Zarządzanie dokumentami czyli w jaki sposób firma może skorzystać na oprogramowaniu DMS?

Po co system DMS w firmie?

Firmy wciąż niepotrzebnie marnują sporo czasu i pieniędzy na zbędne czynności w biurze. Jeśli na przykład pracownicy w dzisiejszych czasach cały czas jeszcze ręcznie sortują i opracowują dokumenty biznesowe, to przedsiębiorstwo może nie być tak konkurencyjne na rynku jak inne firmy z branży używające nowoczesnych rozwiązań IT. Tym bardziej, że w gąszczu papierowych dokumentów i korespondencji biznesowej pracownicy firmy łatwo mogą się pogubić a wtedy nietrudno o poważny błąd lub zaniedbanie czy też utratę ważnych dokumentów. Zwiększa to ryzyko niezachowania wymogów prawnych np. w zakresie prawidłowego przechowywania dokumentów podatkowych.

Aby uniknąć niepotrzebnego wysiłku i ryzyka prawnego, firmy muszą przemyśleć i zoptymalizować swoje procesy biznesowe. Efektem optymalizacji procesów jest przede wszystkim obniżenie kosztów działalności, a tym samym zwiększenie zysków!

DMS czyli system zarządzania dokumentami (ang. DMS - Document Management System) taki jak np. DOCUframe firmy GSD Software zapewnia rozwiązanie wszystkich tych problemów. Sortowanie ręczne nie jest już konieczne a dzięki funkcjonalnościom CRM do zarządzania relacjami z klientami masz pełną przejrzystość w zakresie korespondencji biznesowej oraz wszystkich dokumentów firmowych. Program może służyć również do stworzenia elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, dzięki czemu będzie można przesyłać pliki między użytkownikami. W przypadku firm przetwarzających duże ilości dokumentów np. faktur czy umów to spora oszczędność czasu.

Odbierz bezpłatny E-book "Jak zautomatyzować procesy i zarządzanie dokumentami w firmie" i dowiedz się

• - Jak udanie wdrożyć automatyzację obiegu dokumentów i procesów w firmie
• - Jak stworzyć mapy procesów biznesowych i obiegu dokumentów?
• - Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie wspierające automatyzację i digitalizację procesów

Skorzystaj z kalkulatora

Jakie rozwiązanie DMS dla firm?

Rozwiązanie DMS - DOCUframe opracowane przez GSD Software już w standardzie spełnia wszystkie wymagania dotyczące oprogramowania do zarządzania dokumentacją i archiwizacji danych. Wszystkie dokumenty są automatycznie rejestrowane i archiwizowane z zachowaniem obowiązujących zasad bezpiecznego dostępu do danych. W porównaniu z konwencjonalnymi rozwiązaniami DOCUframe przypisuje wszystkie napływające dokumenty (np. e-maile, faktury itp.) do odpowiedniego klienta bez konieczności podejmowania jakichkolwiek działań ze strony użytkownika. Narzędzie posiada również wbudowaną obsługę skanera, dzięki czemu w prosty sposób można digitalizować dokumenty nastepnie jednym kliknięciem przypisywać je do klientów, produktów, projektów czy procesów.

To automatyczne przechwytywanie dokumentów i przypisywanie ich do odpowiedniego kontaktu daje pracownikowi więcej czasu na skoncentrowanie się na codziennych zadaniach. Klienci GSD oszczędzają około 30 minut czasu pracy pracownika dziennie. Przy średniej stawce godzinowej ok. 40 PLN/h firma zatrudniająca 20 pracowników oszczędza ponad 88 000 PLN rocznie!

Wspomniane dokumenty wraz z danymi zebranymi o kliencie stanowią punkt wyjścia do dalszej pracy. Funkcjonalność CRM zintegrowana z DOCUframe jest unikalna na rynku dostawców a w przeciwieństwie do innych rozwiązań, wszystkie informacje o klientach lub innych partnerach biznesowych są przechowywane w centralnej bazie danych pod odpowiednim kontaktem. Na podstawie uzyskanych w ten sposób kompleksowych informacji firmy budują trwałe relacje z klientami, a tym samym zwiększają zyski ze sprzedaży produktów i usług .

Na podstawie zarchiwizowanych danych, takich jak dokumenty i przetwarzane dane, możliwe jest przeprowadzanie obszernych zestawień statystycznych a także możliwy staje się elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Umożliwia to kierownictwu osiągnięcie większego bezpieczeństwa podczas podejmowania ważnych decyzji w firmie. Opierając się na różnych modułach branżowych, elastyczne środowisko programistyczne GSD może być wykorzystywane do definiowania indywidualnych procesów dla klientów we wszystkich obszarach firmy. Zarządzanie przepływem pracy w kontekście produktów GSD nabiera nowego znaczenia, gdyż pozwala na stworzenie jednego kompletnego rozwiązania dla firmy zamiast wielu izolowanych i kosztownych pojedynczych rozwiązań. Dzięki temu można uniknąć problemów związanych z integracją programów od różnych dostawców IT. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat wybrou systemu DMS, to przeczytaj nasz artykuł blogowy Jak wybrać najlepszy system obiegu dokumentów?

Jak przygotować firmę do wdrożenia DMS?

Należy pamiętać, że system DMS, z którego korzysta przedsiębiorstwo jest w głównej mierze kluczem do jego sukcesu. Dlatego też jego wdrożenie lub wymiana ma większe znaczenie niż można przypuszczać. Od czego więc zacząć, żeby zrobić to dobrze? Najważniejsze, to poświęcić czas na zastanowienie się, po co w ogóle chcemy wdrożyć system DMS. Konieczna jest również analiza potrzeb przygotowana we współpracy z pracownikami a także wspólne określenie słabych stron w aktualnych procesach. Informacje o potrzebach firmy, jej słabościach oraz nieefektywnych procesach będzie w tej sytuacji bezcenne.

Jeżeli będziesz miał możliwość przetestowania systemu DMS, to tylko wg swojego wcześniej przygotowanego scenariusza. Weź pod uwagę przy tym funkcjonalności, które najczęściej są używane lub też nastręczają najwięcej trudności. Zyskasz dzięki temu wiedzę, czy system już w podstawowej wersji spełnia większość Twoich oczekiwań i realizuje twoje potrzeby w firmie.

Warto również porozmawiać z dostawcą i skorzystać z jego doświadczeń. Zdarza się, że oferowany system idealnie wpisuje się w firmowe potrzeby. Wtedy wdrożenie i utrzymanie takiego systemu może być i tańsze i łatwiejsze.

Najważniejszą a zarazem najtrudniejszą rzeczą będzie znalezienie osoby, która ma na tyle rozległą wiedzę na temat Twojego przedsiębiorstwa, że dysponuje całościowym przeglądem sytuacji. Taka osoba powinna uczestniczyć we wszystkich spotkaniach dot. nowego systemu DMS. Jest to niezbędne aby nie powielać niektórych schematów albo nie planować w sposób całkowicie inny niektórych procesów, np. z punktu widzenia tylko jednego działu w firmie.

Cały proces analizy i wyboru oprogramowania DMS jest w gruncie rzeczy najważniejszą decyzją. Konstruktywna dyskusja dot. systemu potwierdza jedynie, że potrzebna wiedza jest w twojej firmie i że wystarczy po nią sięgnąć. Porozmawiaj ze swoimi pracownikami na temat pomysłów, doświadczeń czy też sugestii związanych z planowaną inwestycją. Czas, jaki poświęcicie na przeanalizowanie wszystkich tych aspektów zwróci się z nawiązką i uchroni Ciebie i Twoją firmę przed zbędnymi wydatkami.

Jak wygląda wdrożenie systemu DMS?

Jeśli Twoja firma zdecydowała się na wdrożenie rozwiązania GSD Software, to należy zastosować przemyślane i skoordynowane podejście, aby wprowadzenie lub migracja do nowego systemu przebiegły jak najsprawniej. Wtedy Ty jako klient możesz również jak najszybciej skorzystać z zalet produktów GSD.

Elementy procesu wdrażania nowego systemu muszą nie tylko gwarantować perfekcyjną technicznie współpracę oprogramowania i sprzętu, ale przede wszystkim uwzględniać poziom użytkownika. Tylko dobrze skoordynowane procesy i dobrze przeszkoleni pracownicy zapewniają sprawne działanie systemu.

Aby zapewnić pożądane rezultaty, GSD korzysta z własnego narzędzia do zarządzania projektami GSD - dzięki czemu Ty i GSD zawsze macie wgląd w status projektu i wymagane dalsze kroki.

Podczas implementacji naszych rozwiązań u klientów stosujemy sprawdzony w praktyce proces wdrożenia:

1. Analiza specyfikacji wymagań — w przypadku specyfikacji wymagań identyfikowane są podstawowe procesy w Twojej firmie, które mają być następnie zautomatyzowane przez nowe oprogramowanie. Na podstawie tych informacji GSD analizuje opcje wdrożenia i może określić szacowane koszty wszelkich specyficznych i niezbędnych dopasowań dla klienta. Usługi dopasowania wraz z potrzebnymi licencjami stanowią podstawę wstępnej oferty.

2. Szkolenie wstępne – jeżeli zaakceptujesz wstępną ofertę GSD, to w pierwszej kolejności kluczowi użytkownicy oraz administrator (administratorzy) systemu zostaną zaznajomieni z odpowiednim oprogramowaniem i jego możliwościami, dzięki czemu będą mogli wnieść cenny wkład we wspólne tworzenie szczegółowej specyfikacji oraz, jeśli to konieczne, we wdrożenie w Twojej firmie.

3. Dokładna specyfikacja - dokładna specyfikacja Twojego systemu jest opracowywana na wspólnym warsztacie z GSD. W ten sposób można precyzyjnie określić wydatki na usługi wdrożeniowe, które GSD ma zapewnić w związku z projektem. Można również uzgodnić, jaką część korekt chcesz przeprowadzić ze swoimi pracownikami. Ponadto można określić dokładną liczbę wymaganych licencji użytkowników. W tym miejscu określane są m.in. możliwości migracji danych ze starszych systemów oraz przydatność istniejącego sprzętu.

4. Oferta - na podstawie sporządzonej szczegółowej specyfikacji wymagań oraz dokonanych ustaleń GSD przygotuje ofertę ostateczną.

5. Instalacja - przed przystąpieniem do wdrożenia konieczne jest dostarczenie systemu testowego oraz przeprowadzenie instalacji podstawowych aplikacji, które będą stanowić bazę dla planowanych dopasowań.

6. Wdrożenie - niezbędne poprawki w systemie są dokonywane zgodnie z opracowaną wspólnie szczegółową specyfikacją. Po przeprowadzeniu testów wewnętrznych w GSD i testów przez użytkowników kluczowych klienta, dokonywane są niezbędne korekty a następnie zatwierdzane do użytku.

7. Uruchomienie - wraz z uruchomieniem systemu, w pełni zainstalowane oprogramowanie jest przenoszone na docelowy sprzęt, a dane ze starych systemów eksportowane do nowego systemu. Równolegle lub później pozostali użytkownicy końcowi są szkoleni przez użytkowników kluczowych lub GSD i przeprowadzane jest pełne uruchomienie systemu.

Korzyści z DMS dla pracowników

Zarządzanie dokumentami i CRM, oprogramowanie do pracy grupowej, zarządzanie zapasami, archiwizacja, komunikacja, system obiegu dokumentów i o wiele więcej można uzyskać właśnie dzięki DOCUframe. Rozwiązanie to konsekwentnie wspiera Twoje procesy biznesowe we wszystkich działach.

DOCUframe już w standardzie spełnia podstawowe wymagania dla produktu do zarządzania dokumentami i archiwizacji. Przychodzące dokumenty są rejestrowane i archiwizowane w sposób zapewniający pełną kontrolę dostępu do nich. Oszczędza to pracownikowi wiele wysiłku związanego z ręcznym segregowaniem dokumentów w firmie. Ponadto wszystkie dokumenty czy też e-maile mogą być automatycznie przypisane do odpowiedniego klienta. Wraz z danymi klientów zebranymi w DOCUframe stanowią one podstawę spersonalizowanego podejścia do klienta.

W przeciwieństwie do dotychczas powszechnie stosowanych oddzielnych rozwiązań DMS i CRM, DOCUframe stworzyło system, który spełnia wymagania zarówno CRM jak i DMS w ramach jednej aplikacji. Dokumenty stworzone przez klienta stanowią podstawę do późniejszej komunikacji z nim czy to za pomocą poczty elektronicznej czy też telefonu. Równolegle do komunikacji zewnętrznej użytkownicy korzystają ze zintegrowanych funkcji oprogramowania do pracy grupowej, takich jak kalendarz spotkań grupowych, aby usprawnić pracę zespołową.

Oprócz relacji z klientami można również zarządzać wszystkimi relacjami z zainteresowanymi stronami, dostawcami, producentami i pracownikami. Poza funkcjonalnościami DMS i CRM, DOCUframe łączy także szereg innych opcji w ramach jednego i tego samego systemu. Zarządzanie towarami, zarządzanie projektami, kontrola przepływu pracy, zarządzanie procesami i rejestracja czasu to inne ważne obszary tematyczne, które obejmuje platforma DOCUframe.

Przykładowe obszary ciągłej optymalizacji procesu z DOCUframe:

Więcej informacji na temat zarządzania dokumentami za pomocą DOCUframe znajdziesz TU.

System zarządzania dokumentami zgodny z prawem – czego można uniknąć?

Obecnie w mediach można przeczytać o konieczności spełnienia wymogów prawnych w firmach. W związku z postępującą cyfryzacją istotną rolę odgrywa kwestia zgodności w zakresie właściwej archiwizacji elektronicznej. Termin „bezpieczna archiwizacja elektroniczna” odnosi się do korzystania z rozwiązania do archiwizacji, które spełnia wymogi właściwego przechowywania dokumentów handlowych, zabezpieczenia ich przed zmianą lub utratą a także zachowania ustawowych okresów przechowywania. Tego typu rozwiązanie musi przejść odpowiednią kontrolę lub weryfikację w postaci zewnętrznego audytu. Uregulowania prawne leżące u podstaw właściwej archiwizacji elektronicznej to przede wszystkim Kodeks handlowy a także Ordynacja podatkowa.

Kryteria zdefiniowane dla tych wymagań prawnych, takie jak dostęp do dokumentów tylko dla upoważnionych osób, ochrona przed zmianami i fałszerstwem, a także identyfikowalność i możliwość wyszukiwania dokumentów w oparciu o bazę danych, są konsekwentnie uwzględniane w programie DMS DOCUframe.

Oprócz zgodności z wymogami prawnymi archiwizacja za pomocą DOCUframe generuje również szereg korzyści biznesowych: Dzięki naszemu rozwiązaniu możesz bezpośrednio zmniejszyć wydatki biznesowe poprzez oszczędności na personelu, kosztach drukowania i kopiowania. Dodatkowo zwiększasz swoją produktywność oszczędzając sobie ręcznej archiwizacji paragonów i dokumentów w firmie. Nie musisz już przerywać bieżących czynności w celu wyszukiwania dokumentów i możesz skrócić czas ich przetwarzania. Opcja automatycznego wersjonowania dostarczana z DOCUframe zapewnia również wzrost wydajności, który będzie wyraźnie zauważalny dla personelu administracyjnego.

Warunki bezpiecznej archiwizacji

1. W DOCUframe zapisywana jest cała korespondencja oraz wszystkie dokumenty bez względu na ich wagę, dzięki temu zagwarantowana jest pełna identyfikacja przetwarzanych danych. Zapobiega to ryzyku samodzielnego decydowania użytkowników, który dokument jest istotny i w związku z tym powinien być przechowywany elektronicznie a który już nie. Wykluczenie uznaniowości pracowników zapobiega powstawaniu błędów, które mogą stać się problemem podczas późniejszej kontroli przez organy podatkowe.

2. Archiwizacja musi być pełna, żaden dokument nie może zostać zagubiony podczas archiwizacji lub w samym archiwum. DOCUframe oferuje natychmiastową i automatyczną archiwizację wszystkich elektronicznych dokumentów przychodzących i wychodzących. W ten sposób Twoja firma spełnia wymóg pełnej archiwizacji wszystkich dokumentów bez konieczności aktywnej ingerencji.

3. Każdy dokument musi być zgodny z oryginałem i zarchiwizowany w niezmienionej formie. DOCUframe gwarantuje, że zarchiwizowane dokumenty nie będą mogły być zmieniane, gdyż przechowywane są w postaci binarnej, podlegają enkapsulacji oraz posiadają jedynie prawa do odczytu w obiektowej bazie danych.

4. Każdy dokument mogą przeglądać tylko odpowiednio upoważnieni użytkownicy. Dzięki swojej koncepcji uprawnień i zabezpieczeń DOCUframe pomaga konsekwentnie przestrzegać przepisów dotyczących ochrony tajemnic handlowych i ochrony danych.

5. Każdy dokument powinien być do odtworzenia w krótkim czasie . W DOCUframe oferuje kilka możliwości szybkiego odnalezienia wymaganego dokumentu:
   - wyszukiwanie według przypisanego adresu, zadania lub projektu
   - wyszukiwanie pełnotekstowe, aby szybko i łatwo znaleźć dokument poprzez jego zawartość tekstową
   - rozbudowana funkcjonalność definiowania filtrów, które pomagają odnaleźć odpowiednie dokumenty

6. Każdy dokument można zostać zniszczony lub usunięty z archiwum najwcześniej po upływie okresu przechowywania. W DOCUframe masz możliwość zdefiniowania okresów kasowania dla różnych typów dokumentów. W ten sposób można zapewnić konsekwentne przestrzeganie przypisanych okresów przechowywania w archiwum.

Oprócz korzyści, jaką jest oszczędność czasu i pieniędzy dzięki DOCUframe, klienci GSD szczególnie doceniają wysoką elastyczność produktów. Firma oferuje indywidualne rozwiązania zaspokajające wszelkie potrzeby klientów. GSD może pochwalić się ponad 30 letnim doświadczeniem we wdrażaniu rozwiązań do zarządzania dokumentami (DMS) i relacjami z klientami (CRM) oraz planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP).

Skorzystaj z kalkulatora DMS i natychmiast poznaj koszty wdrożenia

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora