Program dla kancelarii prawnych: 15 rad dla prawników planujących zakup i wdrożenie oprogramowania

Wybór programu jest zazwyczaj podyktowany potrzebami kancelarii prawnej i często też związany z jej wielkością. Im większa kancelaria, tym bardziej rozbudowany system jest potrzebny. W przypadku kancelarii do 5 osób często wystarczy dobrze wdrożony system DMS/CRM aby usprawnić pracę partnerów i prawników. Wybierając system warto jednak zawsze dobrze przeanalizować jego możliwości funkcjonalne i sprawdzić, czy są odpowiednie dla naszej kancelarii. Na początku, gdy jeszcze nigdy nie korzystaliśmy z oprogramowania w kancelarii warto wybrać rozwiązanie mniejsze z możliwością późniejszego rozszerzenia. Zbyt obszerne rozwiązanie może na początku przysporzyć nam więcej kłopotów niż pożytku, dlatego należy stopniować swoje wymagania i nie rzucać się na głęboką wodę.

Poniżej przedstawiam 15 rad dla prawników, które powinni sobie wziąć do serca podczas wyboru i wdrożenia systemu w swojej kancelarii. To pomoże im w podjęciu lepszej decyzji i większej satysfakcji z pracy w wybranym przez siebie systemie:

1.

System do zarządzania kancelarią powinien być funkcjonalny i dopasowany do potrzeb danej kancelarii. Powinno to być równie ważne (a być może ważniejsze) kryterium wyboru niż cena. Należy bowiem pamiętać, że system to nie tylko koszt dla kancelarii związany z zakupem i wdrożeniem ale przede wszystkim  wsparcie w pracy prawników. Wdrożenie systemu informatycznego warto potraktować jako szansę na dokonanie zmian i usprawnień w firmowych procesach. Może się okazać, że wprowadzenie zmian organizacyjnych dodatkowo wzmocni pozytywny efekt wdrożenia.

2.

Zanim rozpoczniesz poszukiwania programu odpowiedniego dla Twojej kancelarii, stwórz listę funkcjonalności i określ ich priorytet jako niezbędne (must have), te które dobrze jest mieć (should have) i te które mogą być jeżeli akurat są dostępne w standardzie (could have). Zawsze warto zadać sobie pytanie o funkcjonalności, jakie będą nam w pierwszej kolejności potrzebne a nasza odpowiedź powinna być dobrze przemyślana.

3.

Określ swoje potrzeby i oczekiwania wobec programu i omów je z innymi współpracownikami. Mając główne założenia poszukaj odpowiedniego systemu dla swojej kancelarii. Przy okazji sprawdź czy program, który Cię interesuje dopuszcza modyfikacje, indywidualne dopasowania i ewentualnie w jakiej formie są one realizowane. Dowiedz się również, jak często oferowane są aktualizacje programu i czy wiąże się to np. z koniecznością ponownej konfiguracji systemu. Ważne jest również, w jakiej formie dostawca daje dostęp do aktualizacji systemu.

4.

Cena abonamentu, zakupu licencji i koszty wdrożenia nie powinny być decydującym kryterium przy zakupie programu. Liczą się Twoje potrzeby i możliwości systemu zarówno obecne jaki i te związane z rozwojem oprogramowania. Może to się wydawać nieracjonalne, aby nie patrzeć na koszty wdrożenia. Należy jednak pamiętać, że czasami warto zainwestować dużo środków aby w przyszłości zyskać więcej. Oprogramowanie wdrażane jest na okres od 5 do 10 lat i w tym czasie powinno optymalnie wspierać nasz biznes. Oszczędności na poziomie inwestycji w oprogramowanie "mszczą się" w późniejszym czasie w postaci problemów z działaniem systemu i problemami w jego obsłudze.

5.

Cennik licencji na stronie dostawcy to często hasło marketingowe, które ma na celu przyciągnięcie uwagi kupującego. Posiadanie przejrzystego i łatwego do zrozumienia cennika na stronie internetowej jest zaletą dostawców oprogramowania ale oznacza zazwyczaj, że dostajesz za wskazaną cenę jedynie to, co wyszczególniono w cenniku. Cenniki na stronie są domeną rozwiązań chmurowych i zazwyczaj zawierają różne pakiety. Najczęściej też najbardziej pożądane opcje są w najwyższych pakietach (podobnie jak w telewizji kablowej). Oczywiście w rozwiązaniach desktopowych też będziemy musieli zapłacić za dodatkowe opcje ale tylko raz i tylko za te, które faktycznie są nam potrzebne a cena będzie w głównej mierze zależeć od tego, co będziemy chcieli wdrożyć w oprogramowaniu. Warto także pamiętać, że ceny abonamentu z czasem będą rosły, szczególnie jeżeli aktualizacja będzie wiązać się z nowymi funkcjonalnościami, z których niekoniecznie będziemy jednak chcieli korzystać. W przypadku rozwiązania chmurowego nie można zrezygnować z abonamentu, gdyż oznacza to utratę dostępu do programu. Warto więc dobrze zastanowić się, które rozwiązanie będzie dla nas optymalne.

6.

Poświęć czas na przetestowanie oprogramowania w prawdziwych warunkach. Sprawdź jak będzie wyglądało w nim prowadzenie spraw. Dzięki temu będziesz mógł przekonać się, na ile program jest przydatny dla Ciebie i Twoich współpracowników. Nie ma też większego sensu  przenoszenia starej bazy danych w dotychczasowym kształcie, gdyż trwanie przy starym systemie pracy będzie generować jedynie zbędne koszty. Lepiej zarchiwizować część starych danych. No i pamiętaj o wsparciu ze strony dostawcy. W początkowym etapie wdrożenia jest ono bardzo ważne i może decydować o sukcesie całego projektu.

7.

W procesie wyboru programu czynny udział powinno brać również kierownictwo  kancelarii. Często zadanie znalezienia odpowiedniego rozwiązania zlecane jest pracownikom kancelarii, co mocno utrudnia lub wręcz uniemożliwia kierownictwu podjęcie właściwej decyzji. Pracownicy, którzy nie zawsze są zainteresowani nowym oprogramowaniem, piszą zazwyczaj mail do dostawcy z prośbą o ofertę. Gdy jednak dostawca chce dowiedzieć się więcej na temat procesów w kancelarii zanim przedstawi ofertę, to często trafia na brak zrozumienia i tłumaczenie się brakiem czasu. Oferta przygotowana bez wcześniejszych konsultacji jej najczęściej jej nietrafiona. Część firm w ogóle nie decyduje się na przedstawienie oferty bez wcześniejszych rozmów, bo ich celem jest wspieranie biznesu swoimi rozwiązaniami IT a nie sprzedaż sama w sobie.

8.

Instalacja na prywatnym serwerze czy w chmurze? Warto przemyśleć, które rozwiązanie będzie lepsze dla naszej kancelarii prawnej. Instalacja na serwerze w biurze oraz na komputerach kancelarii wymaga wsparcia ze strony zewnętrznej firmy, co oczywiście wiąże się z dodatkowymi kosztami. Możemy jednak liczyć na pełne wsparcie w tym zakresie także w sytuacji wdrażania nowych pracowników do pracy w systemie. Nie musimy angażować własnych pracowników do rozwiązywania problemów z oprogramowaniem, gdyż zrobi to za nas specjalista. Mamy również kontrolę nad tym kiedy i w jakim zakresie zmieniamy i aktualizujemy nasze oprogramowanie.

9.

Rozwiązania chmurowe nie wymagają instalacji ani posiadania własnego serwera, jednak kwestia wsparcia jest często mocno ograniczona zazwyczaj do niezbędnego minimum. Może się więc okazać, że obecni użytkownicy kluczowi będą musieli wdrażać nowych pracowników. Rodzi to niebezpieczeństwo powielania błędów, wynikających z niepełnej wiedzy w zakresie oprogramowania. Nie mamy również wielkiego wpływu na to, jak i kiedy aktualizowany jest system. Aktualizacje są w prawdzie bezpłatne ale jeżeli zmiany nie przypadną nam do gustu, to po prostu musimy je zaakceptować albo zmienić program. Z oprogramowania możemy bowiem korzystać jedynie zgodnie z art. zawartymi w umowie abonamentowej.

10.

Jeżeli twoja kancelaria dysponuje własną infrastrukturą sprzętową, to warto poszukać systemu, który umożliwi instalację na serwerach w biurze. Dzięki temu można zachować wdrożone wcześniej systemy bezpieczeństwa oraz przechowywać dane na wskazanym serwerze. Dodatkowo systemy desktopowe będzie można lepiej dopasować do potrzeb kancelarii a wprowadzone zmiany nie znikną po aktualizacji czy wgraniu nowej wersji oprogramowania.

11.

Wdrożenie systemu informatycznego wiąże się na początku z dużym nakładem pracy oraz koniecznością zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń pracowników. Jednak zmiana, która dokonuje się wraz z wdrożeniem będzie skutkować w przyszłości większą efektywnością pracy i umożliwi dalszy rozwój kancelarii.

12.

Technologia to przyszłość, przed którą nie ma ucieczki. Szybko docenisz  korzyści, które można osiągnąć jedynie dzięki technologii informatycznej automatyzując podstawowe i powtarzalne procesy. Wsparcie, jakie daje nam oprogramowanie pozwala skupić się na pracy z klientem i rozwojem kancelarii.

13.

Program do zarządzania sprawami i dokumentami warto zakupić już na samym początku praktyki prawniczej. Dobre nawyki utrwalone przez system pozwalają pracować w sposób zorganizowany, dzięki czemu możemy unikać ryzyka utraty danych czy też przeoczenia ważnego terminu. W kontekście oprogramowania warto pomyśleć o uproszczeniu procesów obsługi w systemie, gdyż jest to bardzo korzystne dla kancelarii. Mniejsze oczekiwania w zakresie oprogramowania maja bezpośrednie przełożenie na czas i koszty wdrożenia. Większa ilość opcji i możliwości oprogramowania wcale nie musi oznaczać lepszego i sprawniejszego działania kancelarii. Warto o tym pamiętać i wybrać tylko niezbędne funkcjonalności.

14.

Pamiętaj o szkoleniu dla użytkowników. Brak szkolenia to jeden z głównych powodów braku satysfakcji z pracy w systemie. Nieprzeszkoleni pracownicy mogą nie wiedzieć, jakie funkcjonalności posiada program i jakich korzyści może im w związku z tym dostarczyć.

15.

Zbuduj swoją przewagę konkurencyjną i profesjonalizm w obsłudze klienta dzięki cyfryzacji swojego biznesu. To oszczędność czasu a także eliminowanie powtarzalnych i często kosztownych błędów. Cyfryzacja i wdrożenie systemu informatycznego to także większe bezpieczeństwo danych zarówno twojej kancelarii jak i twoich klientów (szczególnie ważne jeżeli jest nim państwo).

 Jeżeli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób rozpocząć lub usprawnić realizację automatyzacji i digitalizacji procesów w Twojej kancelarii, to najlepszym pierwszym krokiem jest rozmowa z jednym z naszych ekspertów. Podczas rozmowy nasz ekspert, na podstawie przedstawionej przez Ciebie sytuacji, zaproponuje wstępne możliwości rozwiązań dla wyzwania, które jest obecnie dla Ciebie najważniejsze. Przeczytaj również nasze posty pt.:
Jakie wybrać oprogramowanie do kancelarii prawnej?
Program do obsługi kancelarii prawnej - cechy i funkcjonalności.
Problemy kancelarii prawnych, które może rozwiązać nowoczesne oprogramowanie.
Program dla kancelarii prawnych: najczęściej popełniane błędy przy wyborze oprogramowania.

Odbierz bezpłatny E-book "Jak zautomatyzować procesy i zarządzanie dokumentami w firmie" i dowiedz się

• - Jak udanie wdrożyć automatyzację obiegu dokumentów i procesów w firmie
• - Jak stworzyć mapy procesów biznesowych i obiegu dokumentów?
• - Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie wspierające automatyzację i digitalizację procesów

Skorzystaj z kalkulatora