Najczęstsze błędy w funkcjonowaniu ERP - jak możesz sobie z nimi poradzić?

Błędy w trakcie wdrożenia systemu ERP (Enterprise Resource Planning)

Nieprecyzyjne określenie zakresu projektu wdrożenia to jeden z często popełnianych błędów. Zakres wdrożenia systemu ERP powinien być jasno i precyzyjnie określony tak, aby nie budził wątpliwości po stronie firmy ale też po stronie dostawcy. Jest to szczególnie ważne podczas prowadzenia dużych i skomplikowanych wdrożeń. Zdarza się jednak, że pomimo wiedzy oraz sprecyzowanych potrzeb i celów firmy w zakresie wdrożenia nie udaje się przełożyć na jasny i sprecyzowany plan oraz wymagania. Do tego pomija się kwestię ustalenia, jak dana funkcjonalność ma działać i nie określa się tego w modelu logicznym. Prowadzi to do różnicy w zrozumieniu sposobów funkcjonowania elementów systemu a dodatkowo dostawca może dążyć do zaimplementowania podsiadanych już rozwiązań i dopasowania procesów biznesowych do wdrażanego systemu (zamiast odwrotnie).

Przedsiębiorstwo powinno szczegółowo określić zakres wdrożenia tzn. to, czy system ERP obejmie całą firmę czy tez tylko jej część, co z kolei wiąże się z użyciem konkretnych modułów. Niesłychanie ważne jest tutaj określenie przedmiotu zamawianej usługi oraz negocjacje w tym zakresie obu stron biorących udział we wdrożeniu. Istotne jest naprawdę jasne oraz precyzyjne sformułowanie i zdefiniowanie podstawowych pojęć we wdrożeniu. Należy bowiem pamiętać, że im lepsze określenie zakresu wdrożenia i wzajemne zrozumienie, tym mniejsze jest ryzyko popełnienia poważnych błędów. Gdy się jednak mimo wszystko pojawią jedyną droga ich naprawy będzie zgłaszanie modyfikacji i poprawek.

Błędy związane z wprowadzeniem nieprawidłowych danych do systemu – czynnik ludzki

Wdrożenie systemu ERP często związane jest ze zmianami organizacyjnymi w firmie. Najczęściej dochodzi do zmian w zakresach obowiązków pracowników, często też definiowane są nowe sposoby pracy na danych stanowiskach lub też dokonywane są znaczące korekty. Sposób wykonywania czynności ewoluuje ale zmienia się przede wszystkim narzędzie pracy czyli użytkowany system ERP. Pracownicy muszą przyzwyczaić się do nowości w systemie a na pewno część z nich nie będzie z tego powodu zachwycona i niekoniecznie będzie chciała podążać za zmianami. Czynnik ludzki jest więc tym ogniwem firmy, który może powodować błędy w działaniu systemu ERP np. ze względu na brak danych lub ich niepoprawne wprowadzanie do systemu a w skrajnych przypadkach niewłaściwe ich użycie w systemie.

Najczęściej spotykanym błędem jest tu niezgodność stanów magazynowych w systemie ze stanem rzeczywistym w magazynie ze względu na brak ich aktualizacji na bieżąco, za duże lub za małe normy zużycia surowców lub też nieaktualne ceny. Powoduje to oczywiste problemy w gospodarce towarowej i negatywnie wpływa na zarządzanie produkcją w firmie czyli albo czegoś jest za mało albo za dużo albo cena przyjęta do kalkulacji jest nieaktualna itp.

Aby wyeliminować błędy spowodowane czynnikiem ludzkim należy w pierwszej kolejności pomyśleć o szkoleniach. Być może niedostateczna wiedza na temat systemu jest ich przyczyną. Pomoże także wprowadzenie odpowiednich procedur, chociażby dot. obiegu dokumentów w firmie a także przeprowadzanie częstszych niż raz w roku inwentaryzacji.

Błędy wynikające z braku aktualizacji systemu

Rozwój firmy oraz zmieniające się warunki gospodarcze powodują konieczność dokonywania zmian w systemie aby w dalszym ciągu mógł wspierać wszystkie istotne procesy firmowe. Czasami jest to kwestia zainstalowania kolejnego modułu lub wprowadzenia poprawki w działającym systemie. Czasem jednak wymagana jest aktualizacja systemu do nowej wersji aby dalsze zmiany w zakresie technologii były możliwe do wykonania. Jest to o tyle istotne, iż niezaktualizowany system ERP może po prostu źle działać lub też będzie działać bardzo wolno, przez co wszelkie operacje w systemie znacząco się wydłużą.

Skorzystaj z bezpłatnego kursu i dowiedz się jak wybrać, wdrożyć i użytkować systemy ERP

• - Poznasz gamę funkcjonalności systemów ERP
• - Poznasz najskuteczniejsze metody wdrażania
• - Dowiesz się jak tworzyć skuteczne zespoły wdrożeniowe

Odbieram Bezpłatny Dostęp

Aby uniknąć takich niespodzianek należy zadbać o okresową aktualizację systemu we własnym zakresie lub np. zawrzeć z dostawcą oprogramowania odpowiednia umowę utrzymaniową. Należy pamiętać, że aktualizacje systemów mają miejsce raz lub kilka razy w roku. Warto więc zaplanować czas na przeprowadzenie takich prac w firmie i uniknąć w przyszłości błędów związanych z nieaktualnym oprogramowaniem. Tak samo należy podejść do prac związanych z unowocześnieniem naszego systemu lub dostosowaniem go np. do zmian prawnych. Warto na bieżąco monitorować konieczność zmian i planować je z wyprzedzeniem aby ostatecznie nie stanąć przed faktem poważnych braków w systemie.

Błędy po aktualizacji systemu czyli znikające dopasowania

Rzadko kiedy udaje się wdrożyć system ERP bez dokonywania tzw. kastomizacji czy dopasowania systemu do potrzeb firmy. Wynika to z faktu, że w każdej firmie procesy wyglądają inaczej i zasadniczo nie ma możliwości aby system ERP w standardowej wersji posiadał już wszystkie potrzebne funkcjonalności. Dlatego też po zainstalowaniu systemu ERP wprowadzane są dedykowane rozwiązania w systemie (np. Business Intelligence).

Problem pojawia się jednak, gdy trzeba przeprowadzić aktualizację systemu. Często w takich przypadkach przeprowadzone wcześniej zmiany zostają usunięte podczas aktualizacji i wymagają ponownego ich wdrożenia. W przeciwnym razie system może działać źle lub nie obsługiwać części procesów. Jeśli jednak w systemie dokonano wielu dopasowań, to konieczne jest posiadanie wiedzy, które z nich mogą zostać skasowane w czasie aktualizacji i w jaki sposób należy je odtworzyć w zaktualizowanym systemie. W tym celu warto prowadzić rejestr zmian dokonanych w systemie i pamiętać o monitorowanie kolejnych dopasowań. No chyba że posiadamy system ERP, który mimo aktualizacji zachowuje w 100% tzw. zgodność wsteczną jak np. ERPframe.

Błędy systemów ERP wynikające z braku odpowiednich uprawnień dla użytkowników

Tak złożony system jak ERP wymaga wprowadzenia różnego poziomu uprawnień dla użytkowników w zależności od pełnionych przez nich funkcji. Inny poziom będzie obowiązywał dla pracowników magazynowych, innych dla biurowych i wreszcie inny dla kadry menedżerskiej i księgowości. Wynika to także ze względów bezpieczeństwa danych w szczególności osobowych, ale dotyczy również informacji zastrzeżonych przez firmę np. technologii produkcji i receptur a także informacji dot. kontaktów z klientami i dostawcami firmy.

Czasami uprawnienia a raczej ich brak mogą mieć wpływ nie tylko na dostęp do pewnych informacji w ERP ale np. mogą powodować brak możliwości zrobienia wydruku czy zapisania dokumentów np. w formacie PDF. Nie dodamy także nowego użytkownika do naszego systemu, jeżeli nie posiadamy uprawnień administratora.

Dodatkowo należy pamiętać, że brak dostępu do informacji, które na danym stanowisku są istotne może powodować chaos organizacyjny np. konieczność wykonywania telefonów lub pisania maili do innych użytkowników z prośbą o informacje. Powoduje to opóźnienia w podejmowaniu decyzji a także stwarza możliwość popełnienia błędu, gdy informacja będzie niepełna. Warto więc dobrze przemyśleć, jakie uprawnienia i dostęp do jakich informacji powinien mieć dany użytkownik i stworzyć dobrze dopasowany zakres uprawnień. Pomoże tu z pewnością analiza stanowiska pracy oraz konsultacja z pracownikiem, który na nim pracuje.

Błędy związane z integracją z innymi systemami

Integracja systemu ERP z innymi systemami informatycznymi umożliwia automatyczną i dwukierunkową wymianę danych. Szczególnie popularne stały się integracje ERP ze sklepami internetowymi. Problem może się jednak pojawić, gdy w integracjach zaczną pojawiać się błędy.

Najczęstszym problemem w przypadku takiej integracji jest brak możliwości połączenia pomiędzy systemami, awaria jednego z nich lub brak dostępu do sieci. Zdarzenia te mogą powodować powstawanie następujących błędów:

1. Brak komunikatu w systemie kurierskim o wpłynięciu nowego zamówienia. Zdarza się, że system kurierski jest przeciążony, co w konsekwencji prowadzi do problemów z przesyłaniem danych z systemu e-commerce lub ERP.

2. Nieaktualne ceny w systemie e-commerce lub marketplace. Integracje mogą zawieść także w procesie aktualizacji cen produktów. Wówczas ceny w systemie e-commerce lub na innej platformie sprzedażowej różnią się od tych wprowadzonych do systemu ERP.

3. Nieaktualne stany magazynowe. Jeżeli integracja nie aktualizuje stanów magazynowych pomiędzy platformą sprzedażową a systemem ERP, klienci mogą dodawać do koszyków produkty, których nie ma w magazynie i na odwrót – nie będą mogli kupować produktów, które są na magazynie ale nie są dostępne w naszym sklepie.

4. Spóźnione zamówienia. Niekiedy integracje mogą spóźniać się z przesyłaniem zamówień, które wpływają do sklepu, do systemu ERP. Jeśli w systemie nie widnieje informacja o pojawieniu się nowego zamówienia, także magazyn nie dostaje powiadomienia o przygotowaniu paczki do wysyłki. W związku z tym realizacja zamówienia i wysłanie zakupionego towaru do klienta wydłuża się.

Aby uniknąć podobnych problemów należy wprowadzić do struktury systemu obsługę błędów integracji. Właściwym rozwiązaniem będzie wprowadzenie rejestru synchronizowanych komunikatów w systemie, który pobiera i wysyła dane do pozostałych systemów. Ze względu na to, że w sklepach internetowych zazwyczaj dochodzi do dwukierunkowej wymiany danych, rejestr powinien zostać wdrożony do obu systemów. Rejestr będzie miejscem, w którym administrator może sprawdzić, jakie dane powinny zostać zsynchronizowane oraz które z nich faktycznie zostały.

Jeśli pojawi się problem z integracją i dane nie zostaną przesłane, system powinien automatycznie ponowić próbę ich przekazania. System powinien odnotowywać przyczyny nieudanej synchronizacji. Dobrze, aby system potrafił także automatycznie powiadomić administratora o danych, których nie udało się zsynchronizować.

Skorzystaj z kalkulatora ERP i natychmiast poznaj koszty wdrożenia systemu ERP

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora