Herausforderung
Entwicklung eines einheitlichen Systems im HR-Bereich für die Mitarbeiter des Unternehmens - eine zentrale Mitarbeiterdatenbank. Die Miele-Fabrik in Ksawerów beschäftigt mehrere hundert Produktionsmitarbeiter, die regelmäßig fachlich, medizinisch und im Bereich der Arbeitssicherheit geschult werden müssen. Um die Bearbeitung von Ausbildungs- und Qualifizierungsinformationen effizient zu gestalten, entschied sich Miele für die Einführung eines Systems, das automatisch Ausbildungs- und Qualifizierungsinformationen aktualisiert, ein Organigramm erstellt, Urlaubsanträge verwaltet, Mitarbeiterbeurteilung ermöglicht, Zugriff auf HR-Formulare bietet, die notwendigen Mitarbeiterdaten speichert und über ein Webportal (Webanwendung) für Mitarbeiter den Fernkontakt zwischen Mitarbeitern und der Personalabteilung ermöglicht.
Gründe für die Entscheidung: überzeugende Darstellung der Leistungsfähigkeit und Funktionalitäten, direkte Archivierung der Dokumente im System, integrierte Dokumentenmanagement- und Kommunikationsfunktionen. Mit dem flexiblen DMS DOCUframe konnte eine Lösung entwickelt werden, die ganz auf die Bedürfnisse von Miele zugeschnitten ist.
Die implementierte Lösung ermöglichte es, Informationen über das Datum der Schulung und die Gültigkeit eines bestimmten Kurses, das Schulungsunternehmen und die Bestätigung, dass ein Mitarbeiter einen bestimmten Kurs abgeschlossen und das entsprechende Zertifikat erhalten hat, zu organisieren. Dank der Schulungsmanagementfunktion ist es nun möglich, den Schulungsumfang für bestimmte Arbeitsstellen festzulegen, Schulungen direkt aus dem System heraus zu bestellen, Schulungen in Form von Dokumenten oder Links anzuhängen, Online-Tests zu absolvieren sowie Fristen zu setzen und Erinnerungen zu versenden.
Der Aktualisierungsprozess für die Schulungen wurde automatisiert, so dass die Teilnehmer bei jeder Änderung an der Schulung daran erinnert werden, diese zu aktualisieren und erneut zu bestätigen. Darüber hinaus bietet das eingerichtete Mitarbeiter-Webportal die Möglichkeit, relevante Dokumente für die Mitarbeiter zum Download bereitzustellen und ermöglicht die interne Kommunikation mit den Mitarbeitern.
• Hohe Flexibilität des Programms, die die Automatisierung von Unternehmensabläufen für die Verwaltung von Schulungen, Urlaub und anderen Mitarbeiterangelegenheiten ermöglicht
• Zeitersparnis und erhöhte Transparenz der Abläufe durch eine zentrale Datenbank für Mitarbeiterschulungen, medizinische Untersuchungen und Verträge.
• Einfache Suche nach Informationen über Mitarbeiterschulungen, Zertifikate und Schulungsverträge und deren Anbieter
• Die im System verarbeiteten Mitarbeiterdaten werden automatisch archiviert und vor unberechtigtem Zugriff geschützt.
• Optimierung der internen Kommunikation im Unternehmen durch ein Webportal für Mitarbeiter
• Schnelle Rentabilität der Investition in DMS-Software
Dedizierte DMS-Lösung für die Verwaltung und Personalabteilung bei Miele. Web- und Desktop-Anwendung zur Rationalisierung des Informationsflusses, der Dokumentenverwaltung und aller Prozesse für den Umgang mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern.
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