Jakie wybrać oprogramowanie dla kancelarii prawnej?

Program do kancelarii prawnej

Oczywiście nie każdy radca prawny potrzebuje do codziennej pracy od razu dedykowanego programu czy aplikacji do obsługi kancelarii. Mniejsze jedno- czy dwuosobowe kancelarie prowadzące naraz raptem kilka spraw nie będą potrzebować  zaawansowanych  narzędzi do zarządzania kancelarią. Dopiero wraz ze wzrostem ilości pracy może się okazać, że sprawy, zadania i rozliczenia zaczynają wymykać się spod kontroli prawników.

Dla małego zespołu najważniejsze będzie wsparcie w zakresie wymiany informacji i aktualnie wykonywanych zadań. Jako program do obsługi kancelarii wystarczy zazwyczaj proste narzędzie umożliwiające zarządzanie zadaniami zintegrowane z kalendarzem np. prosty system CRM wspierający organizację pracy prawników lub DMS wraz z obsługą korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Dla większych organizacji  potrzeby mogą być jednak większe. Pojawia się potrzeba raportowania takich wskaźników jak czas pracy i elektronicznego obiegu dokumentów a także wsparcia dla różnych modeli rozliczeń z klientem.

Dlatego też wraz ze wzrostem i rozwojem swojej kancelarii warto opisać, w jaki sposób ona funkcjonuje, jak wyglądają poszczególne procedury i jakie powtarzalne czynności mogłyby zostać zautomatyzowane dzięki zastosowaniu odpowiedniej technologii informatycznej a także które elementy organizacyjne zawodzą i wymagają usprawnień. Dzięki temu będzie można określić, jakich narzędzi w pierwszej kolejności potrzebuje kancelaria.

Jakie korzyści może osiągnąć kancelaria dzięki wdrożeniu oprogramowania?

Ostatnie badania na temat wykorzystania narzędzi informatycznych wśród prawników wykazały, że do największych korzyści, jakie prawnicy mogą odnieść dzięki technologii należą:

• Większa wydajność pracy i efektywność pracy zespołu
• Zautomatyzowanie powtarzalnych czynności
• Lepsza komunikacja w firmie oraz poprawa wymiany informacji i plików

Oczywiście wdrożenie technologii nie skutkuje natychmiastowymi korzyściami. Będą się one pojawiać stopniowo w miarę jak użytkownicy zaczną w pełni świadomie korzystać z oprogramowania. Poniżej prezentujemy zestawienie najważniejszych korzyści, które można osiągnąć dzięki wykorzystaniu systemów informatycznych w świadczeniu usług prawnych. Są to:

• Zwiększenie wydajności pracy
• Zautomatyzowanie rutynowych czynności
• Wdrożenie lepszych sposobów wyszukiwania
• Wdrożenie pracy zdalnej
• Możliwość szybkiego dostarczenia porady klientowi
• Wdrożenie lepszych sposobów przechowywania informacji
• Poprawa w zakresie zarządzania projektami
• Poprawa w zakresie zarządzania zasobami
• Poprawa jakości komunikacji
• Zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu
• Podniesienie jakości usług
• Zmniejszenie kosztów działalności
• Poprawa jakości współpracy

Trzeba również mieć świadomość, że inwestycja w oprogramowanie pociąga za sobą konieczność poniesienia dodatkowych kosztów z tym związanych tj. kosztów zakupu lub najmu samego oprogramowania a także inwestycji w sprzęt komputerowy. Niemniej jednak warto pamiętać, że w dalszej perspektywie pojawią się również korzyści finansowe. Udane wdrożenie przyczyni się do podniesienia poziomu obsługi klienta i większej efektywności pracowników, co z kolei przełoży się na wyższą rentowność prowadzonych spraw i wyższą stawkę godzinową.

Potrzeby rosną w miarę rozwoju

Potrzeby twojej kancelarii prawnej zależą często od jej wielkości. Im większą kancelarię prowadzisz, tym większe jest zapotrzebowanie na wsparcie oprogramowaniem poszczególnych obszarów. W zależności od skali prowadzonej działalności zmieniają się również potrzeby i priorytety właścicieli i pracowników. I tak dla małej kancelarii (do 5 osób) będzie to przede wszystkim zarządzanie i czas pracy, przepływ informacji w firmie, wspólna praca na dokumentach, informacja o dostępności współpracowników a także dostęp do wiedzy prawniczej (baza wiedzy).

Z kolei w przypadku średniej kancelarii (6-20 osób) ważna będzie zaawansowana analityka czasu pracy, możliwość zarządzania relacjami z klientami (CRM), cyfrowy obieg dokumentów (DMS), zdalny dostęp do informacji a także możliwość gromadzenia powiązanych informacji np. w tzw. elektronicznym segregatorze.

Natomiast w dużych kancelariach (powyżej 20 osób) istotna jest możliwość tworzenia raportów analitycznych, definiowanie poziomów uprawnień, kontrola płatności a także automatyzacja powtarzalnych zadań, automatyczne generowanie dokumentów i wyszukiwanie pełnotekstowe.

Określenie problemów i wyzwań w projekcie

Istnieje przekonanie, że wdrożenie oprogramowania stanie się rozwiązaniem  wszystkich problemów, z jakimi boryka się kancelaria i już sam fakt wykorzystania rozwiązań IT wpłynie na poprawę i efektywność działania całej organizacji. Doświadczenie pokazuje jednak, że jeżeli pracownicy nie są w stanie określić głównych problemów w pracy a także celów, jakie chcą osiągnąć dzięki nowemu oprogramowaniu, to wdrożenie może okazać się nieskuteczne zarówno w małej jak i dużej kancelarii. Aby projekt wdrożeniowy zakończył się sukcesem konieczne jest przeprowadzenie dogłębnej analizy potrzeb, zaangażowanie zespołu twojej kancelarii w proces wdrażania systemu informatycznego oraz wsparcie w zarządzaniu zmianą ze strony dostawy oprogramowania.

Od czego zacząć poszukiwania odpowiedniego oprogramowania do kancelarii?

Wybór odpowiedniego oprogramowania dla kancelarii wymaga szeregu działań, które przygotują pracowników do wdrożenia, pozwolą określić potrzeby i oczekiwania wobec nowego systemu i potwierdzą jego przydatność w codziennej pracy. Z doświadczenia wynika, że nie da się tego zrobić w tydzień albo dwa, chociażby dlatego, że kancelaria cały czas musi świadczyć usługi. W związku z tym pracownicy mają ograniczony czas, który mogą poświęcić na rozmowy i konsultacje dot. nowego oprogramowania. Należy więc podzielić go na mniejsze następujące po sobie etapy. Realizacja każdego z nich daje możliwość uporządkowania istniejących procesów, takich jak obieg dokumentów, zarządzanie zadaniami itp. Rezultatem tego będzie znaczące podniesienie poziomu zarządzania kancelarią prawną. Od czego więc zacząć?

Zaplanuj projekt i porozmawiaj z pracownikami

Zaplanuj projekt i porozmawiaj z pracownikami, aby zbudować rzeczywisty obraz tego, jak funkcjonuje kancelaria i co można w niej ulepszyć. Często zdarza się, że największą wiedzę o tym jak funkcjonuje kancelaria, mają radca prawny i pracownicy sekretariatu lub asystenci. Ich obserwacje dotyczące kancelarii mogą być wyjątkowo cenne i trafne. Warto więc wyjaśnić, dlaczego podjęta została decyzja o wdrożeniu programu, w jaki sposób może to wpłynąć na strukturę organizacyjna firmy i w końcu jakie są cele i wizja całego przedsięwzięcia.

To również dobry moment, aby przeprowadzić wywiad z pracownikami na temat tego, jakie zadania i procedury powinien wspierać i jakie funkcje powinien posiadać nowy program dla kancelarii. Optymalnie jest, jeżeli w rozmowach wezmą udział pracownicy różnego szczebla. Dzięki temu obraz potrzeb i problemów, które należy rozwiązać, będzie pełniejszy.

Stwórz listę najważniejszych funkcjonalności, jakie powinien posiadać program

Odpowiednie zdefiniowanie potrzeb funkcjonalnych  wcale nie jest łatwe, tym bardziej jeżeli wcześniej nie mieliśmy do czynienia z rozwiązaniami IT i nie mamy odpowiedniej wiedzy o możliwościach jakie oferuje program do zarządzania kancelarią prawną. Zdarza się, że poszukiwana funkcja jest już obsługiwana w oferowanych programach, problem jest jedynie z jej właściwym nazwaniem.

Dlatego warto zebrać wszystkie informacje o naszych potrzebach i skorzystać z możliwości dokształcenia się tj. skorzystać z konsultacji z dostawcą oprogramowania, zapoznać się z informacjami dot. opisu funkcjonalności programu na jego stronie internetowej albo wziąć udział w webinarze na temat oprogramowania do zarządzania kancelarią prawną.

Stwórz mapę i opisz swoje procesy biznesowe

Każdy nawet najprostszy schemat przedstawiający strukturę organizacyjną kancelarii jest dla dostawcy oprogramowania niezwykle pomocny. Aby móc stworzyć i przedstawić dopasowaną ofertę, dostawca potrzebuje zebrać jak najwięcej informacji o tym, jak wyglądają poszczególne procesy. Może to być np. stworzenie listy powtarzalnych zadań i nawyków (np. skanowanie, rejestracja czasu pracy,  generowanie faktur) lub zmapowanie planu dnia tj. wszystkich zadań i obowiązków, z jakimi mierzy się kancelaria w ciągu całego dnia pracy.

W przypadku średnich i dużych firm często stosuje się mapowanie procesów biznesowych. Stworzone w ten sposób mapy procesów pozwalają na precyzyjne opisanie i przeanalizowanie funkcjonowania kancelarii. Używana do mapowania procesów ustandaryzowana metodologia jest swego rodzaju pomostem w zrozumieniu potrzeb klientów przez dostawców rozwiązań IT.

Wybór oprogramowania do kancelarii prawnej

Skoro podjąłeś już decyzję o wdrożeniu odpowiedniego oprogramowania do kancelarii a współpracownicy podzielają twoje zainteresowanie rozwiązaniem IT, to możesz przystąpić do poszukiwania i wyboru pasującego rozwiązania. Mając już przygotowane i opisane wcześniej funkcjonalności i procesy biznesowe jesteś przygotowany do przeprowadzenia rozmów z dostawcami software-u.

Do wyboru będziesz miał oprogramowanie w technologii chmurowej (SaaS) oferowanej jako rozwiązanie abonamentowe oraz on premise, czyli w postaci lokalnej instalacji na serwerze. Na rynku istnieje również wiele rozwiązań branżowych przygotowanych specjalnie dla kancelarii prawnych. Zawierają one standardowe funkcjonalności najczęściej wykorzystywane w tego typu działalności. Może to jednak oznaczać konieczność dopasowania się kancelarii i jej pracowników do oprogramowania a nie oprogramowania do potrzeb kancelarii prawnych. O przewadze na rynku decyduje często know how firmy oraz specyficzne procesy biznesowe. Czy wobec tego można osiągnąć lepszą pozycję na rynku korzystając z rozwiązania stosowanego w wielu innych kancelariach w tym także u konkurencji?

Procesy biznesowe w każdej kancelarii będą wyglądać inaczej, a o jej przewadze na rynku decydują unikalne procesy biznesowe. Aby zachować istniejące rozwiązania warto pomyśleć o wdrożeniu oprogramowania dedykowanego, szytego na miarę i ściśle dopasowanego do potrzeb. Może to oznaczać wyższe koszty projektu związane z tzw. developmentem programistycznym ale koszty te są jednorazowe a uzyskane korzyści pozostaną na długo. Tego typu projekty należy przede wszystkim traktować w kategorii inwestycji, która zwróci się nam w relatywnie krótkim czasie  bo nawet w ciągu 1-2 lat. Przykładem oprogramowania, które praktycznie w 100% można dopasować do potrzeb biznesowych jest rozwiązanie DOCUframe firmy GSD Software.

Skorzystaj z kalkulatora DMS i natychmiast poznaj koszty wdrożenia

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora

DOCUframe - elastyczny system ECM/DMS optymalizujący procesy w firmie

DOCUframe jest inteligentną platformą informacyjno-komunikacyjną, wspierającą wszelkie działania w zakresie zarządzania dokumentami, CRM, pracy grupowej, przepływów pracy oraz elektronicznej archiwizacji. Zintegrowane środowisko programistyczne pozwala przeszkolonemu użytkownikowi samodzielnie dopasowywać oprogramowanie do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Oznacza to, że użytkownicy mają bezpośredni wpływ na to jak będzie wyglądał i działał ich system oraz jakie funkcjonalności będzie wykorzystywał.

System posiada szereg rozwiązań rozszerzających i cały czas tworzone są nowe. Dzięki temu program dla kancelarii oferuje gotowe rozwiązania dla różnych obszarów. Modułowa budowa systemu pozwala również na wybór tych funkcjonalności, które w przypadku naszej kancelarii są potrzebne.

DOCUframe pozwala na bezpieczne przetwarzanie dokumentów w formie cyfrowej. Umożliwia to znaczną redukcję dokumentów papierowych oraz zmniejsza nakłady pracy związane z ich obiegiem, przetwarzaniem i przechowywaniem. Jednocześnie system umożliwia podgląd wykonanych skanów z poziomu systemu. W systemie każdy dokument zapisany jest tylko raz, a funkcja przypisywania pozwala wielu użytkownikom na bezpośredni dostęp do niego z dowolnego miejsca. Dzięki temu w DOCUframe mamy zawsze aktualną wersję dokumentu. W łatwy sposób możemy następnie odnaleźć go za pomocą rozbudowanych filtrów wyszukiwania lub funkcji wyszukiwania pełnotekstowego. To wszystko zapewnia nam wysoki komfort i jakość pracy, bezpieczeństwo danych, wzrost wydajności oraz oszczędność czasu i pieniędzy.

Za pomocą funkcji CRM możesz tworzyć i zarządzać procesami w sprzedaży, definiować kolejne kroki oraz analizować postępy w pracy. To wszystko znacząco wpływa na produktywność i rozwój biznesu, pozwala na zarządzanie znacznie większą liczbą klientów w krótszym czasie, a co za tym idzie, zwiększenie obrotów i zysków w kancelarii. Dodatkowo opcja rozbudowanego kalendarza pozwala na zapanowanie nad terminami, ustawianie przypomnień, umawianie spotkań i rozsyłanie zaproszeń na telekonferencje. Ważna jest tez mobilność, dlatego też całość rozwiązania wspierane jest przez aplikację mobilną, która pozwoli na przeglądanie informacji o klientach, terminów a także poczty elektronicznej na urządzeniach mobilnych praktycznie w dowolnym miejscu z dostępem do internetu.

Elastyczność rozwiązania DOCUframe pozwala na cyfryzację praktycznie każdego procesu w kancelarii. Najczęściej wiążę się to z jego optymalizacja i usprawnieniem a więc praca przebiega szybciej i sprawniej. To wartość dodana, która z pewnością korzystnie wpłynie na działalność kancelarii i usprawni jej funkcjonowanie w każdym obszarze.

Wszystko zaczyna się od rozmowy

Jeżeli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób rozpocząć lub usprawnić realizację automatyzacji i digitalizacji procesów oraz stworzyć system obiegu dokumentów w Twojej kancelarii, to najlepszym pierwszym krokiem jest rozmowa z jednym z naszych ekspertów. Podczas rozmowy nasz ekspert, na podstawie przedstawionej przez Ciebie sytuacji, zaproponuje wstępne możliwości rozwiązań wyzwania, które jest obecnie najważniejsze dla Ciebie najważniejsze.

Odbierz bezpłatny E-book "Jak zautomatyzować procesy i zarządzanie dokumentami w firmie" i dowiedz się

• - Jak udanie wdrożyć automatyzację obiegu dokumentów i procesów w firmie
• - Jak stworzyć mapy procesów biznesowych i obiegu dokumentów?
• - Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie wspierające automatyzację i digitalizację procesów

Skorzystaj z kalkulatora