5 sposobów jak usprawnić obieg dokumentów w twojej firmie

Stwórz procedurę obiegu dokumentów w firmie

Jak do tego podejść?

Najpierw trzeba przeprowadzić analizę i spisać wszystkie procesy obiegu dokumentów wewnątrz firmy.

Po pierwsze musimy zwiększyć świadomość dotyczącą ilości i różnorodności dokumentów przetwarzanych w firmie oraz procesów związanych z nimi.

Odbierz bezpłatny E-book "Jak zautomatyzować procesy i zarządzanie dokumentami w firmie" i dowiedz się

• - Jak udanie wdrożyć automatyzację obiegu dokumentów i procesów w firmie
• - Jak stworzyć mapy procesów biznesowych i obiegu dokumentów?
• - Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie wspierające automatyzację i digitalizację procesów

Skorzystaj z kalkulatora

Co jest istotne?

Kto i kiedy oraz w jaki sposób ma kontakt z danymi dokumentami?
Jakie decyzje są podejmowane dotyczące tych dokumentów i kto oraz kiedy musi być o nich informowany?
Jak długo dane dokumenty muszą być przechowywane w naszym biurze a jak już są przechowywane to w jaki sposób je odszukamy?

Następnie trzeba stworzyć procedury dla wszystkich klas czyli tak naprawdę rodzajów dokumentów. Najpierw co się dzieje np. z fakturami zakupowymi a co z fakturami sprzedażowymi oraz jak podchodzimy do akt pracowniczych. Ostatecznie trzeba wówczas usystematyzować i stworzyć jedną ścieżkę decyzyjną dotyczącą obiegu dokumentów.

Każdy pracownik, gdy otrzyma dokument nie może się zastanawiać co z nim zrobić. Powinien móc uruchomić albo automatycznie albo w bardzo uproszczony sposób odpowiedni proces, który będzie przekazywał dokument automatycznie wewnątrz firmy i zbierał potrzebne decyzje czy adnotację od innych pracowników.

Współdzielone dyski z plikami i danymi a obieg dokumentów w firmie

Drugą możliwością jest utworzenie współdzielonych dysków - serwerów z plikami i danymi. Serwery te możemy podzielić na dwie kategorie:

Po pierwsze mogą być to serwery lokalne zainstalowane u nas w firmie bądź też dyski sieciowe, do których mamy dostęp przez internet. To pierwsze rozwiązanie charakteryzuje się bardzo niskim progiem wejścia. Mamy dostępne różne gotowe rozwiązania, które po prostu podpinamy do naszej sieci lokalnej i dyski dostępne są dla wszystkich użytkowników.

Problemem może być struktura folderów, w której będziemy przechowywać nasze dokumenty i która z biegiem czasu rozrasta się. Dodatkowo trzeba w jakiś sposób zarządzać prawami dostępu użytkowników, tj. kto i jakie dokumenty może widzieć usuwać czy też tworzyć. Pod dużym znakiem zapytania pozostaje również sam backup, czyli w jaki sposób przechowujemy kopie bezpieczeństwa naszych dokumentów.

Drugim rozwiązaniem są dyski internetowe. Charakteryzują się bardzo łatwym dostępem do danych dla każdego użytkownika. Jednakże głównym ograniczeniem jest tutaj prędkość naszego łącza internetowego w zależności od tego, jak dużymi plikami się posługujemy. Może mieć to albo większe albo mniejsze znaczenie również z biegiem czasu, gdy ilość przechowywanych danych rośnie. Koszt takiego rozwiązania również będzie odpowiednio większy niż przechowywanie ich lokalnie.

Wdrożenie rozwiązań do zarządzania dokumentami, które usprawnią obieg dokumentów i inne procesy biznesowe w firmie

Na rynku mamy dostępnych wiele rozwiązań, które możemy bezpośrednio wdrożyć u nas w firmie. Takie rozwiązania można również podzielić na webowe i desktopowe. W przypadku Webowych mamy do nich zawsze łatwy dostęp z poziomu przeglądarki. Jest to prostsze rozwiązanie z niskim progiem wejścia i najczęściej nie musimy utrzymywać jakiejś złożonej infrastruktury sieciowej u nas wewnątrz firmy aby korzystać z tego rozwiązania. Oczywiście z biegiem czasu przy rosnącej ilości dokumentów wzrasta najczęściej koszt takiego rozwiązania. Dodatkowo pojawiają się również problemy z późniejszym eksportem tych danych do innego systemu. Często takie rozwiązania mają także mniejsze możliwości dopasowania do potrzeb indywidualnych klienta. Czym kierować się podczas wyboru systemu DMS dowiesz się z naszego artykułu Jak wybrać najlepszy system obiegu dokumentów?

Dedykowane rozwiązania do obiegu dokumentów - System DMS

W tym wypadku najczęściej mamy do czynienia z nowymi rozwiązaniami, w których wszystko jest na miejscu u nas wewnątrz firmy. Dzięki temu mamy wyższy poziom bezpieczeństwa w stosunku do dostępu do dokumentów przez internet oraz możliwość i dowolność w kwestii dopasowania do indywidualnych potrzeb użytkowników podczas wdrożenia.

Minusem jest na pewno wyższy próg wejścia niż w przypadku rozwiązania webowego oraz inwestycja czy też konieczność zainwestowania środków finansowych we własną infrastrukturę IT. Ponadto ograniczony jest dostęp w porównaniu do rozwiązania webowego do naszych dokumentów spoza naszej sieci firmowej a także utrudnione jest wyszukiwanie przechowywanych dokumentów. I tutaj pojawia się wiele elementów, na które trzeba zwrócić uwagę. Po pierwsze przechowuje się nie tylko pliki tekstowe ale również pliki PDF czy też obrazy.

Ważnym elementem systemu który może pomóc w obiegu dokumentów wewnątrz firmy są systemy zintegrowane z systemami OCR czyli takimi, które rozpoznają tekst na obrazach czy PDF i pozwalają wyszukiwać oraz odnajdywać tego rodzaju dokumenty wewnątrz systemu. Następnie istotnym elementem jest automatyczna archiwizacja dokumentów czyli tworzenie wirtualnych teczek naszych klientów, dostawców, pracowników czy też samych projektów, w których przechowuje się wszystkie pojedyncze dokumenty. Takie foldery pozwalają nam złapać lepszy kontekst, po co i dlaczego w ogóle taki dokument mamy u nas w firmie i jaka była historia tego dokumentu.

Wyszukiwanie pełnotekstowe i wyszukiwanie po zawartości samego dokumentu - dla przykładu przeszukamy wszystkie dokumenty wewnątrz systemu do obiegu dokumentów pod kątem słowa np. Kasia. W tym przypadku będą przeszukane wszystkie dokumenty w formacie .docx, notatki tekstowe, PDF’y czy obrazki, które zostały rozpoznane np. za pomocą OCR a rozpoznany tekst został zapisany wewnątrz bazy danych. Dzięki temu łatwiej możemy znaleźć dokumenty, które gdzieś się zawieruszyły a to usprawnia obieg dokumentów w całej firmie. Na temat usprawnienia obiegu dokumentów w firmie pisaliśmy w artykule Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie - czyli jak ogarnąć papierkowy chaos i nie zwariować?

Możliwość przeglądania i wersjonowania samych dokumentów

Jeżeli są to jakieś istotne dokumenty w formacie Worda, umowy, pliki dotyczące planów, gdzie ważne jest śledzenie zmian. to taki system powinien nam umożliwiać łatwe przeglądanie wersji jak również powrót do poprzednich z całą historią zmian. Możliwość przeglądania i wersjonowania samych dokumentów diametralnie usprawnia obieg informacji. Zarządzanie dokumentami natomiast ogranicza ilość rzeczy, które mogą ten sprawny obieg zaburzyć.

Skorzystaj z kalkulatora DMS i natychmiast poznaj koszty wdrożenia

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora