Jak i po co formułować cele wdrożenia systemu ERP?

Cele wdrożenia systemu ERP

Każde podjęte działanie biznesowe powinno mieć sformułowany cel, który chce się osiągnąć. Takim właśnie działaniem jest wdrożenie ERP, więc i tu należy zdefiniować cel lub cele. Poprawne zdefiniowanie celu wdrożenia nie jest wcale rzeczą prostą, jednak nie da się bez tego skutecznie i w sposób satysfakcjonujący wdrożyć system tej klasy.

Każde wdrożenie systemu łączy się ze standardowymi oczekiwaniami ze strony przedsiębiorców. Najczęściej jest to porządek w dokumentach, optymalizacja pracy pracowników, szybki dostęp do szukanych danych itd. Można więc powiedzieć, że cele wdrożeniowe obejmują najczęściej 3 kategorie:

• cele związane z ewidencjonowaniem informacji
• cele związane ze sprawnością operacyjną przedsiębiorstwa
• cele związane ze stworzeniem lub wzmocnieniem unikalnej wartości przedsiębiorstwa.
  Dwie pierwsze kategorie występują najczęściej w każdym wdrożeniu systemu ERP. Natomiast trzecia kategoria przynosi najwięcej korzyści przedsiębiorstwu ale pod warunkiem, że firma ma jasno sformułowaną strategię oraz świadomość swoich potrzeb i przewag konkurencyjnych. Jej realizacja następuje zazwyczaj po zrealizowaniu celów związanych z informacją oraz sprawnością operacyjna.

Cele związane z ewidencją informacji

Już nawet przedsiębiorstwa składające się z kilkunastu pracowników stanowią całkiem złożoną organizację, w której zachodzą różnego rodzaju procesy. Dlatego też pojawia się potrzeba skutecznej ewidencji informacji ważnych dla przedsiębiorstwa. Przykładami takich celów mogą być np.:

„Usprawnienie ewidencjonowania zasobów produkcyjnych umożliwiające tworzenie harmonogramu zleceń produkcyjnych”

„Ewidencja procesów sprzedażowych i około-sprzedażowych wg ich rzeczywistego przebiegu”

„Raportowanie wyników dla zarządu zgodnie z założeniami opisanymi w procedurze.”

Cele związane ze sprawnością operacyjną przedsiębiorstwa

W każdej firmie pojawiają się szczególne przypadki i trudności związane często z obszarem jej działalności. W każdym takim przypadku znajdzie się jednak rozwiązanie, które w większym lub mniejszym stopniu zniweluje te problemy. Cele, jakie możemy wyznaczyć w tym przypadku, mogą wyglądać następująco:

„Określenie mocy produkcyjnych na najbliższe 30 dni”

„Skuteczna integracja z indywidualnym systemem czołowego klienta firmy”

„Zminimalizowanie negatywnych skutków zmian w zamówieniach od klientów związanych z planowaniem produkcji”

Cele związane ze stworzeniem lub wzmocnieniem unikatowej wartości przedsiębiorstwa.

Tego typu cele są zazwyczaj indywidualne dla każdego przedsiębiorstwa i nie ma tu ogólnej zasady, która określałaby obszar ich sformułowania. Firmy osiągają sukcesy z indywidualnych swoich cech, a nie na podstawie uniwersalnych zasad.

Podstawę do sformułowania celów tej kategorii stanowią najczęściej potrzeby konieczne do dalszego rozwoju czy funkcjonowania przedsiębiorstwa. Przykładem tego rodzaju celów mogą być:

„Kalkulacja rzeczywistych kosztów produkcji każdego z wyrobów z dokładnością do 5%”

„Dostarczanie klientom pełnej dokumentacji kontroli jakości zgodnie z ich wytycznymi”

„Całkowita automatyzacja procesu sprzedaży dla zamówień o jednoznacznych warunkach handlowych”

Skorzystaj z bezpłatnego kursu i dowiedz się jak wybrać, wdrożyć i użytkować systemy ERP

• - Poznasz gamę funkcjonalności systemów ERP
• - Poznasz najskuteczniejsze metody wdrażania
• - Dowiesz się jak tworzyć skuteczne zespoły wdrożeniowe

Odbieram Bezpłatny Dostęp

W jaki sposób najlepiej formułować cele wdrożeniowe?

Z pomocą przyjdzie nam zasada SMART. SMART jest to metoda wspomagająca prawidłowe określanie celów w projekcie, dzięki czemu wzrasta szansa ich realizacji. Wyznaczanie celów metodą SMART wymaga szczegółowej analizy tego, co chcemy osiągnąć a cele smart są zazwyczaj rozumiane jako spełniające następujące kryteria:

Sprecyzowane (Co chcesz osiągnąć)

– cele zdefiniowane zbyt ogólnie zazwyczaj się nie sprawdzają, dlatego najlepiej określić je dokładnie i jednoznacznie stosując pytania kto, co, kiedy, jakie i dlaczego.

Mierzalne (kiedy stwierdzisz, czy jest to zrobione)

• określ kryteria, dzięki którym będziesz w stanie zmierzyć postępy w realizacji celów. Konieczne jest określenie wskaźników do oceny postępów oraz ustalenie tzw. kamieni milowych wyznaczających ukończenie poszczególnych etapów.

Akceptowalne (czy jest to możliwe)

• są to takie cele, które niosą ze sobą wyzwanie a ich realizacja daje nam wymierne korzyści. Zastanów się, czy twój cel jest możliwy do osiągnięcia zestawiając czas, wysiłek i koszty z korzyściami z niego płynącymi. Wyznaczanie ambitnych celów nie musi skończyć się porażką ale jeżeli nie ma realnych szans na ich osiągnięcie, to warto zastanowić się nad ich weryfikacją.

Realistyczne (czy ten cel wnosi istotną wartość do twojej organizacji)

• czyli możliwe do osiągniecia ze względu na posiadane zasoby, potrzebne do realizacji tychże celów. Warto zastanowić się również, czy są one istotne z perspektywy całej organizacji i stanowi określoną wartość dla tego, kto będzie je realizował.

Terminowe (jaki jest ostateczny termin)

• dla każdego celu należy wyznaczyć ostateczny termin jego realizacji. Upewnij się, że terminy są realne i elastyczne, żeby później nie ścigać się z czasem. Określenie konkretnych terminów (początek i zakończenie celu, poszczególne etapy) zwiększa mobilizację do działania i pozwala na skuteczne monitorowanie postępów. Dzięki temu unikniesz m.in. pułapki ciągłego odkładania celu na później.

A teraz porównaj:

Przykład celu:

Głównym celem naszego projektu jest zwiększenie sprzedaży naszej firmy.

Przykład celu SMART:

Głównym celem naszego projektu jest zwiększenie sprzedaży o 25% w odniesieniu do tego samego okresu roku ubiegłego (S). Na podstawie danych historycznych oczekujemy 10% wzrostu na koniec drugiego kwartału i 14% po trzecim kwartale. Na koniec roku wzrost ma wynieść 20% (M). Z analizy marketingowej wynika, że osiągnięcie celu jest konieczne aby utrzymać naszą pozycję na rynku i zabezpieczyć dalszą działalność operacyjną naszej firmy (A). Z przeprowadzonych testów w firmie wynika, że możemy zwiększyć produkcję, tak aby nie było problemów w momencie wzrostu sprzedaży produktów (R). Zwiększenie sprzedaży o 25% ma nastąpić do końca bieżącego roku kalendarzowego (T).

Korzyści z wyznaczania celów SMART

Metoda SMART pozwala na wyznaczenie celów w jasny sposób i skoncentrowanie się na tym, co istotne. Wszystkie cele, które nie mają jasnego planu działania są zazwyczaj szybko porzucane, dzięki czemu uwaga skupia się na bardziej konkretnych celach.

Stosując metodę SMART w prosty sposób wyznaczysz cele, dzięki którym wdrożenie systemu ERP w Twojej firmie zakończy się sukcesem. Kluczową cechą celów SMART jest ich mierzalność, co przekłada się na łatwości ich monitorowania. Ogranicza to ryzyko niezrealizowania celu i pozwala na szybką reakcję i wprowadzenie niezbędnych zmian.

Przykłady udanego wdrożenia dzięki odpowiednio zdefiniowanym celom

Facius – Berlin, branża elektroniczna

Przykładem udanego wdrożenia dzięki poprawnie zdefiniowanym celom może być firma działająca w branży elektronicznej oferująca swoim klientom szeroki wachlarz sprzętu elektronicznego. Przedsiębiorstwo z siedziba w Berlinie oferuje swoim klientom innowacyjne grupy produktów najwyższej jakości. Celem wdrożenia ERP była całościowa optymalizacja procesów zarządzania dokumentami, gospodarką towarową oraz księgowością. Ponadto firma chciała rozpocząć sprzedaż w internecie.

Uproszczenie procesów, optymalizacja kanałów sprzedaży - tak brzmiały wymagania firmy względem nowego systemu.

Wytyczne zostały bardzo jasno zdefiniowane: istniejące procesy miały zostać uproszczone. Wprowadzenie sklepu internetowego miało na celu sprzedaż produktów także online. Głównym wymogiem dla całego rozwiązania była intuicyjna obsługa oraz integracja wszystkich modułów a także sklepu internetowego z gospodarką towarową.

Korzyści, jakie osiągnęła firma po wdrożeniu systemu:

• dużo łatwiejsza i sprawnie przebiegająca praca dzięki zastosowaniu nowoczesnego zintegrowanego oprogramowania we wszystkich obszarach firmy
• łatwe wyszukiwanie dokumentów i zarządzanie nimi dzięki odpowiednim funkcjonalnościom w systemie
• sklep internetowy zintegrowany z systemem ERP pozwalający na zautomatyzowanie procesu sprzedaży online
• oszczędność czasu pracy pozwalająca przeznaczyć go na inne czynności dzięki zautomatyzowaniu procesów w firmie
• szybkie wykrywanie i usuwanie powstających błędów dzięki odpowiednim narzędziom do przetwarzania danych w systemie.
  

Bilosa Austria

Innym przykładem może być firma będąca dystrybutorem wysokiej jakości produktów optycznych

Mnóstwo artykułów oraz wiele rozwiązań jednostkowych

Przed wdrożeniem systemu ERP, każda kombinacja cech opatrzona była numerem artykułu. Przez to w systemie powstała ogromna liczba artykułów. Licząca 100.000 artykułów baza danych stała się nieprzejrzysta i znacząco obciążała system. Głównym celem wdrożenia miało być zredukowanie ilości artykułów w bazie poprzez ich uporządkowanie i usystematyzowanie oraz zintegrowanie sklepu internetowego z modułem gospodarki towarowej nowego systemu ERP.

Ze względu na istniejącą strukturę nie można było utworzyć nowej bazy artykułów. Nie było również możliwości połączenia obecnego sklepu internetowego z dotychczasowym oprogramowaniem w zakresie gospodarki towarowej a co za tym idzie nie możliwe było ewidencjonowanie zamówień online bezpośrednio w systemie.

Wdrożenie kompleksowego rozwiązania ERP miało na celu sprostać wszystkim wymaganiom oraz rozwiązać wszystkie dotychczasowe problemy.

Zoptymalizowany przebieg procesów dzięki kompleksowemu rozwiązaniu ERP

Dzięki wdrożeniu kompleksowego rozwiązania ERP firma osiągnęła następujące korzyści:

• procesy biznesowe kształtują się bardziej przejrzyście a praca stała się wydajniejsza.
• dzięki zastosowaniu odpowiednich rozwiązań informatycznych baza artykułów została zredukowana z ponad 100.000 do mniej niż 500 artykułów
• zintegrowany system ERP umożliwia łatwiejsze zarządzanie oraz podgląd indywidualnych ustaleń cenowych oraz rabatów
• optymalizacja i automatyzacja procesu zamówień, dzięki komisjonowaniu towarów za pomocą skanerów kodów kreskowych
• elektroniczna archiwizacja wszystkich dokumentów ogranicza zużycie papieru do druku, usprawnia proces obiegu dokumentów a także minimalizuje ryzyko zagubienia ważnych pism.
• Integracja istniejącego sklepu internetowego z gospodarka towarową, dzięki czemu zamówienia będą bezpośrednio ewidencjonowane i archiwizowane w systemie ERP

Skorzystaj z kalkulatora ERP i natychmiast poznaj koszty wdrożenia systemu ERP

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora