odpowiedni przepływ informacji w systemach informatycznych.

Nowy system DMS powinien przede wszystkim pomóc w eliminacji odseparowanych od siebie zbiorów danych oraz cyfryzacji procesów w całym przedsiębiorstwie. Nie powinien natomiast jeszcze bardziej komplikować środowiska informatycznego.

DMS jak każdy system informatyczny będzie wymagał odpowiednej konserwacji i serwisu. Wraz z rozwojem firmy system będzie musiał być aktualizowany i dostosowywany do zmieniających się potrzeb firmy. Będzie to wymagać dodatkowych nakładów związanych z utrzymaniem systemu DMS, dlatego tak ważne jest zapewnienie odpowiednich zasobów informatycznych i personelu aby utrzymać system i nim odpowiednio zarządzać. Utrzymanie systemu DMS można również zlecić na zewnątrz podpisując odpowiednią umowę utrzymaniową. Te kwestie należy omówić z dostawcą systemu, aby można było obliczyć koszty późniejszej eksploatacji.

3. Jaką strukturę ma nasza firma?

Planując inwestycję w DMS firmy powinny wziąć pod uwagę swoją obecną strukturę organizacyjną oraz jej rozwój w przyszłości. Jeżeli firma planuje swoją ekspansję, to będzie musiała obsługiwać więcej użytkowników, dokumentów, wiadomości e-mail i danych, a docelowo również swoje oddziały. Będzie więc potrzebować systemu DMS, który będzie rósł razem z firmą.

Wybór systemu DMS o odpowiednich możliwościach skalowania jest też istotny dla firm z różnych branż. Przykładowo firmy farmaceutyczne muszą przechowywać dokumenty dłużej niż przedsiębiorstwa z sektorów, które nie podlegają regulacjom. Firmy budowlane z kolei w przypadku projektów zaplanowanych na wiele lat są zobowiązane do archiwizacji dokumentacji przez odpowiednio długi czas.

Przed wdrożeniem systemu DMS należy więc przeprowadzić przegląd struktury przedsiębiorstwa i odpowiedzieć sobie na pytania: czy system DMS jest skalowalny i czy jest odpowiednio wydajny, aby obsłużyć jednocześnie wielu użytkowników?

Skorzystaj z kalkulatora DMS i natychmiast poznaj koszty wdrożenia

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora

4. Gdzie przechowywane są dokumenty firmowe?

Firmy przechowują dokumenty w różnej formie i w różnych miejscach. Dane elektroniczne przechowywane są na serwerach, dokumentację i korespondencję w wersji papierowej w archiwach w poszczególnych oddziałach firm lub głównej siedzibie. System zarządzania dokumentami powinien funkcjonować tak, aby wszystkie te dokumenty były dostępne z jednego centralnego miejsca. W związku z tym trzeba wiedzieć, kto potrzebuje dostępu do określonych dokumentów i w jaki sposób będą one dodawane do systemu DMS.

Ważną kwestią w tym wypadku jest zachowanie zgodności z przepisami i kontrola uprawnień dostępu poszczególnych pracowników. Kto jest uprawniony do przechowywania, wyświetlania, edytowania, usuwania i kontroli dokumentów w systemie DMS? W zależności od obowiązujących przepisów prawa i regulaminów wewnętrznych wymagane są różne typy uprawnień dostępu i mechanizmy zabezpieczeń. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w której firma wymienia dokumenty z zewnętrznymi usługodawcami, dostawcami i klientami.

5. Jaka będzie najlepsza struktura plików dla naszej firmy?

Zarządzanie plikami (tekstowymi, graficznymi itp.) w programie DOCUframe pozwala na bezpieczne przetwarzanie dokumentów w formie cyfrowej. Umożliwia to znaczną redukcje dokumentów w formie papierowej oraz zmniejsza nakłady pracy związane z ich obiegiem, przetwarzaniem i przechowywaniem. W systemie każdy dokument w postaci pliku zapisany jest tylko raz, a funkcja przypisywania pozwala wielu użytkownikom na bezpośredni dostęp do niego z dowolnego miejsca. Dzięki temu w DOCUframe mamy zawsze aktualną wersję dokumentu. W łatwy sposób możemy następnie odnaleźć go za pomocą rozbudowanych filtrów wyszukiwania lub funkcji wyszukiwania pełnotekstowego. To wszystko zapewnia nam wysoki komfort pracy, bezpieczeństwo danych oraz oszczędność czasu i pieniędzy.

DOCUframe posiada również zintegrowanego klienta poczty elektronicznej ze zautomatyzowanym przyporządkowaniem otrzymanej poczty elektronicznej. Oznacza to, że napływające wiadomości e-mail są automatycznie sortowane i przypisywane do kartotek klientów, co daje możliwość prześledzenia całej dotychczasowej korespondencji z poszczególnymi odbiorcami. Natomiast dostępne w systemie opcje przypisywania pozwalają za pomocą jednego kliknięcia przypisać wszelkie informacje w postaci plików do adresów w kartotekach klientów, procesów, projektów lub wybranej osoby kontaktowej. Umożliwia to stworzenie przejrzystej struktury plików zarchiwizowanych w systemie i pozwala użytkownikom szybko znaleźć wszystko, czego potrzebują i wykorzystać to w pracy a w razie potrzeby utworzyć dodatkowy plik ręcznie lub automatycznie. Warto więc zastanowić się , w jaki sposób system DMS może wspierać pracowników w ich codziennej pracy.

6. Jak wygląda codzienny przepływ pracy i obieg dokumentów w naszej firmie?

Firma powinna przyjrzeć się swoim najważniejszym procesom i spróbować określić, które czynności wykonywane obecnie ręcznie można zautomatyzować. Przedsiębiorstwo potrzebuje zazwyczaj nie tylko systemu DMS ale też niezbędnego wsparcia przepływu pracy.

Należy pamiętać, że dokumenty i procesy są ze sobą ściśle powiązane. Dlatego dobry system DMS powinien posiadać zintegrowaną funkcję zarządzania procesami biznesowymi i oferować funkcjonalny elektroniczny obieg dokumentów. Zapewnia on wszystkie opcje potrzebne do pracy z dokumentami i procesami a także umożliwia zarządzanie nimi. Dzięki temu dokumenty i powiązane z nimi procesy lub zadania można przypisać do odpowiednich podmiotów przetwarzających.
Terminy realizacji zadań są monitorowane a koleje etapy przetwarzania dokumentowane. W efekcie procesy i informacje o ich statusie są przejrzyste i widoczne dla wszystkich zainteresowanych. Można w ten sposób uniknąć opóźnień i zachować zgodność z obowiązującymi procedurami.

Należy też pamiętać o innych aplikacjach używanych na co dzień przez pracowników, takich jak ERP, CRM, HR lub portale klientów i dostawców. Wszystkie one powinny być łatwe do zintegrowania z systemem DMS, tak aby pochodzące z nich informacje były dostępne w odpowiednich procesach.

7. Czy program DMS oferuje dodatkowe funkcjonalności oraz moduły rozszerzeń?

Zdarza się, że potrzeby firmy z czasem stają się coraz większe. Pojawia się np. potrzeba obsługi procesów biznesowych w nowych obszarach a co za tym idzie konieczne są nowe funkcjonalności. System DMS DOCUframe posiada gotowe moduły rozszerzeń pozwalające na zarządzanie procesami w zakresie sprzedaży, zakupów, gospodarki towarowej, human resources, helpdesk i serwis a także zarządzania projektami. Wdrożenie ich nie zmianie sposobu działania samego programu DMS a daje możliwość skorzystania z nowych funkcjonalności. Warto również wspomnieć, że dzięki swojej elastycznej strukturze aplikacja DOCUframe może być również dopasowana do indywidualnych potrzeb firmy. W praktyce automatyzacja procesów biznesowych może więc objąć wszystkie nawet najbardziej nietypowe procesy firmowe.

8. Co się stanie z archiwalnymi dokumentami w firmie?

Poza digitalizacją nowych dokumentów, które napływają tradycyjną pocztą, ważny jest sposób postępowania z archiwalnymi dokumentami papierowymi. Sens ma digitalizowanie jedynie tych dokumentów, które będą nam potrzebne w przyszłości. Także import danych zapisanych na nośnikach pamięci do nowego systemu będzie miał sens jedynie w przypadku informacji, które firma uzna za potrzebne.

Warto również sprawdzić, w jaki sposób dostawca nowego systemu DMS może pomóc firmie w migracji plików ze starszego systemu DMS do nowego. Czy należy przenieść wszystkie dokumenty, czy np. tylko metadane? W tym drugim przypadku dokumenty będzie można znaleźć za pomocą wyszukiwarki, ale fizycznie pozostaną one w innym miejscu. Najważniejsze, by przeniesienie informacji nie narażało firmy na przestoje lub utratę danych.

9. Co się stanie z dopasowaniami w systemie podczas aktualizacji systemu DMS?

Jak każde dedykowane oprogramowanie również system DMS podlega często kastomizacji czyli dopasowaniu do potrzeb obsługi niestandardowych procesów firmowych. Jest to rzeczą normalną, gdyż to właśnie system należy dopasować do potrzeb firmy a nie odwrotnie. Jednak z czasem każde oprogramowanie wymaga aktualizacji aby było zawsze aktualne. Może jednak zdażyć się i często się zdaża, że każda aktualizacja systemu powoduję utratę stworzonych wcześniej dopasowań. Wiąże się to bezpośrednio z koniecznością ich odtworzenia a to pociąga za sobą dodatkowe koszty i wymaga czasu. Warto więc omówić kwestię aktualizacji systemu i omówić go z dostawcą.

W przypadku DMS DOCUframe problem praktycznie nie istnieje, gdyż program ma tzw. zgodność wsteczną. Oznacza to, że aktualizacja systemu do nowej wersji nie skutkuje utratą wcześniejszych dopasowań. Wszelkie zmiany wprowadzone w systemie pozostają niezmienne nawet po instalacji nowszej wersji oprogramowania.

Wszystko zaczyna się od rozmowy

Jeżeli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób rozpocząć lub usprawnić realizację automatyzacji i digitalizacji procesów oraz stworzyć system obiegu dokumentów w Twojej firmie, to najlepszym pierwszym krokiem jest rozmowa z jednym z naszych ekspertów. Podczas rozmowy nasz ekspert, na podstawie przedstawionej przez Ciebie sytuacji, zaproponuje wstępne możliwości rozwiązań wyzwania, które jest obecnie najważniejsze dla Twojej firmy

Skorzystaj z kalkulatora DMS i natychmiast poznaj koszty wdrożenia

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora