14 elementów, od których zależy cena ERP

W jaki sposób powinieneś kalkulować koszt wdrożenia systemu ERP?

Jednym z najważniejszych zadań, które będziesz musiał wykonać podczas przygotowań do wdrożenia ERP jest opracowanie budżetu i oszacowanie kosztów wdrożenia. Odpowiedni budżet jest bowiem istotnym czynnikiem wpływającym na powodzenie całego projektu. Trzeba jednak pamiętać, że wdrożenie będzie składać się z kilku etapów i że wszystkie z nich będą wymagały odpowiedniej analizy i kalkulacji kosztowej. Są to przede wszystkim:

• Koszt wykonania analizy przedwdrożeniowej czyli tak naprawdę potrzeb biznesowych i technicznych w firmie
• Koszt zakupu licencji dla użytkowników końcowych - oprogramowanie podstawowe oraz moduły rozszerzeń
• Koszt technologii i rozbudowy infrastruktury - zakup serwerów, komputerów, sieci komputerowej, zakup licencji na oprogramowanie systemowe oraz baz danych dla serwerów
• Koszt dopasowania oprogramowania do potrzeb organizacji - import danych do nowego systemu, integracja z innymi programami komputerowymi w firmie

Jeżeli wdrażany system ERP ma być zintegrowany z innym oprogramowaniem używanym w firmie, to należy uwzględnić:

• Koszt synchronizacji wszystkich powiązanych ze sobą systemów. Obejmują one zazwyczaj:

• Koszt instalacji i konfiguracji sprzętu (serwery, stanowiska pracy)
• Koszt szkolenia administratorów i użytkowników końcowych
• Koszt testowania oprogramowania
• Koszt uruchomienie nowego systemu (integracji)

W tym wypadku koszty synchronizacji mogą pojawić się zarówno po stronie wdrażanego oprogramowania, jak i oprogramowania używanego już w Twojej firmie. Jeżeli więc będziemy chcieli na przykład zintegrować nowy system do zarządzania przedsiębiorstwem z dotychczasowym programem księgowym, to koszty takiego rozwiązania mogą być podwójne.
Każdy wdrożony i działający system ERP będzie wymagał również serwisu, dlatego też należy doliczyć koszty rocznego utrzymania i ewentualnie rozbudowy oprogramowania a także infrastruktury IT. Są to tzw.:

• Koszty utrzymaniowe - często wynikające z zawarcia odpowiedniej umowy typu SLA (ang. Service Level Agreement). Składają się na to w głównej mierze:

• koszty serwisu oprogramowania (aktualizacje, nowe wersje)
• koszty rozbudowy oprogramowania (nowe funkcjonalności)
• koszty utrzymania infrastruktury IT (modernizacja i serwis sprzętu komputerowego oraz oprogramowania)

Bez względu na to, czy projekt wdrożenia systemu dotyczy małej firmy czy dużej korporacji, powinien uwzględniać wszystkie wcześniej wymienione aspekty kosztowe. Sam zakres i wielkość kosztów wdrożenia zależy w dużej mierze od:

• Rodzaju systemu i funkcjonalności, które ma posiadać ERP. Inny będzie koszt systemu dla firmy handlowej, inny dla produkcyjnej a jeszcze inny dla usługowej. Potrzeby w zakresie oprogramowania są bowiem w tym przypadku różne.
• Liczby użytkowników, którzy będą pracować w systemie. Liczba użytkowników wymusza zastosowanie różnych rozwiązań technologicznych aby system był możliwie jak najbardziej wydajny. Dlatego koszty systemu rosną wraz z liczbą użytkowników.
• Dostępności zasobów IT w firmie. Jeżeli firma dysponuje odpowiednią bazą sprzętową oraz przeszkolonymi pracownikami, to w istotny sposób może ograniczyć koszty związane z wdrożeniem systemu, wykorzystując do inwestycji własne zasoby.
• Czasu, w jakim będzie wdrażany system. Długość trwania projektu wdrożeniowego przekłada się na jego koszty. Jeżeli współpraca między firmą wdrożeniową a firmą, w której wdrażany jest ERP nie przebiega w sposób sprawny, to skutkuje to zazwyczaj dodatkowymi kosztami związanymi z kierowaniem projektem oraz pracą konsultantów.
• Liczby zaplanowanych zmian do wprowadzenia w firmie. Często procesy biznesowe w firmach są nieefektywne i nie przynoszą oczekiwanych rezultatów. Zdarza się, że poprawianie obecnych procesów biznesowych nie ma sensu i znacznie lepsze efekty daje stworzenie nowych, co oczywiście z jednej strony poprawia efektywność działania firmy z drugiej jednak podnosi koszty całej inwestycji.

Co wpływa na koszt zakupu i eksploatacji systemu?

Zakup systemu ERP przez firmę wiąże się najczęściej z wyborem licencji użytkowania oprogramowania. Mogą one mieć różne wersje i oferować przez to mniej lub więcej funkcjonalności, to oczywiście ma swoje przełożenie na cenę. Dlatego też ważne jest, aby wersja licencji była ściśle dopasowana do potrzeb firmy i nie posiadała zbędny funkcjonalności, za które będziemy musieli zapłacić a które nigdy nie będą nam potrzebne. Poza wersją licencji ważna jest też kwestia rodzaju licencji, która bezpośrednio wiąże się z ich kosztem nabycia. Do wyboru mamy:

• Licencje komercyjne – licencje płatne, producent daje prawo do korzystania z oprogramowania oraz bierze odpowiedzialność za poprawność działania systemu. Odpowiedzialność określona jest zapisami w umowie licencyjnej lub w dokumencie gwarancji systemu.
• Licencje OpenSource - licencje bezpłatne, ani dostawca ani producent nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za ewentualne błędy w aplikacji. Gwarancja może dotyczyć usług związanych z instalacją, jednak wszystkie poprawki w kodzie systemu są zazwyczaj dodatkowo płatne.

Skorzystaj z bezpłatnego kursu i dowiedz się jak wybrać, wdrożyć i użytkować systemy ERP

• - Poznasz gamę funkcjonalności systemów ERP
• - Poznasz najskuteczniejsze metody wdrażania
• - Dowiesz się jak tworzyć skuteczne zespoły wdrożeniowe

Odbieram Bezpłatny Dostęp

Licencje komercyjne mogą być oferowane również w różnych wariantach licencjonowania. W zależności jaki wariant jest oferowany ceny poszczególnych licencji mogą się różnić od siebie. Warianty licencjonowania oprogramowania komercyjnego, które możesz spotkać na rynku, przedstawiają się następująco:

• Licencja opłacana za instalację systemu na komputerze użytkownika - w takim wypadku płacisz za zainstalowanie systemu na każdym komputerze.
• Licencja za instalację na serwerze – część licencji udzielana jest w przeliczeniu na liczbę serwerów. W praktyce oznacza to, że na ostateczną cenę nie ma wpływu liczba osób, która z nich korzysta.
• Licencja dla aktywnego użytkownika aplikacji - jedną z najbardziej popularnych metod rozliczania jest kalkulacja na podstawie liczby faktycznych użytkowników systemu.
• Licencje okresowe – coraz większa ilość producentów ogranicza ważność licencji na określony czas i przechodzi w model subskrypcyjny.
• Licencje bezterminowe – dziś już nikt nie pamięta czasów, w których MS Office był sprzedawany na bezterminowych licencjach. Dlatego też forma bezterminowa także w systemach klasy ERP odchodzi do lamusa.

Jeżeli zdecydujemy się na zakup nowej wersji, to będzie się to wiązało z dodatkowymi kosztami. Producenci stosują w takiej sytuacji zazwyczaj systemy rabatowe dla użytkowników starszych wersji systemu.

Jakie koszty wiążą się z wyborem odpowiedniej technologii?

Każdy system ERP wymaga do popranego działania zastosowania odpowiednich rozwiązań technologicznych. Chodzi tu przede wszystkim o:

• Technologię, która będzie zastosowana w przypadku konkretnego rozwiązania ERP, gdyż ma ona również bezpośrednie przełożenie na koszty. O tym jak kształtować będą się koszty zastosowania odpowiedniej technologii będą decydować w głównej mierze następujące czynniki:

• platforma systemowa (Linux, Microsoft, inne)
• bazy danych (IBM, Microsoft, Oracle, inne)
• sprzęt IT ( serwery, komputery osobiste, sieć komputerowa, peryferia)
• zabezpieczenia dostępu do aplikacji (systemowe oraz sprzętowe)
• aktualizacja i serwis oprogramowania oraz sprzętu
• dostęp do aplikacji (online przez przeglądarkę, online na komputerze i serwerze, offline na komputerze.

O wyborze odpowiednich technologii IT oraz ich kosztach decyduje przede wszystkich profil działalności Twojej firmy, jej wielkość i rozproszenie. Wiąże się to bezpośrednio z ilością gromadzonych danych a także szybkim i mobilnym dostępem do nich. Ponadto każdy system, na którego wdrożenie się zdecydujesz, ma określone wymagania dot. technologii IT. Nie bez znaczenia są również Twoje zasoby IT, którymi dysponujesz w firmie a także stosowana polityka bezpieczeństwa, gwarancja rozwoju i bezpieczeństwa wybranej technologii, potrzeba rozwoju technologii informacyjnych i IT oraz marka i prestiż posiadania niektórych rozwiązań technologicznych.

Jakie są inne koszty wdrożenia?

Choć wydaje się to oczywiste, koszty wdrożenia obejmują również pracę informatyków a także kierownika projektu. Chodzi tu o:

• Instalację, konfigurację i parametryzację oprogramowania ERP oraz kierowanie pracą informatyków czy też programistów podczas trwania projektu.
• Asysta podczas uruchamiania systemu (go live). Często pomijany aczkolwiek dość ważny element podczas pierwszego uruchomienia systemu. Może się bowiem okazać, iż koszty przestoju pracy spowodowane drobnymi brakami w konfiguracji lub niedostatecznym przeszkoleniem użytkowników systemu będą wyższe niż planowany koszt asysty.

Praca ta jest najczęściej rozliczana stawką za dzień roboczy ale zdarza się, że cena za wdrożenie jest z góry określona i ustalana. W przypadku systemów, które wymagają instalacji na wielu serwerach lub stacjach roboczych może się okazać, że będzie to istotny koszt w całym budżecie wdrożeniowym.

14 elementów mających wpływ na cenę ERP

Skoro omówiliśmy już najważniejsze elementy, które mają wpływ na koszty wdrożenia ERP w firmie, to czas na podsumowanie. Oto 14 elementów, które mają bezpośredni wpływ na ostateczną cenę, jaką musimy zapłacić za system ERP i jego wdrożenie:

1. Analiza przedwdrożeniowa – to często wydatek od kliku do kilkunastu tysięcy złotych (od 3 do 12 tys.) w zależności jak skomplikowane są procesy biznesowe w firmie. Jest to koszt, który warto ponieść, gdyż jak wspomniałem na początku, pozwoli nam oszacować potrzebny budżet i uniknąć zbędnych wydatków.

2. Testy systemu lub warsztat zerowy – w zależności od tego, co preferujemy, możemy przeprowadzić testy wewnętrzne z pomocą naszych pracowników lub też przeprowadzić warsztat zerowy wraz z dostawcą oprogramowania. W przypadku testów poniesiemy koszty związane z oddelegowaniem pracowników do testów natomiast w przypadku warsztatu zerowego trzeba będzie dodatkowo zapłacić za pracę konsultantów dostawcy oprogramowania. Można przyjąć, że cena za warsztat zerowy będzie zaczynać się od ok. 3 tys. złotych. Warto skorzystać z tej formy wypróbowania systemu, tym bardziej, że dostawcy często oferują rabat do wysokości kosztów warsztatu, jeżeli zdecydujemy się na ich rozwiązanie ERP.

3. Zakup licencji oprogramowania m.in. na stanowiska pracy kluczowych użytkowników w tzw. pakiecie podstawowym. Jest to liczba licencji dla stanowisk w obszarach, które w pierwszej kolejności mają być objęte wdrożeniem. Najczęściej są to licencje dla kluczowych użytkowników systemu. W zależności od liczby i ceny za licencję mogą to być kwoty od kilkudziesięciu do nawet kilkuset tysięcy złotych. Możemy przyjść, że minimalną wartością dla firm sektora MŚP w przypadku systemu ERP będzie kwota ok. 60 tys. złotych.

4. Dostosowanie oprogramowania do potrzeb firmy (migracja danych, integracja z innymi systemami, dopasowania). Koszty uzależnione są od zakresu prac ale można przyjąć, że w przypadku ERP trzeba będzie przeznaczyć na ten cel min. 15 tys. złotych.

5. Zakup lub modyfikacja sprzętu IT. Technologia informatyczna zmienia się bardzo dynamicznie. Natomiast sprzęt IT starzeje się i wymaga z czasem modernizacji. Ponieważ oferowane systemy ERP będą zapewne w najnowszej wersji, może się okazać, iż nasza firmowa infrastruktura nie spełnia minimalnych wymagań, aby system działał poprawnie. Trzeba więc zainwestować w nowe serwery, komputery i oprogramowanie systemowe. Na ten cel trzeba będzie nierzadko przeznaczyć co najmniej 50 tys. złotych.

6. Instalacja i konfiguracja systemu. Koszty zależą tu oczywiście od ilości stanowisk na których zainstalowany jest system, gdyż zazwyczaj rozliczenie następuje wg stawki godzinowej. W przypadku ERP proces może być pracochłonny, w związku z tym trzeba liczyć się z nakładami min. 30 tys. złotych.

7. Szkolenie użytkowników. Szkolenia w IT nie są ani łatwe ani tanie. Niestety bez nich nie uda nam się skutecznie wdrożyć systemu ERP i chcąc nie chcąc musimy je zaplanować i przeprowadzić. W zależności, czy wybierzemy szkolenie zewnętrzne czy też wewnętrzne koszty mogą różnić się od siebie znacząco. Koszty szkolenia są wysokie, ponieważ pracownicy niemal z reguły muszą uczyć się nowych procesów biznesowych, a nie tylko zapoznać się z nowym interfejsem programu. Dlatego też musimy być przygotowani, iż wydatki związane ze szkoleniami ERP mogą sięgać kwoty nawet powyżej 60 tys. zł.

8. Szkolenie administratorów. Poza użytkownikami musimy również w miarę możliwości przeszkolić przyszłych administratorów systemu, którzy na bieżąco będą zajmować się administrowaniem ERP. Ponieważ systemy ERP są zazwyczaj dość mocno rozbudowane, to również potrzebna wiedza i związane z tym szkolenie jest kosztowne i… niestety konieczne. Tutaj koszty mogą zaczynać się od kwoty rzędu 25.000 zł.

9. Asysta przy uruchamianiu systemu ERP. Pierwsze uruchomienie systemu ERP w firmie może obnażyć wszelkiego rodzaju błędy lub niedociągnięcia, które przeoczono podczas procesu wdrożenia. Dobrze jest więc, aby asystowali nam konsultanci z firmy wdrożeniowej, którzy w razie potrzeby szybko usuną błędy i zapobiegną niepotrzebnym przestojom w firmie a tym samym potencjalnym stratom finansowym. Warto zaplanować ten koszt w budżecie (ok. 20 tys. złotych), gdyż ze względu na kompleksowość ERP - jeżeli system przestanie działać, to paraliż obejmie całą firmę.

10. Premie dla uczestników wdrożenia. Nikt nie zna procesów Twojej firmy tak dobrze jak Twoi pracownicy. Jeżeli tylko zaangażują się w proces wdrożenia, to z pewnością przyczynią się do większego tempa prac, a co za tym idzie, obniżeniem kosztów inwestycji. Warto więc przeznaczyć na wynagrodzenia motywacyjne pracowników kwotę przynajmniej 10 tys. złotych.

11. Zakup dodatkowych licencji. Po wdrożeniu systemu dla kluczowych użytkowników, przychodzi czas na zainstalowanie systemu również dla pozostałych pracowników, którzy mają pracować w ERP. Kwota, jaką będzie trzeba przeznaczyć na ten cel, to min. 100 tys. złotych.

12. Dodatkowe szkolenia. Systemy ERP są zazwyczaj rozbudowane i obejmują wiele obszarów w firmie. W związku z tym może się okazać, że ogólne szkolenie z systemu może być niewystarczające. W przypadku niektórych użytkowników będzie konieczne dodatkowe szkolenie np. w zakresie modułów rozszerzeń lub też nowych, dedykowanych funkcjonalności. Na ten cel trzeba przeznaczyć min. 10 tys. złotych.

13. Umowa serwisowa. Wdrożenie systemu ERP to dopiero początek. Aby system działał poprawnie i bezawaryjnie a także zmieniał się wraz z naszymi potrzebami, konieczny jest serwis i wsparcie techniczne dostawcy oprogramowania. Wymaga to zazwyczaj zawarcia umowy serwisowej czy też popularnie zwanej umową utrzymaniową. Opłata z tego tytułu jest ponoszona co roku a jej koszty to zazwyczaj od 12 do 20% ceny zakupionych licencji. Na ten cel warto więc jest mieć przygotowany budżet w wysokości ok. 60 tys. złotych.

14. Optymalizacja procesów biznesowych 4-6 miesięcy po uruchomieniu systemu. Nawet najlepsze wdrożenie nie ustrzeże się drobnych błędów w systemie. Aby jednak udało się je zdiagnozować, konieczna jest praca w systemie. Dlatego też w pierwszych miesiącach pracy z nowym ERP warto zebrać wszystkie problemy, które negatywnie wpływają na pracę z systemem i dokonanie ostatecznych poprawek. Na ten cel należy przygotować budżet w wysokości przynajmniej 15 tys. złotych.

Skorzystaj z kalkulatora ERP i natychmiast poznaj koszty wdrożenia systemu ERP

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora

Jak można optymalizować koszty wdrożenia ERP?

Podstawowymi elementami pozwalającymi zoptymalizować koszty wdrożenia są:

• analiza przedwdrożeniowa – przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej pozwala na oszacowanie kosztów wdrożenia, dzięki temu rozpatrując oferty od dostawców ustrzeżemy się niedoszacowania lub przeszacowania kosztów związanych z wdrożeniem
• wybór oferty i dostawcy, który spełnia określone przez Ciebie warunki wdrożenia i serwisu oprogramowania,
• analiza kosztów pod kątem źródła ich pochodzenia - określ, które elementy wdrożenia systemu muszą być wykonane przez firmy zewnętrzne, a które można zrealizować zasobami Twojej firmy.

Możliwość optymalizacji kosztów wdrożenia w dużej mierze uzależniona jest od tego, czy w Twojej firmie istniej już infrastruktura i dział IT. Optymalizacja kosztów zależeć będzie od stopnia ich rozbudowania. Czy da się jednak znacząco obniżyć koszty samego wdrożenia ERP? Wszystko zależy od następujących czynników a mianowicie:

• od pracowników Twojej firmy, którzy mają odpowiednie kompetencje i mogą czynnie brać udział w projekcie wdrożeniowym. Dzięki temu liczba potrzebnych konsultantów ze strony dostawcy będzie mniejsza a wydajność wdrożenia większa, gdyż Twoi pracownicy znają firmę najlepiej. Zastąpienie części zasobów firmy wdrożeniowej swoimi pracownikami powinno obniżyć koszty wdrożenia.
• od infrastruktury i sprzętu IT, jaki posiada firma. Można wykorzystać istniejący, modernizować lub kupić nowy sprzęt potrzebny do wdrożenia systemu czyli serwery, system operacyjny, sprzęt komputerowy dla użytkowników systemu. Oczywiście dostawca oprogramowania chętnie dostarczy nam potrzebny sprzęt IT ale poza kosztami zakupu zapewne zechce policzyć sobie dodatkowo za usługę związaną z jego zamawianiem, instalacją czy konfigurowaniem. Może również nie wiedzieć, czym aktualnie dysponujemy w firmie i zamówić więcej niż to konieczne. Dlatego w pierwszej kolejności warto sprawdzić, jakie urządzenia posiadamy w firmie i możemy wykorzystać podczas wdrożenia, aby zakupy nowego sprzętu IT i oprogramowania były w pełni uzasadnione.

Jak ustrzec się ukrytych kosztów wdrożenia?

Wdrożenie dużych systemów ERP jest procesem złożonym i wymaga dużej dokładności w planowaniu kosztów. Planując inwestycję w nowy system musisz zwrócić uwagę na poniższe zagadnienia. Pozwoli to uniknąć dodatkowych, często ukrytych kosztów wdrożenia.

1. Wybór dogodnego dla Twojej firmy rodzaju licencji oprogramowania. Sprawdź zapisy w licencji oprogramowania, na jakich zasadach producent kalkuluje koszt użytkowania, aktualizacji i rozbudowy systemu. Jest to o tyle ważne, gdyż oferenci stosują różne zabiegi, żeby zdobyć klienta. Niektórzy z nich oferują licencje na oprogramowanie w niezwykle atrakcyjnej cenie aby tylko ubiec konkurencje. Klienci skuszeni ofertą, którzy kupili taki soft, boleśnie odczuli skutki związane z opłatami aktualizacyjnymi i dotyczącymi rozbudowy systemu, gdyż okazały się one znacznie wyższe niż można było tego oczekiwać.

2. Zgodność wymagań oprogramowania z obecną infrastrukturą IT. Powinieneś sprawdzić, czy są spełnione wymagania techniczne do instalacji wybranego systemu i jakie ewentualne koszty firma musi ponieść, aby dostosować się do określonych wymagań. Zdarza się, że firmy nie chcą inwestować w infrastrukturę IT, gdyż uważają to za wybujałe wymagania dostawców ERP. Dopiero w sytuacji, gdy system działa wolno lub w ogóle przestaje działać, gorączkowo szukają sposobów na szybkie rozwiązanie. Jak nietrudno się domyśleć, działanie pod presją czasu skutkuje wyższymi kosztami związanymi z wymianą hardware’u a także obarczone jest wieloma błędami decyzyjnymi.

3. Dokładna analiza oferty i umowy wdrożeniowej. Niektórzy dostawcy przygotowując ofertę, mogą starać się pominąć część usług i ukryć koszty - licząc, że skusi Cię niską ceną. Następnie podczas realizacji wdrożenia może wykazać konieczność wykonania nieprzewidzianych usług i uzyskać w ten sposób wyższe wynagrodzenie.

4. Odpowiedni poziom szkolenia użytkowników. To ile pieniędzy będziesz musiał przeznaczyć na szkolenia zależy zarówno od wiedzy i umiejętności Twoich pracowników jak i intuicyjności i łatwości obsługi systemu. Szkolenia są kosztem zazwyczaj niedoszacowanym w ofertach czy nawet analizie przedwdrożeniowej. Zdarza się, że firma nie zdaje sobie sprawy z tego jakie i ile szkoleń będzie musiała przeprowadzić, zanim jej pracownicy będą mogli obsługiwać system ERP. Wiele firm jest później zaskoczonych wysokimi kosztami szkoleń i próbuje ograniczyć ich ilość, angażując własnych przeszkolonych już pracowników w ten proces. Takie wewnętrzne szkolenia trwają jednak znacznie dłużej i często powoduję powielanie błędów, gdyż przeszkoleni pracownicy najczęściej nie posiadają wiedzy ze wszystkich obszarów objętych wdrożeniem. Z doświadczenia jednak wynika, że prędzej czy później potrzebna będzie konsultacja ze szkoleniowcami firmy wdrożeniowej, gdyż pewne aspekty działania systemu ERP wymagają fachowej wiedzy i doświadczenia.

5. Asysta przy uruchomieniu wersji produkcyjnej systemu. Jest to często koszt, który nie jest uwzględniany w budżecie wdrożenia. Harmonogram wdrożenia powinien uwzględniać obecność wdrożeniowców dostawcy podczas uruchomienia systemu, gdyż może okazać się, iż koszty przestoju pracy spowodowane drobnymi brakami w konfiguracji lub niedostatecznym przeszkoleniem użytkowników systemu będą wyższe niż planowany koszt asysty. Boleśnie mogą przekonać się o tym firmy, w których wdrożenie obejmuje wszystkie obszary przedsiębiorstwa. Awaria systemu skutkuje bowiem, że firma jest sparaliżowana. W przypadku np. dużej hurtowni jeden dzień awarii to straty rzędu kilkuset tysięcy złotych.

6. Metoda rozliczania kosztów z dostawcą. Do wyboru masz dwa sposoby rozliczeń:

• stała cena za wdrożenie - uzgadniasz konkretny budżet na wykonanie określonych prac i uzyskanie założonego celu.
• cena time & material - ustalasz zasady wynagrodzenia za rzeczywistą pracę konsultantów firmy wdrożeniowej.

Stała cena za wdrożenie (fixed price) może wydawać się korzystniejsza i zazwyczaj jest określana podczas analizy przedwdrożeniowej. Jednak rzadko kiedy jej poziom okazuje się odpowiednio wysoki. Wynika to z faktu, że firmy nie są w stanie do końca przewidzieć, co może wydarzyć się podczas wdrożenia i jakie dodatkowe czynności będą musiały być wykonane aby system działał lepiej i sprawniej. Sztywny budżet ogranicza możliwości dokonania zmian w projekcie a często też uniemożliwia wprowadzenie dodatkowych funkcjonalności, które docelowo mogłyby przynieść sporo korzyści.

Cena time & material choć może wydawać się droższa w rzeczywistości umożliwia elastyczne wdrożenie czyli dokonywanie na bieżąco odpowiednich zmian. Wynikiem tego wdrażane są tylko te funkcjonalności, które są faktycznie potrzebne. Często firmy nie są w stanie przed rozpoczęciem wdrożenia przewidzieć wszystkich potrzebnych rozwiązań. Elastyczny budżet daje możliwość wypracowania najlepszego rozwiązania podczas wdrożenia ERP.

7. Koszty umowy serwisowej. Po zakończeniu wdrożenia system ERP będzie wymagał serwisowania i aktualizacji a być może wraz ze zmieniającymi się warunkami gospodarczymi także większych zmian. Warto więc zatroszczyć się o odpowiednią umowę serwisową. Koszty takiej umowy nie muszą być zaliczane bezpośrednio do kosztów wdrożenia systemu, natomiast powinieneś je traktować jako okresowe koszty utrzymania, które Twoja firma będzie ponosić co roku przez cały okres użytkowania systemu ERP. Dodatkowo może zawierać wiele aspektów, które bezpośrednio będą przekładać się na jej ostateczną cenę. Dlatego też warto dokładnie przeanalizować jej postanowienia i zastanowić się nad jej optymalną wersją.
   Umowa serwisowa jest często postrzegana przez firmy jako zbędny koszt i czasami firmy rezygnują z jej zawarcia lub ograniczają jej zakres do minimum. Dopiero w sytuacji awarii okazuje się, że jej brak oznacza znacznie wyższe koszty naprawy a przeprowadzenie aktualizacji z kilku lat słono kosztuje.

8. Sprawdzanie standardowych cen usług. Chodzi tu przede wszystkim o koszt pracy konsultanta i serwisanta firmy wdrożeniowej, koszt modyfikacji systemu czyli stawkę za czas pracy programisty oraz koszty dojazdu do klienta. Dostawcy oprogramowania przeważnie różnicują ceny usług w zależności od tego, czy podpiszesz umowę serwisową. Po podpisaniu umowy, np. w ramach opłacanego ryczałtu, możesz otrzymać limit bezpłatnych wizyt i godzin pracy konsultantów. Każda firma stosuje różne stawki za pracę konsultantów lub programistów. Zazwyczaj jest to stawka za roboczogodzinę lub roboczodzień, skalkulowana na podstawie kosztów jakie ponosi firma zatrudniająca pracowników IT plus odpowiednia marża zysku. W przypadku wdrożenia kwota ta jest zazwyczaj stała przez cały czas trwania wdrożenia. Wyższa będzie natomiast stawka za usługi serwisowe, gdyż do rozwiązywania problemów z systemem ERP wymagana jest wiedza ekspercka i reagowanie na bieżąco zależnie od sytuacji. Praca ta wykonywana jest również o różnych porach dnia, nierzadko w dni wolne od pracy. Stawki te mogą więc być nawet wyższe o 50% lub nawet 100% standardowej stawki za pracę programisty.

Jak widać wdrożenie systemu ERP nie jest sprawą ani tanią ani łatwą. Wymaga poświęcenia dużej ilości czasu i uwagi na analizę wszystkich związanych z tym ofert i umów a i to nie daje nam gwarancji sukcesu i dotrzymania ustalonego budżetu. Pamiętaj - aby zapobiec najgorszemu scenariuszowi wdrożenia - wykonaj analizę przedwdrożeniową, przeprowadź dokładne testy systemu oraz zaplanuj wdrożenie, tworząc bezpieczną dla obu stron umowę wdrożenia. Wtedy szanse na udane wdrożenie w ramach ustalonego budżetu znacząco rosną i całe przedsięwzięcie z dużym prawdopodobieństwem zakończy się sukcesem Twoim i Twojej firmy.

Dobre praktyki jak kalkulowany jest dojazd do klienta

W przypadku kalkulowania dojazdów do klienta firmy zazwyczaj podają zryczałtowaną kwotę za 1 km. Są to różne wartości np. 1 zł, 1,50 zł a nawet 2 lub 3 zł za kilometr. Firmy wyliczając stawkę za kilometr muszą uwzględnić zazwyczaj dwa aspekty kosztowe tj. koszty czasu konsultanta oraz koszty eksploatacji samochodu. W czasie dojazdu konsultanta do klienta nie wykonuje on wprawdzie usług, które są przedmiotem jego delegacji ale firma, w której pracuje konsultant musi zapłacić mu za każdą godzinę delegacji i ponosi z tego tytułu koszty zatrudnienia. Koszty te muszą być następnie pokryte przez klienta, gdyż to on zleca usługę.

Koszty zatrudnienia oblicza się, dzieląc roczne koszty utrzymania konsultanta w firmie przez liczbę roboczogodzin możliwych do sprzedania w roku kalendarzowym. Przeciętne roczne koszty utrzymania konsultanta to 100.000 zł. W roku kalendarzowym możliwa jest sprzedaż 1600 roboczogodzin pracy konsultanta. Koszty 1 sprzedanej roboczogodziny będzie więc wynosić: 100.000 zł : 1600 zł co daje 63 zł za godzinę. Przyjmując, że średnia prędkość jazdy samochodem w Polsce to ok. 80 km/h otrzymujemy wartość 0,79 zł za 1 km (63 zł/h : 80 km/h).
Następnie kalkulowane są koszty eksploatacji samochodu. Przykładowo firma będzie eksploatować samochód zakupiony za 100.000 zł przez okres 5 lat. W tym czasie samochód przejedzie ok. 100.000 km i zużyje paliwo za 55.000 zł. Koszty eksploatacyjne wyniosą 10.000 zł. Łączny koszt użytkowania samochodu w okresie 5 lat wyniesie 165.000 a że przejedzie w tym czasie 100.000 km, to cena za 1 km wyniesie 1,65 zł (165.000 zł : 100.000 km).
Łączny koszt wyniesie więc 2,44 zł za 1 km (0,79 zł + 1,65 zł). Dlatego nie powinno nas dziwić, jeżeli firma świadcząca usługi policzy nam 2,00 zł lub 2,50 zł za 1 km dojazdu i to w obie strony. Dobrą praktyką jest tu kalkulowanie jedynie faktycznie poniesionych kosztów a nie naliczanie dodatkowego zysku. Ten firma uzyska sprzedając usługę na miejscu u klienta. Można też negocjować z usługodawcą indywidualny ryczałt za dojazd w zależności od odległości, w jakiej znajdują się obie firmy od siebie.
Koszty dojazdu wydają się niezbyt istotne w procesie wdrożenia systemu ERP, jednak częste wizyty konsultantów w naszej firmie, czy to w związku ze szkoleniem czy usługami serwisowymi, mogą okazać się kosztowne na tle całego budżetu wdrożeniowego.

Jakie funkcjonalności w systemach ERP bywają najdroższe?

Nie jest łatwo odpowiedzieć jednoznacznie na pytanie, jakie funkcjonalności w systemie ERP bywają najdroższe. Na pewno do najdroższych będą należeć funkcjonalności w module produkcyjnym z harmonogramowaniem produkcji na czele. Na szczęście dobre systemy harmonogramowania szybko spłacają się w stosunkowo krótkim okresie pracy i dzięki nim jesteśmy w stanie wielokrotnie zwiększyć swoje zyski. Nie bez powodu jednak wdrożenia w firmach z branży produkcyjnej należą do najdroższych.

Natomiast najdroższym zabiegiem w przypadku funkcjonalności systemu ERP, którego najlepiej unikać, jest tworzenie indywidualnych rozwiązań czyli tak naprawdę dostosowanie najważniejszych funkcjonalności ERP do indywidualnych potrzeb firmy. Staje się to konieczne, gdy system ERP nie radzi sobie z jakimiś procesami biznesowymi firmy i gdy firma postanawia dopasować system tak, aby zaczął obsługiwać ten proces. Tego rodzaju indywidualizacja może wpłynąć na działanie wszystkich modułów systemu ERP, gdyż są one ze sobą ściśle powiązane. Skutkuje to dużymi problemami w przypadku konieczności aktualizacji systemu, gdyż najczęściej dopasowania nie zostają zachowane i trzeba je przeprowadzić od początku, nie mając przy tym gwarancji, że system będzie działał jak należy. Ponadto wiąże się to z dodatkowymi kosztami, gdyż ponowne dopasowanie będą musieli wykonać odpowiednio przeszkoleni fachowcy. Być może trzeba będzie zatrudnić ich na stałe w firmie, aby czuwali przez cały czas nad systemem.
Jeżeli chesz dowiedzieć się więcej o kosztach związanych z inwestycją w ERP, to przeczytaj nasze artykuły Ile kosztuje system ERP? oraz Ile kosztuje system ERP ? Część 2

Zapoznaj się z 1 lekcją z naszego bezpłatnego kursu i dowiedz się

• - Czym są programy ERP?
• - Jaka jest historia rozwoju programów ERP?
• - Jakimi obszarami zarządzają programy klasy ERP?

Oglądam Teraz