Jak najkorzystniej rozliczać się z dostawcą oprogramowania?

Fixed Price czy Time and Material czyli jak najkorzystniej rozliczać się z dostawcą oprogramowania?

W świecie oprogramowania istnieją zasadniczo dwa modele rozliczeń za realizację projektów informatycznych. Są to:

• Fixed Price czyli rozliczenie z firmą informatyczną po cenie z góry ustalonej za wykonanie części lub całości zlecenia

• Time and Material czyli rozliczenie z firmą informatyczną według liczby faktycznie przepracowanych godzin i wykorzystanego materiału

Otóż oba te sposoby rozliczeń są najbardziej popularne wśród firm realizujących projekty informatyczne w zakresie wdrożenia systemu ERP. Różnią się natomiast od siebie podejściem do tematu rozliczania płatności za usługi a także oferują inne możliwości realizacji projektów informatycznych.

Skorzystaj z bezpłatnego kursu i dowiedz się jak wybrać, wdrożyć i użytkować systemy ERP

• - Poznasz gamę funkcjonalności systemów ERP
• - Poznasz najskuteczniejsze metody wdrażania
• - Dowiesz się jak tworzyć skuteczne zespoły wdrożeniowe

Odbieram Bezpłatny Dostęp

Model Fixed Price

Rozliczenie w modelu Fixed Price zakłada kalkulację ceny z góry za cały projekt jeszcze przed rozpoczęciem prac. Koszt projektu jest zazwyczaj ustalany na podstawie zebranych wymagań klienta oraz harmonogramu prac. Może się wydawać, że skalkulowana w ten sposób cena za produkt będzie najkorzystniejsza. W przypadku projektów, w którym mamy sprecyzowane oczekiwania a termin realizacji jest stosunkowo krótki, ustalenie stałej konkretnej ceny będzie jak najbardziej dobrym pomysłem.

Do zalet modelu Fixed Price będą należeć przede wszystkim:

• Przewidywalność terminu i budżetu – znając koszty wdrożenia jesteś w stanie je zaplanować a nawet podzielić na części tak, aby nie był odczuwalny przez finanse firmowe
• Transparentność - przy określonych wymaganiach, ustalonym budżecie i wcześniej ustalonych terminach nie powinno być żadnych dodatkowych niespodzianek
• Łatwość zarządzania - płatności na rzecz software house zależą głównie od procentu wykonanej pracy. Klient nie musi angażować dużej ilości czasu czy też nakładów pracy, ponieważ zakres prac jest przejrzysty i przewidywalny.

Jeżeli jednak projekt będzie większy i bardziej wymagający, to model Fixed Price będzie miał też sporo minusów np.:

• Firmy wyceniając projekt uwzględniają dodatkowy zapas w wysokości ok 30% ceny, który pozwala im na zmniejszenie ryzyka związanego z nieoczekiwanymi utrudnieniami lub komplikacjami. Oznacza to w praktyce, że klient nie otrzymuje możliwie najniższej ceny.
• Kolejną wadą jest ryzyko związane z określeniem wymagań projektowych na początku projektu. Jest to konieczne w celu oszacowania kosztów projektu. Jednocześnie jakakolwiek zmiana w trakcie projektu wiąże się z dodatkowym kosztem lub nawet usunięciem wykonanej pracy.
• Dodatkowo podczas przygotowywania specyfikacji projektu dokładanie kolejnych wymagań i funkcjonalności wiąże się z odczuwalnym zwiększeniem kosztorysu. W sytuacji, gdy okazuje się, że cena projektu znacznie przekracza zakładany budżet, koniecznością staje się redukcja i realizacji projektu w ograniczonym zakresie.

Model Time and Material

W opcji Time and Material klient płaci za faktycznie wykonaną pracę. Projekt wdrożeniowy jest systematycznie przedstawiany klientowi, co pozwala weryfikować pracę firmy wdrażającej i podejmować szybkie decyzje dotyczące rozwoju.

A oto najważniejsze zalety:

• W Time and Material unikamy tworzenia pełnej specyfikacji, dlatego też wszelkie zmiany w trakcie trwania projektu nie stanowią większego kosztu w projekcie. W tej opcji wystarczy zasadniczo określić jedynie kluczowe funkcjonalności oraz założenia biznesowe aby możliwy był start projektu. Pozostałe doprecyzowania w sposób naturalny wynikają w trakcie prac nad projektem.
• Brak konieczności spisywania specyfikacji daje możliwość szybkiego rozpoczęcia projektu
• Pozyskanie kompetencji w przypadku gdy klient nie ma odpowiednich specjalistów w zespole. Umowa Time and Material pozwala na ich pozyskanie i rozpoczęcie projektu programistycznego.
• Oszczędność dla klienta - pracując w modelu rozliczeń za czas pracy klient uzyskuje najniższą możliwą cenę.

Aby jednak efektywnie pracować z firmą wdrożeniową w tym modelu rozliczania, klienta powinna reprezentować osoba posiadająca kompetencje umożliwiające weryfikowanie postępów i efektów pracy. Od takiej osoby oczekiwane jest stałe zaangażowanie w projekt i kontrolowanie przebiegu prac.

Oczywiście również ten model finansowania projektów ma pewne minusy. Jako wady modelu Time and Material należy uznać:

• Problem kontroli budżetu - całkowity koszt może znacznie przekroczyć zakładany budżet
• Czasochłonne zaangażowanie klienta - konieczne, abyś mógł mieć pewność, że zespół działa zgodnie z zatwierdzonym zakresem i mieści się we właściwej ilości roboczogodzin

Wybór modelu rozliczeń

Który model rozliczeniowy jest korzystniejszy w projektach wdrożeniowych? W zależności od charakteru projektu obie opcje mogą być dla nas korzystne. Dobrze jest jednak wiedzieć, kiedy warto zdecydować się właśnie na dany model rozliczenia.

Model rozliczenia Fixed Price sprawdzi się i będzie dla Ciebie idealny, gdy:

• Zakres oraz harmonogram prac został dokładnie przez Ciebie zdefiniowany
• Masz ograniczony lub stały budżet
• Masz zaufanie do firmy wdrażającej i posiada ona świetne rekomendacje
• W swoim zespole nie posiadasz osoby, która ma odpowiednie kompetencje do weryfikacji pracy firmy wdrożeniowej.

Model rozliczenia Time and Material będzie dobrym wyborem, jeżeli:

• W początkowej fazie ciężko Ci jest zdefiniować zakres, harmonogram i zakres projektu
• Potrzebujesz elastyczności aby modyfikować zakres prac
• W swoim zespole masz osobę, która posiada kompetencje umożliwiającej jej weryfikację pracy firmy wdrożeniowej
• Chcesz mieć większą kontrolę nad jakością prac wdrożeniowych i optymalizować koszty wdrożenia

Skorzystaj z kalkulatora ERP i natychmiast poznaj koszty wdrożenia systemu ERP

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora