Das System bietet auch eine zentrale Verwaltung von Daten und Personalakten, was es zu einer unersetzlichen Unterstützung für die Mitarbeiter-E-Datenpflege macht. Alle Daten werden sicher gespeichert und nur autorisierte Mitarbeiter haben Zugriff auf die Datenbank.
Die Lösung von GSD ermöglicht es dem Mitarbeiter, bestimmte HR-Prozesse selbstständig abzuwickeln. Jeder Mitarbeiter kann einfach und schnell einen Urlaubsantrag einreichen und seinen Status überprüfen. Zusätzlich ist es sogar möglich, Daten automatisch zu ändern, ohne dass lange Formulare ausgefüllt und alle Daten neu geschrieben werden müssen.