Audyt procesów - dlaczego warto go zrobić i kiedy najlepiej się za to zabrać?

Po co i kiedy audyt procesów?

Aby móc przeciwdziałać implementacji niefunkcjonalnego systemu lub wprowadzeniu niekorzystnych zmian w aktualnym systemie, firmy stosują często audyt przedwdrożeniowy. Jest to zasadniczo jeden z najważniejszych etapów implementacji nowych rozwiązań informatycznych. Składa się on zazwyczaj z dwóch rodzajów działań: konsultacji z pracownikami połączonych z zapoznaniem się z dokumentacją firmową oraz analizy uzyskanych w ten sposób danych.

Audyt procesów - jakie są z niego korzyści?

Audyt procesów pozwala przede wszystkim ocenić stan infrastruktury komputerowej stosowanej dotychczas w organizacji - głównie stanu technicznego, funkcjonujących rozwiązań programowych oraz sprzętowych a także zastosowanych zabezpieczeń. Dzięki takiej analizie możliwe staje się przedstawienie potencjalnych rozwiązań systemowych czyli np. wdrożenie nowego lub też modyfikacja używanego obecnie systemu ERP oraz czy z finansowego punktu widzenia bardziej opłacalne jest dokonanie modyfikacji istniejącego systemu czy też implementacja nowego, lepszego, gdyż będzie to po prostu tańsze.

Jeżeli proponowane rozwiązania zyskają aprobatę firmy zlecającą audyt, to następnym krokiem jest zazwyczaj opracowanie budżetu oraz określenie harmonogramu działań. Zostaną one zawarte w raporcie końcowym audytu przedwdrożeniowego. Poza tymi informacjami znajdą się tam również dane dotyczące warunków koniecznych do prawidłowego wdrożenia lub modyfikacji systemu, a także informacje dot. sposobu konserwacji oraz ewentualnych kierunków rozwoju ERP. Warto również wiedzieć, że audyt jasno określa zakres rozwiązań sprzętowych, które są konieczne do poprawnego działania oprogramowania w szczególności, gdy do obsługi nowego systemu wymagany będzie zakup lepszych komputerów i urządzeń peryferyjnych.

Wdrożenie systemu ERP to idealna okazja, żeby zrobić jeden a może nawet kilka małych audytów wewnętrznych procesów i raz jeszcze zadać sobie pytanie czy wszystkie procesy w Twojej firmie są skuteczne i działają poprawnie. Należy bowiem pamiętać, że implementacja procesów, które działają w innych firm nie zawsze oznacza, że będą one działać także w przypadku naszego biznesu. Warto więc na etapie podejmowania decyzji skorzystać ze wsparcia specjalisty o odpowiednich kompetencjach, który doradzi, co należy zrobić aby w firmie skończył się np. chaos informacyjny a rozpoczęło się prawidłowe planowanie procesów. Przeprowadzenie audytu przedwdrożeniowego zdecydowanie przyda się w firmach, które mają niewielkie doświadczenie lub też nie miały do tej pory doświadczenia we wdrożeniu systemu ERP w swojej organizacji. Zazwyczaj audyt taki obejmuje:

• szczegółową analizę procesów, w które zaangażowany ma być system ERP
• pomoc w wyborze odpowiednich funkcjonalności systemu
• rekomendacje w zakresie sprzętu IT zgodnego z warunkami technicznymi wybranego systemu
• doradztwo w zakresie wyboru licencjonowania oprogramowania ERP
• identyfikację procesów, które mogą być zoptymalizowane
• poprawę bezpieczeństwa infrastruktury IT.

Czas trwania audytu to od 2 do 5 dni a jego koszt waha się od kilku do kilkunastu tysięcy złoty. Jeżeli weźmiemy pod uwagę koszty całej inwestycji oraz ryzyko związane z wdrożeniem nowego systemu informatycznego w firmie, to przeprowadzenie audytu stanowi jedynie niewielki ułamek potrzebnych nakładów finansowych związanych z wdrożeniem ERP.

Warto również zwrócić uwagę, że audyt ma charakter doradczy tzn. w oparciu o przyjęte standardy wskazuje silne i słabe strony przedsięwzięcia jakim jest wdrożenie ERP. Dlatego też audyt warto przeprowadzać na samym początku projektu, kiedy dopiero określane są założenia i struktura organizacyjna przedsięwzięcia.

Cele i założenia audytu procesów

Do głównych założeń audytu należą:

• określenie zgodności z wymaganiami przedsięwzięcia np. metodyką, założeniami co do wyboru systemu, jego skalowalności itp.
• określenie zgodności z planami, politykami jakościowymi, procedurami i standardami
• stymulacja działań korygujących i naprawczych w zakresie zgodności ze standardami
• zwiększenie skuteczności i użyteczności wykorzystywanych standardów

Natomiast do głównych celów audytu należą:

• ocena zgodności projektu i jego produktów z przyjętymi wymaganiami i standardami oraz ich znajomości wśród członków projektu
• ocena projektu i/lub produktu bez oceny uczestników projektu
• przeprowadzony odpowiednio wcześnie audyt daje wiedzę na temat ryzyka związanego z projektem informatycznym i wskazuje obszary, które muszą zostać udoskonalone. Zbyt późne przeprowadzenie audytu może nam co najwyżej wykazać błędy, którym nie zawsze będzie można jeszcze zapobiec.

Istotne jest tu badanie potrzeb firmy, sprawdzane są również ewentualne oczekiwania co do wydajności pracy po wdrożeniu systemu ERP. Sam proces audytu jest oparty na powszechnie akceptowanych procedurach a jego celem jest ocena, czy dane procesy można odwzorować od strony technicznej w systemie i czy jest to ekonomicznie uzasadnione.

Etapy audytu wewnętrznego procesów IT

W procesie audytu procesów IT możemy wyróżnić następujące etapy:

• audyt procesów czyli wstępne planowanie ,
• zapoznanie się z audytowanym obszarem,
• szczegółowe planowanie kontroli
• przeprowadzenie prac audytowych (wywiady, pozyskiwanie dokumentów, szczegółowa ocena mechanizmów kontrolnych, ocena zgodności stanu faktycznego z planami zmian)
• sporządzenie i przedstawienie protokołu (raport audytowy)
• działania poaudytowe (zamykające audyt), polegające na monitorowaniu zaleceń wynikających z protokołu

Wdrożenie systemu ERP wiąże się nieodłącznie z koniecznością inwestycji również w infrastrukturę sieciowa w firmie. Często konieczny jest zakup sprzętu komputerowego, oprogramowania w postaci systemów operacyjnych oraz bazodanowych. Aby sprawdzić, czy firma jest przygotowana do wdrożenia ERP także od strony technicznej, warto pomyśleć o audycie informatycznym obejmującym aktualnie używany software i hardware. Tego typu audytu procesów używa się w celu uzyskania i oceny informacji na temat całej infrastruktury IT firmy począwszy od zasobów sprzętowych, po aktualnie zainstalowane oprogramowanie i ważne licencje.

Ze względu na zakres działania audyt procesów informatycznych można podzielić na:

• audyt sprzętu IT – to sprawdzenie ilości komputerów w firmie oraz określenie, czy każdy z nich posiada wszystkie niezbędne podzespoły. Kontrola ilości i jakości komputerów umożliwia zaplanowanie zakupów odpowiedniej ilości nowych urządzeń w sytuacji, gdy posiadany sprzęt jest uszkodzony lub przestarzały.

• audyt oprogramowania – ma na celu sprawdzenie rodzaju oprogramowania używanego w firmie i zainstalowanego na poszczególnych komputerach roboczych. Często zdarza się, że na komputerach są zainstalowane od dawna nieużywane programy, które niepotrzebnie obciążają procesory w czasie działania.

• audyt legalności – sprawdzane jest, czy oprogramowanie posiada wszystkie niezbędne licencje i czy firma ma prawo z niego korzystać. Sprawdzenie tego obszaru ma na celu uniknięcie kar za nielegalne wykorzystywanie oprogramowania. Korzyścią z przeprowadzonego audytu jest polepszenie wydajności pracowników, oszczędności finansowe (uniknięcie ewentualnych sankcji pieniężnych) oraz zwiększenie bezpieczeństwa danych.

Skorzystaj z kalkulatora ERP i natychmiast poznaj koszty wdrożenia systemu ERP

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora