Program dla kancelarii prawnych: najczęściej popełniane błędy przy wyborze oprogramowania

Sytuacja zmienia się wraz ze wzrostem organizacji. Rosnąca liczba pracowników wymaga odpowiednich narzędzi do zarządzania i raportowania czy też elektronicznego obiegu dokumentów aby móc profesjonalnie oferować pomoc prawną. Wzrost i rozwój kancelarii prawnej powoduje, że konieczne staje się rozpisanie poszczególnych procesów i procedur wypracowanych w firmie. Na tej podstawie będzie można określić, które czynności wymagają usprawnień i wsparcia ze strony technologii.

Jakie są najczęstsze błędy podczas wyboru oprogramowania do zarządzania kancelarią prawną?

Podczas wyboru oprogramowania do kancelarii prawnicy nie zawsze mają odpowiednią wiedzę na temat możliwych rozwiązań. Nie zawsze też korzystają ze wsparcia specjalistów z branży IT sugerując się często tym, że dany program używa konkurencyjna kancelaria adwokacka lub ktoś z ich branży chwalił się wdrożeniem konkretnego rozwiązania. Niestety często skutkuje to wyborem nieodpowiedniego i niedopasowanego rozwiązania, które zamiast pomóc bardziej przeszkadza w codziennej pracy prawnika. Jakie błędy popełniają prawnicy wdrażając i używając oprogramowanie na polskim rynku? Oto przykłady najważniejszych z nich.

Brak jasno ustalonego celu wdrożenia oraz niesprecyzowane wymagania.

To bardzo utrudnia dokonanie właściwego wyboru oprogramowania do zarządzania kancelarią prawną, gdyż możemy nie uwzględnić obecnych i przyszłych potrzeb kancelarii. Wybrany program może w ogóle nie pasować do kancelarii i jej sposobu pracy, posiadać zbyt mało lub zbyt dużo funkcjonalności, które będą bardziej utrudniać niż ułatwiać pracę.

Zakup oprogramowania do zarządzania kancelarią prawną z polecenia innej firmy lub osoby. 

Niestety to, co działa dobrze w jednej kancelarii, niekoniecznie musi działać dobrze w drugiej. System powinien być jak najlepiej dopasowany do Twojej kancelarii. Projekt wdrożenia nowego systemu dotyczy zasadniczo wszystkich obszarów działalności kancelarii. Wymagane jest tu zaangażowanie wszystkich pracowników, odpowiednie przygotowanie w postaci rezerwacji odpowiedniej ilości czasu a także wyznaczenie odpowiedzialnych osób. Wdrażanie oprogramowania niejako „przy okazji” nie będzie dobrym pomysłem.

Wybór dostawcy oprogramowania do zarządzania kancelarią prawną na podstawie ceny, zamiast efektywności oferowanego rozwiązania.

Rozpiętość cen oferowanych rozwiązań jest często duża. Wysokość ceny jest więc też często ważnym kryterium wyboru. Należy jednak pamiętać, że niska cena najczęściej sugeruje również niską jakość usług. Lepiej dobrze przemyśleć swój budżet i dokładnie sprawdzić czy to, co otrzymamy w tej cenie faktycznie jest tego warte. Zakup oprogramowania to nie tylko koszty, to przede wszystkim inwestycja, dzięki której Twoja kancelaria będzie mogła się rozwijać. Często taka inwestycja zwraca się i to z nawiązką w perspektywie roku lub dwóch lat.

Przechowywanie niezaszyfrowanych danych klientów na laptopach.

Brak odpowiedniego systemu zabezpieczającego dostęp do danych klientów, może być ogromnym problemem w przypadku utraty komputera przenośnego. To już nie tylko strata materialna i utrata danych ale także możliwość dostania się poufnych danych klientów w niepowołane ręce. Utrata reputacji przez kancelarie prawną może okazać się bardziej dotkliwa niż koszty zakupu odpowiedniego oprogramowania, które zabezpieczy poufne dane na komputerze.

Nie wszyscy pracownicy pracują w systemie do zarządzania kancelarią prawną.

W takiej sytuacji część informacji pozostaje poza systemem i z oczywistych względów będzie wpływać na pracę wszystkich pracowników. Informacje w systemie nie będą kompletne, nie będzie można odnaleźć niektórych informacji a praca osób poza systemem nie będzie mogła być nadzorowana. Brak współpracy pomiędzy pracownikami a także brak zaangażowania w projekt wdrożeniowy będą miały negatywny wpływ na całość projektu. Kluczem do prawidłowego wsparcia pracy kancelarii przez system IT jest obligatoryjna praca w systemie wszystkich pracowników.

Brak zrozumienia dla konieczności poniesienia wydatków na rozwiązania IT w stosunku do oczekiwanych rezultatów.

Każda dodatkowa usługa w kancelarii jest fakturowana  i jest to jak najbardziej logiczne. Dlatego też jeżeli nasza kancelaria oczekuje niestandardowych rozwiązań, odpowiednich dopasowań i integracji, to wiąże się to z dodatkową pracą programisty. A ta jako usługa jest dodatkowo płatna, gdyż wymaga wiedzy i umiejętności. Nie należy więc oczekiwać, że tworzenie dedykowanego rozwiązania będzie za tzw. „czapkę gruszek”. Na całym świecie firmy wydają spore kwoty pieniędzy na inwestycje w IT aby nadążyć za konkurencją lub ją prześcignąć.

Brak strategicznego spojrzenia na proces wdrożenia oprogramowania w kancelarii.

Kancelarię często nie są w stanie określić, jakie funkcje są im potrzebne a z których mogą ewentualnie zrezygnować. Mamy wtedy do czynienia ze swoistym koncertem życzeń dot. funkcji, z których firmy będą następnie korzystać rzadko lub wcale. Brak zaufania do dostawcy powoduje, że rozmowy na temat określenia głównych funkcjonalności w postaci analizy potrzeb uznawana jest za zbędny wydatek podrażający projekt. Często też nie analizuje się, czy system będzie dalej rozwijany i czy dostawca będzie oferował wsparcie powdrożeniowe.

Brak konsekwencji w korzystaniu  z nowego rozwiązania.

Poprawne korzystanie z oprogramowania do zarządzania kancelarią prawną wymaga przede wszystkim zdyscyplinowania pracowników i wyrobienia odpowiednich nawyków. Wiąże się to ze zmianą organizacji pracy i wymaga dużo energii aby taka inwestycja w przyszłości zaprocentowała. Wszystkie czynności, wykonywane przez kancelarię prawną muszą bezwzględnie zostać udokumentowane w systemie. Zarówno zwykli pracownicy jak i właściciel kancelarii (np. radca prawny) są zobligowani do konsekwentnej pracy w systemie.

Unikanie korzystania z pomocy podczas wdrożenia.

Jest to postrzegane jako koszt i strata czasu i jest utratą szansy na transfer wiedzy do własnej firmy. Dobrze przeszkolony kluczowy użytkownik systemu może szkolić kolejnych (np. nowych) użytkowników a także wyjaśniać im wszelkie kwestie i problemy związane z systemem. Nie będzie wtedy potrzeby angażowania zewnętrznej pomocy firm IT.

Kancelarie nie zawsze są gotowe na wdrożenie od razu oprogramowania w wymaganym zakresie.

Wdrożenie tylko części funkcjonalności powoduje, że wdrożenie pozostałych elementów programu jest odkładane „ad acta” i tak naprawdę kancelaria nigdy nie będzie mogła skorzystać z pełnych możliwości programu. W istotny sposób będzie to obniżać w jej oczach wartość systemu, który następnie może być poddawany niesłusznej krytyce. Tak naprawdę całą winę należy zrzucić na błędne oczekiwania klientów i nieprawidłowe wdrożenie.

Kancelarie często nie doceniają zalet współpracy z dostawcą oprogramowania i nie podpisują umów serwisowych.

Brak umowy serwisowej to oczywiście mniejsze koszty dla kancelarii.  Skutkiem tego jest jednak najczęściej brak wsparcia i aktualizacji systemu. Postęp w branży IT jest jednak ogromny, cały czas powstają nowe rozwiązania, aktualizowane są systemy operacyjne. To wszystko powoduje „starzenie się” oprogramowania, gdyż nie uwzględnia ono nowych zmian wymuszonych np. przez nowe regulacje prawne. Nieaktualizowane oprogramowanie może w przyszłości przestać działać poprawnie lub w ogóle nie działać. Wtedy konieczne będzie kosztowne zaktualizowanie systemu (koszty rocznych aktualizacji sumują się) lub nowa inwestycja tym razem w inne rozwiązanie.

Brak analizy procesów zachodzących w kancelarii.

Optymalnie jest rozpisać poszczególne scenariusze pracy, określić kluczowych użytkowników, ustalić spodziewane efekty i punkty, wymagające usprawnienia. Jest to kluczowe do poprawnej konfiguracji systemu i satysfakcji z jego użytkowania. Gwarancją sukcesu jest dopasowanie programu do realnych potrzeb przyszłego użytkownika, co z pewnością przyczyni się także do jego rozwoju zawodowego. Dlatego warto poświęcić czas zarówno na rozmowę o swoich oczekiwaniach względem systemu, jak również na szkolenie z pracy z produktem.

Brak świadomości potrzeby wdrożenia oprogramowania.

Łatwo przeoczyć moment, w którym program nie wydaje się jeszcze niezbędny, ale znacząco wpłynąłby na komfort pracy. Dobrze jest, gdy system rozwijany jest wraz ze wzrostem kancelarii. Zamiast tego często jego wdrożenie jest odkładane, ponieważ kancelaria jest jeszcze w fazie rozwoju.

Chęć wdrożenia funkcjonalności, które zasadniczo nie będą używane na etapie prowadzenia sprawy.

Może się wydawać, że im więcej funkcjonalności tym lepiej dla kancelarii. Gdyby rzeczywiście tak było, programy byłyby przeładowane najróżniejszymi funkcjami, które w rzeczywistości mogłyby być użyte jedynie w niewielu przypadkach.

Oczekiwania bardzo niskiej ceny za wdrożenie systemu i dodatkowych modyfikacji.

Nie tylko kancelarie prawne oczekują niskiej ceny za oprogramowanie. Wiele firm również oczekuje niskiej ceny lub wprost mówi, że chce wydać jak najmniej. Wynika to zapewne z faktu, że firmy nie widzą wartości we wdrożeniu oprogramowania. Korzyści z systemu będą bowiem widoczne w dłuższej perspektywie, gdy system zostanie poprawnie wdrożony i skonfigurowany a pracownicy kancelarii będą potrafili go odpowiednio używać. Nie warto więc kierować się ceną oprogramowania. Trzeba się skupić  przede wszystkim na funkcjonalnościach systemu, gdyż to one będą wpływać na pracę twoją i twoich współpracowników.

Brak systematyczności w planowaniu pracy kancelarii oraz wpisywaniu czasu pracy.

Najczęściej skutkuje to utratą dochodów kancelarii za przepracowany czas. Ze względu na brak informacji w systemie faktury nie obejmują wszystkich wykonanych czynności. Dochody kancelarii mogą być więc częściowo uszczuplone. Pytanie, kiedy partnerzy zorientują się, że uciekają im pieniądze.

Brak wdrożenia systemu w całej kancelarii i dla wszystkich jego użytkowników.

Współdzielenie loginów to tylko pozorna oszczędność. Jeżeli pracownicy nie pracują cały dzień w systemie tylko używają go 2-4 godziny dziennie, to warto zakupić licencje w modelu concurrent user. Liczbę dostępnych licencji reguluje w tym wypadku serwer (maksymalna liczba jednoczesnych użytkowników) umożliwiając jednocześnie zakładanie wielu kont użytkowników w ramach jednej licencji. Oznacza to, że na jednej licencji może pracować wielu użytkowników ale oczywiście nie w tym samym czasie tj. muszą to robić po kolei (jeden się wylogowuje a na jego miejsce loguje się drugi itd.). Wtedy istnieje możliwość, żeby mniejszą liczbą licencji obsłużyć wszystkich użytkowników.

Jak wybrać najlepszy program do zarządzania kancelarią prawną?

Aby uniknąć błędów warto przed dokonaniem wyboru oprogramowania zapoznać się bliżej z systemem i w miarę możliwości przetestować go. Czas, który poświęcisz na tym etapie pozwoli nabrać przekonania i utwierdzić się w wyborze konkretnego rozwiązania. Nawet jeżeli testowanie będzie odpłatne, to i tak poniesiony koszt będzie mniejszy niż wtedy, gdy okaże się, że system nie nadaje się do naszej kancelarii i trzeba go zmienić.

Gdy już zdecydujesz się na wybór odpowiedniego rozwiązania, zaplanuj dokładnie jego wdrożenie. Brak zaplanowania wdrożenia a przed wszystkim koniecznych modyfikacji skutkuje niepotrzebnym stresem, poczuciem straty czasu a nawet rezygnacją z wprowadzenia systemu w kancelarii. Istotna jest tu bowiem determinacja kierownictwa oraz motywacja do działania całego zespołu kancelarii. W przeciwnym razie praca kancelarii może zostać skutecznie zablokowana.

Pamiętaj, że celem wdrożenia oprogramowania jest usprawnienie pracy kancelarii we wszystkich obszarach, które tego wymagają. Przeświadczenie, iż praca z systemem to tylko dodatkowy  czasochłonny obowiązek a nie korzyść prowadzi do braku spójnych danych w jednym miejscu w systemie, a to z kolei generuje problem z odpowiednim przetwarzaniem danych, obiegiem dokumentów, przesyłania informacji a na końcu z należytym rozliczaniem usług.

Wszystko zaczyna się od rozmowy

Jeżeli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób rozpocząć lub usprawnić realizację automatyzacji i digitalizacji procesów w Twojej kancelarii, to najlepszym pierwszym krokiem jest rozmowa z jednym z naszych ekspertów. Podczas rozmowy nasz ekspert, na podstawie przedstawionej przez Ciebie sytuacji, zaproponuje wstępne możliwości rozwiązań dla wyzwania, które jest obecnie dla Ciebie najważniejsze. Przeczytaj również nasze posty blogowe pt.: Jakie wybrać oprogramowanie do kancelarii prawnej oraz Program do obsługi kancelarii prawnej - cechy i funkcjonalności

Odbierz bezpłatny E-book "Jak zautomatyzować procesy i zarządzanie dokumentami w firmie" i dowiedz się

• - Jak udanie wdrożyć automatyzację obiegu dokumentów i procesów w firmie
• - Jak stworzyć mapy procesów biznesowych i obiegu dokumentów?
• - Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie wspierające automatyzację i digitalizację procesów

Skorzystaj z kalkulatora