Czym kierować się przy wyborze dostawcy systemu ERP?

Oto klika cennych wskazówek, które pozwolą wybrać Ci najlepsze rozwiązanie dla twojej firmy.

Przed spotkaniem z dostawcą oprogramowania spróbuj odpowiedzieć sobie na trzy pytania:

Dlaczego chcesz wdrożyć system ERP?

Przeprowadź bezpośrednie i bardzo rzeczowe rozmowy z pracownikami, którzy będą pracować na nowym systemie ERP. Sporządź listę argumentów albo powodów, dla których pracownicy chcą zmienić system na nowszy.

Jaki cel chcemy osiągnąć dzięki wdrożeniu systemu ERP?

Konieczne jest przeprowadzenie analizy obecnych procesów w organizacji i zdefiniowanie obszarów, w których praca po wdrożeniu nowego systemu ERP zostanie usprawniona a także sposobu, w jaki chcemy zmierzyć, czy cel został osiągnięty. Może to być np. skrócenie czasu obiegu dokumentów w firmie o 15 %. Do przeprowadzania analizy obecnych procesów oraz definiowania ulepszeń powinni zostać włączeni pracownicy, którzy na co dzień w nich uczestniczą.

Jaki budżet chcemy przeznaczyć na nowy system?

Określ jakiej wielkości budżet przewidziałeś na inwestycję w ERP. Nie martw się, jeżeli po wstępnej analizie okaże się, że jest zbyt mały. Nikt nie jest w stanie przewidzieć na początku inwestycji, jak będą kształtować się jej koszty. Zaplanuj dodatkowe środki, które zwiększą twój budżet w sytuacji, gdy pojawią się nieprzewidziane koszty.

Pamiętaj - jeżeli wdrożenie zakończy się sukcesem, poniesione wydatki zwrócą się z nawiązką już w perspektywie 1-2 lat.

Określ oczekiwania i konieczne funkcjonalności systemu ERP

Zanim spotkasz się z dostawcami oprogramowania warto zadać sobie pytanie czego wymagamy od nowego systemu. Aby ustalić odpowiedź na to pytanie warto zebrać zespół reprezentujący różne obszary i oddziały przedsiębiorstwa. W przypadku tworzenia zespołu, który ma zaprojektować wymagania dla systemu warto postawić na osoby, które znają firmę i nie boją się wyrażać własnego zdania. Zespół powinien określić zarówno wymagania systemowe jak i funkcjonalne. Przy określaniu wymagań można też skorzystać dodatkowo np. techniki MoSCoW. Pozwala ona podzielić funkcjonalności na 4 grupy wymagań tzn.:

M

Must have – wymagania obligatoryjne, które system musi zapewniać,

S

Should have – wymagania, które powinny znaleźć się w systemie,

C

Could have – wymagania dodatkowe, które są pożądane, ale nie są niezbędne

W

Won’t have – wymagania, które nie zostaną wdrożone (ale mogą być wdrożone w przyszłości)

Zestawienie z przyporządkowaniem funkcjonalności do konkretnych grup wymagań przyda Ci się podczas oceny możliwości poszczególnych systemów na podstawie informacji otrzymanych od dostawców.

Na podstawie stworzonej przez Ciebie listy wymaganych funkcjonalności możesz przesłać do dostawców oprogramowania zapytanie ofertowe (jego wzór załączony jest do tego odcinka kursu). W odpowiedzi na nie dostawcy powinni określić, czy ich oprogramowanie posiada wskazane w zapytaniu funkcjonalności czy też nie. Dzięki temu w łatwy sposób stwierdzisz, jakie funkcjonalności posiada dany system ERP i jak ważne są one dla Ciebie i twojej firmy ( do której grupy wymagań należą).

Co wziąć pod uwagę przy wyborze dostawcy systemu ERP dla naszej firmy?

Czy dostawca zapytał o powód, cel i budżet wdrożenia?

Już na pierwszym spotkaniu dostawca powinien zadać nam trzy podstawowe pytania

Skorzystaj z bezpłatnego kursu i dowiedz się jak wybrać, wdrożyć i użytkować systemy ERP

• - Poznasz gamę funkcjonalności systemów ERP
• - Poznasz najskuteczniejsze metody wdrażania
• - Dowiesz się jak tworzyć skuteczne zespoły wdrożeniowe

Odbieram Bezpłatny Dostęp

• Dlaczego rozważamy zakup oprogramowania?
• Jakie korzyści chcemy osiągnąć dzięki wdrożeniu nowego systemu?
• Jaki budżet zaplanowaliśmy na realizację tego przedsięwzięcia?
  Dzięki tym informacjom dostawca będzie mógł wstępnie ocenić, jaki system i jakie komponenty będą konieczne do realizacji zamierzonych celów wdrożenia.

W jaki sposób przebiega prezentacja nowego oprogramowania?

Czy prezentowane są przede wszystkim funkcjonalności systemu czy też prezentacja odbywa się na przykładzie procesów firmowych?

Prezentacje często odbywają się wg schematu: umawiane jest spotkanie z potencjalnym dostawcą rozwiązania. Konsultant prezentuje nam program i odpowiada na pytania, czy program posiada daną funkcjonalność i w jaki sposób ona działa. Jest to podejście funkcjonalne, które ma na celu zapewnić nas o dostępności poszczególnych funkcji, natomiast w żaden sposób nie przekłada się na optymalizację procesów pracy.

Innym podejściem do tematu, jest podejście procesowe. Spotkanie skupia się wtedy wokół przebiegu procesów w przedsiębiorstwie, głównie tego, jak mają one działać po wdrożeniu. Podejście procesowe daje nam pewność, że program będzie posiadał potrzebne funkcje i że zostaną one efektywnie wykorzystane do optymalizacji procesów biznesowych.

Czy dostawca proponuje nam usługi przedwdrożeniowe?

Już na samym początku firma, która dostarcza oprogramowanie powinna zaproponować nam przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej, dzięki której będzie można zweryfikować założenia do projektu. Taka analiza pozwoli również na dokładne zdefiniowanie zakresu wdrożenia. Dzięki temu będziemy wiedzieć, jak maja wyglądać poszczególne procesy w firmie. Przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej przez konkretną firmę wdrożeniową nie oznacza jeszcze, że musimy wybrać jej rozwiązanie. Stanowi ona jedynie podstawę dla właściwego wyboru i wdrożenia oprogramowania ERP w firmie.

Czy dostawca posiada szerszą ofertę niż tylko jeden system?

Szersza oferta dająca możliwość wyboru pomiędzy różnymi rozwiązaniami, pozwala na dopasowanie oprogramowania do potrzeb naszego przedsiębiorstwa. Mamy również pewność, że dostawca nie namawia nas do konkretnego systemu tylko dlatego, że akurat nie posiada innego alternatywnego oprogramowania w swojej ofercie.

Czy dostawca jest już długo na rynku i posiada odpowiednie zaplecze finansowe i personalne?

Wdrożenie systemu ERP to inwestycja na klika następnych lat. Wybierając odpowiedniego dostawcę warto sprawdzić, jak długo działa on już na rynku, czy posiada referencje od swoich klientów oraz czy dysponuje odpowiednimi zasobami informatycznymi. Może się bowiem zdarzyć, że firma (mała albo nowa) po wdrożeniu systemu zniknie z rynku i nie będzie już oferować wsparcia dla swoich rozwiązań. Warto o tym pamiętać, gdyż często dopiero po zakończeniu wdrożenia pojawiają się pytania lub też dodatkowe potrzeby i pomysły na rozszerzenie pewnych funkcjonalności. Liczy się przede wszystkim wdrożenie systemu na wysokim poziomie oraz zapewnienie bieżącej opieki nad oprogramowaniem.

Co poza systemem ERP może nam zaproponować dostawca?

Wybierając dostawcę systemu ERP warto również sprawdzić jakie usługi powdrożeniowe może nam zaproponować. Dla nas jako klienta będzie ważna przede wszystkim bieżąca obsługa hotline, umowa serwisowa czy tez utrzymaniowa, której ważnym elementem są czasy reakcji czyli szybkość reagowania na zgłaszane problemy techniczne z oprogramowaniem oraz aktualizacje wynikające np. ze zmianą przepisów prawa itd.

Czy firma jest producentem oprogramowania i posiada zespół developerów, którzy będą w stanie doprogramować potrzebne funkcje?

Wraz z wdrożeniem oprogramowania może pojawić się potrzeba zaprogramowania kolejnych funkcji, dodatkowych interfejsów czy też nowych rodzajów raportów. Dlatego też niezależnie od tego, jakie oprogramowanie wybierzemy, dostawca powinien zapewnić nam możliwość rozwoju oprogramowania. Jeżeli firma wdraża system ERP od innego producenta, to z dużym prawdopodobieństwem ma ograniczone możliwości w zakresie konfiguracji i modyfikacji systemu. Natomiast jeżeli firma jest także producentem systemu, to zapewne posiada odpowiednie zaplecze programistyczne i swobodniej może ingerować w rozwiązania programistyczne systemu.

Jakie są koszty wdrożenia i utrzymania systemu?

Koszty zakupu i wdrożenia systemu to istotny element procesu decyzyjnego. Należy więc dobrze wyważyć stosunek możliwości do ceny. Zdarza się, że system ma niską cenę ale nie jest w stanie sprostać potrzebom firmy w zakresie funkcjonalności lub też możliwości integracji z innymi systemami. Do tego mogą dochodzić znacznie wyższe koszty utrzymania i wsparcia technicznego niż w przypadku innych porównywalnych systemów.

Skorzystaj z kalkulatora ERP i natychmiast poznaj koszty wdrożenia systemu ERP

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora