Jak zautomatyzować procesy i zarządzanie dokumentami w firmie?

Automatyzacja procesów i zarządzania dokumentami?

Pomysł na wprowadzenie tego typu usprawnień w firmie jest oczywiście świetną decyzją. Gorzej jednak jest z jego realizacją. Zlecając kwestię elektronicznego zarządzania dokumentami asystentkom i sekretarkom firmy najczęściej skupiały się na analizie przedstawionych ofert od różnych dostawców. Wybór rozwiązania nie zawsze był poprzedzony analizą potrzeb, spotkaniem i omówieniem oferty od dostawcy, co skutkowała zazwyczaj tym, iż wybierano najtańsze rozwiązanie.
Brak świadomości własnych potrzeb oraz znajomości własnych procesów w przypadku takich wdrożeń powodował, że to przedsiębiorstwo i jego procesy biznesowe musiała dostosować się do systemu obiegu dokumentów, choć w rzeczywistości powinno być odwrotnie. W rezultacie wiele firm, które wdrożyły elektroniczny system zarządzania dokumentami de facto w żaden sposób nie usprawniło działania swoich procesów firmowych. Wręcz przeciwnie. Nie odniosły żadnych wymiernych korzyści, straciły mnóstwo czasu a cyfrowa transformacja w tym wypadku nie powiodła się. O korzyściach, jakie płyną z wdrożenia oprogramowania do zarządzania dokumentacja pisaliśmy w naszym artykule Zarządzanie dokumentami czyli w jaki sposób firma może skorzystać na oprogramowaniu DMS?

W jakich obszarach firmy warto wykorzystać elektroniczny obieg dokumentów?

Projekty związane z elektronicznym zarządzaniem dokumentami służą najczęściej ujednoliceniu dostępu do informacji w poszczególnych działach firmy, szczególnie w sytuacji, gdy stosują one różne praktyki dotyczące danych. Celem jest wypracowanie kompleksowego rozwiązania aby zapewnić jednolity standard digitalizacji, przetwarzania i przechowywania dokumentów. Poza usprawnieniem wykonywania konkretnych zadań przez użytkowników istotne jest także wsparcie organizacji pracy poprzez kierowanie jej przepływem. Workflow (z ang. przepływ pracy) to automatyzacja procesów, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych.

Właściwy przepływ dokumentów to zazwyczaj bolączka działów HR i księgowości ewentualnie działów prawnych. To właśnie w tych działach można w pierwszej kolejności wdrożyć zarządzanie dokumentami na niewielką skalę np. system obiegu faktur. Pozwoli to na wstępne określenie korzyści, które następnie można wykorzystać w innych obszarach działalności.

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami elektronicznymi (DMS) może być też dobrym pierwszym krokiem do rozpoczęcia transformacji cyfrowej w swojej firmie. Przejście z obiegu dokumentów w formie papierowej na obieg elektroniczny (dzięki odpowiednim narzędziom do optymalizacji) daje możliwości bardziej złożonej automatyzacji procesów i szczegółowej analizy operacji biznesowych w organizacji. Zdecydowanie warto postawić na tego typu usprawnienie w firmie. Na ten temat pisaliśmy w naszym artykule blogowym Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie - czyli jak ogarnąć papierkowy chaos i nie zwariować?

Po co w ogóle potrzebna jest automatyzacja procesów i obiegu dokumentów w firmie?

W wielu firmach, nawet tych które od dłuższego czasu, z powodzeniem funkcjonują na rynku, istnieje duża potrzeba poukładania i reorganizacji niektórych procesów. Nie tylko dlatego, aby mogły przebiegać sprawnie i bezproblemowo ale też aby odciążyć pracowników, zintegrować wybrane działania w ramach organizacji i zwiększyć ich skuteczność. Firmy wdrażające systemy automatyzacji obiegu dokumentów elektronicznych zakładają, że będą one realizować wiele różnych zadań. Do najważniejszych założeń i oczekiwań związanych z takim systemem należą:

• wzrost efektywności procesów związanych z obsługą dokumentów,
• wyeliminowanie czynnika ludzkiego z procesu obiegu dokumentów jako potencjalnego źródła błędów a w konsekwencji ograniczenie ilości pomyłek,
• większa kontrola nad realizacją obiegu dokumentów,
• stworzenie centralnego miejsca do przechowywania i archiwizacji dokumentów,
• poukładanie i ustrukturyzowanie aktualnych procesów obiegu dokumentów.

Zanim więc rozpoczniemy realizację projektu automatyzacji czy też digitalizacji warto zastanowić się nad główną kwestią:

Co spowodowało, że właśnie teraz rozważamy wdrożenie takiego oprogramowania i jaki główny cel chcemy w związku z tym osiągnąć?

Na tym etapie powinieneś już mieć zebrane i omówione procesy, które chcesz poddać digitalizacji i automatyzacji. Jeżeli w dalszym ciągu masz wątpliwości i nie wiesz, czy omówiłeś wszystkie kwestie, zapoznaj się z naszym artykułem Często zadawane pytania przed wyborem systemu DMS

Jak udanie wdrożyć automatyzację procesów i obiegu dokumentów w firmie?

Wdrożenie oprogramowania do obiegu dokumentów wymaga szczegółowego zaplanowania działań. W tym celu należy zastanowić się nad kilkoma obszarami. Dobrymi praktykami w tym zakresie będzie:

• zmapowanie i automatyzacja procesów biznesowych i obiegu dokumentów, które będziemy chcieli digitalizować i zautomatyzować,
• określenie procesów oraz obiegu dokumentów do digitalizacji,
• określenie wymagań w stosunku do oprogramowania, które ma służyć do digitalizacji,
• na podstawie ustalonych kryteriów wybór oprogramowanie, które ma wspierać automatyzację procesów.

Jeżeli udało Ci się pomyślnie zakończyć powyższe działania, to możesz przystąpić do realizacji wdrożenia. Ważne jest aby monitorować automatyzację wdrażanych kolejno procesów i na bieżąco usprawniać je. Warto również określić KPI aby mierzyć poziom realizacji założonych wcześniej celów digitalizacji.

Jak stworzyć mapy procesów biznesowych i obiegu dokumentów?

Poprawne zautomatyzowanie procesów i obiegu dokumentów w firmie wymaga przede wszystkim ich dobrego zrozumienia. W tym celu należy dokładniej sprecyzować naszą wstępną wizję procesów i obiegów, które będziemy automatyzować i digitalizować. Pomoże nam w tym mapowanie procesów biznesowych czyli zwizualizowanie przebiegu procesów czy to w formie opisów tekstowych czy też graficznie.

Jednym z bardziej popularnych sposobów na mapowanie, wizualizację procesów i wszelkiego rodzaju obiegów jest notacja BPMN (Business Process Model and Notation). Pozwala ona czytelnie pokazać, jak przebiega nawet bardzo złożony proces.

To niezwykle ważny krok, gdyż będzie bezpośrednio rzutował na nasze kolejne działania. Warto więc przyłożyć się do mapowania i zlecić je osobie, która najlepiej zna procesy firmowe i będzie w stanie analitycznie podejść do tego temat.

Odbierz bezpłatny E-book "Jak zautomatyzować procesy i zarządzanie dokumentami w firmie" i dowiedz się

• - Jak udanie wdrożyć automatyzację obiegu dokumentów i procesów w firmie
• - Jak stworzyć mapy procesów biznesowych i obiegu dokumentów?
• - Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie wspierające automatyzację i digitalizację procesów

Skorzystaj z kalkulatora

Jak wybrać procesy do digitalizacji?

Jeżeli udało nam się stworzyć odpowiednie opisy i mapy procesów, to musimy określić, który z procesów biznesowych zostanie zdigitalizowany w pierwszej kolejności. Pamiętajmy, że jest to działanie długotrwałe. Aby odnieść sukces nasze działania muszą stopniowo ewoluować aż do osiągnięcia zakładanego celu. Najlepiej, jeżeli w pierwszej kolejności wdrożymy proces, który:

• będzie posiadać szeroko widoczne rezultaty
• będzie miał prosty przebieg i małą liczbę wyjątków, aby można było szybko pokazać korzyści i ułatwienia wynikające ze wdrożenia
• będzie pokazywać realizację celów, jakie postawiliśmy sobie przed wdrożeniem automatyzacji i digitalizacji.

Jak określić wymagania co do oprogramowania wspierającego automatyzację w zarządzaniu dokumentami?

Aby podjąć decyzję, które oprogramowanie wesprze nas w digitalizacji i automatyzacji zarządzania dokumentami, warto określić swoje wymagania w stosunku do tego typu rozwiązania. Problemem jest jednak duża ilość wymagań i pokusa wzięcia wszystkiego co jest możliwe, to jednak może okazać się kosztowne i znacznie przewyższać nasze możliwości. Warto więc w tym wypadku podzielić wymagania na kategorie nadające im priorytety. Dla każdej funkcjonalności musimy więc podać jedną z 4 kategorii:

MUST HAVE - rozwiązanie musi mieć daną funkcjonalność, ponieważ jest ona kluczowa dla skutecznej realizacji digitalizacji i automatyzacji.

SCHOULD HAVE - rozwiązanie powinno mieć daną funkcjonalność ale nie jest ona potrzebna w tym momencie. Musi mieć jednak możliwość jej dodania w przyszłości.

COULD HAVE - dobrze byłoby, gdyby rozwiązanie miało daną funkcjonalność ale nie jest ona istotna z punktu widzenia celów digitalizacji.

WON’T HAVE - rozwiązanie nie musi mieć danej funkcjonalności, jest ona najmniej istotna i możemy z niej łatwo zrezygnować.

Jak wybrać oprogramowanie do automatyzacji procesów i obiegu dokumentów w firmie?

Na rynku dostępne są różne platformy do automatyzacji procesów biznesowych i elektronicznego obiegu dokumentów. Są to różnego rodzaju aplikacje biznesowe często również w postaci coraz bardziej popularnej aplikacji webowej ale także jako rozwiązania desktopowe. Poniżej zaprezentujemy wszechstronne rozwiązanie DOCUframe firmy GSD Software oraz opiszemy, w jakich obszarach program może nam pomóc w automatyzacji.

Elastyczny system ECM/DMS optymalizujący procesy przedsiębiorstwa

DOCUframe jest inteligentną platformą informacyjno-komunikacyjną, wspierającą wszelkie działania w zakresie zarządzania dokumentami, CRM, pracy grupowej, gospodarki towarowej i przepływów pracy. Zintegrowane środowisko programistyczne pozwala przeszkolonemu użytkownikowi samodzielnie dopasowywać oprogramowanie do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Oznacza to, że użytkownicy mają bezpośredni wpływ na to jak będzie wyglądał i działał ich system oraz jakie funkcjonalności będzie wykorzystywał.

DOCUframe posiada szereg modułów rozszerzających i cały czas tworzone są nowe. Dzięki temu program oferuje gotowe rozwiązania dla różnych obszarów firmy. Modułowa budowa systemu pozwala również na wybór tych funkcjonalności, które w przypadku naszej firmy są potrzebne.

Bezpieczne przetwarzanie dokumentów cyfrowych

Moduł DOCUframe Zarządzanie dokumentami pozwala na bezpieczne przetwarzanie dokumentów w formie cyfrowej. Umożliwia to znaczną redukcje dokumentów papierowych oraz zmniejsza nakłady pracy związane z ich obiegiem, przetwarzaniem i przechowywaniem. W systemie każdy dokument zapisany jest tylko raz, a funkcja przypisywania pozwala wielu użytkownikom na bezpośredni dostęp do niego z dowolnego miejsca. Dzięki temu w DOCUframe mamy zawsze aktualną wersję dokumentu. W łatwy sposób możemy następnie odnaleźć go za pomocą rozbudowanych filtrów wyszukiwania lub funkcji wyszukiwania pełnotekstowego. To wszystko zapewnia nam wysoki komfort i jakość pracy, bezpieczeństwo danych, wzrost wydajności oraz oszczędność czasu i pieniędzy.

Zarządzanie zakupami i sprzedażą

Moduł DOCUframe Gospodarka towarowa pozwala na sprawne zarządzanie zakupami, sprzedażą i magazynem w firmie produkcyjnej, handlowej i usługowej. Program ogranicza konieczność wprowadzania danych w różnych miejscach i daje możliwość intuicyjnego tworzenia wszelkich dokumentów handlowych i magazynowych, generowania propozycji zamówień oraz ewidencjonowania zapasów. Dzięki temu zapewnisz firmie wzrost sprzedaży, zoptymalizujesz zakupy, uporządkujesz magazyn, a także w bezpieczny sposób będziesz przetwarzał dane klientów oraz informacje o transakcjach. Za pomocą funkcji CRM możesz tworzyć i zarządzać procesami w sprzedaży, definiować kolejne kroki oraz analizować postępy w pracy. To wszystko znacząco wpływa na produktywność i rozwój biznesu, pozwala na zarządzanie znacznie większą liczbą klientów w krótszym czasie, a co za tym idzie, zwiększenie obrotów i zysków w firmie.

Nowoczesne zarządzanie hotelem i restauracją

Moduł DOCUframe Hotel&Gastro pozwala na kompleksowe zarządzanie ofertą hoteli i restauracji. Program daje możliwość sprawnego zarządzania rezerwacjami oraz personelem obiektów. Dodatkowe aplikacje mobilne HotelRoom i GastroKasse usprawniają obsługę gości hotelowych i restauracyjnych. Dzięki kompleksowemu rozwiązaniu jesteśmy w stanie uzyskać wyższą jakość usług oraz skrócić czas obsługi klienta, co przekłada się na wzrost sprzedaży oraz optymalne wykorzystanie zapasów, a także znaczące podniesienie komfortu pracy pracowników.

Wydajna praca serwisu

Moduł DOCUframe Serwis&Helpdesk zapewnia pełną obsługę zleceń serwisowych i zapytań helpdesk. Rozwiązanie umożliwia przyjmowanie zgłoszeń, wydawanie zleceń a także pozwala na wgląd w bieżącą informacje o ich statusie oraz zdalną komunikacje z klientem w czasie rzeczywistym. Dzięki temu nawet najbardziej skomplikowane usługi i zlecenia są rozwiązywane w prosty i wydajny sposób, a czas obsługi interesantów ulega znaczącemu skróceniu. Maksymalna automatyzacja procesów biznesowych oraz możliwość tworzenia zleceń o różnych poziomach pilności gwarantuje płynne i szybkie procesowanie zgłoszeń, a także trafne przydzielanie zleceń. Wpływa to na wzrost satysfakcji klientów z poziomu obsługi oraz większy komfort pracy serwisantów.

Zgodna z prawem archiwizacja danych

Moduł DOCUframe Cyfrowa komunikacja&Archiwizacja to gwarancja pełnej integracji systemów komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej oraz bezpiecznego, zgodnego z wymogami prawnymi przetwarzania i archiwizowania danych. Program pozwala na sprawną komunikację z klientami firmy za pomocą poczty elektronicznej i telefonu, komunikację wewnątrz firmy bez konieczności wysyłania maili, zintegrowane zarządzanie spotkaniami a także monitorowanie i przesyłanie dokumentów. Dzięki aplikacji mobilnej DOCUframe App możliwy jest również zdalny dostęp do informacji w bazie danych oraz komunikacja z innymi współpracownikami znajdującymi się poza firmą. Ponadto wielopoziomowy system uprawnień, obiektowa baza danych a także inne mechanizmy ochrony zabezpieczają firmowe dokumenty i dane przed nieautoryzowanym dostępem. Rozwiązanie to usprawnia i ułatwia komunikację w firmie we wszystkich aspektach jej działalności a także zapewnia bezpieczeństwo przetwarzanych danych. W znacznym stopniu usprawnia to działanie firmy, podnosi komfort pracy, zwiększa wydajność i przyczynia się do lepszego przepływu informacji i obiegu dokumentów w organizacji.

Szybkie i wydajne zarządzanie pracownikami

GSD Human Resource Management  umożliwia zredukowanie nakładu pracy związanego z zarządzaniem dokumentacją pracowniczą oraz rekrutacją nowych pracowników do niezbędnego minimum. Moduł HRM wspiera zarządzanie pracownikami we wszystkich obszarach administrowania danymi i dokumentacją pracowniczą. Cyfrowe dane osobowe obejmują wszelkie istotne dokumenty, informacje o zarobkach i stanowisku oraz kompetencjach i kwalifikacjach wszystkich pracowników. System zabezpieczeń i uprawnień umożliwia użytkownikom uzyskanie dostępu do wybranych dokumentów (np. elektroniczne wnioski urlopowe i informacji z zakresu HR. Usprawnia to komunikację z pracownikami, redukuje koszty administracyjne oraz skraca proces rekrutacji. Więcej informacji na temat sposobu wyboru najlepszego rozwiązania do zarządzania dokumentami znajdziesz w naszym artykule Jak wybrać najlepszy system obiegu dokumentów?

Twoje procesy są wyjątkowe czyli wdrożenie automatyzacji procesów w firmie

Automatyzacja procesów powinna być jednym z głównych celów każdej firmy. W przypadku większości firm nawet z tej samej branży procesy biznesowe wyglądają jednak inaczej. Dlatego też duże znaczenie ma elastyczność oprogramowania, która pozwoli na dopasowanie systemu do wymagań procesów w firmie. DOCUframe oferuje szerokie możliwości elastycznego dopasowania do potrzeb firmy w różnych obszarach i branżach, dzięki czemu możliwe jest cyfrowe odwzorowanie i zautomatyzowanie nawet najbardziej skomplikowanych i wymagających procesów firmowy.

Również rozwój firmy i zmieniające się warunki gospodarcze wymuszają wprowadzanie zmian w sposobie działania firmy. Szerokie możliwości dopasowania systemu DOCUframe umożliwiają rozwój oprogramowania wraz ze wzrostem firmy. Oznacza to, iż system będzie można rozbudowywać w miarę rosnących potrzeb bez konieczności dokonywania radykalnych zmian. Jest to istotne z punktu widzenia inwestycji w oprogramowanie, która powinna przynosić firmie realne korzyści przez wiele lat.

Inwestycja w cyfryzację i automatyzację procesów dziś może stanowić o przyszłych przewagach konkurencyjnych całej firmy. Warto jednak pamiętać, że efektywność i skuteczność realizacji cyfrowej transformacji w dużej mierze zależy od przygotowanego planu i strategii działania. Potrzeba dużego zaangażowania często całego zespołu osób współpracujących ściśle ze sobą w firmie a także wsparcia zewnętrznych partnerów, którzy w aspekcie automatyzacji procesów posiadają odpowiednią wiedzę oraz doświadczenie.

W kontekście procesów biznesowych warto wspomnieć również o zarządzaniu procesami biznesowymi czyli tzw. Business process management. Umożliwia ono realizację celów biznesowych poprzez przejęcie kontroli nad różnymi procesami zachodzącymi w organizacji. Proces automatyzacji istniejących procesów i powtarzalnych zadań pozwala bowiem zyskać więcej czasu i zasobów na innowacje i rozwój a także osiągnąć przewagę konkurencyjną. Coraz częściej mówi się również o zjawisku "zrobotyzowania automatyzacji procesów" czyli – Robotic Process Automation. Jest to technologia automatyzacji powtarzalnych procesów biznesowych, z wykorzystaniem programów komputerowych – robotów symulujących pracę człowieka.

Jakie korzyści może osiągnąć firma wdrażając zautomatyzowane elektroniczne zarządzanie dokumentami?

Elektroniczny obieg dokumentów jest niezwykle przyszłościowym rozwiązaniem, którego implementacja daje liczne korzyści biznesowe dla firm i organizacji w każdej branży. Korzystające z niego przedsiębiorstwa zyskują najczęściej poprawę jakości swojego funkcjonowania oraz zwiększają szybkość podejmowania decyzji, co w obecnych warunkach ma często kluczowe znaczenie. O poprawie komunikacji w firmie pisaliśmy już w artykule Jak system DMS może wspierać komunikację między działami w twojej firmie?

Skorzystaj z kalkulatora DMS i natychmiast poznaj koszty wdrożenia

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora

Przechowywanie dokumentacji w formie cyfrowej znacząco skraca czas potrzebny do wyszukiwania potrzebnych w danym momencie dokumentów i informacji. Dodatkowo pracownicy mają dostęp do zawsze najbardziej aktualnych oraz obowiązujących w danym momencie informacji i danych, co z kolei pozwala im na lepszą i dokładniejszą realizację powierzonych zadań związanych z pracą z dokumentami.

Rezygnacja z papierowych dokumentów na rzecz jej elektronicznego odpowiednika, daje również korzyści finansowe w postaci oszczędności papieru oraz mniejszych kosztów związanych z wytwarzaniem drukowanych dokumentów. Dzięki temu firmy mogą realizować i wcielać w życie niezwykle popularną i modną w ostatnich latach koncepcję biura bez papieru (paperless office).

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to również sposób na odciążenie pracowników w kwestii szeregu powtarzalnych, monotonnych a do tego mało skomplikowanych czynności. Czynności te są szczególnie podatne na tzw. błędy ludzkie a ich realizacja jest zwykle nudna i męcząca. Ze względu na swoją specyfikę stają się one idealnymi kandydatami do automatyzacji w ramach elektronicznego obiegu dokumentów. W efekcie przepływ pracy wg narzuconych przez system działań zgodnych z procedurami i regułami panującymi w firmie jest realizowany w pewniejszy, spokojniejszy, wydajniejszy i bardziej poprawny sposób. Temat usprawnień obiegu dokumentów w firmie opisaliśmy w naszym artykule 5 sposobów jak usprawnić obieg dokumentów w twojej firmie

Wszystko zaczyna się od rozmowy

Jeżeli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób rozpocząć lub usprawnić realizację automatyzacji i digitalizacji procesów oraz stworzyć system obiegu dokumentów w Twojej firmie, to najlepszym pierwszym krokiem jest rozmowa z jednym z naszych ekspertów. Podczas rozmowy nasz ekspert, na podstawie przedstawionej przez Ciebie sytuacji, zaproponuje wstępne możliwości rozwiązań wyzwania, które jest obecnie najważniejsze dla Twojej firmy