Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie - czyli jak ogarnąć papierkowy chaos i nie zwariować?

Wszystko jest w porządku, dopóki nie potrzebujemy odnaleźć „tej jednej” informacji, którą przecież zapisaliśmy lub tego jednego dokumentu. Znacie ten problem?

Jak poradzić sobie z codziennymi problemami?

Zagubiony dokument

Wyobraźmy sobie taką sytuację: potrzebujesz sprawdzić informacje z zeszłorocznego raportu, który jest przechowywany w formie tradycyjnej. Idziesz do odpowiedniego działu, sięgasz po konkretny segregator, idziesz do wybranej przez siebie daty, a tam… raportu nie ma. Każdy choć raz miał taką sytuację. Teraz przez kolejną godzinę chodzisz w poszukiwaniu osoby, która nie odłożyła dokumentów na miejsce. Co gorsza istnieje możliwość, że dokumentacji nie znajdziemy. Jakie mamy możliwe rozwiązania takiej sytuacji?

Najtańszym i najszybszym sposobem jest wprowadzenie ewidencji pobieranych dokumentów. Jednak musimy tutaj pamiętać, że podobnie jak ktoś może zapomnieć o odłożeniu dokumentu, tak samo istnieje ryzyko pominięcia wpisu w ewidencji.

Droższym jednak bardziej wydajnym sposobem jest wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Nawet jeśli prawnie wybrane dokumenty muszą posiadać również swoją formę tradycyjną, na potrzeby wewnętrzne może być utworzona kopia elektroniczna.

Nieuprawniony dostęp do dokumentów

Przetwarzając wszystkie dokumenty w tradycyjny sposób często nawet nieświadomie narażamy się na ryzyko wycieku danych lub wejście ich w nieodpowiednie ręce – pozostawienie dokumentów na biurku, czy przeszukiwanie całych zbiorów w poszukiwaniu konkretnej dokumentacji. Przetwarzając dokumenty papierowe mamy znacząco ograniczony potencjał na zwiększenie bezpieczeństwa. Przede wszystkim pracownicy powinni mieć świadomość ryzyka błędów oraz znać zasady przetwarzania dokumentów.

Zniszczenie dokumentów firmowych

Dokumenty w formie papierowej bardzo szybko mogą ulec zniszczeniu – prawdopodobieństwo zniszczenia całego archiwum jest stosunkowo małe. Jednak możliwe. Na początku lutego 2021 roku czytaliśmy o pożarze w archiwum w Krakowie. Podczas tego incydentu zniszczone zostały dokumenty gromadzone przez prawie trzy dekady, z czego wiele z dokumentów nie miało utworzonych nawet kopii. Częściej jednak mamy do czynienia z zalaniem dokumentu różnymi napojami, podarciem czy przypadkowym wrzuceniem go do niszczarki.

Jak można zapobiegać takim sytuacjom? Niezależnie od tego czy decydujemy się na digitalizację, czy chcemy pracować z papierową wersją dokumentów, musimy pamiętać o stworzeniu kopii, która powinna być przechowywana w innym miejscu niż oryginalne dokumenty.

Jak usprawnić obieg dokumentów - od czego zacząć?

Dla wielu osób proces digitalizacji jest dużym wyzwaniem, często nie chodzi nawet o sam koszt takiej inwestycji, a o jej rozmiar i ewentualny czas trwania. Proces ten nie wiąże się wyłącznie z „zeskanowaniem wszystkich dokumentów i wrzuceniem ich do systemu”. Należy wybrać odpowiedni system, który obejmie również odwzorowanie dotychczasowych procesów - workflow oraz ułatwi przyszłą pracę. Należy zmapować procesy firmy, zdefiniować założenia dla przyszłego systemu, korzyści jakie chcemy osiągnąć, problemy, etc.

Odbierz bezpłatny E-book "Jak zautomatyzować procesy i zarządzanie dokumentami w firmie" i dowiedz się

• - Jak udanie wdrożyć automatyzację obiegu dokumentów i procesów w firmie
• - Jak stworzyć mapy procesów biznesowych i obiegu dokumentów?
• - Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie wspierające automatyzację i digitalizację procesów

Skorzystaj z kalkulatora

Wybór systemu do zarządzania dokumentami

Obecnie na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań wspierających elektroniczny obieg dokumentów w firmie, że ciężko nam jest się odnaleźć i porównać ich funkcjonalności. Jakie oprogramowania są dostępne?

Programy chmurowe

Są to narzędzia do których dostęp mamy z poziomu przeglądarki internetowej. Programy web odznaczają się wysoką jakością szaty graficznej jednak nie zawsze jest możliwość ich dopasowania do indywidualnych wymagań. Dużym plusem, a jednocześnie również dużym minusem jest zakup programu w wersji abonamentowej. Dlaczego? Jako plus możemy wskazać łatwość przejścia na inny program, jeśli dane rozwiązanie nam nie odpowiada, możemy szybko zrezygnować z dalszej subskrypcji, co ważniejsze miesięczne opłaty nie zwiększają znacząco kosztów firmy. Minusem rozwiązań abonamentowych jest częsty problem z eksportem zapisanych już danych. W skrajnych przypadkach firmy nie mogą wyeksportować dokumentów. Program webowy pozwala na wgląd do danych z każdego urządzenia mającego połączenie z siecią WiFi, co w otwartych sieciach zwiększa ryzyko kradzieży danych.

Aplikacje desktopowe

Na rynku dostępne są również programy instalowane bezpośrednio na komputerach lub serwerach. Programy te zazwyczaj są mniej intuicyjne, jednak po krótkim szkoleniu dające dużo więcej możliwości. Graficznie wyglądają znacznie słabiej niż najnowsze programy web. Dodatkowo zakup programu desktopowego wiąże się zazwyczaj z jedną większą opłatą za system. A w czasie użytkowania musimy liczyć się z koniecznością uiszczania opłaty serwisowej, która inaczej niż w przypadku rozwiązań chmurowych nie jest wliczana w początkowy koszt.

Wybór programu powinien zależeć od naszych wymagań, jeśli stawiamy na przyjemność użytkowania to powinniśmy postawić na rozwiązanie web, jeśli zaś zależy nam na specyficznych funkcjonalnościach lepiej wybrać rozwiązanie desktopowe. Aby maksymalnie usprawnić obieg dokumentów w firmie warto również wprowadzić rozwiązanie OCR, które pozwala na inteligentne rozpoznawanie tekstu z pliku graficznego

Określenie sposobu przechowywania danych cyfrowych

W wielu organizacjach mamy narzucony sposób archiwizowania i przetwarzania dokumentów. Chcąc przejść na e-obieg dokumentów w firmie, w której wszystkie dokumenty powinny być przechowywane wewnętrznie i aby do minimum ograniczony dostęp z zewnątrz lepiej wybrać aplikacje desktopowe. Są one instalowane na komputerach użytkowników lub serwerze, do którego dostęp mają wyłącznie określone osoby np. tylko w sieci firmowej lub łącząc się przez VPN.

Rozwiązania webowe pozwalają zazwyczaj na dostęp wyłącznie dzięki samemu dostępowi do sieci. Takie rozwiązanie jest mniej bezpieczne, zwłaszcza jeśli ktoś korzysta z otwartych sieci Wi-Fi.

Uprawnienia dostępu – zdefiniowanie

Przed przystąpieniem do wyboru systemu wspierające elektroniczny obieg dokumentów warto określić jakie uprawnienia dostępu będą potrzebne dla przyszłych użytkowników. Dzięki temu znacznie łatwiej i szybciej będziemy mogli określić, które programy spełniają nasze kryteria bezpieczeństwa.

Dodatkowo powinniśmy zwrócić uwagę również na to w jaki sposób nasze dokumenty są przechowywane, jak można je odzyskać np. w przypadku nieumyślnego usunięcia pliku, etc.

Proces digitalizacji zasobów archiwalnych

Mając wiele dokumentów w formie papierowej często nie wiemy, jak zacząć ich digitalizacje oraz jak odzwierciedlić nasze księgi w formie elektronicznej.

Niezależnie czy zdecydujemy się na samodzielną digitalizację czy wybierzemy doświadczoną firmę warto na początku jasno określić, które dokumenty muszą pozostać w formie papierowej, a które będziemy mogli po digitalizacji zniszczyć. Pomoże nam to znacznie ograniczyć koszty archiwizacji.

Podczas całego procesu należy pamiętać, że każdy dokument powinien mieć przynajmniej jedną kopię. Dokumenty papierowe mogą mieć ją w formie elektronicznej – taki dokument znacznie ciężej będzie zniszczyć. Dokumenty elektroniczne powinny mieć automatycznie tworzoną kopię zapasową. Systemy oferują różne możliwości, zazwyczaj jest to tworzenie kopii raz na dobę lub raz na godzinę, zdarzają się również rozwiązania oferujące tworzenie kopii w czasie rzeczywistym, czyli od razu po zapisaniu nowego dokumentu. Wybór zależy oczywiście od tego, ile dokumentów generujemy/przetwarzamy w ciągu dnia.

Przejście na cyfrowe dane

Warto pamiętać, że proces przejścia na cyfrowy obieg dokumentów nie będzie trwał tydzień czy dwa, będzie to znacznie dłuższy okres czasu. Aby maksymalnie go usprawnić i przyśpieszyć warto zaangażować w projekt wszystkich pracowników. Oczywiście mówimy tutaj o uczestnictwie np. w szkoleniach z bezpiecznego przetwarzania dokumentów elektronicznych lub szkoleniach uzupełniających dla starszych pracowników. Pomogą one pracownikom zrozumieć jakie niebezpieczeństwa czyhają na nich w przyszłości oraz jak się przed nimi bronić. Dobrze przeszkolona kadra jest podstawą sukcesu całego projektu. Więcej o automatyzacji dzieki systemowi DMS dowiesz się z naszego artykułu Jak zautomatyzować procesy i zarządzanie dokumentami w firmie?

Skorzystaj z kalkulatora DMS i natychmiast poznaj koszty wdrożenia

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora