Post image
2 kwietnia 2021

Każdy, kto miał styczność z pracą związaną z zarządzaniem zasobami ludzkimi wie, że współczesne wyzwania nie są łatwym kawałkiem chleba. Z jednej strony praca stawia wiele ciekawych wyzwań, z drugiej jest codzienną niewiadomą. Dodatkowo, obecna sytuacja wywróciła pracę wielu działów HR do góry nogami. Dla firm w których praca zdalna jest nowością musiały nauczyć się funkcjonowania w nowej rzeczywistości. Przejście na wideo rozmowy i czaty, kontrola wykonywanej pracy zdalnej, rekrutacja zdalna, wdrożenie rozwiązań np. podpisu elektronicznego – tego wszystkiego musieliśmy się nauczyć.

W każdej firmie obsługa procesów HR wygląda inaczej. Wiele systemów dedykowanych dla działów HR pozwala na usystematyzowanie głównych procesów. Jednak często mimo, zastosowania rozwiązań IT dla działów kadrowych nie udaje się usprawnić wszystkich procesów HR. W standardowych programach często pomijane są problemy, które w dłuższej perspektywie czasu generują ogromne nakłady pracy – udzielanie informacje o urlopach, rozliczanie ubrań roboczych i wyposażenia, szkolenia pracownicze, zarzadzanie funduszem socjalnym, przechowywanie „luźnych” notatek pracowniczych. W GSD staramy się maksymalnie usprawnić nawet najbardziej wymagające procesy HR.

Ścisłe odwzorowanie organizacji firmy.

Od 2019 roku istnieje możliwość prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników organizacji w formie elektronicznej. Takie rozwiązanie powinno być znacznym ułatwieniem, jednak jak to wygląda w praktyce? Duża część rozwiązań dla działów HR nie daje możliwości wprowadzania dopasowań przez co w efekcie nakłady pracy nie zostają znacząco ograniczone.

checklisty

Są jednak dostępne rozwiązania pozwalające na wprowadzanie dowolnych ewaluacji jak np. linkowanie wewnętrzne różnych dokumentów w wielu miejscach. Zastosowanie linkowania wewnętrznego pozwala na wielokrotne przypisywanie do siebie dokumentów, dzięki czemu szybciej odnajdujemy wybrane dokumenty.

Płynna wymiana wiedzy i informacji

Odpowiedni przepływ informacji i dokumentów oraz sprawna komunikacja jest w większości firm problemem nie tylko działu HR, ale całej firmy. W dzisiejszym świecie jesteśmy zalewani tak dużą ilością informacji i danych, że sprawne filtrowanie, kategoryzowanie i przetwarzanie ich jest szczególnie ważne. Tylko sprawny przepływ informacji może zagwarantować nam sukces.
Rozwiązania IT powinny wspierać firmy w optymalnym zarządzaniu dokumentami np. przez takie funkcjonalności jak automatyczne przypisywanie poczty i dokumentów do wybranych adresów czy zastąpienie powielania dokumentów linkowaniem i wersjonowaniem ich oraz szerokimi możliwościami określenia uprawnień dostępu.

Szybsze generowanie dokumentów

Duża rotacja pracowników, zwłaszcza w firmach produkcyjnych, monotonne tworzenie kilkudziesięciu umów miesięcznie, czy wystawianie potrzebnych zaświadczeń dla pracowników – to tylko niektóre z procesów, które powinny zostać zautomatyzowane. Pracownicy na wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu czy zarobkach muszą czekać nawet kilka dni, zwłaszcza jeśli firma działa na wiele zmian. Zanim informacja dotrze do odpowiedniej osoby, zostaną zebrane wybrane dane i przygotowany dokument mija przynajmniej kilka godzin, a przecież proces ten może zostać skrócony do kilku minut.
Optymalne rozwiązanie IT powinno wspierać HRowca we wszystkich procesach od rozpoczęcia procesu rekrutacji i utworzenia profilu kandydata, przez automatyczne wygenerowanie umowy, aż po przekształcenie profilu kandydata w pełnoprawnego pracownika.

Checklisty na onboardingu

Każdemu doświadczonemu HRowcowi zdarzyło się zapewne choć raz w swojej karierze zapomnieć przygotować wcześniej wszystkie potrzebne rzeczy, aby nowy pracownik mógł sprawnie rozpocząć pracę, a niektórym nawet zdarzyło się zapomnieć, że „to już dziś”. Dobrze działający system IT dla działu HR powinien odpowiednio wcześnie przypomnieć nam o konieczności zakupu nowego biurka, komputera, czy wcześniejszym poinformowaniu współpracowników o nowym koledze.

Zarządzanie ludźmi

Odpowiednie przygotowanie na pewno poprawi pierwsze odczucia nowego pracownika, zmniejszy jego stres oraz zminimalizuje rozproszenie wśród innych pracowników, co będzie miało odzwierciedlenie w wydajności pracy naszych zespołów.

Urlopy

Odpowiednie określenie liczby przysługujących dni urlopowych to już połowa sukcesu, jednak pracownicy dość często proszą o informację – „Ile dni urlopowych pozostało do wykorzystania?” Jeśli mamy 20-30 pracowników jesteśmy w stanie jakoś nad tym wszystkim zapanować, jeśli jednak mamy 100, 200 i więcej pracowników wtedy tworzy nam się już mission impossible. A co, gdyby system pozwalał pracownikom na samodzielne sprawdzenie ilości dni urlopowy czy, wystawienie elektronicznego wniosku urlopowego? Takie rozwiązanie na pewno oszczędziło by nie jedną godzinę pracy.

Szkolenia i badania okresowe

W firmach i na stanowiskach, gdzie od pracowników wymagane są wyłącznie badania okresowe i szkolenia BHP dość łatwo jest nam kontrolować terminy. Jednak w przypadku firm produkcyjnych, gdzie każde stanowisko obwarowane jest innymi przepisami, wymaganiami i szkoleniami z których otrzymane uprawnienia są nadawane na różne okresy czasu, kontrola nad wszystkimi terminami jest znacznie cięższa.
Optymalne rozwiązanie IT powinno pozwalać na kontrolowanie wszystkich terminów szkoleń i badań, wyszukiwanie i filtrowanie po dowolnych danych oraz na automatyczne przypomnienia w przypadku zbliżającego się terminu ważności badań i wygaśnięcia uprawnień.

Dostęp pracowników do wybranych danych

Pracownicy biurowi z natury mają większą swobodę w kontaktowaniu się z działem HR niż pracownicy produkcyjni. Mają oni możliwość wglądu w przysługujące urlopy czy prostszą, krótszą ścieżkę komunikacji. Wiele operacji mogą przeprowadzić z minimalnym zaangażowaniem pracownika HR. Pracownicy fizyczni, produkcyjni w czasie swojej pracy zazwyczaj nie mają lub mają znacznie ograniczony dostęp od komputera. Przez co większość swoich spraw i zapytań do działu HR kierują przez swoich przełożonych.
W idealnym systemie wsparcia HR wszyscy pracownicy powinni mieć możliwość dostępu do wybranych danych i przeprowadzenia niektórych operacji. Dostęp ten może być przydzielony czy to z poziomu ogólnodostępnego komputera, aplikacji mobilnej czy przeglądarki internetowej. Wprowadzenie takiej automatyzacji pozwoli znacznie odciążyć nasz dział HR.

W GSD pomagamy firmom produkcyjnym i handlowym zoptymalizować wszystkie procesy związane z przetwarzaniem dokumentów, zarządzaniem HR miękkim i HR twardym oraz szerokorozumianym zarządzaniem umiejętnościami naszych pracowników. W naszej codziennej pracy tworzymy rozwiązania oparte o konkretne procesy firmy, dzięki czemu finalne rozwiązanie nie narzuca zmiany tylko wpisuje się i automatyzuje dotychczasowe procesy przedsiębiorstwa. Jeśli myślisz o wprowadzeniu rozwiazań wspierających HR w firmie umów się na bezpłatną konsultacje

Chcesz porozmawiać o swoim projekcie? Skontaktuj się z nami!

więcej