Program do obsługi kancelarii prawnej - cechy i funkcjonalności

Do najważniejszych cech i funkcjonalności, które znajdą zastosowanie podczas zarządzania kancelarią prawną, należą:

• System operacyjny
• Model oprogramowania
• Funkcje integracji z innymi systemami
• Zarządzanie bazą kontaktów (CRM)
• Zarządzanie dokumentami (DMS)
• Zarządzanie sprawami i procesami biznesowymi
• Rejestracja czasu pracy
• Zarządzanie sprzedażą (faktury)
• Kalendarz (terminy, przypomnienia)
• Komunikacja zewnętrzna i wewnętrzna
• Wzory dokumentów
• Bezpieczna archiwizacja dokumentów

Informacje dotyczące cech i funkcjonalności pomogą zrozumieć możliwości, jakie oferuje oprogramowanie i przeprowadzić proces wyboru programu najlepiej odpowiadającego potrzebom naszej kancelarii prawnej.

System operacyjny

Zdecydowana większość programów do obsługi kancelarii będzie działać na urządzeniach z zainstalowanym systemem operacyjnym Windows. Jest to obecnie najpopularniejszy system operacyjny, dlatego też wymaga go zdecydowana większość programów. Ponieważ jednak w kancelariach pracuje się również na urządzeniach firmy Apple, to może się okazać, że potrzebna będzie również wersja dla użytkowników Mac OS.
Stosunkowo rzadko może zdarzyć się, że nasze urządzenie będzie miało zainstalowany system Linux. Jeżeli z jakiś względów nie będziemy chcieli zamienić go na bardzie popularny, to wtedy należy sprawdzić, czy program w ogóle będzie działać w tym systemie. Zdarzają się jeszcze oprogramowania działające w systemie Android. Ten system jest jednak domeną urządzeń mobilnych. Jeżeli więc w pracy korzystamy wyłącznie z takich urządzeń, to można rozważyć taką opcję oprogramowania.

Ważne: Zanim więc zdecydujesz się na wybór określonego rozwiązania do zarządzania kancelarią prawną, sprawdź jakiego systemu operacyjnego używasz w swojej kancelarii.

Model oprogramowania

W przypadku modelu oprogramowania mamy do czynienia ze sposobem instalacji oraz użytkowania oprogramowania. Obecnie dominują dwa główne modele użytkowania oprogramowania różniące się sposobem instalacji i licencjonowania.

W przypadku instalacji oprogramowania na dysku lub serwerze mówimy tu o aplikacji desktopowej. Może być ona zainstalowana na komputerze na jego lokalnym dysku lub też na firmowym serwerze i zapewniać dostęp do danych  z komputerów podłączonych do sieci wewnętrznej. Licencje oprogramowanie w tym modelu wymagają jednorazowego zakupu i mają charakter wieczysty, wymagają jednak co pewien czas aktualizacji.

Drugim modelem jest aplikacja internetowa (webowa), która może być wdrożona na własnym serwerze i utrzymywana we własnej infrastrukturze informatycznej lub też na serwerze zewnętrznym w tzw. chmurze informatycznej. W przypadku oprogramowania w chmurze (SaaS)  najczęściej jest ono udostępniane w formie abonamentu miesięcznego lub rocznego. W obu jednak przypadkach dostęp do programu jest możliwy przez przeglądarkę internetową. Takie rozwiązanie będzie wymagać przede wszystkim szybkiego dostępu do internetu.

Funkcje integracji z innymi systemami

Integracja programu do obsługi kancelarii z innymi programami i usługami znacznie ułatwia  i przyspiesza pracę. W szczególności chodzi tu o synchronizację w zakresie poczty elektronicznej, terminów i kontaktów, które synchronizują się automatycznie z systemem. Najczęściej stosowanymi integracjami są integracje z MS Outlook / Microsoft 365 i aplikacjami Google. Integracja może również polegać na możliwości eksportu danych z systemu do pliku CSV lub XLS w celu np. tworzenia raportów w Excelu.

