Post image
29 stycznia 2021

Aby wdrożenie systemu ERP w firmie zakończyło się sukcesem, należy poznać typowe błędy popełniane podczas prac projektowych oraz sposoby, jak ich unikać w czasie wdrażania. Poznaj 15 możliwych do zrobienia błędów, które zaważą na sukcesie całego przedsięwzięcia.

Wybór systemu ERP, który najlepiej będzie pasował do naszej firmy, to jedno. Drugą i najważniejszą rzeczą jest natomiast udane wdrożenie samego systemu. Podczas trwania tak obszernego projektu zawsze istnieje niebezpieczeństwo, że nie ustrzeżemy się błędów. Jeżeli tylko uświadomimy sobie, od czego tak naprawdę zależy sukces wdrożenia, to na pewno osiągniemy cel i to in time and budget. W naszym poradniku przedstawiamy najczęstsze pułapki, jakie czekają na nas podczas wdrożenia. Poznajcie je!

1. Niejasne ustalenia wewnętrzne w firmie

Pierwszą sposobność do popełnienia błędu, który zasadniczo prowadzić będzie do upadku projektu ERP, ma zarząd firmy. Jeżeli nie wyda jasnego polecenia (np. oficjalny e-mail) lub też nie wyznaczy osoby odpowiedzialnej za wybór i proces wdrożenia systemu ERP, to ogólnie znana w firmie potrzeba wdrożenia nowoczesnego rozwiązania ERP szybko pozostanie jedynie życzeniem. Nikt nie będzie zajmował się projektem wdrożenia systemu ERP w sposób priorytetowy. Ani kierownicy działów w przedsiębiorstwie, ani dział IT nie zrobią pierwszego ważnego kroku na drodze do nowego systemu ERP a mianowicie nie sprawdzą zasadności i możliwości realizacji nowego rozwiązania informatycznego. Brak sił napędowych w projekcie informatycznym, jakim jest wdrożenie systemu ERP, często prowadzi do jego zatrzymania albo upadku już w początkowym etapie. Warto o tym pamiętać.

text

2. Niewystarczająco zdefiniowany cel wdrożenia

Załóżmy, że szef działu IT został zobligowany do znalezienia odpowiedniego systemu ERP. Nie określono natomiast szczegółowo celu wdrożenia tzn. co firma chce dzięki temu osiągnąć? Jakie chce odnieść korzyści? W których działach firmy system ERP ma mieć nowe funkcje i zwiększać wydajność? Bez konkretnego zbioru wymagań, bez określenia ram budżetowych i czasowych szef IT może mieć trudne zadanie. Zdefiniowanie celu oraz zebranie wymagań nie powinny być traktowane jako uciążliwa formalność. Nie jest to również strata czasu, jeżeli weźmie się pod uwagę całościowy zakres udanego projektu wdrożenia ERP. W przypadku projektów ERP z modułem planowania i sterowania produkcją czas potrzebny na realizację wdrożenia systemu rzadko wynosi mniej 6 miesięcy. Często takie wdrożenia systemu ERP trwają nawet rok.

3. Zespół projektowy z niskimi kompetencjami

Podczas wyboru członków zespołu projektowego ERP niektóre firmy nie kierują się ich kompetencjami. Często zamiast tego stawiają jako decydujące kryterium wyboru ogólną dostępność pracowników. W ten sposób unikają sytuacji, w której kluczowi pracownicy są odciągani od swoich głównych obowiązków. W konsekwencji zaczyna brakować w zespole projektowym tak potrzebnego know how, dzięki któremu można porównać i ocenić technologie, funkcjonalności a także firmy oferujące rozwiązania ERP. Prawdziwe problemy pojawiają się natomiast dopiero podczas implementacji i prowadzenia samego projektu wdrożenia

Chcesz dowiedzieć się więcej o systemie ERP? Kliknij w link i już dziś zapisz się na darmowy kurs!

4. Bez pisemnych ustaleń

Jedno jest pewne: pełna dokumentacja pisemna wszystkich wewnętrznych i zewnętrznych ustaleń pochłania sporo czasu. Pozwala jednak dokładnie określić i zdefiniować główne ustalenia w projekcie. Nawet jeżeli do zespołu dojdą nowi współpracownicy a inni go opuszczą, to cały dotychczasowy postęp projektu oraz cała wiedza zostaną zachowane na piśmie i ułatwią wdrożenie się w temat. Reasumując: tylko pisemne ustalenia oraz ich odpowiednie dokumentowanie umożliwiają pełną przejrzystość tematu dla całego zespołu projektowego. Niestety niektóre firmy rezygnują z prowadzenia pisemnej dokumentacji twierdząc, że brakuje im na to czasu. Skutkiem tego są konflikty dotyczące ustaleń oraz przerzucanie się odpowiedzialnością. Oświadczenia typu „Nigdy czegoś takiego nie powiedziałem” stanowią realne zagrożenie dla powodzenie całego projektu.

text

5. Za mało otwartości i szczerości

Nie ma znaczenia, jak bardzo szczegółowo firma próbuje zaplanować i pokierować projektem w celu osiągnięcia oficjalnie zamierzonych celów: zawsze chodzi o skrywane osobiste upodobania, władzę i reputację. Przykładem może być koloryzowane przedstawianie rzeczywistości – czasami jej obraz jest pogarszany, aby osiągnąć odpowiednie cele, innym razem upiększany, aby ukryć popełnione w przeszłości błędy.
Zapamiętajcie: Nieprawdziwe wypowiedzi wpływają negatywnie na mierzalność powodzenia projektu wdrożenia.

6. Uprzedzenia podczas wyboru oprogramowania

Poszukiwania odpowiedniego systemu ERP pochłaniają dużo czasu, jednak takie działania przyniosą w przyszłości wymierne korzyści. Im głębiej zespół projektowy przeanalizuje możliwości potencjalnych rozwiązań ERP, tym dokładniej zapozna się z aktualnym rynkiem oprogramowania i łatwiej dokona obiektywnego porównania. Dodatkowo dokona analizy własnych wymagań np.: jakie funkcje będą rzeczywiście potrzebne. Kto w sposób otwarty podchodzi do poszukiwań i bierze pod uwagę również stosunkowo mało znane rozwiązania, ten krok po korku znajdzie optymalne rozwiązanie dla siebie.
Wskazówka: należy zaprosić trzech do pięciu oferentów do przedstawienia swojego rozwiązania w zakresie wybranego przez Ciebie konkretnego procesu biznesowego. Pamiętaj, że cena i jakość rozwiązania nie są bezpośrednio związane ze sobą. Ważniejsze jest natomiast dopasowanie efektywności oprogramowania do Twoich potrzeb i wymagań.

Jeśli chcesz dobrze przygotować się do wdrożenia ERP - kliknij w link i zapisz się już dziś na bezpłatne szkolenie!

7. Nieodpowiedni oferent

Błędem, jaki najczęściej popełnia wiele zespołów projektowych, jest koncentrowanie się przy wyborze oprogramowania tylko na samych funkcjonalnościach systemu ERP a nie na kompetencjach oferenta - potencjalnego partnera, który przecież aktywnie weźmie udział we wdrażaniu. W przypadku firm oferujących oprogramowanie ważne jest przede wszystkim doświadczenie, referencje oraz zorientowanie na klienta. Nie bez znaczenia jest również sytuacja finansowa oraz stabilna przyszłość producenta systemu ERP. Bo co nam przyjdzie z przedsiębiorstwa dostarczającego oprogramowanie ERP, które za parę lat zniknie z rynku i nie będzie oferować już aktualizacji i wsparcia swojego oprogramowania? Jeszcze jeden punkt: rezygnacja z profesjonalnego kierowania projektem ze względu na koszty, zemści się na nas prędzej czy później. Bo to właśnie kierownik projektu dostawcy ERP koordynuje wspólnie z naszą firmą zakres oraz przebieg implementacji systemu ERP, co z jednej strony ma duży wpływ na czas trwania całego projektu (jest szybciej), natomiast z drugiej strony wpływa znacząco na budżet konieczny do ukończenia projektu (niższe koszty). Dlatego też nie warto rezygnować z profesjonalnego zarządzania projektem przez kierownika projektu wyznaczonego przez dostawcę systemu ERP.

8. Zdanie użytkowników (pracowników) nie ma znaczenia

W przypadku wyboru oprogramowania zespół projektowy powinien wziąć również pod uwagę cele i interesy przyszłych użytkowników systemu (pracowników). ERP jest dla nich narzędziem codziennej pracy. Dla nich ważne jest efektywne wykonywanie zadań, szybkie odnajdywanie informacji, funkcje przypominania i automatyzacja powtarzalnych procesów. W procesie akceptacji nowego programu będzie się dla nich liczyć przede wszystkim wydajna obsługa systemu. Albo: poczucie, że za pomocą kilku prostych kliknięć osiągniemy pożądany skutek – i to najlepiej już po krótkim czasie wdrażania się w obsługę. Tego typu jakość użytkowa systemów (usability) nie zawsze jest jednak oczywista i to bez względu na rodzaj zastosowanej nowoczesnej technologii. Krok dalej idzie teoria o tzw. user experience: użytkownicy powinni nie tylko szybko, bezpiecznie i bezproblemowo osiągać cel ale także (w zależności od zakresu zastosowania) być motywowani dzięki pozytywnym odczuciom podczas użytkowania. O tym powinien pamiętać każdy zespół projektowy.

text

9. Za dużo indywidualnych rozwiązań

ERP nie są zazwyczaj rozwiązaniami pudełkowymi, ponieważ wymagania branż i przedsiębiorstw są bardzo zindywidualizowane. Dlatego też ważnym elementem w trakcie wdrożenia stają się dopasowania – o ile są stosowane z umiarem. W tym wypadku wymagania skierowane są do dostawcy systemów, od którego oczekuje się trafnych rozwiązań. To jest oczywiście możliwe tylko wtedy, gdy oferent dobrze zna branżę oraz dane przedsiębiorstwo i jego procesy biznesowe. Zbyt wysoki stopień zindywidualizowania oprogramowania prowadzi przede wszystkim do powstania wysokich kosztów i znacząco podwyższa nakłady związane z późniejszym serwisowaniem i aktualizacją. Dlatego też zaleca się, aby w projekcie w sposób zrównoważony stosować specyficzne dla danej branży standardowe rozwiązania oraz zindywidualizowane procesy wewnętrzne.

10. Nie myślimy przyszłościowo

Rozwiązanie ERP musi odzwierciedlać rzeczywisty przebieg procesów biznesowych tj. całościowo w zakresie przetwarzanych informacji, osób biorących w nich udział oraz wykonywanych czynności. To nie procesy muszą się dopasować do oprogramowania lecz system jako wsparcie dopasowuje się do realnych procesów biznesowych w firmie. Jeżeli po wdrożeniu nie jest tak w 100% (albo z biegiem czasu pewne warunki ulegają zmianie), to dział IT powinien mieć możliwość samodzielnego dokonania niewielkich zmian w systemie. Do tego potrzebny jest jednak elastyczne środowisko programistyczne. W przeciwnym razie nawet najmniejsze zmiany muszą być dokonywane przez dostawcę lub innych zewnętrznych usługodawców, co z kolei wiąże się z wysokimi nakładami w zakresie koordynacji i finansowania takiego projektu.

11. (Nie)Zbędne aktualizacje i brak zgodności wstecznej

W odniesieniu do rozwoju w przyszłości należy pamiętać o konieczności aktualizacji swojego oprogramowania o nowe wersje wydawane przez producenta. Dotyczy to w szczególności indywidualnego potencjału oprogramowania w kontekście aktualizacji i określa nakład pracy, jaki trzeba ponieść podczas procesu modernizacji istniejącej instalacji. Może się okazać, że w tym miejscu pojawią się ukryte wcześniej koszty związane właśnie z aktualizacją, gdyż oprogramowanie nie posiada np. zgodności wstecznej. Oznacza to, że wszystkie wykonywane w przyszłości aktualizacje będą powodować utratę stworzonych w trakcie wdrożenia dopasowań, indywidualnych informacji, funkcji, pól dialogowych lub formularzy. Skutkiem tego przywrócenie poprzednich spersonalizowanych ustawień w nowej wersji będzie wiązało się z poniesieniem dodatkowych nakładów finansowych i czasowych.

12. Analiza i optymalizacji procesów

Kto na wstępie poświęcił za mało czasu na analizę problemów i rzeczywistej sytuacji w przedsiębiorstwie, musi potem dużo nadrobić. Traci bowiem często możliwość optymalizacji i automatyzacji procesów w firmie. Doradztwo zewnętrzne może w tym wypadku okazać się bardzo pomocne i pozwoli z dużą dokładnością określić istniejący potencjał możliwości. Tego typu zewnętrzny audyt daje możliwość przeanalizowania szans na pełne odwzorowanie i jednoczesną optymalizację procesów biznesowych – ewentualnie określenie, gdzie znajduje się granica możliwości. Ponadto wielu klientów jest przekonanych, że firmowe „procesy 08/15” jak najbardziej są już odwzorowane w standardzie systemu ERP. Dopiero podczas konsultacji ze specjalistami stwierdzają, jak bardzo ich procesy biznesowe są w rzeczywistości zindywidualizowane, a co za tym idzie - wymagają spersonalizowanych dopasowań.

text

13. Co za dużo to niezdrowo

Aby zrozumieć złożoność projektu wdrożeniowego ERP należy przede wszystkim skupić się na istotnych procesach biznesowych. Przedsiębiorstwa wychodzące z założenia, że na dany dzień wszystko w nowym systemie musi już niezawodnie funkcjonować ryzykują sytuacją, w której ich projekt może zostać doprowadzony do końca z opóźnieniem i dopiero po wielu poprawkach. W pierwszej kolejności firmy powinny skupić się na swoich głównych procesach i ostatecznie odwzorować te procesy, które wymagają wsparcia systemu ERP. Jest to oczywiście możliwe, jeżeli do wdrożenia wybrano system o modułowej budowie. Tylko wtedy firmy mogą rozpocząć wdrażanie najważniejszych procesów metodą małych kroków podłączając kolejno dalsze moduły.

14. Przedwczesne GO-LIVE

Wdrożenie systemu ERP pod presja czasu jest z góry skazane na niepowodzenie. Doświadczenie pokazuje, że zbyt wcześnie przeprowadzone GO-LIVE staje się w przyszłości źródłem dramatycznych w skutkach błędów, ponieważ niewystarczające testy oprogramowania prowadzą w późniejszym czasie do nieprawidłowości w działaniu poszczególnych funkcjonalności. Do tego dochodzą nieprzeszkoleni użytkownicy, którzy podczas niewłaściwej obsługi systemu ERP łatwo ulegają frustracji. Alternatywa jest całkiem prosta: przesunięcie terminu GO-LIVE. Ta opcja w większości przypadków nie jest problemem, o ile wszyscy biorący udział we wdrożeniu są przekonani o słuszności wyznaczenia późniejszego terminu.

text

15. Po udanym GO-LIVE spoczywamy na laurach

Wdrożenie ERP jest nie tylko projektem mającym na celu wdrożyć system ERP ale też początkiem nieprzerwanego procesu optymalizacji. Procesy nie są statyczne ale dynamicznie, dlatego wybierający system powinni w pierwszej kolejności zwrócić uwagę na szybką, prostą i ekonomicznie uzasadnioną kastomizację systemu ERP. Optymalizacja pracy działającego systemu w postaci późniejszych dopasowań będzie polegać wtedy już tylko na dopracowaniu szczegółów.

Jeśli interesuje Cię temat wdrożenia systemu ERP i chcesz przygotować się na zmiany w firmie, kliknij w link i już dziś zapisz się na darmowy kurs!
Chcesz porozmawiać o swoim projekcie? Skontaktuj się z nami!

więcej