Problemy kancelarii prawnych, które może rozwiązać nowoczesne oprogramowanie

W poniższym artykule przedstawimy przykłady problemów pojawiających się w kancelariach prawnych, które możną rozwiązać nowe technologie w postaci odpowiedniego oprogramowania. W tym miejscu warto także nadmienić, że każda kancelaria ma przeważnie inne procesy biznesowe i działa wg własnego know how. Oprogramowanie dla kancelarii musi więc być na tyle elastyczne, aby można było je dopasować do potrzeb konkretnej organizacji. Tylko wtedy możemy mówić o usprawnieniu procesów biznesowych.

Brak systemu do zarządzania kancelarią prawną

Nie pozwala to na koordynowanie spraw prowadzonych przez pracowników kancelarii (prawnik, adwokat, radca prawny). Powstaje ogromny chaos informacyjny uniemożliwiający dalszy rozwój kancelarii. Monitorowanie stanu spraw klientów było mocno utrudnione, szczególnie w przypadku nieobecności któregoś z pracowników. Ma to ogromny wpływ na poziom usług i zadowolenie klientów.

Dzięki wdrożeniu dedykowanego oprogramowania pracownicy kancelarii uzyskali dostęp do informacji zgodnie z ustalonym zakresem uprawnień. Ponadto zostali przeszkoleni w zakresie używania systemu do zarządzania sprawami, planowania i dokumentowania swojej pracy. Natomiast kierownictwo kancelarii otrzymało niezbędne narzędzia i wiedzę z zakresu efektywnej kontroli działań i tworzenia odpowiednich rozliczeń.

Efektem wprowadzenia systemu do zarządzania kancelarią była większa kontrola nad prowadzeniem spraw i efektywny obieg dokumentów. Pracownicy przekonali się do pracy w systemie i konieczności systematycznego uzupełniania informacji na temat prowadzonych działań a także skanowania i odpowiedniego opisywania napływających dokumentów. Stworzone w ten sposób jednolite „źródło prawdy” w systemie informatycznym pozwoliło na łatwe i szybkie wyszukiwanie wszelkich potrzebnych informacji. Świadczone usługi prawne stały się przez to lepsze.

Brak jednolitego systemu do rejestracji i kontroli postępów w pracy a także rejestracji czasu, jaki został przepracowany w związku z wykonywanymi zadaniami

W takich przypadkach zadania najczęściej przesyłane są pocztą e-mail, co utrudnia ustalanie priorytetów i ocenę postępów. Do celów rejestracji pracy wykorzystuje się najczęściej arkusze Excel, przeważnie oddzielne dla każdego współpracownika a raporty są tworzone na koniec miesiąca. Oznacza to najczęściej, że koniec każdego miesiąca jest czasem wytężonej pracy w kwestii raportowania i fakturowania i zasadniczo uniemożliwia wykonywanie innych zadań.

Rozwiązaniem tego problemu może być zautomatyzowanie procesów planowania, zarządzania zadaniami, śledzenia czasu pracy i wystawiania faktur. Zwiększa to produktywność firmy a zadania administracyjne nie są już kumulowane na koniec każdego miesiąca. Dzięki lepszemu zarządzaniu czasem pracy kancelaria prawna może wykonywać więcej zadań w tym samym czasie. Systematyczna i codzienna rejestracja czasu umożliwia skuteczniejsze monitorowanie czasu pracy i ułatwia fakturowanie za wykonane usługi prawne. Zaoszczędzony w ten sposób czas można poświęcić na obsługę klientów mających problemy prawne, co przekłada się bezpośrednio na większy zysk kancelarii.

Brak możliwości kontroli stopnia obłożenia pracowników zadaniami i możliwości sprawdzania na bieżąco wykonywanych postępów

Taki stan rzeczy mocno utrudniał sprane działanie kancelarii. Do rozwiązania tego problemu stworzono w systemie funkcjonalność umożliwiającą delegowanie zadań wraz z możliwością nadawania odpowiedniego statusu. Pozwoliło to pracownikom informować kierowników na jakim etapie jest wykonane zadanie.

Efektem było uzyskanie podglądu pracy poszczególnych zespołów, co pozwoliło na zachowanie ciągłości pracy bez przeciążania lub przestojów. Praca w kancelarii stała się bardziej efektywna a procesy bardziej przejrzyste.

Nadmiar dokumentów przechowywanych na różnych komputerach pracowników, przez co nie wszyscy pracownicy mogli je odnaleźć i  przeglądać.

Rozwiązaniem było przeniesienie wszystkich danych na jedną wspólną platformę komunikacyjną. Każdemu użytkownikowi przypisano jego własny pulpit z najważniejszymi informacjami. Sprawy zostały powiązane z odpowiednimi dokumentami, zadaniami i terminami a poufne dane przesyłano za pomocą wewnętrznej wiadomości umożliwiającej także zamieszczanie własnych komentarzy. Ponadto za pomocą aplikacji mobilnej uzyskano zdalny dostęp do wszystkich ważnych dokumentów.

Dzięki zastosowaniu nowoczesnego oprogramowania udało się usprawnić pracę całego zespołu prawników a wybrane procesy zostały zautomatyzowane. Szybsze i łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów skróciło czas potrzebny na odnajdywanie potrzebnych informacji blisko o 25% a aplikacja mobilna pozwalała na szybki pogląd informacji na smartfonie w sytuacji, gdy prawnicy znajdowali się poza biurem np. na spotkaniach z klientami.

Powolna weryfikacja stanu spraw, zadań i terminów, brak informacji o dostępności członków zespołu oraz czasochłonny obieg korespondencji

Zbyt wolne działanie firmy spowodowane było brakiem odpowiedniego rozwiązania IT.

Dzięki wdrożeniu odpowiedniego rozwiązania usprawniono pracę projektową we wszystkich obszarach działalności kancelarii, dopasowując program  odpowiednio do workflow w organizacji.

Ponadto dzięki wdrożeniu rejestracji czasu pracy udało się zyskać wiedzę na temat efektywności pracowników oraz prowadzonych spraw a dwukierunkowa synchronizacja kalendarzy w smartfonach z kalendarzem programu umożliwiła uzyskanie informacji o dostępności pracowników. Dodatkowo udało się zaoszczędzić do 20 % czasu poświęcanego na czynności administracyjne.

Problem z jednoczesną obsługą dużej ilości spraw sądowych i upadłościowych (upadłość konsumencka)

Wiązało się to z koniecznością angażowania wielu osób w procesie nadzorowania prawidłowego obiegu dokumentów.

Na potrzeby tworzenia dokumentów wdrożono system i przygotowano wzory do automatycznego generowania pism. System automatycznie uzupełniał je danymi i tworzył dokumenty w formacie MS Word lub PDF.

W efekcie dzięki zastosowaniu odpowiedniego rozwiązania informatycznego generowanie większości dokumentów związanych z upadłością trwa zaledwie chwilę. Znalazło to odzwierciedlenie w większej efektywności pracy kancelarii i pozwoliło prawnikom na podwojenie ilości prowadzonych jednocześnie spraw i stałe monitorowanie odrębnych postepowań związanych z upadłością. Tym samym obroty kancelarii wzrosły dwukrotnie.  

Problemów do rozwiązania w kancelarii prawnej znajdzie się zapewne jeszcze więcej i będą one różniły od siebie w zależności od sposobu pracy kancelarii. Każda kancelaria prawna będzie potrzebować najczęściej trochę innego rozwiązania, warto więc pomyśleć o programach oferujących dużą elastyczność w dopasowaniu do konkretnego zapotrzebowania prawników w obszarach sprzedaży i zarządzania kontaktami z klientem (CRM), zarządzania dokumentami i archiwizacji (DMS) a także obiegu dokumentów i komunikacji (Workflow).

Wszystko zaczyna się od rozmowy

Jeżeli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób rozpocząć lub usprawnić realizację automatyzacji i digitalizacji procesów w Twojej kancelarii, to najlepszym pierwszym krokiem jest rozmowa z jednym z naszych ekspertów. Podczas rozmowy nasz ekspert, na podstawie przedstawionej przez Ciebie sytuacji, zaproponuje wstępne możliwości rozwiązań dla wyzwania, które jest obecnie dla Ciebie najważniejsze. Przeczytaj również nasze posty blogowe pt.: Jakie wybrać oprogramowanie do kancelarii prawnej oraz Program do obsługi kancelarii prawnej - cechy i funkcjonalności

Odbierz bezpłatny E-book "Jak zautomatyzować procesy i zarządzanie dokumentami w firmie" i dowiedz się

• - Jak udanie wdrożyć automatyzację obiegu dokumentów i procesów w firmie
• - Jak stworzyć mapy procesów biznesowych i obiegu dokumentów?
• - Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie wspierające automatyzację i digitalizację procesów

Skorzystaj z kalkulatora