Jak system DMS może wspierać komunikację między działami w twojej firmie?

Poznaj najważniejsze funkcjonalności które powinien zawierać system DMS aby usprawnić obieg dokumentów i komunikację wewnętrzną twojej firmy:

Linkowanie dokumentów usprawnia komunikację

Wyobraźmy sobie sytuację, w której pracownik ma na pulpicie ważny dokument i przygotowuje go dla klienta. Dodaje go jako załącznik do maila i wysyła bezpośrednio do klienta jak również do swojego kolegi w biurze. W tym momencie powstają tak naprawdę dwie wersje tego samego dokumentu. Pierwsza zmajduje się u pracownika, który ją wysyłał a druga u tego, który otrzymał ten dokument. Teraz obaj zaczynają wprowadzać zmiany w tym dokumencie i powstaje nam niezgodność między obiema wersjami dokumentu.

Dlatego tak ważne jest linkowanie dokumentów i praca na jednym dokumencie wewnątrz elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Linkowanie pozwala nam tak naprawdę udostępniać ten sam dokument wielu osobom wewnątrz systemu DMS a wszystkie wprowadzone zmiany są od razu widoczne również dla innych użytkowników.

Historia edycji i wersjonowanie dokumentów

Kiedy już wszyscy pracownicy pracują na jednym dokumencie dobrze jest mieć całą historię zmian i wiedzieć, jakie działania są podejmowane np. w związku z danym plikiem. Dzięki temu możemy prześledzić kto, kiedy i jakie zmiany wykonał wewnątrz dokumentu, porównać zmiany między wersjami jak i również ewentualnie przywrócić poprzednią wersję tego dokumentu. Te wszystkie elementy powinny dziać się w kontekście danego dokumentu i być intuicyjne dla pracownika.

Digitalizacja dokumentów - dostęp do zawsze aktualnych danych i informacji z dowolnego miejsca

Kiedy jeden dokument wysyłany jest jako załącznik bądź zapisywany na jakimś dysku wspólnym a na pulpicie powstaje wiele wersji tego samego dokumentu, to przez takie działanie mamy problem ze znalezieniem ostatniej aktualnej wersji dokumentu. Pojawiają się często wtedy rozmowy telefoniczne czy maile mające na celu znalezienie ostatecznej wersji poszukiwanego dokumentu. Aby tego uniknąć faktycznie powinniśmy pracować na wszystkich dokumentach, które przechowywane są wewnątrz systemu DMS a dzięki wersjonowaniu będziemy mogli przeglądać całą historię zmian, co z kolei bezpośrednie przyśpieszy wszystkie procesy biznesowe. Na temat usprawnienia procesów biznesowych pisalismy w naszym artykule Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie - czyli jak ogarnąć papierkowy chaos i nie zwariować?

Ogólnodostępna baza wiedzy dzięki wdrożeniu elektronicznego systemu obiegu dokumentów

Z biegiem czasu tworzymy coraz więcej dokumentów, pojawiają się informacje dotyczące naszej firmy, konkurencji, artykułów, produktów, wszystkiego co dotyczy naszej działalności. Te informacje dobrze jest przechowywać w jednym centralnym miejscu w odpowiednio ustrukturyzowany sposób dzięki czemu pracownicy będą łatwiej mogli znaleźć wszystkie kluczowe informacje. Ich wyszukiwanie, odpowiednie kategoryzowanie i katalogowanie poprawia nam szybkość znajdowania tych informacji i danych. Przyśpiesza to znacznie obieg dokumentów a to skutkuje większym porządkiem w firmie, lepszym kontaktem z klientem natomiast pracownicy szybciej docierają do poszukiwanych informacji.

Document Management System: jedno narzędzie wspierające obieg dokumentów i wszystkie procesy biznesowe w firmie

Dobry system DMS powinien bez problemu zintegrować się z naszym systemem dotyczącym komunikacji z klientami czy z dostawcami czyli CRM, jak również z naszym systemem do zarządzania gospodarką materiałową lub magazynową czy też ERP. W idealnym świecie tak naprawdę powinniśmy mieć jedno rozwiązanie które obejmuje te wszystkie elementy czyli taka utworzona faktura wewnątrz systemu ERP powinna mieć swoje odzwierciedlenie w naszym systemie DMS. Kilkukrotnie wystawienie tej samej faktury do tego samego klienta powinno tworzyć wiele wersji tego samego dokumentu. Dzięki temu mamy faktycznie spójne jedno źródło prawdy wewnątrz firmy i łatwiej odnajdujemy wszystkie informacje i dokumenty dotyczące naszych klientów czyteż inne istotne dane. Nie ma też problemu z przepływem informacji między działami czy też pracownikami. Kiedy pracownik jest chory czy idzie na urlop wszystkie informacje mogą być bez problemów znalezione, ponieważ są zapisane w ustrukturyzowany sposób w odpowiednich kategoriach i katalogach. Na ten temat przeczytasz także w naszym artykule Zarządzanie dokumentami czyli w jaki sposób firma może skorzystać na oprogramowaniu DMS?

Skorzystaj z kalkulatora DMS i natychmiast poznaj koszty wdrożenia

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora