Ile kosztuje system ERP?

Ile kosztuje system ERP?

Pytanie ile kosztuje system ERP pojawia się ze strony zainteresowanych firm już na samym początku rozmów z dostawcami tego typu rozwiązań. Najczęściej w takich wypadkach usłyszymy odpowiedź: „ - To zależy…” , gdyż na całkowite wydatki związane z inwestycją w oprogramowanie wspierające praktycznie wszystkie obszary działania organizacji składają się zarówno środki wydatkowane na zakup licencji i wdrożenie systemu ERP, jak i koszty wynikające z użytkowania samego systemu czy też utrzymania i bieżącej aktualizacji. A że zazwyczaj nie są to małe kwoty, stąd też częste pytanie o budżet, no bo czy aby na pewno stać firmę na wdrożenie takiego systemu? W tym wypadku warto sobie również zadać pytanie, czy naszą firmę stać na niewdrożenie systemu ERP w sytuacji, gdy coraz więcej firm wdraża lub wdrożyło już takie rozwiązanie. Jeżeli chcemy nadążyć za konkurencją lub zyskać przewagę na rynku, to inwestycja w ERP wydaje się naprawdę dobrym rozwiązaniem.

Dla firm, które z jakiś względów nie chcą ponosić kosztów zakupu oprogramowania i inwestować środków w infrastrukturę informatyczną, alternatywą staje się model subskrypcji i ERP w modelu chmurowym. Takie rozwiązania są często oferowane - obok klasycznych instalowanych lokalnie na serwerach (on premise) - zarówno przez rodzime i zagraniczne firmy (np. Comarch, Sage, Microsoft). Jest to nic innego jak odejście od zakupu na rzecz długoterminowego najmu oprogramowania, coraz bardziej popularnego wraz z rozwojem tzw. chmury publicznej. Rozwiązanie chmurowe w modelu subskrypcyjnym będzie oczywiście o wiele tańsze, niż klasyczne wdrożenie systemu ERP typu on premise. Powstaje tylko pytanie, czy w przypadku systemów ERP taki model zawsze się sprawdzi i będzie najlepszym wyborem dla firmy?

On premise czy chmura?

W przypadku rozwiązań chmurowych mamy zapewniony dostęp do najnowszych rozwiązań IT za przystępną cenę. Opłacanie abonamentu gwarantuje nam automatyczne aktualizacje systemu do najnowszej wersji, nie musimy kupować licencji na własność a okres wdrożenia i konfiguracja trwa znacznie krócej. Ponadto dostęp do programu z każdego miejsca na ziemi powoduje, że nie musimy ani tworzyć ani nawet posiadać własnej infrastruktury do pracy w systemie. Skoro więc mamy to wszystko, to dlaczego wciąż najbardziej popularnym modelem jest klasyczny on premise?

Dzieje się tak zapewne dlatego, że system ERP nie jest rozwiązaniem masowym a raczej „szytym na miarę” wg potrzeb. Oznacza to, że nie sprawdzają się w nich rozwiązania, przeznaczone dla wszystkich, a takie proponuje najczęściej właśnie chmura. Czynnikiem decydującym o powodzeniu całego wdrożenia ERP może okazać się możliwość zmiany bądź rozbudowy standardowej funkcjonalności systemu ERP, gdyż firmy nawet z tej samej branży mogą mieć zupełnie inną specyfikę działania i różne procesy biznesowe. Nie zawsze uda się odwzorować je za pomocą standardowych funkcjonalności systemu chmurowego. Innymi słowy rozwiązania sprawdzające się w jednej firmie, w innej mogą mocno skomplikować wszystkie procesy. Wynika to z ograniczeń rozwiązań chmurowych oferujących wprawdzie szerokie możliwości wyboru różnych pakietów funkcjonalności, z których jednak nie zawsze uda nam się stworzyć rozwiązanie dopasowane do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa.
Każda firma posiada zazwyczaj swoje niepowtarzalne know-how, dzięki któremu może konkurować na rynku z innymi firmami. I choć w wielu firmach stosowane są te same rozwiązania w systemach ERP, to prawie zawsze konieczne okazuje się wprowadzenie mniejszych lub większych zmian, które umożliwią właściwe dostosowanie funkcjonalności systemu do rzeczywistych potrzeb i specyfiki działania. Jest to niepodważalna przewaga systemów on premise nad rozwiązaniami chmurowymi.

Jak oszacować budżet?

Wydatki związane z ERP w chmurze będą głównie dotyczyły wysokości opłacanego miesięcznego abonamentu oraz ewentualnie opłat za transfer i przechowywanie danych. Kwoty te będą oscylować w zakresie od kilkuset złotych do kliku tysięcy złotych miesięcznie w zależności od systemu ERP i wybranych opcji. Łatwo więc przewidzieć wydatki z tym związane w perspektywie np. najbliższych 6 miesięcy czy nawet roku. Dlatego też w dalszej części artykułu skupię się przede wszystkim na najpopularniejszym modelu wdrożenia systemu ERP czyli modelu on premise.
Oszacowanie kosztu zakupu i wdrożenia systemu wymaga w tym wypadku wzięcia pod uwagę wielu parametrów. Dla każdego przedsiębiorstwa wycena systemu ERP będzie inna, gdyż zależeć będzie w głównej mierze od potrzeb danej firmy. Dlatego dobrze jest poznać elementy, które składają się na taką inwestycję a także wiedzieć, na co zwrócić szczególną uwagę, aby koszty takiej inwestycji zmieściły się mniej więcej w zaplanowanym przez nas budżecie czy też znacząco go nie przekroczyły.

W przypadku ponad połowy projektów wdrożeniowych systemu ERP zakładany budżet zostaje przekroczony. Wynika to zapewne z faktu, iż koszt wdrożenia systemu ERP składa się z wielu elementów, które łatwiej bądź trudniej jest wycenić. Firmy informatyczne oczywiście przedstawiają swoim potencjalnym klientom takie wyceny, warto jednak wiedzieć, na co przede wszystkim zwrócić uwagę i sprawdzić, czy nic nie zostało pominięte, aby nie zaskoczyły nas później całkowite koszty inwestycji. W praktyce okazuje się bowiem, że oferty najtańsze koniec końców wychodzą najdrożej.
Takie oferty często przyciągają uwagę firm perspektywą niskich kosztów inwestycji, często jednak nie zawierają wszystkich potrzebnych elementów czy też modułów systemu, za które firma i tak będzie musiała wcześniej czy później zapłacić, aby osiągnąć zamierzone cele wdrożenia. Jest to najczęściej element strategii sprzedażowej, polegającej na oferowaniu licencji po bardzo niskich cenach, żeby tylko ubiec konkurencję. Niski koszt licencji jest następnie rekompensowany wyższymi, nie zawsze uzasadnionymi, kosztami dodatkowymi w trakcie wdrożenia ERP, kiedy już firma kupiła licencje i rozpoczęła projekt. W takiej sytuacji dostawcy twierdzą, że dodatkowe wydatki wynikają z tzw. „niedoszacowania” projektu. Jeżeli firma nie zgodzi się na poniesienie dodatkowych kosztów, to wdrożenie może nie zostać dokończone i system ERP nie będzie działał poprawnie. Znane są sytuacje, w których po zerwaniu współpracy z firmą wdrożeniową, przedsiębiorca musiał dokończyć wdrożenie już we własnym zakresie zatrudniając do tego celu odpowiednich specjalistów w swojej firmie. Ostatecznie wyszło znacznie drożej niż było kalkulowane na początku a ponadto pozostał pewien niesmak co do samego dostawcy oprogramowania. Przyjrzyjmy się więc bliżej, co tak naprawdę ma bezpośredni wpływ na koszt systemu ERP.

Skorzystaj z kalkulatora ERP i natychmiast poznaj koszty wdrożenia systemu ERP

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora

Licencje

Jeżeli tylko znamy dokładną liczbę stanowisk pracy oraz procesy zachodzące w firmie, to w prosty sposób określimy, ile i jakich licencji będziemy potrzebować i na tej podstawie skalkulujemy ich koszty. Producenci oprogramowania udostępniają potencjalnym klientom swoje cenniki lub też informują o cenie poszczególnych modułów przedstawiając ofertę informacyjną. Czy to w cenniku, czy w ofercie dany moduł opisany jest zazwyczaj pod względem swojej funkcjonalności, co pozwala na jego wstępną weryfikację. W przypadku modułów warto jednak zawsze sprawdzi, z jakimi warunkami licencjonowania mamy do czynienia, gdyż za niską ceną modułu mogą kryć się pewne ograniczenia. Mogą być one np. oferowane z licencją przypisaną do tzw. użytkownika nazwanego (licencja imienna) lub też z licencją udzielaną terminowo. W przypadku licencji nazwanych możliwość korzystania z nich będzie miał tylko konkretny imienny użytkownik, natomiast licencje terminowe będą wymagały odnowienia i ponownego opłacenia np. po roku czasu.

Niektóre firmy oferujące rozwiązania ERP są w tym względzie elastyczne, szczególnie w zakresie modułów dodatkowych, rozszerzających funkcjonalność systemu. Przy zakupie mamy do wyboru wariant licencjonowania tzn. możemy kupić cały moduł bez ograniczeń dla liczby użytkowników systemu lub też pojedyncze licencje dla nazwanych użytkowników. Różnica w cenie jest oczywiście spora. Przykładowo moduł dodatkowy bez ograniczeń liczby użytkowników będzie kosztować 6000 zł a licencja imienna 300 zł. Korzyści są tu oczywiste. Jeżeli z modułu ma korzystać tylko 1-2 osoby, to opłaca się kupić licencje imienne, natomiast jeżeli będzie z nich korzystać np. cała 40- osobowa załoga firmy, taniej będzie kupić cały moduł.
Jeżeli chodzi o licencje stanowiskowe, to korzystnym rozwiązaniem dla firm są licencje bezterminowe (tzw. wieczyste) udzielane na ilość jednoczesnych użytkowników systemu. Oznacza to, że system ERP posiada przydzieloną pulę licencji czyli określoną maksymalną liczbę użytkowników, którzy mogą korzystać z systemu ERP w tym samym czasie. Koszt zakupu licencji wieczystej jest jednorazowy i pozwala na tworzenie nieograniczonej liczby użytkowników. W tym zakresie na największe korzyści mogą liczyć firmy, które pracują na dwie lub trzy zmiany, gdyż każda ze zmian będzie korzystać z tych samych licencji a zmieniać się będą jedynie użytkownicy.

Wdrożenie

To pojęcie jest często różnie interpretowane przez dostawców oprogramowania. Podczas analizowania oferty trzeba zwrócić uwagę, jakie usługi i w jakim zakresie są oferowane w ramach tego procesu. Może się bowiem okazać, że niska cena zakupu i wdrożenia nie uwzględnia wsparcia posprzedażowego czy też szkolenia pracowników. Gdy takie elementy okażą się jednak niezbędne podczas procesu wdrożenia, to ich cena może być niemiłą niespodzianką dla firmy.
Standardowo kompletna usługa wdrożeniowa powinna obejmować następujące elementy:

