Kiedy warto zmienić ERP na nowy?

Kiedy warto wymienić system ERP?

Firmy często nie dostrzegają potrzeby zmiany systemu ERP (Enterprise Resource Planning) w sytuacji gdy przestaje on już wystarczać jako rozwiązanie informatyczne do planowania zasobów przedsiębiorstwa. Dzieje się tak z różnych powodów – najczęściej są to zmiany w firmie, szczególnie w zakresie procesów biznesowych. Bywa też, że upływ czasu powoduje starzenie się technologii, w której stworzony został system ERP. Często również nowe uregulowania prawne czy też zmiany warunków gospodarczych wymuszają konieczność wprowadzenia nowych rozwiązań, których nasz stary system ERP nie jest w stanie objąć.
Podjęcie decyzji o wymianie ERP na nowe rozwiązanie nie jest proste. Wiele firm, chociaż zauważa taką potrzebę, odwleka ten moment w obawie o wysokie koszty wdrożenia. Często jednak wymiana ERP jest nieunikniona, a im szybciej nastąpi nowe wdrożenie systemu ERP, tym lepiej dla firmy.

Oto osiem głównych symptomów informujących firmę, że to najwyższy czas na zmiany w rozwiązaniu ERP a może nawet na nowe wdrożenie systemu ERP.

Nie można dopasować systemu ERP do strategii rozwoju firmy i zarządzania przedsiębiorstwem

Firma rozwijając się tworzy kolejne oddziały lub spółki-córki zlokalizowane w innych częściach kraju lub za granicą. Funkcjonowanie takiej struktury wymaga jednak bardzo ścisłej integracji procesów oraz sprawnego przepływu danych. Starsze oprogramowanie ERP może okazać się rozwiązaniem niedostosowanym do wspierania takiego modelu funkcjonowania firmy. Dodatkowo całość może komplikować brak wersji językowych w systemie ERP, co z kolei może utrudniać jego obsługę np. w zagranicznych spółkach.

Ograniczenia funkcjonalności aktualnego ERP

Ograniczenia funkcjonalne to jedna z kluczowych przesłanek, które przemawiają za zmianą systemu. Nowoczesne systemy ERP powinny w pełni wspierać wszystkie ważne procesy biznesowe w danej organizacji. W sytuacji gdy procesy te ulegają na tyle daleko idącym zmianom, że system ERP nie jest już w stanie ich już obsłużyć, to jest to najwyższy czas, aby wymienić stary system informatyczny na nowy. W przeciwnym wypadku część procesów biznesowych będzie musiała być wykonywana ręcznie już poza systemem, co tylko jeszcze bardziej skomplikuje pracę w systemie ERP. Starsze wersje systemów to często także rozwiązania mało elastyczne, w których brakujących funkcjonalności nie da się łatwo i szybko uzupełnić. Ogranicza to mocno możliwość zdobywania przewagi konkurencyjnej na rynku. Wtedy warto wdrożyć system ERP i to w najnowszym wydaniu.

Skorzystaj z bezpłatnego kursu i dowiedz się jak wybrać, wdrożyć i użytkować systemy ERP

• - Poznasz gamę funkcjonalności systemów ERP
• - Poznasz najskuteczniejsze metody wdrażania
• - Dowiesz się jak tworzyć skuteczne zespoły wdrożeniowe

Odbieram Bezpłatny Dostęp

Konieczność integracji systemu ERP z innymi rozwiązaniami

Chcąc uzupełnić ograniczenia funkcjonalności aktualnego systemu ERP, firmy wdrażają rozwiązania pochodzące od różnych dostawców. Takie rozwiązania wymagają jednak integracji, co jest procesem czasochłonnym i kosztownym. Dodatkowo istnieje realne zagrożenie integralności takiego rozwiązania związane z zarządzaniem rozbudowaną strukturą składającą się z wielu różnych rozwiązań. Firma musi równolegle współpracować z wieloma dostawcami a wdrożenie aktualizacji w jednym z systemów może mieć wpływ na całą strukturę integracji. Trudno też mówić o pełnej integracji różnych systemów. Czasami efektem takiej integracji jest konieczność wprowadzania tych samych danych do kliku systemów (np. do Business Intelligence), które de facto nie są ze sobą połączone. Powoduje to obniżenie wydajności pracy, potęguje chaos i utrudnia efektywne zarządzanie firmą.

Wysokie koszty utrzymania systemu ERP

Rozwiązanie ERP, które jest dużym obciążeniem budżetowym dla firmy może nie przynosić oczekiwanych korzyści. A przecież jednym z głównych celów rozwiązania ERP jest redukcja kosztów firmy. Gdy tak się nie dzieje, to jest wskazanie do natychmiastowej zmiany. ERP, którego użytkowanie powoduje piętrzenie się wydatków na koszty wsparcia i aktualizacji powinno być możliwie szybko zastąpione bardziej optymalnym kosztowo rozwiązaniem.

Brak wsparcia i aktualizacji dla starszych systemów

ERP jak każde rozwiązanie technologiczne może w końcu stać się przestarzałe. Przyczyną takiej sytuacji jest osiągnięcie tzw. końca życia programu (EOL – end of life) czyli w praktyce wycofanie produktu z rynku przez producenta i najczęściej zastąpienie go nowym. Z tych względów producenci oprogramowania często rezygnują ze wsparcia dla starszych wersji systemu ERP. Konsekwencją tego jest konieczność podniesienia systemu do nowej wersji, która w przypadku systemów ERP, jest często tak samo zaawansowanym i kosztownym projektem, co nowe wdrożenie. Nie dziwi zatem fakt, że wiele firm zamiast decydować się na upgrade systemu, woli poszukać nowego systemu, który spełni ich bieżące wymagania. Innym powodem może okazać się także wycofanie się dostawcy z rynku a co za tym idzie brak wsparcia systemu, przez co nie ma możliwości dalszego utrzymania systemu i aktualizacji do obowiązującego prawa.

Niezgodność systemu z potrzebami firmy

Niewłaściwa ocena potrzeb a także przyszłych potrzeb mogła doprowadzić do wyboru rozwiązania ERP, które nie spełnia oczekiwań jego użytkowników. Często dotyczy to samego rozwiązania i jego architektury, która uniemożliwia np. współpracę z innymi programami. Przykładowo w firmie, w której idealnie sprawdziłoby się rozwiązanie chmurowe, wdrożono desktopowy system informatyczny, natomiast organizacja, do potrzeb której pasuje lepiej desktop, wybrała chmurę głównie ze względu na jej popularność.

Wymagania ze strony kontrahentów

Konieczność zmiany systemu ERP może też być wymuszona przez kontrahentów, z którymi współpracuje dana firma. Wymiana informacji jest efektywniejsza, jeżeli dostawcy, producenci i klienci pracują na tych samych systemach. Stosowanie podobnych rozwiązań IT pozwala na ujednolicenie procedur dotyczących wzajemnej współpracy, a także spełnienie norm i standardów narzuconych przez kontrahentów. Dodatkowo zmiana dotychczasowego systemu ERP może usprawnić przepływ informacji między firmami, zwiększając tym samym efektywność zachodzących w nich procesów.

Nowa strategia działania

Coraz więcej firm dostrzega potencjał wynikający z digitalizacji procesów oraz cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa. Rozwój organizacji w tych kierunkach jest procesem naturalnym i sprawia, że wiele firm „wyrasta” ze stosowanych do tej pory rozwiązań, które z biegiem czasu mogą okazać się niewystarczające do obsługi coraz bardziej złożonych procesów. W strategiach cyfrowej transformacji biznesu w wielu firmach centralne miejsce zajmuje nowoczesny system ERP, który umożliwia dostęp w czasie rzeczywistym do danych pochodzących z różnych źródeł. Taki system ERP stanowi solidny fundament dla dalszych przeobrażeń, jakim wraz z wprowadzeniem rozwiązań cyfrowych będzie podlegała organizacja.

Skorzystaj z kalkulatora ERP i natychmiast poznaj koszty wdrożenia systemu ERP

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora