Post image
28 stycznia 2021

Wdrożenie nowego systemu ERP jest dla każdej firmy ogromnym wyzwaniem. Często nie wiemy nawet od czego powinniśmy zacząć przygotowania do tak dużego projektu i w efekcie odkładamy decyzję w nieskończoność. Zdarza się, że z obawy przed ERPem decydujemy się na zakup kilku, niewspółpracujących ze sobą programów, które nie dają możliwości rozwoju. Takie rozdrobnienie systemów nigdy nie przynosi jednak oczekiwanych rezultatów, a w dłuższej perspektywie nawet szkodzi.

Temat wdrożenia lub zmiany systemu ERP nie może zostać ograniczony do zebrania ofert i wybrania tej pozornie najintratniejszej – takie działanie w 90% przypadków oznacza porażkę i wiąże się z dużymi kosztami. Dlaczego? Dane pokazują, że obecnie na rynku polskim dostępnych jest około 50 programów ERP. Systemy ERP możemy porównywać pod względem jakości, funkcjonalności, możliwości dopasowania, intuicyjności, sposobu licencjonowania, etc. Porównując same oferty nie uzyskamy dokładnych informacji. Zdarzają się sytuacje, gdzie oferenci pomijają koszty wdrożenia lub modułów dodatkowych, albo nie wyjaśniają klientowi zagadnień związanych z infrastrukturą lub sprzętem, które są niezbędne do poprawnego działania programu.
Podjęcie decyzji o wdrożeniu programu ERP jest długim procesem i nie może on zostać ograniczony do jednego zebrania zarządu. Aby dobrze przygotować się do wdrożenia trzeba mieć świadomość wszystkich procesów zachodzących w firmie. Przed wdrożeniem warto przygotować naszych pracowników na nadchodzące zmiany, przecież w końcu to oni będą użytkownikami nowego systemu i to oni będą odpowiadać za jakość wprowadzanych danych.

Jak wygląda proces wdrożenia i rozwoju ERP?

Etap 1

Pierwszy etap to nieświadoma potrzeba. Nasza firma staje przed różnymi wyzwaniami lub problemami, z którymi musimy sobie poradzić – nie myślimy od razu „potrzebuję ERP”, naszą potrzebą jest rozwiązanie danego problemu. Jeśli mamy dużo wyzwań zaczynamy zastanawiać się w jaki sposób możemy im wszystkim sprostać. Pierwszy etapem podejmowania decyzji jest zazwyczaj uświadomienie sobie potrzeby. Nie mając problemu w większości przypadków nie zdecydujemy się na inwestycje.

Etap 2

Po uświadomieniu sobie problemu zaczynają kiełkować w nas różne koncepcje. Rozmyślamy nad możliwościami, sposobami na jego rozwiązanie. Na początku tego etapu również nie myślimy „potrzebuję ERP”. Na tym etapie inwestycja w nowy program ERP jest tylko jedną z wielu alternatyw. Po stworzeniu zamkniętej listy możliwych rozwiązań przechodzimy do analizowania każdej opcji. Nie jest to jeszcze etap naszej edukacji, jednak już w tym momencie czytamy różne fora, rozmawiamy w szerszym gronie o naszych alternatywach. Wszystko to ma na celu upewnić nas, że nasze wybory są słuszne.

Etap 3

Trzeci etap to edukacja. Wiemy już, że wybrane przez nas możliwe rozwiązania są dobre, dlatego chcemy teraz zebrać jak najwięcej informacji. Szala powoli zaczyna się przechylać w kierunku jednej z alternatyw. Na tym etapie zyskujemy fachową wiedzę oraz tworzymy listę kryteriów jakie będzie miało spełniać nasze rozwiązanie.

Zbieranie danych
Pamiętaj! Tworząc listę kryteriów warto skonsultować ją z innymi osobami w firmie. Pozwoli to uniknąć np. wygenerowania niepotrzebnych kosztów. Warto poprosić o opinię osoby z różnych działów (produkcji, obsługi klienta, magazynu), przecież to oni będą korzystać z tego oprogramowania.

Etap 4

Doszliśmy właśnie do etapu wyboru. Wiemy już, że naszym rozwiązaniem ma być przykładowo program ERP zawierający określone funkcjonalności. Wysyłamy zapytania do kilku dostawców, którzy w swojej ofercie mają odpowiadające nam rozwiązania ERP i zbieramy oferty. Ten etap jest jednym z uciążliwszych. Każda firma, do której skierowaliśmy zapytanie najprawdopodobniej będzie się chciała z nami skontaktować, aby dopytać o szczegóły lub (co gorsza) od razu sprzedać nam swoje rozwiązanie.

Wybór najlepszej oferty oprogramowania
Na tym etapie warto mieć wsparcie w kimś kto posiada wiedzę ekspercką i będzie mógł doradzić nam w zrozumieniu wszystkich zagadnień. Ze względu na dużą różnorodność systemów ERP na rynku pojawia się coraz więcej spółek, które w swojej działalności oferują usługę doradztwa w wyborze najlepszego rozwiązania dla naszej organizacji.

Etap 5

I w końcu jesteśmy już na finiszu! Po wybraniu najlepszych ofert podejmujemy negocjacje. W przypadku rozwiązań ERP negocjujemy nie tylko cenę, warto określić możliwości i zasady wprowadzania zmian lub przyszłej rozbudowy systemu oraz dopytać o warunku serwisu i wsparcie w zakupie (czasem dostarczenie z systemem) odpowiednich urządzeń.

Porównanie funkcjonalności
Na końcu nie pozostaje nam nic innego jak podjęcie decyzji. I niestety przed tym kluczowym momentem często pojawiają się obawy. Niektóre firmy są w stanie zaoferować darmowy Warsztat Zerowy, podczas którego wszystkie wątpliwości możemy wyjaśnić i dodatkowo otrzymać rzetelną dokumentację, która będzie dobrym fundamentem dla przyszłego procesu wdrożenia.

Chcesz dowiedzieć się więcej o systemie ERP? Kliknij w link i już dziś zapisz się na darmowy kurs!

Jakie sygnały świadczą o tym, że warto zmienić lub wdrożyć nowy system klasy ERP?

Organizacja pracy w firmie nie była zmieniana od wielu lat

Pracujesz niezmiennie od wielu lat, wszystkie procesy są „idealnie” poukładane. Planujesz produkcje samodzielnie, a do tworzenia zestawień wykorzystujesz arkusz kalkulacyjny. Towar zamawiasz od zaufanych, sprawdzonych dostawców, a cała produkcja opiera się na tych samych modelach od wielu lat. Jeśli tak działasz to znaczy, że kultura racy w Twojej firmie jest naprawdę mocno zakorzeniona. Taki system może (i będzie) działać jeszcze przez kilka lat, jednak już teraz możesz dostrzec coraz więcej problemów – konkurencja zaczyna deptać po piętach, nie możesz zwiększyć sprzedaży, wydatki stale rosną, a ich optymalizacja jest wręcz niemożliwa, Twoja firma traci na konkurencyjności, etc.

Organizacja pracy
Jeśli w Twojej firmie dalej pracuje się według modelu sprzed 10 czy 15 lat to znaczy, że najwyższa pora zacząć myśleć o wprowadzeniu innowacji.
Wyobraźmy sobie taką sytuację. Pan Krzysztof od 23 lat prowadzi niedużą firmę zajmującą się produkcją elementów z tworzyw sztucznych. Zatrudnia około 20 osób na produkcji, są to wieloletni pracownicy, którzy podobnie jak on przyzwyczaili się do panującej kultury pracy. Wszystkie zlecenia kierownik produkcji zawsze dostaje na kartkach, a sam Pan Krzysztof wszystko skrzętnie notuje, a następnie chowa kolejne dokumenty do segregatora. Przyszedł koniec 2020 roku i Pan Krzysztof wziął do ręki kolejne zestawienie. Wyniki tam przedstawianie były znacznie niższe od tych wcześniej zaplanowanych. Co prawda firma zarabia, jednak to już kolejny rok w którym nie osiągnięto zamierzonego celu.
Jeśli sytuacja wygląda u Ciebie podobnie to znak, że warto wdrożyć system ERP.

Obecny system uniemożliwia uzyskanie informacji

Średnio każdy pracownik poświęca nawet 45 minut dziennie na wyszukiwanie potrzebnych informacji i dokumentów. Czy to dużo? Przy założeniu, że miesiąc ma 21 dni roboczych, to w każdym miesiącu Twój pracownik poświęca prawie 2 dni robocze na wyszukiwanie informacji. A co, jeśli w swojej firmie zatrudniasz 100 i więcej pracowników? Zmarnowany czas pracownicy mogliby wykorzystać na inne czynności. Usprawnienie już jednego procesu przynosi wymierne korzyści dla firmy.

Dostęp do informacji
Nie przeliczamy strat w dłuższej perspektywie czasu, wychodzimy z założenia, że przecież to tylko kilka minut.
Po przeprowadzonym badaniu wiele firm zdecydowało się wdrożyć system ERP, którego implementację zaczęliśmy właśnie od usprawnienia procesu obiegu dokumentów.

Nie posiadasz kompletnych danych

W wielu firmach, gdzie w proces decyzyjny zaangażowane jest więcej niż 3-5 osób, działają systemy Business Intelligence. Wspierają one zarząd w podejmowaniu odpowiednich decyzji. Systemy BI przekształcają zebrane dane w informacje, a my dzięki temu możemy informacje przekształcić w potrzebną wiedzę.

Systemy ERP i BI
Nie każda firma potrzebuje systemu BI, wiele firm wspomaga się danymi, które mogą pozyskać z firmowego systemu ERP lub CRM. Takie podejście do sprawy jest jak najbardziej poprawne o ile możemy pozyskać wartościowe dane. Dobry system klasy ERP powinien pozwalać nam na odwzorowanie wszystkich procesów biznesowych, dzięki temu pozyskanie informacji powinno być łatwe i szybkie, a zarządzanie znacznie efektywniejsze.
Informacje, które wprowadzamy do systemu ERP powinny wspierać nas w podejmowaniu trafnych decyzji. Jeśli system nie jest w stanie dostarczyć nam wysokiej jakości danych – jest to sygnał, że należy zastanowić się nad wdrożeniem lepszego systemu ERP w swojej firmie.

Firma nie generuje oczekiwanych zysków

Każda firma przeżywa lepsze i gorsze okresy, zmienność uzależniona jest od wielu czynników takich jak sezonowość naszych produktów, zmiany na rynku, sytuacja gospodarcza, etc. Takie okresowe spadki są naturalne. Jeśli jednak dostrzegamy rok do roku tendencje spadkową i po raz kolejny notujemy zyski niższe od tych zakładanych warto zastanowić się co możemy zmienić?

Przegląd systemów
Największym błędem jaki w tym momencie może zrobić firma jest wdrożenie zamkniętego systemu ERP, który będzie odpowiedzialny wyłącznie za wybrany proces. W przedsiębiorstwie prawie wszystkie procesy są ze sobą połączone, dlatego systemy, które nie pozwalają na swobodny przepływ informacji między wieloma procesami biznesowymi nigdy nie przynoszą oczekiwanych efektów, a wręcz przeciwnie.
*Wyobraźmy sobie oprogramowanie magazynowe, które nie wspiera sprzedaży, a dane o stanach magazynowych trzeba na bieżąco uzupełniać w dwóch systemach. Prowadzimy sprzedaż wielokanałową, przyjmujemy zamówienia bezpośrednio od naszych klientów i dodatkowo działamy na kliku platformach zakupowych. Średnio kilka razy w tygodniu zdarza się sytuacja, gdzie sprzedany zostaje towar, którego już w rzeczywistości nie ma.
Jak przytoczona sytuacja wpływa na firmę?

  1. Sprzedajesz towary, które są już niedostępne, co wpływa na opinię klientów.
  2. Nie masz bieżącej informacji o nowej dostawie, przez co nie oferujesz produktów, które są na magazynie.
  3. Wprowadzając informacje w wielu miejscach zwiększasz prawdopodobieństwo powstanie błędu.
  4. Nie możesz monitorować rzeczywistych stanów magazynowych.*

Wdrożenie, szkolenia, praca z kolejnym systemem, wprowadzanie danych w wielu miejscach – taka inwestycja nigdy się nie zwróci, a co gorsza zwiększy nasze nakłady. Dodatkowo zarządzanie firmą będzie znacznie utrudnione.

Nie jesteś w stanie zlokalizować „wąskich gardeł” firmy

Wąskie gardła są to problemy, które w znacznym stopniu ograniczają potencjał naszej firmy. Poprawnie działający system ERP w firmie jest w stanie wskazać nam, które obszary, procesy lub działania w naszej firmie nie funkcjonują poprawnie i generują straty. Jeśli nie można zlokalizować problemu, nie możesz również się z nim uporać.

text
Decydując się na nowy program warto wdrożyć system ERP, dzięki któremu będziemy mogli zidentyfikować wąskie gardła.
Czy któryś z sygnałów zauważyłeś już w Twojej firmie?

Dlaczego warto wdrożyć system ERP?

Uporządkowanie procesów biznesowych

Programy ERP możemy podzielić na dwie grupy. Na te które możemy dopasować do indywidualnych procesów i te do których musimy dopasować istniejące procesy. Wybierając system ERP warto zwrócić uwagę na możliwości dopasowania. Tylko elastyczne systemy będą mogły rozwijać się wraz z rozwojem naszej firmy. Zamknięte systemy prowadzą do stagnacji firmy, a w dłuższej perspektywie czasu oznaczają recesję.

Kontrola nad wskaźnikami przedsiębiorstwa

Odpowiednio wdrożony i zintegrowany system klasy ERP daje nam wgląd w aktualną sytuacje naszej firmy oraz pozwala na szybką reakcję w przypadku osiągnięcia niepokojących wskaźników.

Jeśli chcesz dobrze przygotować się do wdrożenia ERP - kliknij w link i zapisz się już dziś na bezpłatne szkolenie!

Wzrost bezpieczeństwa danych

Wiele systemów ERP posiada funkcje pozwalające na bezpieczne zarządzanie i przetwarzanie danych osobowych. Przetwarzanie danych w formie cyfrowej stanowi dla wielu firm znaczną redukcję kosztów.

Wzrost konkurencyjności firmy

Dzięki wdrożeniu systemu ERP nasza firma może pracować wydajniej. Wzrasta również poziom obsługi naszych klientów, a co za tym idzie umacnia się nasza pozycja rynkowa.

Ograniczenie kosztów produkcji

Dzięki optymalizacji procesów produkcyjnych i automatycznemu planowaniu możemy uniknąć przestojów lub opóźnień w realizacji zleceń, co bezpośrednio przekłada się na ograniczenie kosztów firmy. Dodatkowo zarządzanie procesem produkcji stanie się łatwiejsze.

Ile rzeczywiście kosztuje wdrożenie systemu ERP i co powinna zawierać kompleksowa oferta systemu?

  1. Firmy specjalizujące się w rozwiązaniach klasy ERP przed przygotowaniem dla Ciebie oferty powinny przeprowadzić rzetelną analizę potrzeb. Broszury reklamowe, które często dostajemy prosząc o ofertę w rzeczywistości nigdy nie miały z nią nic wspólnego. Aby móc spokojnie i otwarcie rozmawiać z dostawcą systemu ERP, przed przeprowadzeniem analizy możesz zaproponować podpisanie NDA (umowy o poufności).
  2. Oferta powinna być skierowana do nas. Zdarzyć się może, że zamiast oferty otrzymasz fragment cennika z wypisanymi modułami. Nigdy nie bierz tego za ofertę! Wyliczając cenę rozwiązania z takiej tabelki na 100% pominiesz ważne moduły. Pamiętaj, że moduły i funkcjonalności powinny być dopasowane do potrzeb firmy.
  3. Oferta powinna zawierać stawki usług. Tak jak wspomniałam na początku artykułu koszty wdrożenia ERP szacuje się w granicach od 50% do nawet 150% wartości licencji.
  4. Integracja - chyba jeden z większych kosztów całego projektu. Podobnie jak samo wdrożenie integracje programów ERP z systemami trzecimi są kosztowne. Jeśli firma nie posiada gotowych integratorów, spięcie firmowego systemu np. z platformami e commerce może pochłonąć znaczną część budżetu.
  5. Na wartości okołowdrożeniowe składają się:
    • Przeprowadzenie analizy / warsztatu zerowego - przed rozpoczęciem każdego projektu konieczne jest przygotowanie wstępnej dokumentacji oraz określenie sposobu komunikacji, delegowania i odbierania zadań, wprowadzania zmian w projekcie, etc.
    • Zarządzanie projektem - podczas wdrożenia prócz programistów konieczne jest zaangażowanie PMa, czyli osoby, która będzie odpowiedzialna za zarządzanie. Jest to często niedoceniana funkcja, jednak jej brak może przesądzić o powodzeniu całego projektu.
    • Zakup i wdrożenie infrastruktury i hardware - wydatki niezależne od dostawcy systemu ERP, jednak przy wdrożeniu nowego systemu trzeba się z nimi liczyć
    • Umowa serwisowa, aktualizacja, wsparcie- w przypadku rozwiązań IT gwarancja ma zastosowanie tylko w naprawdę ograniczonej liczbie przypadków. Zawarcie umowy serwisowej z dostawcą systemów jest, więc (niepisaną) koniecznością.

Decyzja o wdrożeniu nowego systemu ERP jest pierwszym krokiem do cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa i zawsze powinna być dobrze przemyślana. Inwestycja w ERP wiąże się nie tylko ze znacznym nakładem finansowym. Wdrożenie systemu ERP jest również bardzo czasochłonnym procesem, który wymaga dużego zaangażowania wielu osób. Pełne wdrożenie systemu trwa średnio od miesiąca do nawet roku. O tym, ile w rzeczywistości może kosztować system możesz przeczytać tutaj
Jeśli myślisz o wdrożeniu nowego oprogramowania, ale nie wiesz od czego zacząć zapisz się na darmową konsultację z jednym z naszych ekspertów. Podczas rozmowy będziesz mógł zadać nam wszystkie nurtujące Cię pytania, a my postaramy się w prosty i czytelny sposób wytłumaczyć Ci techniczne zagadnienia.

Jeśli interesuje Cię temat wdrożenia systemu ERP i chcesz przygotować się na zmiany w firmie, kliknij w link i już dziś zapisz się na darmowy kurs!