Analiza przedwdrożeniowa – najważniejszy element wdrożenia. Podczas analizy przedwdrożeniowej określane są cele biznesowe, które firma chce osiągnąć dzięki wdrożeniu.
Instalacja systemu i baz danych – instalacja systemu ERP najczęściej wiąże się z instalacją odpowiedniej bazy danych aby system działał szybko i wydajnie.
Konfiguracja systemu – system ERP jest konfigurowany odpowiednio do potrzeb użytkowników kluczowych i końcowych.
Transfer danych – dane ze starego systemu są wgrywane do nowego ERP aby mieć dostęp do danych historycznych, na podstawie których system będzie generował informacje.
Szkolenia pracowników - szkolenia dotyczą użytkowników kluczowych oraz przyszłych administratorów systemu. Jeżeli zajdzie konieczność szkolenie przeprowadzane jest także wśród użytkowników końcowych.
Asysta podczas uruchamiania programu – konieczna podczas pierwszego uruchamiania systemu, użytkownicy wykonują operacje na systemie pod okiem konsultantów, którzy w razie potrzeby pomagają w obsłudze systemu.
Implementacje – jeżeli system po pierwszym uruchomieniu działa poprawnie i stabilnie, to zostaje następnie zaimplementowany na urządzeniach pozostałych pracowników firmy zgodnie z ich specyfikacją.

Podstawą udanego wdrożenia będzie zawsze profesjonalnie przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa. Czas, jaki trzeba na nią poświęcić a tym samym jej koszt zależeć będzie w głównej mierze od wielkości projektu. Jednak jakość wykonania samej analizy w ogromnym stopniu wpływa na sukces całego projektu. Na tym etapie warto więc zainwestować odpowiednie środki, aby prace na kolejnych etapach nie pociągały za sobą konieczności ponoszenia dodatkowych i nieprzewidzianych kosztów inwestycji związanych np. z poważnymi zmianami w projekcie.
W zależności od wdrażanego systemu ERP oraz wielkości i zakresu projektu koszty jego wdrożenia kształtują się na poziomie od 50% do 100% ceny licencji. Bywają również sytuacje, gdzie koszty te wynoszą nawet 150% kosztów zakupu licencji. Zależy to w głównej mierze od specyfiki przedsiębiorstwa oraz jego procesów biznesowych oraz tego, w jakim stopniu system ERP musi zostać dopasowany lub zintegrowany z innymi systemami lub urządzeniami.

Infrastruktura techniczna

Wdrożenie nowego systemu ERP wymaga zazwyczaj zakupu lub uzupełnienia infrastruktury sprzętowej w firmie. Mogą to być serwery, komputery, drukarki, skanery i inne tego typu urządzenia. Firmy wdrożeniowe najczęściej udostępniają wraz z ofertą informacje na temat wymagań technicznych potrzebnych do prawidłowego działania systemu. Najczęściej dotyczą one serwerów oraz systemów operacyjnych i oprogramowania bazodanowego do nich. Na tej podstawie klient może zdecydować, czy przy zakupie sprzętu skorzysta z usług firmy wdrożeniowej czy też będzie poszukiwał dostawców hardware’u na własną rękę. Korzystniej jest, gdy dostawca systemu ERP dostarcza również cały sprzęt i potrzebne do tego licencje, ponieważ pozwala to negocjować lepsze ceny a przede wszystkim przenosi odpowiedzialność za dobór odpowiednich urządzeń na firmę wdrożeniową.

Ceny serwerów będą zależeć od ich specyfikacji a ich zakres cenowy może być duży. Dla małej lub średniej firmy o niezbyt skomplikowanych procesach biznesowych koszt zakupu nowego serwera może wahać się w granicach od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Wsparcie i aktualizacja oprogramowania po wdrożeniu

Zakończenie wdrożenia systemu ERP w firmie nie powoduje jednak sytuacji w której nie musimy przejmować się już kosztami. Aby nasz system działał poprawnie i był aktualizowany zgodnie ze zmieniającymi się przepisami prawa, wymagane jest wsparcie techniczne oraz jego kolejne aktualizacje związane z rozwojem oprogramowania. Warto więc sprawdzić, czy producent regularnie wypuszcza nowe wersje oprogramowania dodając nowe funkcjonalności. Wielu dostawców utrzymuje odrębne wersje dla różnych klientów i zasadniczo nie tworzy jednego standardu. Każda wersja jest oddzielnie rozwijana pod kątem funkcjonalnym, inna jest również wysokość opłat z nią związanych.

Warto jednak pamiętać, że w zależności od firmy roczne wydatki na utrzymanie (aktualizację i wsparcie) systemu ERP to koszt od kliku do kilkunastu procent od ceny licencji. Przykładowo dla licencji, których koszt zakupu wyniósł łącznie 100.000 złotych, koszty aktualizacji mogą wahać się w granicach 10.000 – 20.000 złotych rocznie. W przypadku większych projektów, mogą to być spore wydatki, konieczne jednak do poniesienia, aby system działał poprawnie.
Rozwój przedsiębiorstwa w efekcie wdrożenia systemu ERP a także szybki postęp w obszarze IT, z pewnością spowodują w przyszłości konieczność wzbogacenia systemu o nowe funkcje. Warto więc postawić na producentów, którzy inwestują w swoje produkty i odpowiednio długo istnieją na rynku. Można mieć wtedy pewność, że firma nagle nie zniknie, pozostawiając swoich klientów bez wsparcia i kolejnych aktualizacji.

Skorzystaj z bezpłatnego kursu i dowiedz się jak wybrać, wdrożyć i użytkować systemy ERP

• - Poznasz gamę funkcjonalności systemów ERP
• - Poznasz najskuteczniejsze metody wdrażania
• - Dowiesz się jak tworzyć skuteczne zespoły wdrożeniowe

Odbieram Bezpłatny Dostęp

Ile to w sumie może kosztować?

Każdy, kto próbował znaleźć w internecie informacje o cenie systemu ERP na pewno spotkał się z wielokrotnie z możliwością uzyskania takich informacji ale pod warunkiem wypełnienia odpowiedniej ankiety i podaniu danych kontaktowych (w najlepszym przypadku jedynie adres e mail). Zakładki na stronach pod nazwą "Kalkulator ERP" czy też "Wycena ERP", to najczęściej formularze pozwalające na zebranie danych o firmie i kontakt z potencjalnym klientem. Po wypełnieniu takiego formularza nie uzyskamy zapewne potrzebnych informacji co do ceny systemu a jedynie skontaktuje się z nami przedstawiciel firmy proponując rozmowę lub spotkanie.
Sami dostawcy ERP też niechętnie rozmawiają od razu o cenie, jeżeli nie znają szczegółowych oczekiwań danej firmy. Wynika to z faktu, że bez dogłębnej analizy nie jest możliwe oszacowanie takich kosztów. Może się bowiem zdarzyć, że wyglądający niepozornie projekt ERP po szczegółowej analizie okaże się skomplikowany i będzie wymagał wielu indywidualnych rozwiązań, co z kolei będzie generować dodatkowe koszty.

Jak już wcześniej wspomniałem całościowy koszt wdrożenia systemu ERP będzie zależeć przede wszystkim od wielkości (wielkość firmy) i zakresu jego wdrożenia a także od tego, na jaki system się zdecydujemy. Inny będzie koszt systemu, którego głównym aspektem będzie sprzedaż (wystawianie faktur sprzedaży) i zarządzanie magazynem (firmy handlowe) i jeszcze inny dla firm, gdzie dochodzi zarządzanie produkcją (przedsiębiorstwa produkcyjne), gdyż wymaga to wdrożenia odpowiednich modułów. Inaczej też będzie kształtować się cena systemu, jeżeli firma będzie działać również w e commerce, gdyż potrzebny będzie dodatkowy moduł sklepu internetowego i zapewne dodatkowe integracje.
Ponadto bardziej renomowani dostawcy oprogramowania oferujący sprawdzone systemy ERP z dużym zakresem funkcjonalności będą drożsi od mniej znanych firm oferujących systemy o przeciętnych parametrach. W przypadku tych pierwszych koszty wdrożenia topowych systemów od liderów rynku ERP w dużych firmach mogą sięgać nawet kwoty od 800.000 złotych wzwyż. Z drugiej zaś strony wdrożenie popularnych „budżetowych” systemów ERP w firmie sektora MŚP może zaczynać się już od 150.000 złotych. I nie chodzi tu o wersje pudełkowe ale o systemy, oferujące przeciętne możliwości jak na system ERP.
Poniżej przedstawiam przykłady, jak mogą kształtować się całościowe koszty zakupu licencji i wdrożenia systemu ERP ze względu na skalę inwestycji:

Mikro inwestycja – rozwiązanie dla firm, które nie mają zbyt dużych potrzeb, są jeszcze w początkowej fazie rozwoju i dopiero zaczynają swoją przygodę z ERP. Koszt ok. 30.000 - 45.000 złotych netto.
Mała inwestycja – na takie rozwiązanie decydują się firmy handlowe, usługowe lub dystrybutorzy prowadzący swój biznes w jednej lokalizacji. System ma usprawnić i uporządkować ich codzienną pracę. Koszt ok. 45.000 - 120.000 złotych.
Średnia inwestycja – obejmuje głównie firmy produkcyjne i większe firmy dystrybucyjne (również e commerce). Taka inwestycja ma pozwolić w głównej mierze na redukcję kosztów i lepsze gospodarowanie zasobami. Koszt to ok. 120.000 - 250.000 złotych.
Duża inwestycja – dotyczy zazwyczaj dużych producentów mających skomplikowane procesy biznesowe oraz dużych dystrybutorów posiadających liczne oddziały. Tu ważne będzie optymalne planowanie produkcji oraz zarządzanie zapasami i logistyka. Koszt to ok. 500.000 - 1.000.000 złotych
Bardzo duża inwestycja – dotyczy często rozwiązań ERP od międzynarodowych dostawców a wybór systemu podyktowany jest decyzją centrali przedsiębiorstwa lub całej grupy kapitałowej. Nie zdarzają się zbyt często i dotyczą zazwyczaj globalnych rozwiązań. Koszt wdrożenia takiego systemu wynosi wtedy powyżej 1.000.000 złotych.

Nie tylko budżet

Planując inwestycję w system ERP musimy poza kalkulowaniem budżetu przede wszystkim dokładnie określić, jaki cel lub cele chcemy osiągnąć dzięki wdrożeniu takiego systemu. W końcu system ERP ma za zadanie usprawnienie i uporządkowanie wszystkich procesów w firmie, dzięki czemu praca stanie się mniej uciążliwa i bardziej wydajna. Warto więc poświęcić zarówno czas jak i środki na dokładne przeanalizowanie możliwości systemów ERP, które znajdą się w kręgu naszych zainteresowań.

Dobrym rozwiązaniem są np. warsztaty zerowe, czyli trwające 1-2 dni spotkania z konsultantami. W ramach tzw. workshopów można porozmawiać o potrzebach firmy i zweryfikować, na ile wszystkie istotne procesy biznesowe będzie można później odwzorować w systemie. Warsztaty takie są zazwyczaj odpłatne ale nie zobowiązują do kupna systemu a w porównaniu z kosztami całej inwestycji stanowią znikomą kwotę. Natomiast podczas takiego warsztatu będzie można bliżej zapoznać się z systemem, wypróbować interfejs użytkownika oraz sprawdzić zakres standardowych funkcjonalności. Jeżeli mamy zmapowane procesy biznesowe, jakie zachodzą w naszej firmie, to możemy poprosić o próbę odwzorowania w systemie i krótką prezentację. Dzięki temu łatwo przekonamy się, czy struktura systemu danego ERP jest odpowiednio elastyczna, aby można było go dopasować do naszych potrzeb i czy odpowiada on naszym oczekiwaniom pod względem zastosowanych w nim rozwiązań funkcjonalnych, wizualnych itp.
Więcej informacji na temat kosztów związanych z ERP znajdziejsz w drugiej części artykułu TUTAJ

Skorzystaj z kalkulatora ERP i natychmiast poznaj koszty wdrożenia systemu ERP

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora