Czym jest i ile kosztuje system DMS?

Co to jest system DMS?

System DMS czyli system do zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System) służy do kompletowania, gromadzenia, indeksowania, udostępniania i wyszukiwania wszystkich dokumentów powstających w obrębie firmy oraz tych napływających zewnątrz.

System DMS pozwala na wyszukiwanie dokumentów wg konkretnych kryteriów. Do systemu DMS dokumenty mogą trafiać dzięki automatycznemu zapisywaniu z dysku komputera, bezpośrednio po zeskanowaniu lub za pomocą poczty elektronicznej. Dodatkowo rozwiązanie DMS daje możliwość rozpoznawania i obsługi procesów przepływu dokumentów w całej firmie. Wszystkie te główne funkcje DMS w powiązaniu z jego dość prostą obsługą stają się nowoczesnym narzędziem w procesie cyfryzacji każdego przedsiębiorstwa niezależnie od jego wielkości.

Jak działa system DMS?

System DMS ułatwia sprawną i szybką realizację działań związanych z rejestrowaniem dokumentów, ich segregowaniem i klasyfikacją, udostępnianiem oraz archiwizacją. Umożliwia również zarządzanie obiegiem dokumentów wewnątrz organizacji.

Dokumenty funkcjonujące w systemie DMS organizowane są zazwyczaj w strukturę drzewiastą a funkcje systemu są najczęściej uporządkowane w klasyczny sposób. Dzięki temu możliwe jest stworzenie zhierarchizowanego układu dokumentów dla każdego działania lub działu firmy. Dodatkowo każdy system DMS posiada szereg funkcji optymalizujących pracę z dokumentami oraz ich wyszukiwanie w systemie dzięki temu, że poszczególne dokumenty  posiadają przypisane do nich informacje. Mogą one być następnie edytowane i rozszerzane o nowe pozycje, ułatwiając ich identyfikację w systemie.

System DMS gromadzi i archiwizuje w prosty i szybki sposób dokumenty z zewnętrznych źródeł takich jak:

• poczta elektroniczna ( klient poczty zintegrowany z DMS)
• systemy biurowe (MS Office, Open Office i inne)
• wbudowane edytory plików tekstowych i HTML
• skaner (np. w przypadku faktur zakupowych)
• pozostałe urządzenia biurowe służące do komunikacji (np. faks, urządzenia wielofunkcyjne)
• dysk stacji roboczej użytkownika lub inne nośniki informacji.

System DMS sprawia, że wyszukiwanie dokumentów w systemie staje się proste. Za pomocą zaawansowanego systemy wyszukiwania  możemy odnaleźć dokumenty znajdujące się w dowolnej lokalizacji. Warto pamiętać, że w systemie DMS dokument może być dołączony  do kilku obszarów roboczych.  Nie oznacza to jednak, że jest przechowywany w kilku kopiach. Jest on zapisany w jednej lokalizacji a jedynie połączony linkami w różnych obszarach w systemie. Zapobiega to nadmiernemu rozrastaniu się bazy danych na serwerze. Dodatkowo system wyświetla szczegółowe informacje o wybranym dokumencie jak np. numer identyfikacyjny, informację, gdzie się znajduje, wersję dokumentu, format, rozmiar oraz datę i godzinę utworzenia dokumentu.

Istnieje również możliwość zdefiniowania kontroli dostępu użytkowników DMS do poszczególnych dokumentów. Dzięki temu dokumenty mogą być udostępniane tylko do podglądu, tylko do edycji lub można całkowicie zablokować dostęp do nich. Wybrani użytkownicy mogą otrzymać uprawnienia do nadawania praw dostępu do poszczególnych dokumentów. Dzięki temu będą oni mogli decydować o uprawnieniach pozostałych użytkowników.

Wszystkie dokumenty mają również nadane numery wersji. Każda zmiana dokumentu rejestrowana jest poprzez nadanie  kolejnego numeru wersji, daty zmiany, nazwiska osoby edytującej oraz możliwość krótkiego opisu dokonanych zmian. Poza tym system DMS zachowuje wszystkie wcześniej rejestrowane wersje dokumentu oraz zdefiniowaną indywidualnie ich ilość.

Skorzystaj z kalkulatora DMS i natychmiast poznaj koszty wdrożenia

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora

Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w DMS?

W małych firmach obieg dokumentów w formie papierowej a także papierowe archiwum są często spotykanym i wyobrażalnym rozwiązaniem. Niestety także w średnich, a nawet dużych firmach papierowy obieg dokumentów wciąż jest powszechny. Proces obiegu dokumentów to ścieżka ich rejestracji i przyporządkowania, nadania im uprawnień i priorytetów, a także ich odpowiedniego sklasyfikowania oraz prawidłowego zarchiwizowania.

Obieg dokumentów w wersji papierowej ma wiele wad i może przynieść sporo strat w firmie. Mogą to być straty finansowe spowodowane różnego rodzaju błędami oraz straty związane przede wszystkim z czasem, który jest przeznaczany na czynności, jakie mogłyby przecież zostać zautomatyzowane.

Dokumenty są przekazywane z biurka na biurko, opisywane ręcznie po drugiej stronie a następnie przechowywane w segregatorach na półce lub w biurku. Kiedy jednak liczba dokumentów wzrasta a w działania operacyjne firmy zaangażowanych jest więcej pracowników, szybko zwiększa się ryzyko zagubienia dokumentów  a co za tym idzie niedotrzymania terminów związanych z wymaganiami poszczególnych warunków współpracy.

Dodatkowo istnieje ryzyko, że dokumenty trafią w ręce osób niepowołanych. Tego typu problemy powinien zasadniczo rozwiązać odpowiedni system informatyczny  wpierający zarządzanie dokumentami czyli właśnie wspomniany już DMS. Jego zastosowanie w praktyce może ograniczyć liczbę godzin poświęconych przez pracowników na rejestrowanie dokumentów a do tego praktycznie wyeliminować problem zagubionych dokumentów, a co za tym idzie kar wynikających z nierespektowania zapisów. To ogromne ułatwienie dla firmy, o które powinno zadbać kierownictwo każdej organizacji.

System DMS – przykłady wykorzystania

Realia pracy w firmie pokazują, że nie zawsze wszystko idzie tak, jak sobie to zaplanowaliśmy. Najczęściej zdarza się, nawet najprostsze i najbardziej administracyjne czynności opóźniają dalsze procesy w działaniach sprzedaży, marketingu a także wśród pracujących w terenie pracowników. Dlatego też elektroniczny obieg dokumentów w firmie może znacznie usprawnić codzienne, powtarzalne zadania i zautomatyzować wiele monotonnych procesów w firmie. A oto przykłady:

Obieg korespondencji

Sprawny obiegu dokumentów daje możliwość zaprowadzenia porządku w korespondencji wychodzącej i przychodzącej. Każdy z pracowników może samodzielnie rejestrować swoje działania, a także dokumenty, za jakie jest odpowiedzialny, i przekazywać je dalej. To istotne wsparcie w sytuacji, gdy każdego dnia w firmie przetwarzana jest spora liczba dokumentów i np. koniecznością staje się zapanowanie nad kontrolą zamówień.

Proste administrowanie systemem

Systemy typu DMS zapewniają sprawne zarządzanie użytkownikami i ich uprawnieniami oraz konfiguracje systemu. Znacznie ułatwia to korzystanie z aplikacji, ponieważ pozwala na ograniczenie do minimum liczby zbędnych informacji i wiadomości. Pozwala to pracownikom skupić się na ich pracy i nie rozprasza ich niepotrzebnie innymi działaniami.

Raportowanie

W systemie DMS w łatwy sposób stworzysz na podstawie konkretnych kryteriów potrzebne raporty, dzięki czemu będziesz miał możliwość podglądania statusu spraw w czasie rzeczywistym, a także kontrolowania efektów pracy. Dzięki temu łatwo jest wykryć niezgodności, przestoje i błędy, a także szybko na nie zareagować. Możliwości wynikające ze szczegółowego filtrowania, wyszukiwania, a także generowania przejrzystych raportów znacząco przekładają się na ograniczenie błędów, pomyłek i zbędnych kosztów, a także zapewniają dalszy rozwój przedsiębiorstwa.

Zalety systemu DMS

System DMS przede wszystkim ułatwia gromadzenie, kompletowanie i wyszukiwanie różnego rodzaju dokumentów przyspieszając w ten sposób pracę w firmie. Zapewnia również szybką i sprawną obsługę przepływu dokumentów między różnymi pracownikami i działami w firmie. Obsługuje faktury elektroniczne  jak i skanowane. Umożliwia jednolitą obsługę poczty elektronicznej oraz wszelkich urządzeń biurowych wg zdefiniowanych wcześniej procedur. Ponadto ogranicza możliwość tworzenia duplikatów poprzez zapisywanie  plików udostępnionych w wielu obszarach roboczych tylko w jednej lokalizacji. Warto również pamiętać, że system DMS znacząco ulepsza i pomaga w organizacji pracy w ramach norm ISO 9000 z zakresu przechowywania i obsługi dokumentacji oraz wykonywania i nadzoru określonych procedur. Więcej na ten temat możesz równiez dowiedzieć się z naszego artykułu blogowego Zarządzanie dokumentami czyli w jaki sposób firma może skorzystać na oprogramowaniu DMS?

Obawy przed wdrożeniem systemu DMS

Obecny stan prawny nie pozwala jeszcze firmom na całkowite zrezygnowanie z papierowej formy dokumentacji i zastąpienie jej w pełni elektronicznym odpowiednikiem. Cały czas prowadzone są jednak prace, aby wraz z postępującą cyfryzacją firm można było całkowicie przejść na rozwiązania już wyłącznie cyfrowe. Już dziś elektroniczne wersje papierowych archiwów znacząco podniosły komfort pracy i zwiększyły jej wydajność a także efektywność.

Główną obawą wielu przyszłych użytkowników, którzy planują wdrożyć system DMS w swoich przedsiębiorstwach są koszty związane z tą inwestycją. Należy jednak pamiętać, że zainwestowane środki zwrócą się dość szybko w postaci zaoszczędzonego czasu  pracy pracowników. W dłuższej perspektywie inwestycja w system DMS będzie przynosić wymierne korzyści dla przedsiębiorstwa.

Inną ale równie ważną obawą  przedsiębiorców jest bezpieczeństwo danych przechowywanych w systemie DMS. Rozpoczynając więc korzystanie z systemu DMS należy  przygotować  i wdrożyć politykę bezpieczeństwa danych czyli przed wszystkim regularne wykonywanie  kopii zapasowych oraz regulację fizycznego i zdalnego dostępu do serwera bazodanowego. Wszystko to po to aby mieć pewność, że w razie nieprzewidzianego wypadku, jak np. uszkodzenie dysku nasze dane będą bezpieczne. jeżeli nie wiesz, jaki system DMS wybrać, przeczytaj nasz artykuł blogowy Często zadawane pytania przed wyborem systemu DMS

Korzyści z wdrożenia systemu DMS

System DMS (Document Management System) zapewnia wiele korzyści. Najważniejszą z nich oszczędność czasu, która pozwala uwolnić zasoby. Pracownicy zyskują nawet  klika godzin pracy tygodniowo, dzięki czemu wzrasta również ich wydajność. Szacuje się, że wdrożenie systemu DMS w firmie pozwala na ogólny wzrost wydajności i produktywności  o ok. 15-33%. Poprawie ulega również kontrola wydatków i komunikacja w firmie a korzyścią dla kierownictwa firmy jest poprawa terminowości pracy zespołu i szybszy dostęp do potrzebnych informacji. Dzięki DMS eliminowane są pomyłki i błędy a to zmniejsza poziom stresu w pracy.

Odbierz bezpłatny E-book "Jak zautomatyzować procesy i zarządzanie dokumentami w firmie" i dowiedz się

• - Jak udanie wdrożyć automatyzację obiegu dokumentów i procesów w firmie
• - Jak stworzyć mapy procesów biznesowych i obiegu dokumentów?
• - Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie wspierające automatyzację i digitalizację procesów

Skorzystaj z kalkulatora

System DMS pozwala również zaoszczędzić pieniądze. Przechowywanie dokumentów papierowych generuje duże koszty. Natomiast archiwum elektroniczne jest znacznie tańsze a do tego pozwala na wydajną obsługę znajdujących się w nim dokumentów i informacji. Dokumenty są bowiem dostępne od ręki zgodnie z uprawnieniami, które posiadają użytkownicy. Podsumujmy więc:

System DMS – najważniejsze korzyści:

• automatyzacja procesów biznesowych i większa wydajność pracowników
• kontrola organu nadzorczego i bezpieczeństwo kluczowych danych
• redukcja czasu, kosztów i błędów związanych z przetwarzaniem dokumentów
• przyspieszenie procesowania dokumentów i przepływu informacji w firmie
• większa efektywność zarządzania dokumentami i ich przepływem w firmie
• szybki dostęp do dokumentów i informacji niezależnie od miejsca pracy użytkownika
• stanowi centralne miejsce przechowywania danych, dokumentów i informacji
• daje możliwość monitorowania terminów realizacji spraw związanych z dokumentacją
• pozwala na zachowanie stabilności i skalowalności rozwiązania DMS
• pozwala stworzyć elektroniczne archiwum dokumentów w firmie

System DMS sprawdza się także w różnego rodzaju procesach biznesowych. Są to między innymi kancelaria elektroniczna, obieg faktury kosztowej, obieg zapotrzebowania, obieg zamówień sprzedaży, obieg umowy i obieg wniosków HR (urlopy, delegacje, zaliczki).

Praca z systemem czy bez systemu DMS?

Firmy pracujące z dużą ilością umów często posiadają gotowy i sprawdzony przez prawników szablon takich dokumentów. Jednak każda umowa uwzględnia najczęściej inne warunki współpracy, wynikające  z oczekiwań kontrahentów lub zakresu prac. Firma, która nie używa DMS będzie musiała przygotować wstępną wersję umowy w oparciu o informacje z różnych źródeł od kontrahenta i współpracowników. Przygotowana w tej sposób umowa będzie musiała być jeszcze sprawdzona oraz zaakceptowana przez przełożonych, zanim ostatecznie zostanie wysłana do kontrahenta.
Jeśli firma podpisuje rocznie setki tego typu dokumentów, wcześniej czy później zaczną występować błędy i np. umowa zostanie wysłana do podpisu do prezesa, zanim zdążą ocenić ją prawnicy. Z kolei jeśli zastosujemy DMS, możemy mieć pewność, że żadna z procedur nie zostanie pominięta. W systemie DMS znajdziemy wszystkie informacje na temat aktualnego statusu dokumentu oraz przypomnienia o konieczności dokonania zmian lub zatwierdzenia.
Na pewno nikt też nie lubi sytuacji, w której wystawione faktury nie są opłacane w terminie. Często brak płatności nie wynika z braku środków u kontrahenta ale odpowiedniego systemu do zarządzania dokumentami jakimi są faktury. System DMS znacząco skraca czas reakcji. W przypadku połowy firm, w których wdrożono systemy DMS akceptacja faktury następuje w ciągu jednego dnia od ich wystawienia.
Oczywistą korzyścią staje się tu terminowe opłacanie faktur VAT. Warto przy tym dodać, że większość polskich firm potrzebuje kliku dni na zaakceptowanie faktury a niemal w co piątej trwa to blisko 2 tygodnie. W tym czasie dokumenty mogą zaginąć lub ulec przypadkowemu zniszczeniu. Wg badań firmy gubią nawet do 20% procesowanych dokumentów. Stosując rozwiązanie DMS można więc liczyć na oszczędność czasu i pieniędzy, eliminację błędów wynikających z czynnika ludzkiego a także na kontrolę i przejrzystość oraz standaryzację procesów biznesowych.

Skorzystaj z kalkulatora DMS i natychmiast poznaj koszty wdrożenia

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora

Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu DMS?

Decydując się na system DMS warto zwracać uwagę na obecność kilku kluczowych funkcji, które w znacznym stopniu mogą usprawnić pracę w naszej firmie. Są to:

1. Możliwość dokonywania samodzielnych modyfikacji (bez konieczności angażowania producenta) i tworzenie nowych szablonów procesów czy dokumentów
2. Dostępność usługi online lub w postaci aplikacji mobilnej
3. Dostępność funkcji OCR do rozpoznawania tekstu w dokumentach
4. Kompatybilność i łatwość współpracy systemu z drukarkami i skanerami komputerowymi
5. Wsparcie w tworzeniu określonych dokumentów oraz udostępnianie ich treści odpowiednim adresatom
6. Automatyczne rejestrowanie dokumentów w określonej lokalizacji bez względu na to z jakiego źródła pochodzą (elektroniczne archiwum)
7. Łatwa integracja z innymi systemami zewnętrznymi np. ERP lub CRM
8. Modułowa budowa systemu z możliwością rozszerzenia w przyszłości o kolejne procesy biznesowe oraz zarządzanie kolejnymi obszarami w organizacji np. w obszarach HR, sprzedaży, magazynu itp.
9. Zaawansowane zarządzanie uprawnieniami do odczytu i edycji oraz wersjonowanie dokumentów.

A ile to kosztuje?

Dostawcy systemów DMS rzadko kiedy podają ceny za swoje usługi. Wynika to z faktu, że wycena jest indywidualna i zależy od konkretnych potrzeb firmy. Przed wdrożeniem wymagane jest przeprowadzenie analizy procesów aby ocenić skalę problemów oraz określić wymagania techniczne. Koszty zależą także od zakresu procesów objętych wdrożeniem oraz oczywiście od ilości użytkowników, którzy będą korzystać z systemu.

Największe korzyści z wdrożenia DMS  odnotują przede wszystkim firmy średnie i duże. W ich przypadku inwestycja w system do zarządzania dokumentacją zwróci się w relatywnie krótkim czasie. Średni koszt takiego wdrożenia  waha się w granicach 40-50 tys. zł. W przypadku bardziej rozbudowanych systemów cena może zaczynać się od 100 tys. zł wzwyż wraz z wdrożeniem. Do tego trzeba  jeszcze doliczyć koszty związane z opieką serwisową po wdrożeniu oraz opłaty aktualizacyjne.

W przypadku małych firm istnieje możliwość sfinansowania takiej inwestycji dzięki dofinansowaniu z programów wsparcia dla małych przedsiębiorstw w zakresie digitalizacji. Możliwe jest również podział całej inwestycji na mniejsze etapy realizowane w większych odstępach czasu. Warto tu jednak podkreślić, że najlepsze efekty osiąga się poprzez wdrożenie zarządzania dokumentami we wszystkich obszarach firmy równocześnie, aby uniknąć możliwości pracy poza systemem.
Jeżeli interesuje Cię temat kosztów związanych z zakupem systemu DMS, to skorzystaj z naszego kalkulatora DMS. Możesz również umówić się na bezpłatną konsultację z naszym ekspertem i porozmawiać o potrzebach i oczekiwaniach Twojej firmy.