10 powodów, dlaczego elektroniczne zarządzanie dokumentami się opłaca?

Rozwiązaniem tych wszystkich problemów może być elektroniczny obieg dokumentów (EOD). Jest często wykorzystywany w takich działach jak HR czy księgowość, używają go także kierownicy i pracownicy innych działów (np. jakości) aby zapanować nad dużą ilością papierowej dokumentacji, gdyż niesie to ze sobą szereg korzyści.

A jakie korzyści przemawiają za elektronicznym obiegiem dokumentów? Oto 10 powodów, dla których warto przemyśleć taką inwestycje.

Oszczędność czasu pracy

W każdej firmie są działy, w których przetwarzane są duże ilości dokumentów. Najczęściej są to działy HR, których pracownicy zmagają się z natłokiem dokumentów napływających do nich każdego dnia. Wiąże się to najczęściej z koniecznością pilnowania różnych terminów, akceptowania wniosków urlopowych oraz prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Praca z taką ilością dokumentów powoduje najczęściej, że spada jej jakość.

Dlatego też wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w postaci systemu DMS sprawi, że obieg dokumentacji będzie odbywał się w wydajny i uporządkowany sposób a przez to zajmie znacznie mniej czasu. To z kolei spowoduje, że praca osób przetwarzających duże ilości dokumentów firmowych będzie spójna, uporządkowana oraz pozbawiona potencjalnych błędów i pomyłek. O tym, co to jest system DMS pisaliśmy w naszym artykule blogowym Czym jest i ile kosztuje system DMS?

Obniżenie kosztów związanych z obsługą dokumentów

Inwestycja w oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów będzie wiązała się z wydatkami i konicznością zakupu licencji lub wykupienia abonamentu. Należy jednak pamiętać, że ta inwestycja może nam się zwrócić w przeciągu 1-2 lat. Szczególnie dobrze będzie to widoczne w małych firmach, które dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów będą mogły ograniczyć liczbę osób w działach, w których przetwarzane są duże ilości dokumentów. Oczywiście należy wcześniej sprawdzić, czy zmniejszenie potrzebnego personelu nie obniży efektywności i nie będzie zbyt mocno obciążać pozostałych pracowników.
Generalnie jednak wdrożenie odpowiedniego rozwiązania informatycznego w postaci systemu DMS powinno przynieść pozytywne rezultaty. Nowy software będzie gwarantował jakość i skuteczność przetwarzania dokumentów i pozwoli na automatyzację procesów z tym związanych. Wszyscy korzystający z niego pracownicy powinni mocno odczuć poprawę w obszarze zarządzania dokumentami w Twojej firmie. W tym temacie przeczytaj nasz wpis blogowy Zarządzanie dokumentami czyli w jaki sposób firma może skorzystać na oprogramowaniu DMS?

Szybki i łatwy dostęp do dokumentów

Wszystkie dokumenty, które trafią do systemu DMS są przechowywane w jego elektronicznym archiwum i umożliwiają dostęp do nich wszystkim pracownikom firmy zgodnie z nadanymi im uprawnieniami. W każdej chwili dokumenty mogą być pobrane i przesłane do odpowiedniego działu lub osoby. Nie trzeba już tracić czasu na szukanie dokumentów w papierowym archiwum lub angażować do tego innych pracowników w firmie. Wszystko jest już w systemie w formie elektronicznej.

Elektroniczny obieg dokumentów jako baza wiedzy

Archiwizowanie wszystkich potrzebnych dokumentów związanych z funkcjonowaniem Twojej firmy daje możliwość stworzenia też ogromnej bazy wiedzy. Poza dokumentami takimi jak faktury, umowy i urzędowe dokumenty w systemie DMS możesz tworzyć i przechowywać wszystkie ważne informacje np. notatki z zebrań czy spotkań z klientem, wiadomości od innych pracowników czy korespondencję poczty elektronicznej. Dodatkowo informacje te będą posegregowane i przypisane do odpowiedniego adresu czy klienta lub też procesu (elektronicznego segregatora), który może być następnie przekazywany w obiegu dokumentów innym użytkownikom. Wreszcie w systemie DMS mogą być przechowywane wszystkie informacje dot. technologii lub procedur firmowych tak, aby w przypadku zmian kadrowych cała wiedza pozostawała w firmie i mogła być przekazywana nowym współpracownikom. Wszystko to stanowi naprawdę ogromne źródło wiedzy.

Odbierz bezpłatny E-book "Jak zautomatyzować procesy i zarządzanie dokumentami w firmie" i dowiedz się

• - Jak udanie wdrożyć automatyzację obiegu dokumentów i procesów w firmie
• - Jak stworzyć mapy procesów biznesowych i obiegu dokumentów?
• - Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie wspierające automatyzację i digitalizację procesów

Skorzystaj z kalkulatora

Bezpieczeństwo danych w archiwum elektronicznym

System DMS zawiera wiele informacji, często bardzo ważnych dla firmy. Nic więc dziwnego, że powstają obawy o ich utratę lub ujawnienie osobom spoza firmy. Szczególnie dotyczy to how know firmy oraz poufnych receptur lub składów produktów. Ich ujawnienie mogłoby narazić firmę na straty materialne i utratę reputacji wśród klientów i odbiorców.
Ważne jest więc aby system DMS posiadał odpowiednie zabezpieczenia zarówno w zakresie dostępu jak i tworzenia tzw. kopii zapasowych. Dzięki temu cała wiedza, jaka jest przechowywana w bazie danych, zostaje odpowiednio zabezpieczona przez utratą. Ma to duże znaczenie np. w sytuacji, gdy pracownik odchodzi z pracy. Nadal masz dostęp jednak do jego korespondencji elektronicznej czy też notatek.

Praktyczna użyteczność elektronicznego obiegu dokumentów

System obiegu dokumentów w firmie ma również szereg istotnych zalet, o których nie zawsze pamiętamy. Chodzi tu przede wszystkim o dostęp do systemu z urządzeń mobilnych np. w przypadku pracowników operujących w terenie lub jadących w delegacje czy na spotkanie z klientem. W każdej chwili mogą oni skorzystać z aplikacji mobilnej i sprawdzić, pobrać lub wysłać potrzebne dokumenty. Również przechowywanie dokumentów na centralnym serwerze i tworzenie kopii bezpieczeństwa w odpowiednich interwałach czasowych zwiększa bezpieczeństwo danych w przypadku awarii konkretnego komputera, gdyż dane w takim wypadku można w posty i szybki sposób odtworzyć. Dzięki temu procesy biznesowe nie zostają wstrzymane. Dodatkowo powtarzalna praca w firmie może być w prosty sposób automatyzowana, co znacząco odciąży Twoich pracowników od codziennej rutyny i pozwoli im skupić się na najpilniejszych czynnościach. Przeczytaj również nasz artykuł blogowy 5 sposobów jak usprawnić obieg dokumentów w Twojej firmie.

Pełna kontrola nad przetwarzaniem dokumentów firmowych

W nawet najlepiej zorganizowanej firmie zdarzają się sytuacje, w której ważne dokumenty zostają zagubione lub też nie trafiają do rąk odpowiedniego adresata. I choć firmy rzadko przyznają, że ma to u nich miejsce, to jednak takie zdarzenia mogą mieć negatywny wpływ na wizerunek całej firmy. Chodzi tu przede wszystkim o terminowość. Zagubione lub odłożone do szuflady faktury najczęściej są opłacane po terminie a umowy lub korespondencja, która została przypadkowo zagubiona, nie jest dalej procesowana. Nikt w firmie nie wie, na jakim etapie załatwiania są tego typu sprawy i kto był odpowiedzialny za ich procedowanie. W gąszczu dokumentów łatwo jest stracić nad nimi kontrolę a to jest zazwyczaj początkiem chaosu.

Dzięki systemowi DMS wszystkie dokumenty trafiają do systemu a elektroniczny obieg umożliwia przekazywanie ich do konkretnych odbiorców. Oznacza to, że w każdym momencie możemy sprawdzić w systemie, co stało się z danym dokumentem i na jakim etapie realizacji obecnie się znajduje. System może również przypominać o terminie, jeżeli ten zbliża się do końca lub też wysyłać odpowiednie powiadomienia do użytkowników nadzorujących pracę innych pracowników lub działów. Mając pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów w firmie możemy być pewni, że żaden dokument nie zostanie pominięty i nie zaginie w trakcie procesowania.

Skorzystaj z kalkulatora DMS i natychmiast poznaj koszty wdrożenia

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora

Większa efektywność zarządzania korespondencją w firmie

W dzisiejszych czasach korespondencja w firmie obywa się za pomocą poczty elektronicznej. Wciąż jednak firmy otrzymują korespondencję papierową. Jak więc skutecznie zarządzać całą korespondencją firmową? W przypadku korespondencji w formie papierowej musimy ją najpierw zeskanować i wprowadzić do systemu. Następnie możemy ją przesłać już w postaci elektronicznej do odpowiedniego użytkownika lub przypisać do danego adresu czy osoby kontaktowej, do której ta korespondencja jest skierowana.

Natomiast w przypadku korespondencji elektronicznej szczególnie tej otrzymywanej w dużych ilościach, system DMS pozwala na jej automatyczne segregowanie. Oznacza to, że jeżeli w systemie mamy wprowadzony adres e-mail osoby z którą mailujemy, to każda wiadomość e-mail automatycznie przypisywana jest do profilu tej osoby lub firmy. Bez problemu więc odnajdziemy i prześledzimy całą korespondencje od naszego kontrahenta.

W przypadku nowej korespondencji (kiedy ktoś pisze do nas np. pierwszy raz) możemy za pomocą jednego kliknięcia przypisać ją do odpowiedniego profilu firmy, osoby lub procesu i to w wielu miejscach, jeżeli mamy taką potrzebę. Ponadto do każdego e-maila w bazie danych systemu DMS możemy załączyć notatkę, w której zamieścimy swój komentarz i która będzie widoczna jedynie dla pracowników naszej firmy. Dzięki systemowi DMS możemy lepiej i efektywniej zarządzać całą korespondencja firmową.

Szablony i automatyczne tworzenie nowych dokumentów

Szablony umożliwiające tworzenie nowych dokumentów, takich jak umowy, faktury itp. to jedna z wielu opcji, jakie może zaoferować dobry system DMS. Dzięki temu wypełnianie stałych danych firmowych jest w pełni automatyczne i nie trzeba za każdym razem ich wpisywać. Można też utworzyć gotowe wzorce dotyczące korespondencji elektronicznej umożliwiające automatyczne zaciąganie z systemu informacji o odbiorcach. Może to być szczególnie pomocne, jeżeli wśród odbiorców naszych maili są firmy zagraniczne. Wtedy początek i koniec maila a także pewne elementy tekstu jak np. potwierdzenie zamówienia mogą być generowane bezpośrednio z szablonu w wybranym języku. W tym wypadku jednolity system zarządzania dokumentami zdecydowanie ułatwia i przyspieszą pracę szczególnie z dużą liczbą kontrahentów, z którymi musimy pozostać w stałym kontakcie.

Rejestracja czasu pracy i elektroniczne wnioski urlopowe

Rozliczanie czasu pracy nigdy nie było tak proste. W systemie DMS może być prowadzona elektroniczna lista obecności. System sam zliczy przepracowany czas i to co do minuty. Również o urlop będzie można wnioskować i zatwierdzać go elektronicznie a informacje o planowanych lub aktualnych urlopach pracowników będą dostępne w systemie dla wszystkich jego użytkowników. Dzięki temu łatwiej i dokładnie będzie można zaplanować i rozliczyć pracę Twoich pracowników w firmie.

Jeżeli interesuje Cię system DMS i chciałbyś dowiedzieć się więcej na ten temat, to umów się na bezpłatną konsultację z naszym ekspertem i porozmawiaj o potrzebach i oczekiwaniach Twojej firmy. Możesz również skorzystać z naszego kalkulatora DMS, aby otrzymać indywidualną wycenę wdrożenia systemu w Twojej firmie. Przeczytaj również nasz artykuł Ile kosztuje system DMS?, aby dowiedzieć się od czego zależy cena systemu i jak kształtują się cenowo projekty wdrożeń systemów do zarządzania dokumentami.