Często zadawane pytania przed wyborem systemu DMS

Jak obecnie wyglądają procesy związane z obiegiem dokumentów?

Często nawet nie zdajemy sobie sprawy jak w rzeczywistości wygląda obieg dokumentów w naszej firmie. Niby istnieją odgórnie przyjęte reguły, jednak przez lata zaniedbań działy a nawet i pojedyncze osoby wypracowały swoje własne sposoby. Nie ma nic złego w takim podejściu dopóki nie zaczyna ono generować coraz większej liczby problemów.

Papierowo

Wiele firm do dziś wykorzystuje wyłącznie papierowy obieg dokumentów. Jest on nie tylko niewydajny, ale powstaje przy nim również największe prawdopodobieństwo popełnienia błędu. Dlaczego? Wszystkie dane wielokrotnie przepisywane są ręcznie.

Obieg kancelaryjny

Są również firmy, w których funkcjonuje usystematyzowany obieg dokumentów tzw. Obieg kancelaryjny. Może on mieć formę obiegu papierowego jak i elektronicznego. Charakteryzuje się on usystematyzowaną strukturą, jednak punktem ciężkości jest wyszukiwanie dokumentów oraz częsty chaos w nadawaniu odpowiednich nr/indeksów.

Odbierz bezpłatny E-book "Jak zautomatyzować procesy i zarządzanie dokumentami w firmie" i dowiedz się

• - Jak udanie wdrożyć automatyzację obiegu dokumentów i procesów w firmie
• - Jak stworzyć mapy procesów biznesowych i obiegu dokumentów?
• - Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie wspierające automatyzację i digitalizację procesów

Skorzystaj z kalkulatora

Dyski Googl’owskie

Często w firmach funkcjonują również dyski Google, jest to świetne rozwiązanie jednak tylko w małych organizacjach. Przy większej liczbie użytkowników takie rozwiązanie zaczyna być problemowe.

Wysyłanie plików mailem

Wysyłanie dokumentów wewnątrz firmy mailem jest najgorszym z możliwych rozwiązań. Każdy mail powiela nam wybrany dokument, przez co często dochodzi w firmach do zagubienia oryginalnej lub aktualnej wersji dokumentu.

Jakie informacje są dla nas kluczowe?

Nadmiar informacji podobnie jak ich brak jest niedobry, dlatego warto, aby wszyscy pracownicy mieli dostęp do wszystkich potrzebnych informacji. W tym celu przed wyborem i wdrożeniem programu DMS należy przeprowadzić analizę i zdefiniować wszystkie procesy.

Mając zdefiniowane procesy możemy z łatwością określić kto i do jakich danych powinien mieć dostęp. Dzięki temu podczas wdrożenia programu DMS będziemy mogli odpowiednio zdefiniować uprawnienia, co bezpośrednio przełoży się na znaczny wzrost bezpieczeństwa danych.

W których miejscach i jak często zdarzają się przestoje/wąskie gardła?

Analiza jest również świetnym momentem na wyszukanie wąskich gardeł i wprowadzenie zmian w wybranych procesach. Dlaczego? Otóż, wdrażając system musimy w nim odwzorować wybrane procesy. Jeśli odwzorujemy nieefektywnie działające procesy – nasze wdrożenie na pewno zostanie uznane za porażkę.

Co jest dla Ciebie najważniejsze podczas wdrożenia programu DMS?

Przed wyborem rozwiązania DMS powinniśmy zdefiniować co chcemy dzięki niemu osiągnąć. Wdrożenie nowego systemu jest stosunkowo długim procesem, przez co bardzo łatwo jest odejść od wyznaczonych celów. Dzięki spisanym celom nie zboczymy ze ścieżki podczas wdrożenia.

Jednym z pierwszych etapów wdrożenia powinno być jasne wyznaczenie celów oraz stworzenie kompleksowego planu wdrożenia. Dzięki temu przez cały proces będziemy mogli trzymać się wyznaczonych założeń.

Czy ze względu na prowadzona działalność firma podlega dodatkowym regulacja prawnym?

Często spotykamy się, że firma musi zarządzać nietypowymi dokumentami lub prowadzić je w specyficzny sposób. Najczęściej uwarunkowania te nie wynikają bezpośrednio z przepisów prawa jednak na firmy jest np. nałożony wymóg certyfikowania produktów zgodnie z określonymi normami. Taka firma zazwyczaj posiada już wypracowane normy dla certyfikowania swoich produktów.

Dodatkowo wiele branż musi zarządzać specyficzną dokumentacją. Branża budowlana, architekci, deweloperzy muszą przetrzymywać wiele dokumentów przez bardzo długi okres czasu, dlatego podczas wyboru systemu ważna kwestia jest również możliwość archiwizacji wielu formatów dokumentów oraz sposób i miejsce ich przechowywania.

Czy firma posiada rozproszona strukturę?

Od odpowiedzi na to pytanie będzie zależeć to jakiego rodzaju systemu powinniśmy szukać. Rozwiązania webowe mają zazwyczaj mniejsze możliwości dopasowania, zaś rozwiązania desktopowe posiadają większy próg wejścia.

Jeśli odpowiemy sobie na wszystkie powyższe pytania możemy śmiało zacząć poszukiwania optymalnego rozwiązania dla naszej firmy. Dowedz się także, jakie korzyści może osiągnąc Twoja firma dzieki systemowi DMS. Informacje na ten temat znadziesz w naszym artykule Zarządzanie dokumentami czyli w jaki sposób firma może skorzystać na oprogramowaniu DMS?

Skorzystaj z kalkulatora DMS i natychmiast poznaj koszty wdrożenia

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora