Na jak długo wystarczy system ERP?

Na jak długo?

Warto zauważyć, że nie tylko coraz większa ilość funkcjonalności przemawia za nowymi aplikacjami ale przede wszystkim koszty. Starsze systemy mogą bowiem okazać się znacznie droższe w eksploatacji, gdyż będą wymagać znaczącej liczby modyfikacji lub ich integracja z nowymi rozwiązaniami nie będzie możliwa.
Systemy ERP w dużych firmach użytkowane są przeciętnie w okresie od 3 do 6 lat natomiast w średnich i małych od 10 do nawet 15 lat. W ciągu całego swojego życia w firmie ERP przechodzi sporą ilość modyfikacji lub aktualizacji, aby zaspokoić aktualne potrzeby organizacji. Należy bowiem pamiętać, że wdrożenie systemu ERP nie kończy inwestycji. Po uruchomieniu systemu przedsiębiorstwa w dalszym ciągu muszą ponosić niemałe koszty związane z jego utrzymaniem.

Z czasem i rozwojem organizacji system ERP wymaga kolejnych modyfikacji i aktualizacji. Najczęściej firmy muszą dokładać dodatkowe moduły lub funkcjonalności, zwiększające użyteczność systemu. Często też wymagana jest integracja z innymi systemami i aplikacjami, co z kolei może pociągać za sobą bardziej intensywne zmiany. Może się nawet okazać, że system musi być zainstalowany od nowa, gdyż zmiany są zbyt obszerne, aby wystarczyła jedynie pobieżna modyfikacja. Może się okazać w tym momencie, że równie dobrze można byłoby wdrożyć nowy system a nie reinastalować obecny. Jeśli nowa potrzeba biznesowa okazuje się gruntowną przebudową systemu, to należy rozważyć wdrożenie nowego rozwiązania. I choć stanowi to spory koszt finansowy i organizacyjny, to tylko w ten sposób możliwy jest dalszy wzrost organizacji.

Do najczęściej aktualizowanych elementów systemu ERP należą:

• Procesy biznesowe w firmie
• Raportowanie i analityka
• Role biznesowe i algorytmy
• Struktura modelu informacyjnego
• Uprawnienia użytkowników, bezpieczeństwo i kontrola

Oczywiście stałe doskonalenie systemu poza kosztami ma również swoje zalety. Może np. obejmować zmiany wersji, które przeprowadzane są w odpowiednich odstępach czasu, przez co są one zdecydowanie łatwiejsze i tańsze niż całkowita wymiana. Potrzebna jest do tego jednak odpowiednia kadra, która będzie odpowiadać za rozwój i utrzymanie ERP. Coraz trudniej jednak realizować taką strategię, gdyż specjaliści IT są podatni na zmiany zatrudnienia a firmy wybierają często outsourcing IT.

Dlaczego firmy wymieniają ERP?

Do najczęstszych powodów wymiany systemu ERP należą niewystarczająca obsługa obecnych procesów biznesowych oraz brak wsparcia dla systemu. Firmy po prostu wyrastają z używanych rozwiązań informatycznych a czasami to system był niewłaściwie utrzymywany, co powodowało spadek jego przydatności dla całej organizacji. Zdarza się również, że wdrożenie obecnego ERP zostało źle przeprowadzone lub niedokończone, przez co system obsługuje tylko część procesów lub obszarów w firmie. Takie przypadki mają miejsce np. w firmach produkcyjnych, gdzie procesy te są często mocno skomplikowane.

Rezygnuje się również z systemów korzystających ze starszej technologii szczególnie baz danych, które nie radzą sobie już z ilością i szybkością przetwarzania danych. Takie systemy ERP wykazują wiele błędów w oprogramowaniu, niską wydajność i praktycznie brak perspektyw na rozwój a koszt utrzymania staje się z czasem dość wysoki. Coraz częściej powodem wymiany staje się też migracja do chmury głównie ze względu na elastyczność, koszty, bezpieczeństwo oraz innowacyjność technologii w chmurze. Nie bez znaczenia są tu niskie koszty uruchomienia i utrzymania systemu ERP.

Inne powody wymiany systemów ERP

• Braki funkcjonalne, które nie mogą być uzupełnione ze względu na wysokie koszty lub ograniczenia technologiczne
• Braki funkcjonalne w zakresie wymagań prawnych w związku z rozszerzeniem zasięgu biznesu firmy np. do innych krajów
• Niewystarczająca wydajność systemu spowodowana rozwojem firmy tj. wzrostem liczby pracowników, tworzeniem nowych oddziałów w kraju i za granicą.
• Wysokie koszty eksploatowania lub utrzymania systemu TCO (Total Cost of Ownership ), ewentualnie zespołu IT w stosunku do rozwiązania chmurowego lub outsourcingu IT .
• Wycofanie się dostawcy oprogramowania z rynku, co skutkuje brakiem wsparcia i dalszego rozwoju systemu ERP.
• Zbyt wysokie koszty aktualizacji istniejącego systemu, które mogą przekraczać koszty zakupu i wdrożenia nowego ERP.
• Zła współpraca z dostawcą systemu lub wysokie opłaty serwisowe
• Brak długofalowego planu rozwoju rozwiązań informatycznych i niekompatybilne systemy w firmie
• Oprogramowanie erp, optymalizacja procesów biznesowych, analiza procesów biznesowych, program erp: proces wdrożenia, instalacja systemu

Kiedy warto pomyśleć o zmianach w ERP?

Aktualizacja bądź wymiana systemu ERP powinna być zawsze brana pod uwagę wtedy, gdy system staje się przeszkodą w realizacji celów biznesowych firmy czyli nie wspiera we właściwy sposób jej procesów, jego częste awarie powodują przestoje w pracy a brakujące funkcjonalności powodują zwiększenie kosztów działalności.

O aktualizacji lub wymianie systemu ERP warto pomyśleć, gdy:

• W obecnym systemie brakuje funkcji, działa powoli, jest trudny i nieelastyczny w używaniu
• System staje się coraz bardziej kosztowny w obsłudze ze względu na brak wsparcia od dostawcy, przestarzałą technologię w której został stworzony oraz zbyt dużą liczbę modyfikacji
• Brak wsparcia dla bieżących potrzeb biznesowych takich jak sprzedaż czy BI (ograniczenia sprawozdawczości i analityki)
• Utrata szans biznesowych spowodowana ograniczeniami systemu, które z kolei uniemożliwiają uzyskanie zadowolenia klientów na odpowiednim poziomie.
• Firma rozwija się szybciej niż program może ją wpierać i konieczne jest lepsze kontrolowanie procesów.
• Brak łatwego dostępu do informacji dla osób podejmujących strategiczne decyzje
• Brak funkcjonalnej integracji między różnymi systemami - np. produkcją i platformami finansowymi
  wykonywanie wielu procesów w firmie w sposób ręczny, np. wprowadzanie tych samych danych do dwóch różnych systemów, wyliczenia w Excelu lub innych aplikacjach
• Brak nowych wersji obecnie używanego ERP (EOL - End of Life)
• Brak aktualnej umowy serwisowej z dostawcą ERP.
  Decyzja o tym, czy wymienić czy też raczej aktualizować system ERP wcale nie należy do łatwych. W każdym przypadku należy sprawdzić jaki będzie stosunek kosztów do korzyści, jakie otrzymamy. Należy przede wszystkim rozważyć sytuację firmy na rynku, prognozy gospodarcze, sytuację producenta obecnie używanego systemu klasy ERP oraz możliwości architektury, w której system ten został stworzony a także sprawdzić rozwiązania alternatywne.

Kiedy rozważyć tylko aktualizację Systemu ERP?

Jeśli wdrożony system ERP ma nie więcej niż kilka lat i możliwe jest zaktualizowanie go do wersji dostosowanej do bieżących standardów, to warto o tym pomyśleć. Dzięki temu względnie niskim kosztem uzyskamy nowoczesne narzędzie do zarządzania firmą w każdym obszarze jej działalności. Warto jednocześnie zwrócić uwagę na to, czy wersja, do której aktualizujemy system, jest nadal wspierana przez producenta i czy będzie wspierana w przyszłości – nie warto inwestować w system, który trzeba będzie za rok lub dwa wymieniać na nowszy.

System ERP warto aktualizować, jeżeli:

• Aktualizacja pozwoli zaoszczędzić ponad 25% kosztów wdrożenia nowego ERP
• Nowa funkcjonalność wersji zaspokoi potrzeby biznesowe w najbliższym czasie a w przyszłości zastąpi dopasowanie
• Całkowity koszt posiadania systemu jest znacząco niższy niż w przypadku nowego ERP
• Firma ma dobre relacje z dostawcą i partnerami serwisowymi
• Obecni użytkownicy są zadowoleni z pracy w systemie
• Nowa wersja posiada architekturę umożliwiającą skalowalność i spełnia inne potrzeby technologiczne

Kiedy rozważyć wymianę Systemu ERP?

Inaczej sprawa wygląda, kiedy system ERP do firmy został zakupiony dawno, czyli 10 lub więcej lat temu, i nie wystarcza już na bieżące potrzeby firmy. W takiej sytuacji najrozsądniejszym wyjściem jest całkowita wymiana przestarzałego systemu na nowy, spełniający wymagania przedsiębiorstwa i dostosowany do współczesnych realiów.

System ERP warto wymienić na nowy, jeżeli:

• Aktualizacja przypomina w praktyce pełną implementację systemu ERP
• Nowa wersja załata tylko wszystkie luki w systemie
• Firma macierzysta podejmuje odgórnie decyzje o wymianie
• Niezadowolenie z obecnego dostawcy (jakość usług lub oprogramowania)
• Nowe oprogramowanie jest lepiej dostosowane do strategii firmy
• Nowa wersja obecnego systemu ERP powstała na bazie technologii, która nie obsługuje potrzeb w zakresie przetwarzania danych, mobilności ani integracji

Skorzystaj z kalkulatora ERP i natychmiast poznaj koszty wdrożenia systemu ERP

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora