Pytanie o koszty czyli o to, za co faktycznie będziesz musiał zapłacić podczas wdrożenia często jest zbywane odpowiedzią w stylu „to zależy...”. No właśnie od czego zależą koszty wdrożenia i jak je kalkulować, żeby budżetu wystarczyło na wszystko, co niezbędne podczas wdrożenia? Są rzeczy na których nie warto oszczędzać, gdyż może to negatywnie odbić się na całej inwestycji. Dlatego też zapewnienie odpowiedniego budżetu jest bardzo istotnym czynnikiem powodzenia całego projektu wdrożenia ERP (Enterprise Resource Planning).
Za co faktycznie płacisz?
Opracowując budżet i szacując koszty powinieneś wziąć pod uwagę wszystkie etapy wdrożenia systemu, które tworzą grupę kosztów podstawowych czyli:
koszt wykonania analizy przedwdrożeniowej, w której opiszesz potrzeby biznesowe i techniczne firmy
zakup licencji oprogramowania ERP i ewentualnie innych systemów na licencji komercyjnej
koszt technologii i rozbudowy infrastruktury IT w firmie, który wiąże się z zakupem lub modernizacją serwerów, komputerów, sieci komputerowej, oprogramowania systemowego i bazodanowego
koszt dopasowania oprogramowania do potrzeb firmy, migracja danych z poprzedniego systemu oraz integracji z innymi działającymi w Twojej firmie programami komputerowymi.
Dodatkowo powinieneś również doliczyć koszty stałe rocznego utrzymania i ewentualnie rozbudowy oprogramowania a także infrastruktury IT.
W szczególności chodzi tu o:
koszty serwisowania oprogramowania (aktualizacje i nowe wersje)
koszty rozbudowy oprogramowania (np. nowe funkcjonalności biznesowe)
koszty utrzymania infrastruktury IT (modernizacje, rozbudowa i serwis sprzętu komputerowego oraz oprogramowania systemowego)
koszty związane z dodatkowymi zleceniami po wykonaniu analizy przedwdrożeniowej
Niezależnie od wielkości firmy powinieneś przyjąć, że budżet wdrożenia będzie obejmował wszystkie wymienione wcześniej aspekty kosztowe. Szczegółowy zakres i wielkość kosztów wdrożenia zależy w dużej mierze od:
rodzaju wdrażanego systemu i funkcjonalności, które ma realizować oprogramowanie
liczby użytkowników pracujących z systemem
wyboru technologii i dostępności zasobów IT w Twojej firmie np. baza sprzętowa i pracownicy posiadający odpowiednie kompetencje
czasu, w jakim ma być wdrożony system klasy ERP
liczby zmian, jakie chcesz wprowadzić w firmie dotyczących np. reorganizacji procesów biznesowych.
Podstawowym błędem popełnianym podczas określania budżetu wdrożenia jest określanie kosztów jeszcze przed etapem analizy przedwdrożeniowej. Może to skutkować niedoszacowaniem budżetu i wymusić rezygnację z zakładanych funkcjonalności a w najgorszym przypadku skończyć się niepowodzeniem całego wdrożenia. Natomiast przeszacowanie budżetu może zniechęcić kierownictwo firmy do projektu i spowodować jego odłożenie w czasie. W efekcie nie będzie korzyści jakie daje wdrożenie systemu ERP, nowej technologii czy też zmian w procesach biznesowych.
System ERP: Co wpływa na koszty zakupu i eksploatacji systemu ERP?
Przede wszystkim wybór licencji użytkownika oprogramowania a także gwarancji, którą określa producent czy też dostawcę oprogramowania. Ze względu na koszty licencje oprogramowania możemy podzielić na dwie główne kategorie:
Licencje komercyjne – są płatne, w tym przypadku producent udziela prawa do korzystania z oprogramowania i gwarantuje poprawność działania systemu najczęściej w zakresie technicznych aspektów jego działania.
Licencje Opensource – licencje są bezpłatne ale ani dostawca ani producent nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za ewentualne błędy a gwarancja może dotyczyć jedynie usług związanych z instalacją. Wszelkie zmiany i poprawki w kodzie aplikacji są natomiast dodatkowo płatne
Skorzystaj z bezpłatnego kursu i dowiedz się jak wybrać, wdrożyć i użytkować systemy ERP
- Poznasz gamę funkcjonalności systemów ERP
- Poznasz najskuteczniejsze metody wdrażania
- Dowiesz się jak tworzyć skuteczne zespoły wdrożeniowe
Na rynku spotyka się kilka wariantów licencjonowania oprogramowania komercyjnego. Są to:
Licencja opłacana za instalację systemu na komputerze - ogranicza liczbę komputerów z zainstalowanym oprogramowaniem
Licencja opłacana za instalację na serwerze - dotyczy liczby serwerów ewentualnie liczby procesorów serwera, nie musi jednak ograniczać liczby użytkowników
Licencja dla aktywnego użytkownika - ograniczona jest liczba użytkowników aplikacji pracujących w tym samym czasie a serwer dynamicznie przydziela wolne licencje z puli, którą dysponuje
Licencja okresowa – udostępniana na czas określony np. w przypadku projektów outsourcingowych
Licencja bezterminowa - oprogramowanie udostępniane jest w określonej wersji bez wyznaczonych ograniczeń czasowych użytkowania (zakup nowej wersji lub aktualizacja wiąże się z dodatkowymi kosztami.
System ERP: Jakie koszty wiążą się z wyborem odpowiedniej technologii?
O kosztach użycia odpowiedniej technologii będą decydować:
Rodzaj dostępu do aplikacji (wpływa na koszt instalacji i aktualizacji systemu):
online przez przeglądarkę (brak kosztów instalacji i aktualizacji, niskie wymagania sprzętowe)
online – instalacja systemu na komputerze, uruchomienie bezpośrednio z serwera: (dodatkowe koszty konfiguracji komputerów podczas instalacji i aktualizacji systemu oraz ewentualne koszty modernizacji sprzętu)
dostęp off-line - instalacja systemu na komputerze: aplikacja instalowana jest na komputerze użytkownika (dodatkowe koszty instalacji i aktualizacji oprogramowania oraz ewentualne koszty modernizacji komputerów).
Wdrożenie Systemu ERP: Jak można optymalizować koszty wdrożenia systemu?
Istnieją 3 podstawowe elementy optymalizacji kosztów wdrożenia systemu ERP:
Analiza przedwdrożeniowa – pozwala lepiej przygotować zapytanie do dostawcy oraz uniknąć niedoszacowania lub przeszacowania kosztów związanych z wdrożeniem
Wybór najlepszego dostawcy spełniającego określone przez Ciebie warunki wdrożenia i serwisu oprogramowania
Analiza kosztów i określenie źródeł ich pochodzenia czyli które elementy prac wdrożeniowych musi wykonać dostawca oprogramowania a które możesz zrealizować własnymi zasobami
Możliwość optymalizacji kosztów wdrożenia uzależniona jest przede wszystkim od tego, jak bardzo rozbudowana jest infrastruktura i dział IT w Twojej firmie. Głównymi czynnikami, które pozwalają obniżyć koszty wdrożenia są:
Pracownicy Twojej firmy, posiadający odpowiednie kompetencje. Mogą oni uczestniczyć aktywnie w projekcie wdrożenia razem z zespołem wdrożeniowym dostawcy. Dzięki temu liczba potrzebnych konsultantów dostawcy będzie mniejsza, co znacząco obniży koszty a także pozytywnie wpłynie na wydajność wdrożenia, gdyż twoi pracownicy najlepiej znają całą organizację. Dodatkową korzyścią z zaangażowania własnych zasobów będzie tutaj także transfer wiedzy przekazywanej podczas wspólnego wdrożenia przez pracowników firmy wdrożeniowej. Pozwoli to w przyszłości Twoim pracownikom na łatwiejsze serwisowanie wdrożonego oprogramowania.
Infrastruktura i sprzęt IT - na potrzeby wdrożenia można wykorzystać istniejący, zmodernizować albo kupić nowy sprzęt taki jak serwery, oprogramowanie systemowe lub sprzęt komputerowy dla użytkowników.
Systemy Klasy ERP: Jakie mogą być ukryte koszty wdrożenia ?
Wdrożenie systemów ERP jest procesem złożonym i wymaga dużej dokładności w planowaniu kosztów. Szczególną uwagę należy zwrócić na:
odpowiedni dla Twojej firmy rodzaj licencji oprogramowania. Decyduje on o rzeczywistym koszcie użytkowania oprogramowania. Warto zapoznać się więc, na jakich zasadach producent kalkuluje koszt użytkowania, aktualizacji i rozbudowy systemu.
zgodność wymagań z obecną infrastrukturą IT. Należy sprawdzić czy spełnione są wymagania techniczne do instalacji wybranego systemu i jakie koszty ewentualnie musi ponieść firma, żeby dopasować się do tych wymagań.
dokładna analiza oferty i umowy wdrożeniowej systemu. Umowa wdrożeniowa powinna być dostosowana do potrzeb Twojej firmy a przede wszystkim obejmować wszystkie niezbędne koszty usług tak, aby podczas jej realizacji nie okazało się, że wynikną jeszcze nieprzewidziane usługi wymagające dodatkowych nakładów finansowych.
Systemy ERP: Jakie są metody rozliczania kosztów wdrożenia z dostawcą?
Do najbardziej popularnych metod kalkulacji kosztów wdrożenia należą:
1. Stała cena za wdrożenie (fixed price) czyli uzgodniony konkretny budżet na wykonanie określonych prac i uzyskanie założonego celu. Model ceny ustalonej jest dla Ciebie, jeśli:
Przygotowałeś dokładną specyfikację i chcesz ściśle trzymać się harmonogramu wdrożenia
Twój projekt jest mały i nie wymaga dużych nakładów czasu pracy
Chcesz poznać cenę już na początku współpracy
Nie możesz koordynować przepływu pracy
Masz zaufanie do wykonawcy projektu
2. Koszt pracy i materiału (time and material) – ustalone zasady wynagradzania za rzeczywistą pracę konsultantów firmy wdrożeniowej. Model Time & Material jest dla Ciebie, jeśli:
Nie masz szczegółowej specyfikacji i harmonogramu prac wdrożeniowych
Chcesz szybko rozpocząć pracę nad swoim projektem
Preferujesz elastyczność w działaniu
Jesteś w stanie koordynować przepływ pracy lub przydzielić do tego inną osobę
Chcesz płacić za konkretne wyniki pracowników
W obu przypadkach płatności dokonywane są zgodnie z ustalonym harmonogramem prac i odbiorem poszczególnych etapów wdrożenia.
Systemy ERP: Co to jest umowa serwisowa (SLA)?
Umowa serwisowa lub umowa SLA (ang. Service Level Agreement) to porozumienie zawarte między dostawcą systemu a użytkownikiem. Jej głównym celem jest zapewnienie rozwoju aplikacji i bezpieczeństwo związane z niezawodnością jej działania. Wdrożone i uruchomione oprogramowanie ERP będzie wymagało serwisowania i aktualizacji. Każda firma, także twoja, zmienia się razem ze zmianą warunków gospodarczych. Również oprogramowanie będzie wymagać dalszego rozwoju. Koszty umowy serwisowej nie muszą być zaliczane bezpośrednio do kosztów wdrożenia systemu. Jeżeli jednak zdecydujesz się podpisać odpowiednią umowę utrzymaniową, to z tego tytułu będziesz ponosić okresowe koszty utrzymania. Zakres działań ujęty w umowie SLA obejmuje:
Zapewnienie możliwości zgłaszania wszelkich problemów (błędów) dot. działania oprogramowania poprzez system rejestracji zgłoszeń,
Gwarancja dostępności konsultantów będących w stanie rozwiązać zgłoszone incydenty w określonym czasie,
Zapewnienie dostępności telefonicznej wsparcia technicznego (hotline) dla aplikacji, udzielanie konsultacji z zakresu eksploatacji systemu,
Monitorowanie systemu (mierzenie dostępności oraz wydajności, umożliwia to wykrywanie spadków wydajności zanim odczuje to użytkownik).
Skorzystaj z kalkulatora ERP i natychmiast poznaj koszty wdrożenia systemu ERP
- Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
- Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
- Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi
Porozmawiaj z Ekspertem
Chętnie omówimy Twoje indywidualne wymagania bezpłatnie i bez zobowiązań.
Chętnie omówimy Twoje indywidualne wymagania bezpłatnie i bez zobowiązań.
Porozmawiaj z ekspertem
Tworzymy dedykowane aplikacje biznesowe od 30 lat.
POROZMAWIAJ Z EKSPERTEM
Dowiedz się co może zyskać Twoja firma, dzięki automatyzacji procesów - wykorzystując nowoczesne szyte
na miarę oprogramowanie mające na celu zaspokojenie indywidualnych potrzeb Twojego przedsiębiorstwa.
Podczas 15 minutowej bezpłatnej konsultacji:
Chętnie posłuchamy o Twoich wyzwaniach i pomysłach w których może pomóc automatyzacja i cyfryzacja Twojej firmy.
Zaproponujemy możliwe rozwiązania i omówimy jakie korzyści mogą wnieść do Twojego przedsiębiorstwa.
Dowiesz się jak sprawnie i bez problemów wdrożyć systemy informatyczne w Twojej firmie i
jak uniknąć najczęstszych błędów wdrożeniowych współpracując z wybranym dostawcą oprogramowania.
Opowiedz nam o swoich wyzwaniach
Chętnie omówimy Państwa indywidualne wymagania i potrzeby - bezpłatnie i bez zobowiązań