Post image

Digitalizacja procesów HR, choć brzmi często jak cyfrowa rewolucja, nie wywraca firmy do góry nogami – a przynajmniej nie powinna. Odpowiednio przeprowadzony proces cyfryzacji powinien w znacznym stopniu ułatwić i zautomatyzować naszą dotychczasową pracę. W 2019 roku już około 8% dużych firm wplatało rozwój technologiczny w swój model biznesowy (na podstawie wyników badania Orange Insights wykonanego przez ICAN Research). Inwestycje w cyfryzacje stają się główną ścieżką rozwoju wielu firm.

Dla HRu digitalizacja jest również szansą na zwiększenie efektywności zarządzania firmą oraz pozwala na wyeliminowanie wielu wąskich gardeł takich jak zarządzanie dokumentami rekrutacyjnymi, analizami i raportami oraz zawsze przepełnionym kalendarzem.

Jakie korzyści niesie digitalizacja rozwiązań?

Wprowadzenie nowych technologii pozwala na wyeliminowanie obsługi ręcznego wykonywania powtarzalnych czynności. Dzięki temu pracownicy HR oszczędzają w ciągu dnia nawet godzinę. Zdigitalizowane procesy hr usprawniają również komunikację i wewnętrzny obieg dokumentów. Dodatkowo minimalizujemy ilość dokumentów przetwarzanych w papierowej wersji co znacznie obniża koszty archiwizacji, zwiększa bezpieczeństwo oraz nie pozostaje bez znaczenia dla środowiska.

Digitalizacja usług i sposoby przetwarzania danych

Z jakimi problemami najczęściej spotykają się firmy?

Digitalizując procesy HR w firmach, które posiadają swój wewnętrzny dział mierzymy się z wieloma problemami, począwszy od tych związanych z miękkim HRem np. zarządzanie kompetencjami pracowników, aż po HR twardy np. zarządzanie terminami badań i uprawnień. Cyfrowe platformy powinny odpowiadać na wszystkie potrzeby w firmie w zakresie przetwarzania danych.

Zarządzanie dokumentami rekrutacyjnymi

W dużych firmach rzadko się zdarza, aby była prowadzona rekrutacja tylko na jedno stanowisko, dodatkowo dla każdej rekrutacji wpływa wiele dokumentów często z różnych źródeł. Jednym z problemów jest tworzenie bazy kandydatów oraz komunikacja zewnętrzna z nimi. W rozmowy rekrutacyjne zazwyczaj zaangażowana jest więcej niż jedna osoba, dlatego organizacja tak wielu spotkań również jest niełatwym zadaniem.

Digitalizacja organizacji

Zdarza się, że wiele osób poszukując zatrudnienia wysyłają swoje dokumenty aplikacyjne do firm poza okresem prowadzenia rekrutacji. Jeśli w firmie nie mamy mądrze zorganizowanej bazy dla takich osób, często możemy zgubić przesłane CV, a co za tym idzie stracić szansę na nawiązanie współpracy z odpowiednim kandydatem.

Obecnie na uwagę zasługuje wiele rozwiązań IT, które oferują ciekawe rozwiązania dedykowane właśnie pod HR. HRM (bo tak się najczęściej nazywają te narzędzia, z ang. Human Resources Management) oferują możliwość tworzenia baz, zarządzania umiejętnościami kandydatów, wspierają komunikację zewnętrzna w procesie rekrutacji oraz zapewniają wgląd w przejrzystą historię kandydatów.

Kalendarz rekrutera

Kalendarz spotkań rekrutera zazwyczaj pęka w szwach, rozmowy to stały punkt dnia. Ciężko jest nad nim zapanować, wiele rozmów, każda na różne stanowiska, częste przekładanie terminów, odwoływanie spotkań przez kandydatów na ostatnią chwilę. To wszystko, bez świetnej organizacji prowadzi do wielkiego chaosu.

Narzędzia transformacji cyfrowej

Na rynku dostępne są różnorodne kalendarze, które pomagają nam zapanować właśnie nad chaosem organizacyjnym. Są to najczęściej aplikacje do których mamy dostęp z urządzeń mobilnych, które zazwyczaj mamy pod ręką. Jednym z ciekawszych rozwiązań są kalendarze zintegrowane z naszym głównym programem HRM. Dzięki takiemu połączeniu wszyscy nasi współpracownicy mają przegląd swoich kalendarzy i terminów, co znacznie ułatwia planowanie spotkań grupowych.

Analityka i raporty

Kto lubi tworzyć żmudne raporty i zestawienia, szukać informacji, które rozsiane są w wielu miejscach, często w formie papierowej, sprawdzać kilkukrotnie poprawność wypłaty świadczeń i premii? Chyba nikt nie przepada za tym zadaniem. Tworząc raporty ręcznie znacznie zwiększamy ryzyko powstania błędu. Każdy jest tylko człowiekiem i jeśli przez godzinę przepisujemy dane z różnych tabelek w jedno miejsce to tylko kwestia czasu, kiedy się zagapimy i wstawimy dane w inne miejsce. Każdy taki błąd ma późniejszy wpływ na ostateczny efekt i jakość przygotowanego przez nas raportu.

Systemy obsługi dokumentów to konieczność

Dbanie o wysoką jakość danych powinna leżeć w interesie każdego pracownika firmy, w końcu później na tych wyliczeniach się opieramy, pracujemy, planujemy działania.

Wprowadzając rozwiązania BI (Business Intelligence), które wspierają nas w analityce danych, warto wybrać takie rozwiązania, które pozwalają na integracje z różnymi źródłami danych. Jeśli system będzie sam pobierał dane, które na bieżąco wprowadzamy, będziemy w stanie zminimalizować ryzyko błędu ludzkiego niemalże do zera. Dane wprowadzane na bieżąco, odznaczają się dużo wyższą jakością, dodatkowo taki model zbierania danych nie dopuszcza do sytuacji, w której przez spiętrzenie informacji zaczną nam one ginąć.

Skuteczna komunikacja w procesie rekrutacji

Dla firmy zazwyczaj największą wartością jest człowiek, dlatego coraz częściej przedsiębiorstwa stawiają na transparentność i przejrzystość komunikacji. Mimo dobrych chęci w dużych firmach dalej zdarzają się sytuacje, w których informacja o benefitach, konkursach czy spotkaniach integracyjnych nie dociera do wszystkich pracowników. Co gorsza, w firmach z bardzo rozbudowaną strukturą często dochodzi do sytuacji, w której pracownik nie wie do kogo powinien się zgłosić w danej sytuacji.

Digitalizacja procesów HR w firmie

Wiele nowych systemów IT wspiera komunikacje wewnętrzną poprzez chaty. Są też rozwiązania, które poza ułatwieniem komunikacji, automatyzują od razu pewne procesy. Dobrym przykładem może być wniosek pracownika – nasz pracownik potrzebuje zaświadczenia, które jest wydawane tylko na jego prośbę. Taka osoba może w systemie wskazać zapotrzebowanie na określony wniosek, a jego prośba automatycznie zostanie przesłana do odpowiedniej osoby. Dzięki takiemu rozwiązaniu, pracownik nie musi umawiać spotkania z przełożonym, tylko w dogodnym dla niego czasie przesyła odpowiednią informację. Podobne rozwiązania stosowane są często dla wniosków urlopowych.

Rozliczanie czasu pracy

Jednym z problemów kadrowo płacowych, który pojawił się podczas przymusowej pracy w modelu home office jest ewidencja czasu przepracowanego przez pracowników. Przed pandemią, pracownicy wchodząc do biura najczęściej „odbijali się” lub ich obecność była fizycznie sprawdzana przez kierowników. Szybkie przejście na pracę zdalną spowodowało niemałe zamieszanie w ewidencjonowaniu godzin. Z jednej strony osoby na HO pracowali dłużej niż robiliby to w biurze, z drugiej zaś ich praca była przynajmniej początkowo mniej wydajna.

Na przestrzeni ostatniego roku słyszeliśmy o wielu sytuacjach, w których pracodawcy kwestionowali czas pracy pracowników, a pracownicy nie mieli, jak udokumentować swoich godzin. Aby nie być stronniczym i bronić wyłącznie pracowników, trzeba przyznać, że oni też mają swoje za uszami. Duża swoboda, brak jakiejkolwiek kontroli, chaos – doprowadziły do sytuacji, w których pracownicy firmy np. robili zakupy podczas swoich godzin pracy, całe dnie zajmowali się prywatnymi obowiązkami lub gdy to było możliwe chodzili na spacery i zaspokajali własne potrzeby.

Wykorzystanie nowych rozwiązań przetwarzania danych

Dla pracowników biurowych dobrym rozwiązaniem, poza klasycznym odbiciem się jest zliczanie czasu pracy w systemie IT. Pracownik rozpoczynając pracę musi zalogować się do takiego systemu, w czasie pracy może również podejrzeć swój aktualny czas, a na zakończenie dnia po prostu się wyloguje.

Przewagą systemu IT nad systemami RCP jest taka, że pracownik może samodzielnie skontrolować swoje godziny w wybranym okresie rozliczeniowym i z łatwością wyrównać ewentualne braki lub odebrać nadgodziny. Nie musi w tym celu każdorazowo angażować przełożonych.

Jakie działania możemy usprawnić?

Coraz częściej kadra zarządzająca dostrzega konieczność digitalizacji baz wiedzy i usług w swoich firmach. Do najczęściej automatyzowanych procesów z obszaru HR należą:

Przyjmowanie i selekcja kandydatów

Digitalizacja procesów firmy często zaczynana jest od wprowadzenia narzędzi pozwalających na obsługę procesu rekrutacyjnego online. Zbieranie informacji w formie cyfrowej znacznie ułatwia przetworzenie dużej ilości wniosków i aplikacji.

Tworzenie i aneksowanie umów

Prawo pracy zmienia się w ostatnich latach częściej niż wcześniej, dlatego wiele firm stawia na digitalizację i stara się wprowadzić niezbędne narzędzia pozwalające na szybkie zmiany w umowach.

Zarządzanie terminami badań, uprawnień i szkoleń

Zarzadzanie datami szkoleń, badań i kontrola uprawnień pracowników to wyzwania, z którymi muszą zmierzyć się HRowcy. Obecnie bez narzędzi cyfrowych zapanowanie nad porządkiem w obszarze szkoleń jest wręcz niemożliwe.

Zdalny dostęp pracownika do informacji

W ramach obsługi pracowniczej online, pojawia się coraz więcej usług. Niezastąpionym narzędziem są platformy umożliwiające samodzielny dostęp do wybranych informacji (np. ilość dostępnych dni urlopowych, czas pracy, ect.)

Zarządzanie kalendarzem urlopów i elektroniczne wnioski

Systemy IT pozwalają na przetwarzanie wielu informacji w czasie rzeczywistym. Nowoczesne platformy pozwalają na digitalizację i przetwarzanie coraz większej ilości danych dzięki temu odpowiadają na problemy współczesnej firmy.

Digitalizacja działów HR - cele

Elektroniczna książka podawcza np. wnioski pracownicze

Elektroniczna książka podawcza pozwala na bezproblemową i szybką obsługę wszystkich wniosków pracowniczych.

Rozliczanie delegacji i kilometrówki

Dzięki transformacji procesów unikamy ciągłego wypełniania kilomertówek, a dział HR zyska informacje wysokiej jakości.

Przeprowadzanie oceny pracowniczej

Jeśli temat wprowadzenia digitalizacji w dziale HR, warto na początek wybrać 3 najważniejsze procesy lub kategorie, które obecnie pochłaniają najwięcej godzin i generują najwyższe koszty. Kolejnym krokiem powinno być dokładne zmapowanie ich oraz szczera rozmowa ze wszystkimi osobami uczestniczącymi w tych procesach. Pozwoli ona na znalezienie rzeczywistych problemów oraz uściśli nasz proces podczas mapowania.

Digitalizacja działów HR - szkolenia

Proces cyfryzacji warto przeprowadzać etapami, takie podejście gwarantuje nam większe bezpieczeństwo i zabezpiecza przed wspomnianą na początku artykułu rewolucją prowadzącą do chaosu. Więcej o digitalizacji możesz przeczytać na naszej stronie.




Jeśli interesuje cię temat cyfryzacji procesów HR, to umów się na bezpłatną konsultacje z jednym z naszych ekspertów.

Read more on our blog!

post image

Off Topic

January 7, 2021
post image

Analiza przedwdrożeniowa

April 20, 2021
post image

ERP

January 22, 2021
Want to discuss your project? Get in touch!

More

Contact Background