Proces wyboru ERP krok po kroku

Firma doradcza czy samodzielny wybór?

Decyzja o wdrożeniu nowego systemu ERP (ang. Enterprise Resource Planning) jest bez wątpienia trudnym zadaniem. W wyborze odpowiedniego systemu ERP mogą pomóc firmy doradcze tzw. integratory systemowe, które mają odpowiednie kompetencje pozwalające na profesjonalne porównanie systemów ERP dostępnych aktualnie na rynku. Są to zazwyczaj niezależne firmy konsultingowe specjalizujące się we wdrożeniach i nierzadko również świadczące kompleksowe usługi informatyczne. Zaletą integratorów jest to, że dysponują aktualną wiedzą z zakresu sprzętu, oprogramowania, organizacji sieci oraz rozwiązań organizacyjnych. Zajmują się opracowaniem i realizacją planów kompleksowej informatyzacji przedsiębiorstw. Zatrudnienie firmy doradczej w celu wyboru najlepszego systemu ERP , choć wiąże się z dodatkowymi kosztami, pozwoli na profesjonalne przeprowadzenie całego procesu.

Proces wyboru systemu ERP każda firma może również przeprowadzić samodzielnie. Do tego celu należy stworzyć specjalny zespół pracowników firmy, dobrze zaplanować poszczególne działania i metodycznie podejść do tematu tzn. w kolejnych etapach:

• zdefiniować wymagania względem systemu ERP

• sprawdzić dostępne na rynku systemy ERP i ich dostawców

• porównać systemy ERP i ich dostawców

• dokonać wyboru systemu klasy ERP i dostawcy.

Zapoznaj się z 1 lekcją z naszego bezpłatnego kursu i dowiedz się

• - Czym są programy ERP?
• - Jaka jest historia rozwoju programów ERP?
• - Jakimi obszarami zarządzają programy klasy ERP?

Oglądam Teraz

Firma myśląca o wdrożeniu systemu ERP w swojej organizacji rozpoczyna ten proces zazwyczaj od zebrania potrzebnych funkcjonalności. W tym celu prowadzi rozmowy z pracownikami działów a następnie stara się zmapować procesy w mniej lub bardziej przemyślany sposób. Takie działanie powoduje, że projekt staje się ciężki i pracochłonny, dlatego też warto skupić się jedynie na najważniejszych dla firmy procesach, zamiast koncentrować się na ilości funkcjonalności w systemie, z których być może nigdy nie skorzystamy.

Jakie procesy wziąć pod uwagę przy wyborze systemu ERP?

Chodzi tu przede wszystkim o najważniejsze, często też specyficzne procesy firmowe, które (zgodnie z zasadą ABC) stanowią ok. 20% wszystkich procesów. Generują one aż 80% wartości, czyli stanowią główną domenę (tzw. core business), dla której firma istnieje. Procesy te należy szczegółowo zmapować, gdyż to one tworzą przewagę konkurencyjną firmy. Nie ma więc sensu tworzenie listy setek funkcjonalności, gdyż same w sobie nie są one procesem. Wybór potencjalnych dostawców ERP na podstawie największej deklarowanej liczby funkcjonalności jest zdecydowanie złym pomysłem.

Gdy uda nam się zebrać te 20% procesów, to możemy rozpocząć poszukiwania odpowiedniego systemu i wysłać zapytania. Tu warto zastanowić się, co jest dla nas ważne w przypadku tego czy innego systemu ERP. Warto też dowiedzieć się, czy dany program to posiada i poprosić o przesłanie prezentacji ważnych dla nas procesów. Na tej podstawie należy wytypować najlepszych dostawców i zaprosić ich na bezpośrednią prezentację procesów. Oceny prezentacji dokonujemy pod kątem naszych kluczowych procesów i wybieramy ten system, który spełnia nasze oczekiwania w największym stopniu a sam proces przebiega w nim łatwo i przejrzyście. Jeżeli do tego uda się również wynegocjować odpowiednie warunki finansowe, to sukces tak naprawdę jest już w zasięgu ręki.

Co z pozostałymi procesami w firmie?

Pozostałe 80% procesów, które generują jedynie 20% wartości powinno opierać się na standardowych funkcjonalnościach. Nie jest to nasz core business w firmie, więc tworzenie w tych obszarach dedykowanych rozwiązań podniesie jedynie koszty wdrożenia i być może nie sprawdzi się w praktyce czy też będzie uciążliwe w rozwijaniu.

Warto pamiętać, że w dzisiejszych czasach systemy ERP posiadają naprawdę sporą liczbę standardowych funkcjonalności, które zasadniczo powinny obsłużyć większość procesów występujących w firmach. Wiele z nich przebiega w ten sam sposób, dlatego też może okazać się, że bez problemu zostaną obsłużone przez wdrożony system ERP. Akurat w tym wypadku trzeba zawierzyć słowom dostawcy oprogramowania.

Tak w skrócie powinien prezentować się proces wyboru oprogramowania ERP . Oczywiście sam proces jest bardziej skomplikowany i warto przyjrzeć się również innym jego aspektom. Prezentujemy więc praktyczne wskazówki, które krok po kroku pomogą Ci w wyborze najlepszego dla Ciebie rozwiązania ERP czyli Enterprise Resource Planning.

Skorzystaj z bezpłatnego kursu i dowiedz się jak wybrać, wdrożyć i użytkować systemy ERP

• - Poznasz gamę funkcjonalności systemów ERP
• - Poznasz najskuteczniejsze metody wdrażania
• - Dowiesz się jak tworzyć skuteczne zespoły wdrożeniowe

Odbieram Bezpłatny Dostęp

1. Potrzeby firmy

Dokładnie przemyśl i określ potrzeby firmy. Sporządzenie szczegółowych wymagań pozwoli Ci łatwiej wybrać właściwy system. Określ główne cele, jakie firma chce osiągnąć za pomocą systemu informatycznego, zakres wdrożenia oraz obszary, w których występują największe problemy czyli tzw. „wąskie gardła”. Im bardziej dokładna będzie Twoja lista wymagań, tym bardziej świadomą decyzję będziesz mógł podjąć podczas wyboru systemu i jego dostawcy.

Aby ułatwić sobie zadanie spróbuj odpowiedzieć na poniższe pytania:

a) Jakie problemy biznesowe ma rozwiązać nowy system ERP?

Ustal najważniejsze problemy w firmie, które wdrożenie ERP miałoby rozwiązać. Następnie określ, które obszary firmy oraz procesy są krytyczne i jako pierwsze powinny zostać usprawnione (core business) a które ewentualnie mogą zostać zoptymalizowane w późniejszym czasie.

b) Jaki efekt chcę uzyskać po wdrożeniu systemu ERP?

Zastanów się, jak powinna działać Twoja firma po wdrożeniu ERP. Swoje przemyślenia przedyskutuj dodatkowo z przedstawicielami poszczególnych działów w firmie (kierownicy, specjaliści). Dzięki temu w prosty sposób stworzysz podstawy specyfikacji wymagań dla przyszłego dostawcy systemu ERP.

c) Jakie funkcjonalności powinien mieć Twój nowy system ERP?

To moment na podsumowanie i zebranie wszystkich informacji w jeden dokument. Opisz w nim jak funkcjonuje firma, jakie są najważniejsze jej obszary działania i procesy, jakie problemy i bolączki są do rozwiązania a także jakich rezultatów oczekujesz po wdrożeniu systemu ERP.

d) Jakie moduły i ile licencji ?

Jeżeli korzystasz w swojej firmie już z jakiegoś oprogramowania, to określenie liczby potrzebnych licencji oraz koniecznych modułów nie powinno być zbyt trudne. Wystarczy, że wypiszesz używane moduły z podziałem na liczbę licencji. W przypadku, gdy twoja organizacja nie jest jeszcze zinformatyzowana, spróbuj po prostu oszacować, jakie moduły będą potrzebne i ilu użytkowników będzie korzystać z każdego z nich. Gdy zajdzie potrzeba zawsze będziesz mógł dokupić dodatkową licencję na moduł lub dla użytkownika.

Wskazówka: Im więcej starań dołożysz podczas wykonania analizy procesów firmowych, tym niższe będą później przyszłe koszty utrzymania systemu, zarówno koszty bieżącej obsługi jak i koszty podnoszenia wersji oprogramowania (upgrade).

2. Funkcjonalność i skalowalność systemu

Program ERP musi nie tylko uwzględniać charakter działalności przedsiębiorstwa i jego bieżące potrzeby, ale również posiadać odpowiednie rozwiązania do wykorzystania w przyszłości. Porównując ze sobą systemy ERP warto więc zwrócić uwagę, na ile system jest perspektywiczny. Sprawdź jak często wydawane są aktualizacje programu dające nowe funkcjonalności i czy system jest na bieżąco rozwijany. Jest to niezwykle ważne, gdyż system klasy ERP to inwestycja na co najmniej 5 a może nawet 10 lat. Ponadto pamiętaj, że nowoczesny system klasy ERP powinien być:

Modułowy – posiadać w ofercie liczne moduły dodatkowe do późniejszego zaimplementowania

Zintegrowany – wszystkie informacje w jednym miejscu dostępne dla wszystkich użytkowników

Nowoczesny – oparty o innowacyjne technologie zapewniające odpowiednią wydajność

Kompletny – niezbędne funkcjonalności do zarządzania firmą i codziennej pracy

Elastyczny – możliwość integracji oprogramowania ERP z innymi systemami informatycznymi

Łatwy w obsłudze – szybka implementacja systemu ERP i prosty w obsłudze interfejs użytkownika

Wskazówka: Rozwiązanie musi rosnąć wraz z Twoimi potrzebami. Dlatego zwróć uwagę, czy system ERP ma modułową budowę i czy rozwijane są nowe moduły dające dodatkowe możliwości.

3. Elastyczność rozwiązań

Kolejnym ważnym elementem, który trzeba wziąć pod uwagę podczas wyboru systemu ERP jest jego elastyczność i otwartość. Warto więc zwrócić uwagę, czy system oferuje możliwość dołączania dodatkowych rozwiązań funkcjonalnych oraz integrację z innymi aplikacjami i urządzeniami. Wysoka elastyczność systemu zagwarantuje Twojej firmie możliwość dopasowania programu do najbardziej zaawansowanych procesów i niestandardowych potrzeb, które często stanowią o przewadze konkurencyjnej przedsiębiorstwa.

Wskazówka: Upewnij się, że wszystkie procesy specyficzne dla Twojej firmy mogą zostać wdrożone, tj. zmapowane cyfrowo a jeśli zmienią się Twoje wymagania, to powinna istnieć możliwość elastycznego rozwoju systemu ERP, tak aby pozostał efektywny przez długi czas.

4. Interfejs użytkownika

Z punktu widzenia obsługi systemu istotny jest interfejs użytkownika i możliwość jego dopasowania do potrzeb pracowników. Przejrzysty i intuicyjny interfejs sprawia, że obsługa jest prostsza a czas potrzebny na opanowanie programu krótszy. Jest to o tyle istotne, gdyż tylko system ERP ściśle dopasowany do potrzeb użytkownika i wykonywanych przez niego czynności zapewni wygodną i efektywna pracę.

Wskazówka: Sprawdź, czy dostawca systemu dostarcza wraz z oprogramowaniem także narzędzia programistyczne umożliwiające tworzenie własnych dopasowań (po uprzednim przeszkoleniu). Pozwoli Ci to na dokonywanie niezbędnych zmian w systemie np. przez własny dział IT.

Skorzystaj z kalkulatora ERP i natychmiast poznaj koszty wdrożenia systemu ERP

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora

5. Doświadczenie dostawcy

Znalezienie i wybór odpowiedniego oprogramowania to dopiero połowa sukcesu. Równie ważny, a być może nawet kluczowy jest wybór odpowiedniego partnera, który wdroży program i zapewni dalsze wsparcie techniczne i serwisowe. Często kierownictwo firmy, decydując się na inwestycję w system ERP musi wybrać nie tylko producenta systemu ale także firmę wdrożeniową. Oczywiście najlepszym rozwiązaniem byłoby, gdyby to producent wdrażał system. Z pewnością posiada dogłębną wiedzę na temat wdrażanego rozwiązania i jest w stanie dokonać wszelkich, nawet daleko idących zmian i poprawek. Wdrożenie ERP wiąże Twoja firmę z dostawcą systemu na kilka lat, zwróć więc uwagę na doświadczenie firmy w zakresie wdrażania oprogramowania ERP, zaplecze kadrowe, oferowaną pomoc powdrożeniową i serwisową. O wyborze odpowiedniego dostawcy pisalismy w artykule Czym kierować się przy wyborze dostawcy systemu ERP?

Wskazówka: Przed dokonaniem ostatecznego wyboru sprawdź kondycje finansową firm, które bierzesz pod uwagę oraz opinie obecnych klientów. Nie będąc do końca przekonanym możesz podpisać najpierw umowę na analizę przedwdrożeniową, po której dokonasz ostatecznego wyboru.

6. Koszty wdrożenia systemu ERP i licencjonowanie

Jednym z głównych kryteriów wyboru ERP pozostaje wciąż cena oprogramowania i koszt jego wdrożenia. Warto jednak pamiętać, że niska cena to często też mniej możliwości, co w konsekwencji może nie gwarantować nam dostępu do wszystkich pożądanych rozwiązań. Potraktuj więc wydatki związane z nowym systemem jako inwestycję i nie kieruj się w wyborze jedynie najniższą ceną. Istotny jest też model licencjonowania programu. Najczęściej można spotkać trzy rodzaje licencji:

• stanowiskową udzielaną w oparciu o ilość stanowisk, na których instalowany jest system

• licencję modułową, która udzielana jest na podstawie ilości użytkowników pracujących na module

• oraz licencję serwerową, dopuszczająca określona liczbę jednoczesnych użytkowników

Najkorzystniejszym modelem licencjonowania jest oczywiście licencja serwerowa. Koszt zakupu zależny jest od ilości użytkowników jednocześnie korzystających z programu. Dostęp do modułów reguluje tu system uprawnień. Oznacza to w praktyce, że w każdej chwili możemy zwiększyć kompetencje naszych pracowników rozszerzając zakres przysługujących im uprawnień. Tego typu zmiana nie będzie wymagać od Ciebie zakupu dodatkowych licencji. Ponadto całkowite koszty zakupu licencji serwerowej będziesz znał już na samym początku wdrożenia systemu ERP a nie dopiero po jego zakończeniu.

Jest to ważne również z punktu widzenia użytkowników, których w systemie może być nieskończenie wielu. Licencja serwerowa narzuca ograniczenia jedynie na ilość tzw. jednoczesnych użytkowników (concurrent user). Oznacza to, że na określonej puli licencji może pracować w różnym czasie znacznie więcej użytkowników. Ma to znaczenie np. w przypadku pracy zmianowej, gdzie na jednej licencji będzie mogło pracować 2 lub 3 użytkowników (każdy na innej zmianie) lub też w przypadku, gdy praca w systemie jest doraźna i pracownik korzysta z systemu sporadycznie w ciągu dnia.

Wskazówka:Warto szukać producenta, który będzie dla nas nie tylko partnerem wdrożeniowym ale także doradcą. Dzięki temu współpraca będzie bardziej satysfakcjonująca i zagwarantuje nam udane wdrożenie projektu.

7. ERP stacjonarnie czy w chmurze

Coraz większa popularność rozwiązań chmurowych powoduje, że coraz częściej firmy zadają sobie pytanie: wdrożenie systemu ERP stacjonarnie czy w chmurze? Wciąż jednak istnieje bardzo wiele powodów, dla których podstawowym miejscem przechowywania plików jest serwerownia w siedzibie firmy. Często firmy wychodzą z założenia, że system zainstalowany „na miejscu” jest po prostu bezpieczniejszy niż znajdujący się w odległej lokalizacji. Podejmując decyzję o tym, w jaki sposób będziemy korzystać z systemu ERP, należy wziąć pod uwagę takie czynniki jak koszty zakupu i utrzymania infrastruktury, a także bezpieczeństwo danych. Z punktu widzenia kosztów, zakup serwerów i licencji bazodanowych może być istotną inwestycją, której koszty firma będzie musiała ponieść już na samym początku wdrożenia. Z kolei przechowywanie danych w chmurze wiąże się z opłatami w długim okresie. Oba modele mają swoje zalety i wady, warto jednak dobrze przemyśleć sprawę, gdyż zła decyzja w tym przypadku to spore koszty dla firmy. I chociaż chmura coraz bardziej zyskuje na popularności, to wśród wdrożeń systemów ERP cały czas najwięcej wdrożeń ma charakter on permise czyli stacjonarny. Więcej na ten temat możesz dowiedzieć się z naszego artykułu ERP w chmurze. Czy to na pewno rozwiązanie dla wszystkich?

Wskazówka: Wybór modelu, w jakim wdrożony zostanie ERP zależy także od tego, w jakim obszarze działa firma. Przykładowo model chmurowy może być ekonomicznie nieopłacalny w przypadku firmy produkcyjnej, w której przesyłanych jest dużo danych, natomiast stacjonarny może się nie sprawdzić w firmie handlowej posiadającej wiele oddziałów.

8. Ilość ofert od dostawców

Zbyt duża ilość zebranych ofert wydłuża proces wyboru oprogramowania ERP, generując dodatkowe koszty z tym związane. Z tego powodu warto zawęzić wybór do kilku rozwiązań i oferentów. Dzięki temu lepiej porównasz oferty, oszczędzając czas i środki. Aby dokonać wstępnej selekcji stwórz krótką charakterystykę twojego przedsiębiorstwa: branża, główna działalność Twojej firmy, opis procesów, przepływ informacji i dokumentów. Będzie to podstawa do umówienia prezentacji z potencjalnymi dostawcami systemu ERP, których oferta okaże się odpowiednia dla Twojej firmy.

Jest to o tyle istotne, gdyż prezentacje systemów ERP trwają często klika godzin i angażują kluczowe osoby z różnych działów firmy. Chcąc obejrzeć kilka systemów musisz pamiętać, że pochłonie to sporo zasobów. Jeżeli więc dobrze się przygotujesz i poinformujesz dostawców ERP, jakie procesy powinni Ci pokazać na prezentacji, zaoszczędzisz sporo czasu i pieniędzy.

Wskazówka: Należy zaprosić trzech do pięciu oferentów do przedstawienia swojego rozwiązania w zakresie wybranego przez Ciebie konkretnego procesu biznesowego. Pamiętaj, że cena i jakość rozwiązania nie są bezpośrednio związane ze sobą. Ważniejsze jest natomiast dopasowanie efektywności oprogramowania do Twoich potrzeb i wymagań. Tylko wtedy wdrożenie systemu ERP da satysfakcjonujące rezultaty.

Skorzystaj z kalkulatora ERP i natychmiast poznaj koszty wdrożenia systemu ERP

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora