Zdalna rekrutacja, czyli jak IT może wspierać działy HR

Z e-rekrutacjami zazwyczaj spotykaliśmy się w przypadku ogłoszeń skierowanych głównie do pokolenia Y lub w ogłoszeniach skierowanych do wąskiej grupy specjalistów. Dlaczego?
Pokolenie Y, które już w przeciągu kilku lat stanowić będzie ponad połowę wszystkich pracowników, bardzo dobrze unika tradycyjnych procesów rekrutacyjnych. Młodzi ludzie szukają stale nowych wyzwań, nie chcą być uzależnieni od umiejscowienia biura. Przyszli pracownicy starają się zdobyć pracę, która zaoferuje im dużą swobodę.

Obecna sytuacja zmusiła większość firm do przejścia na prowadzenie rekrutacji zdalnych. Jedni świetnie się w tym odnajdywali, inni mieli spore problemy.

Narzędzia wspierające pracę zdalną

Na rynku dostępnych jest wiele aplikacji wspierających procesy rekrutacji. Niektóre z nich, aby wspomóc firmy w nowej sytuacji zrezygnowało z pobierania opłat abonamentowych, udostępniając podstawowe rozwiązania całkowicie za darmo.

Które narzędzia najlepiej wspierają działy HR w codziennej pracy zdalnej? Te które działają online!
Obecnie wiele firm odkrywa, że każde narzędzie analogowe ma już swój cyfrowy odpowiednik. Kluczem do sukcesu jest płynne przejście na nowe narzędzia.

Planowanie spotkań on-line

Obecnie praca w zdalna stała się normą. Po roku prób i błędów firmy nauczyły się funkcjonować w nowej rzeczywistości. Praca i rekrutacja zdalna, unikanie bezpośredniego kontaktu, rozmowy i spotkania w formie zdalnej, to tylko niektóre zmiany, przez które musiały przejść firmy.

Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań umożliwiających zdalne spotkania. Warto wybierać takie, które nie wymagają u naszych przyszłych pracowników instalacji nowych programów. Jeśli nie mamy takiej możliwości, koniecznie musimy dać kandydatom odpowiednio dużo czasu przed spotkaniem na zainstalowanie i skonfigurowanie wymaganych programów.

Dokumenty firmy w chmurze

Podstawową i często niedocenianą funkcjonalnością wielu dostawców chmury jest możliwość udostępniania plików zdalnie. Pomijając kwestie bezpieczeństwa różnych darmowych narzędzi, to takie rozwiązania są niezastąpione np. do udostępniania informacji dla kandydatów. Rekrutowanie nowych osób to zadanie wielopłaszczyznowe, zwłaszcza teraz gdy dostęp do klasycznych narzędzi został całkowicie zablokowany warto przetestować kilka i wybrać najlepsze rozwiązanie.
Przechowywanie i udostępnianie dokumentów w chmurze jest niezwykle wygodne nie tylko dla pracowników, ale i kandydatów. Dodatkowo wszyscy otrzymujemy do nich dostęp z każdego miejsca na świecie i z każdego urządzenia z dostępem do internetu.

Podczas korzystania z rozwiązań online należy pamiętać o zasadach bezpieczeństwa:
• Nigdy nie korzystaj z nieznanych, otwartych sieci wi-fi
• Pracuj wyłącznie na sprzęcie firmowym
• Udostępniając ważne, poufne informacje zawsze pamiętaj o ich zaszyfrowaniu
• Podczas pracy korzystaj z połączenia VPN
• Przechowuj hasła w bezpiecznym miejscu oraz pamiętaj o ich regularnej zmianie

Ankiety online w organizacji

Podobnie jak dokumenty w chmurze, ankiety online również są niedocenianym narzędziem. W darmowych wersjach możliwości zazwyczaj są dość mocno ograniczone, jednak dla podstawowych zadań darmowe wersje są wystarczające.

We wszechobecnej pracy zdalnej ankiety stanowią niezastąpione źródło informacji zwrotnych. Na jednym z najpopularniejszych w Polsce portali ogłoszeniowych niemalże wszystkie osoby po aplikowaniu na wybrane stanowiska wypełniają krótką ankietę. Jest ona dla kandydatów pierwszym feedbackiem, jeszcze przed pierwszą rozmową o pracę.

Whiteboard

Dziś ciężko znaleźć biuro, w którym nie ma choć jednej białej tablicy z zestawem mazaków, a na prawie każdym biurku możemy zobaczyć notatniki. Nawet osoby, których praca w większości związana jest z komputerem nie rezygnują z klasycznych notatek.

Choć wizją wielu firm jest wprowadzenie 100% cyfryzacji, to najczęściej jest to niemożliwe, zwłaszcza podczas pracy w trybie home office.
Przetwarzanie zbyt dużej ilości informacji ręcznie nie jest dobrym rozwiązaniem, jednak analogowe formy są niezastąpione, gdy musimy sobie coś szybko zwizualizować lub zanotować.

System ATS

System ATS – niezastąpione wsparcie działów HR.
Zarządzanie rekrutacjami, umiejętnościami i organizacja rozmów z kandydatami to trudne zadanie. Dlatego już w ubiegłym stuleciu powstały pierwsze systemy ATS. Początkowo systemy te pozawalały na skanowanie papierowych aplikacji kandydatów, ręczne uzupełnienie najważniejszych informacji z dokumentu oraz późniejsze ich wyszukiwanie.

Obecnie systemy ATS pozwalają nie tylko na prowadzenie bazy CV, dziś systemy automatycznie zaczytują dane z wprowadzonych dokumentów, analizują umiejętności kandydatów, umożliwiają prowadzenie rozmów oraz przejście przez cały proces rekrutacji.

Dodatkowo na uwagę zasługuje fakt, że niektóre z tych systemów możemy zintegrować z istniejącymi w firmie programami kadrowymi, dzięki czemu raz wprowadzonego kandydata, jesteśmy w stanie szybko przekształcić w pełnoprawnego pracownika.

Tablica kanban

Podobnie jak w każdym procesie, również w rekrutacjach mamy możliwość wykorzystania tablicy kanban. Implementując tą metodę w swojej organizacji zazwyczaj stawiamy na jej analogową formę, jednak w obecnej sytuacji świetnie sprawdza się tablica kanban w wersji online.

Pozwala ona na zarządzanie, planowanie i delegowanie zadań w formie zdalnej. Podstawowym podziałem na wspomnianej tablicy jest podział na trzy kategorię: to do, doing i done. Dzięki wykorzystaniu tablicy w wersji online nasi współpracownicy mają szybki i czytelny podgląd w nasze zadania, a nasi przełożeni na bieżąco mogą śledzić postępy naszych prac.

Zaawansowane programy do zarządzania procesami i projektami rozszerzają funkcjonalności klasycznej tablicy kanban o takie funkcjonalności jak np. dodawanie notatek do zadań, rozliczanie czasu pracy w projekcie, przypisywanie dokumentów, etc. Wszystko to pozwala na świetną organizację naszej pracy zdalnej.

Integracja, integracja i jeszcze raz integracja

W przypadku, gdy korzystamy z wielu źródeł informacji jednocześnie nie trudno o błąd. Podczas pracy zdalnej liczba programów z których codziennie korzystamy znacznie wzrosła, dlatego warto wdrożyć jedno rozwiązanie, które będzie stanowić główne źródło informacji dla pracowników.
Rozwiązanie to powinno być zintegrowane ze wszystkimi (choć nie zawsze jest to możliwe) programami na, w których wprowadzamy dane. Dopasowane systemy DMS pozwalają obecnie na stworzenie jednej bazy danych, w której zapisywane będą wszystkie dokumenty i informacje. Takie rozwiązanie pozwala nam uniknąć sytuacji, gdzie pracownik poświęca nawet pół godziny na poszukiwanie odpowiednich informacji. Czas ten przecież można przeznaczyć na inne działania!



Z chęcią opowiemy jakie rezultaty osiągają firmy, które zdecydowały się na wdrożenie narzędzi IT w obszarze HR. Na ten temat dowiesz się więcej również z naszego artykułu Cyfryzacja procesów HR