Zarządzanie bazą kontaktów (CRM)

Dobrze zaprojektowany moduł do zarządzania kontaktami pozwala na sprawniejszą komunikację i budowanie długotrwałej relacji z klientami. Nie sposób pamiętać wszystkich szczegółów prowadzonych spraw, dlatego przed każdym spotkaniem warto sprawdzić, jak wyglądała ostatnia komunikacja z klientem. Moduł do zarządzania kontaktami pozwala na przeglądanie wszystkich informacji dotyczących danego klienta, wszystkich notatek z rozmów, umów a także maili, które z nim wymieniliśmy. Pozwala to na szybkie przygotowanie się do spotkania i wpływa na wzrost  zadowolenia klienta z jakości wykonywanych dla niego usług.

Moduł kontaktów umożliwia także tworzenie własnej bazy kontaktów np. klientów, dostawców czy też partnerów biznesowych i współpracowników. Może łączyć się z instytucjonalnymi bazami danych i pobierać z nich informacje o kontaktach. Bezpośrednio z poziomu takiego modułu mogą być też wykonywane połączenia telefoniczne lub tworzone wiadomości e-mail. Tutaj zapisane są również informacje pokazujące np. historię interakcji z danym kontaktem.

Zarządzanie dokumentami (DMS)

Nawet małe kancelarie tworzą w przeciągu wielu lat ogromne ilości dokumentów. W dokumentach tych często zawarte jest know-how danej kancelarii prawnej. A dobrze zaprojektowany system do zarządzania dokumentami pozwala znacząco zredukować czas poświęcony na wyszukiwanie potrzebnych dokumentów. Jakie możliwości daje więc moduł DMS? Oto lista najważniejszych funkcjonalności niezbędnych do zarządzania dokumentami i sprawami:

1. Ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej zarówno papierowej jak i elektronicznej. Optymalnie poczta elektroniczna jest automatycznie segregowana w profilach klienta a papierowa skanowana do systemu i opisywana.
2. Wyszukiwanie informacji w tytułach i treści dokumentów czyli wyszukiwanie pełnotekstowe pozwalające wyszukać dokumenty zawierające daną frazę np. nr sprawy, dane osobowe itp. Zastosowanie technologii OCR pozwala ponadto na wyszukiwanie informacji także w plikach graficznych, w tym wypadku zeskanowanych dokumentów np. do formatu PDF.
3. Przechowywanie dokumentów w cyfrowym repozytorium wraz z możliwością nadawania uprawnień dostępowych dla wybranych pracowników.
4. Wszystkie dokumenty, które trafiają do systemu zapisywane są automatycznie w formie plików na serwerze. W razie potrzeby mogą być również zapisywane na dyskach lokalnych czyli dyskach komputerów osobistych używanych przez pracowników. Dodatkowo istnieje możliwość wspólnej pracy kliku osób nad jednym dokumentem, dzięki czemu w systemie znajduje się zawsze ostatnia aktualna wersja dokumentu. Nie ma konieczności przesyłania sobie mailem kolejnych wersji.
5. Podłączanie czy też przypisanie dokumentów do prowadzonych spraw oraz profili klientów a także prawników, którzy ich obsługują. Dzięki temu zachowujemy ciągłość kolejnych działań oraz komunikacji z klientem. Łatwo więc będzie można na tej podstawie odtworzyć przebieg sprawy, jeżeli powstanie konieczność powrotu do niej po dłuższym czasie lub przejęcia przez innego prawnika.
6. Tworzenie szablonów dokumentów jest istotne z punktu widzenia szybkiego tworzenia standardowych dokumentów np. pozwów zbiorowych i ich późniejszego wykorzystania w pracy. Możliwość szybkiego tworzenia dokumentów o tej samej lub podobnej treści z wykorzystaniem innych danych np. teleadresowych znacząco przyspiesza pracę i pozwala zaoszczędzić czas.
7. Wersjonowanie dokumentów pozwala na podgląd lub przywracanie wcześniejszych wersji dokumentów. Może to okazać się przydatne, gdy tworzone jest wiele wersji dokumentów i zachodzi potrzeba wglądu do wcześniejszych jego wersji.
8. Program oferuje rozwiązanie „przeciągnij i upuść”, dzięki czemu dokumenty mogą w łatwy sposób być przypisane np. do konkretnych spraw.

Wszystkie wymienione funkcjonalności wpływają na usprawnienie pracy w kancelarii w sytuacji, gdy potrzebne są informacje z wcześniej prowadzonych spraw. Dzięki nim w łatwy sposób można odnaleźć cenne informacje dotyczące konkretnych spraw prowadzonych np. przez innych prawników. Także wszelkie zmiany personalne nie będą powodowały utraty wytworzonej w kancelarii wiedzy, gdyż będzie ona zarchiwizowana i dostępna dla wszystkich w systemie DMS.

Skorzystaj z kalkulatora DMS i natychmiast poznaj koszty wdrożenia

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora

Zarządzanie sprawami i procesami biznesowymi twojej kancelarii

Dobre wdrożenie oprogramowania poprzedzone dogłębną analiza potrzeb umożliwia osiągnięcie wielu korzyści w zakresie organizacji pracy i zarządzania kancelarią. Są to przede wszystkim lepsze planowanie działań, szybkie i łatwe odnajdywanie kluczowych informacji  w systemie, ściślejsza współpraca, mniejsze ryzyko pomyłki oraz lepsza kontrola nad prawidłowym i terminowym przebiegiem pracy. Wyzwaniem natomiast staje się  rezygnacja z papierowych kalendarzy i notatników. Wszystkie informacje muszą być gromadzone w systemie i tam przetwarzane aby były spójne i kompletne. W tym celu program powinien oferować takie funkcjonalności jak:

1. Przydzielanie konkretnym osobom opieki nad sprawami oraz kontrolę ich przebiegu w postaci procesu zawierającego wszystkie niezbędne informacje.
2. Przydzielanie konkretnym osobom klientów oraz prowadzonych dla nich spraw.
3. Przydzielanie konkretnym osobom zadań i kontrola ich wykonania.
4. Zarządzanie projektami i tworzenie szablonów projektów.
5. Tworzenie tzw. elektronicznych akt sprawy (elektroniczny segregator), dzięki czemu możliwa jest rezygnacja z teczek z dokumentami w formie papierowej.
6. Przypomnienia i powiadomienia umożliwiające ** kontrolę nad terminami np. procesów**.
7. Tworzenie schematów postępowania i procedur (obieg dokumentów).

Rejestracja czasu pracy

Rejestracja czasu pracy nie jest czynnością zbyt lubianą przez prawników. Wiąże się to z dodatkowym nakładem czasu pracy, poczuciem ciągłej kontroli oraz kolejnym nic nie wnoszącym administracyjnym zajęciem. Jest jednak konieczna do dokumentowania wykonanej pracy a tym samym możliwości śledzenia jej przebiegu i kolejnych postępów.

Rejestracja  czasu pracy może również zastąpić typową listę obecności oraz usprawnić zarządzanie urlopami pracowników. Pracownik logując się do systemu jednocześnie rozpoczyna pracę a kończy ją po wylogowaniu. W każdej chwil może sprawdzić przepracowany czas i jeżeli miał nadgodziny, to może je odebrać w danym okresie rozliczeniowym. Informacje o czasie pracy w danym okresie wraz z podsumowaniem będą wysyłane do użytkowników w ustalonych terminach (np. co tydzień, co miesiąc i co pół roku). Pozwala to na lepsze zarządzanie swoim czasem pracy i unikania sytuacji, w których pracujemy za krótko lub za długo.

Zarządzanie sprzedażą

Sprzedaż to proces składający się z wielu etapów. Prawnik występujący w roli sprzedawcy nawiązuje kontakty, buduje relacje, bada potrzeby  swoich klientów i proponuje współpracę. Wszystkie te kroki wymagają wsparcia w organizowaniu całego procesu sprzedażowego. Rejestrowanie poszczególnych działań w systemie pozwala na przeglądanie historii kontaktów z klientem, dodawanie notatek ze spotkań i analizowanie efektywności całego procesu sprzedażowego. Pozwoli to również na ocenę skuteczności a także opłacalności prowadzenia konkretnych spraw czyli mierzenie i poprawianie sprzedaży w kancelarii. Jakie funkcje mogą być użyteczne w tym kontekście? Oto najważniejsze z nich:

1. Wprowadzanie do systemu informacji o potencjalnych  klientach i zleceniach (leady, okazje sprzedażowe).
2. Zarządzanie sprzedażą poprzez określenie  etapów sprzedaży i monitorowanie postępów a także poszczególnych działań w procesie sprzedażowym.
3. Tworzenie adnotacji  dot. kontaktów z potencjalnym klientem, nadawanie statusu, określanie budżetu a także zakresu usług.
4. Zarządzanie zadaniami związanymi ze sprzedażą na każdym etapie procesu sprzedażowego.

 Kalendarz (Terminy, przypomnienia)

Rozbudowany współdzielony kalendarz to duża zaleta programu do zarządzania kancelarią prawną. Pozwala na lepsze zarządzanie zasobami a także orientację w tym, kto czym aktualnie się zajmuje. Kalendarz jest szczególnym ułatwieniem dla pracowników sekretariatu czy też asystentów, gdyż mogą oni precyzyjnie umawiać spotkania dla jednego lub wielu uczestników.

Kalendarze ułatwiaj także zaplanowanie pracy w perspektywie tygodnia lub dwóch a nawet rezerwację ważnych terminów z wielomiesięcznym wyprzedzeniem. To bardzo ułatwia codzienną pracę, gdyż praktycznie w każdej chwili możemy sprawdzić, co mamy jeszcze do zrobienia lub też co aktualnie robią nasi współpracownicy. Dla każdego terminu można zazwyczaj ustawić także przypomnienie, które w odpowiednim czasie przypomni nam o nim. Jeżeli system posiada aplikację mobilną, to kalendarz w systemie powinien być zsynchronizowany z tym w telefonie. Dzięki temu przypomnienie pojawi się również na smartfonie.

A oto najważniejsze funkcje kalendarza:

1. Tworzenie wydarzeń współdzielonych z innymi osobami wewnątrz kancelarii.
2. Udostępnianie różnych rodzajów informacji o spotkaniu (czego dotyczy, miejsce spotkania, kto został zaproszony itp.).
3. Przypisanie do terminów w kalendarzu elektronicznych akt sprawy, dokumentów, zadań, procesów, projektów, osób itp.
4. Automatyczne powiadamianie o nowych terminach, zmianach terminu lub zadaniach.
5. Akceptacja lub odrzucenie proponowanych terminów spotkań wewnętrznych oraz rezerwacja sali i mediów.

 Komunikacja zewnętrzna i wewnętrzna

Obecnie technologia umożliwia sprawną komunikację zewnętrzna jak i wewnętrzną w firmie. Istnieje wiele rozwiązań umożliwiających np. wideokonferencję, czy też komunikowanie się za pomocą czatu. W dużych lub rozporoszonych organizacjach sprawdzają się one bardzo dobrze, nie muszą one być jednak od razu zintegrowane z programem dla kancelarii.
Natomiast warto aby oprogramowanie dla kancelarii prawnej posiadało możliwość wysyłania wiadomości wewnętrznych do użytkowników systemu (wiadomości tekstowe, e-maile) a także oferowało narzędzia usprawniające codzienną pracę. Najważniejszymi funkcjonalnościami wydają się tutaj być:

1. Wykonywanie połączeń telefonicznych (przy wykorzystaniu bazy kontaktów), identyfikację połączeń przychodzących, dodawanie i podgląd notatek z rozmów, podgląd prowadzonych dla dzwoniącego spraw.
2. Tworzenie notatek i przypisywanie ich do spraw, klientów, procesów itp.
3. Zdalny dostęp klienta do wybranych dokumentów i spraw
4. Wbudowany klient poczty elektronicznej pozwalający na odbieranie i wysyłanie wiadomości e-mail wraz z ich sortowaniem i możliwością przypisywania do spraw, osób, terminów lub procesów.
5. Tworzenie szablonów e-maili, które przyspieszają tworzenie wiadomości i komunikację z klientem.
6. Możliwość pracy zdalnej z komputera podłączonego do sieci w dowolnym miejscu (np. przeglądanie spraw, dokumentów) za pomocą np. pulpitu zdalnego lub aplikacji mobilnej.
7. Możliwość wysyłania do pracowników zbiorczych komunikatów firmowych.

Wszystkie te funkcjonalności to większa efektywność pracy zespołu. Dzięki nim możesz także liczyć na lepszą organizację pracy.

Wzory dokumentów i wiadomości e-mail

Mimo wielu prób cyfryzacji komunikacja w sprawach sądowych i prawnych w dalszym ciągu odbywa się w formie dokumentów papierowych wysyłanych do zainteresowanych stron. Wszelkiego rodzaju dokumentacja wymaga udokumentowania na papierze, a że dokumenty często będą się powtarzać, warto rozważyć pracę na wzorach dokumentów. Jest to nic innego jak rodzaj makra, w miejsce którego wprowadzane są różne dane np. dane osobowe, adresy itp. Zasadniczo dokumenty te często wyglądają identycznie, inny jest jedynie ich adresat. Zautomatyzowanie tej czynności i korzystanie z gotowych szablonów znacznie usprawnia pracę ograniczając skutki wykonywania tej samej monotonnej pracy. Dodatkowo jesteśmy w stanie uniknąć błędów, gdyż dane pobierane są bezpośrednio z systemu a nie wprowadzane ponownie.

W ten sposób można również usprawnić komunikację  mailową, dzięki czemu szybciej będziemy mogli odpowiadać ma maile od naszych klientów. To natomiast wpłynie na lepsze postrzeganie twojej kancelarii przez klientów a także usprawnienie zarządzania kancelarią.

Bezpieczna archiwizacja dokumentów

No i rzecz najważniejsza – bezpieczeństwo dokumentów i przetwarzanych informacji. Wszystkie wymienione funkcjonalności nie na wiele się nam zdadzą, jeżeli stracimy dokumenty dotyczące prowadzonych spraw. A te potrafią ciągnąć się latami. Co wtedy powiemy klientowi? Jak będzie wyglądać nasza reputacja jako prawnika w oczach klientów?

Każda kancelaria powinna zadbać o to, by dokumenty były przechowywane bezpiecznie i zgodnie z przepisami prawa. Ważną funkcjonalnością systemu staje się więc możliwość automatycznego tworzenia backupu danych na dodatkowym dysku (innym niż ten na serwerze) lub w chmurze obliczeniowej. Optymalnie byłoby, gdyby system tworzył kopie poza godzinami pracy kancelarii lub w nocy, żeby nie obciążać firmowej sieci a do tego w stosunkowo krótkich odstępach czasu np. codziennie. Dzięki temu w przypadku awarii serwera wszystkie dane będzie można odzyskać.

Warto również, aby system posiadał zabezpieczenia przed atakami zewnętrznymi. Chodzi tu między innymi o to, aby po włamaniu się na serwer dane były na tyle dobrze zabezpieczone (zaszyfrowane), że nie będzie można ich użyć bez dostępu do programu.

Na co jeszcze zwrócić uwagę, żeby wdrożyć najlepszy program do obsługi kancelarii prawnej?

Szukając programu do zarządzania kancelarią prawną chcesz wdrożyć najlepszy program. Kieruj się więc w pierwszej linii jego możliwościami funkcjonalnymi, które będą niezbędne w pracy twojej kancelarii. Jeżeli program spełnia większość wymagań formalnych to dobrze, żeby był również przyjazny w użytkowaniu, intuicyjny i działał płynnie. To zapewni komfort w codziennej pracy.

Kolejną ważną sprawą jest wsparcie. Warto, aby producent zapewniał odpowiednie wsparcie we wdrożeniu i korzystaniu z programu a także oferował szkolenia użytkowników. Początki  w nowym systemie mogą być bowiem trudne dla użytkowników.

W miarę możliwości warto wybierać programy elastyczne i wciąż rozwijane. Elastyczność zapewni nam idealne dopasowanie do naszych potrzeb i procesów biznesowych a aktualizacje spowodują, że program będzie doskonalony i wzbogacany o nowe funkcjonalności oraz nie „zestarzeje się” z czasem.

Wszystko zaczyna się od rozmowy

Jeżeli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób rozpocząć lub usprawnić realizację automatyzacji i digitalizacji procesów w Twojej kancelarii, to najlepszym pierwszym krokiem jest rozmowa z jednym z naszych ekspertów. Podczas rozmowy nasz ekspert, na podstawie przedstawionej przez Ciebie sytuacji, zaproponuje wstępne możliwości rozwiązań dla wyzwania, które jest obecnie dla Ciebie najważniejsze. Przeczytaj również nasz post pt.: Jakie wybrać oprogramowanie do kancelarii prawnej

Odbierz bezpłatny E-book "Jak zautomatyzować procesy i zarządzanie dokumentami w firmie" i dowiedz się

• - Jak udanie wdrożyć automatyzację obiegu dokumentów i procesów w firmie
• - Jak stworzyć mapy procesów biznesowych i obiegu dokumentów?
• - Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie wspierające automatyzację i digitalizację procesów

Skorzystaj z kalkulatora