Jak radzić sobie z nagłym wzrostem sprzedaży

Pandemia a sprzedaż produktów

Pandemia pokazała, że potrafi bardzo namieszać w gospodarce i wygenerować nagły wzrost zapotrzebowania na konkretne artykuły (szczególnie w sklepie internetowym) lub też doprowadzić do zerwania łańcuchów dostaw z zagranicy (sieci handlowe). Wzrasta wtedy zapotrzebowanie na dostawy od krajowych producentów napędzając tym samym koniunkturę. Firmy chcąc sprostać zapotrzebowaniu rynku starają się zwiększyć produkcję, jednak możliwości wytwórcze często są ograniczone ze względu na posiadane moce produkcyjne. Obok problemów ze znalezieniem odpowiedniego personelu powstaje też problem tzw. wąskich gardeł. Są to zazwyczaj elementy zasobów lub urządzenia o najniższej sprawności, które ograniczają i tak naprawdę wyznaczają potencjał dla całego systemu.

Zawirowania polityczne i konflikty zbrojne

Rok 2022 pokazał, że mimo fatalnych doświadczeń z przeszłości Europa nie jest wolna od dużych konfliktów zbrojnych. Wybuch wojny w Ukrainie w lutym spowodował napływ dużej grupy uchodźców ze Wschodu, co skutkowało wzmożonym zapotrzebowaniem na wszelkiego rodzaju dobra ale przede wszystkim żywność i usługi. Jednocześnie konflikt zbrojny ograniczył możliwość dostaw z Ukrainy. Wprowadzone sankcje na wymianę towarową z Rosją spowodował również wzrost cen surowców importowanych z kierunku wschodniego a w szczególności surowców energetycznych. To wszystko stopniowo zaczęło przekładać się również na wzrost cen.

Inflacja

Równie niekorzystnym zjawiskiem dla gospodarki jest inflacja. Nagłe i permanentne podwyżki cen surowców przekładają się na wyższą cenę wytwarzanych z nich produktów dla klientów. Jak jednak zachować odpowiednią marże na produkcie w obliczu nieustannie zmieniających się cen surowców do produkcji? Jedynym rozwiązaniem wydaje się prowadzenie sprawnej polityki cenowej i aktualizowanie na bieżąco zmieniających się cen produktów. Wymaga to ciągłej aktualizacji cen surowców potrzebnych do produkcji i każdorazowego przeliczenia na tej podstawie ceny wyrobu końcowego. Nie ma już możliwości korekty cen raz w roku czy nawet raz na kwartał. Jest to szczególnie uciążliwe w sytuacji, gdy do skalkulowania są setki lub nawet tysiące artykułów. Dlatego też konieczne będzie zastosowanie bardziej elastycznych rozwiązań, pozwalających na zachowanie kontroli nad cenami. Przykłady z rozwiązań w postaci systemów informatycznych pokazują, że właśnie te, w przypadku nagłej zmiany koniunktury mogą przynieść wymierne oszczędności.

Jak system informatyczny może wspierać firmę w nagłych sytuacjach?

Przetwarzanie danych, pokazywanie zależności między nimi, szybkie wykonywanie obliczeń i skuteczny przepływ informacji między działami w firmie, to wyzwania, które stoją przed współczesnym biznesem. W szybko zmieniającym się świecie, jeśli nie chcemy zostać w tyle, musimy im sprostać niezależnie od sytuacji. Sposobem na poradzenie sobie z trudnymi sytuacjami może być wdrożenie odpowiednich rozwiązań informatycznych i stopniowe czerpanie z nich korzyści. Oto kilka przykładów rozwiązań informatycznych, które w znaczącym stopniu mogą pomóc nam w usprawnieniu codziennej pracy.

Optymalizacja zamówień

Zakup i terminowa dostawa odpowiedniej ilości surowców lub towarów handlowych jest istotnym elementem sprawnego działania każdej firmy. Od tego, czy w odpowiednim czasie będziemy mieli wystarczającą ilość potrzebnych artykułów w magazynie zależą terminy produkcyjne i terminowe dostawy do klientów. Jak ważna jest dywersyfikacja dostawców oraz ich niezawodność wie każda firma, która z powodu braków w zaopatrzeniu poniosła straty z powodu przestojów lub kar umownych. Dlatego też dla danego asortymentu firmy korzystają z usług kilku różnych dostawców. Dzięki temu mogą liczyć na zapewnienie ciągłości dostaw.

Aby zoptymalizować zakupy i uzyskać przegląd, które produkty i w jakiej ilości należy zamówić, systemy klasy ERP oferują możliwość tworzenia tzw. automatycznej propozycji zamówienia. W praktyce funkcjonalność ta pozwala na automatyczne tworzenie zamówień dla odbiorców z uwzględnieniem zapasów w magazynie.

Tworząc zamówienia możemy oczywiście dowolnie zmieniać propozycje wygenerowane przez system, wybierając np. dostawy od najtańszych lub najszybszych dostawców, a także zamawiając ilości minimalne ale zoptymalizowane pod kątem logistycznym. System łączy również wiele zamówień tego samego artykułu do jednego dostawcy lub też zamówienia różnych artykułów ale u tego samego dostawcy w jedno zamówienie, dzięki czemu ilość przetwarzanych dokumentów jest mniejsza.

Automatyczne zamówienia mogą być tworzone dla wybranego artykułu lub całej grupy artykułów np. w sytuacji, gdy chcemy zaopatrzyć się  tylko w dany asortyment, lub dla danego dostawcy, kiedy akurat zamawiamy artykuły od konkretnego dostawcy a przy okazji chcemy uzupełnić minimalne stany magazynowe jego artykułami. Możliwości optymalizacji dostaw jest oczywiście wiele i można tworzyć zindywidualizowane filtry na własny użytek. Te opisane powyżej, to tylko najważniejsze z nich, ułatwiające jednak w dużym stopniu pracę w dziale zakupów i zapewniające ciągłość dostaw w firmie.

Automatyczna kalkulacja i zmiana cen

Zmiany cen surowców u dostawców skutkują wzrostem cen produkowanych artykułów. W czasach stabilizacji w gospodarce ceny zmieniają się raz może dwa razy do roku, najczęściej pod koniec lub na początku roku kalendarzowego. Łatwo jest więc uchwycić ten moment i odpowiednio przygotować się do podwyżek, aby ostatecznie marża na naszym wyrobie utrzymywała się na odpowiednim poziomie. Jednak w czasach, gdy gospodarka przestaje być stabilna lub pojawia się kryzys, ceny zaczynają zmieniać się częściej. Praktycznie każda nowa dostawa może oznaczać również nową wyższą cenę, gdyż mogą one zmieniać się nawet co miesiąc.

Aby sprawnie zmieniać i kalkulować ceny sprzedaży systemy ERP oferują możliwość zautomatyzowania tej czynności. Cena sprzedaży naszego produktu jest automatycznie sprawdzana i ponownie przeliczana po każdej zmianie ceny któregoś z surowców. Zmieniając więc cenę danego surowca automatycznie dokonujemy ponownej kalkulacji ceny końcowej produkowanych wyrobów. Jest to szczególnie pomocne, gdy dany surowiec występuje w technologiach produkcji dużej ilości wyrobów. Nie musimy już pamiętać o ręcznej zmianie cen, system zrobi to za nas.

Czasami otrzymujemy informację od dostawców, że cena wzrośnie od konkretnej daty. Nie musimy już czekać i pamiętać o dacie zmiany ceny. Możemy to ustawić zawczasu w systemie, który począwszy od podanego terminu będzie liczył i kalkulował już nową cenę. Za pomocą jednego przycisku, ceny obowiązujące od podanej wcześniej daty, automatycznie zastąpią stare ceny w systemie, umożliwiając zaplanowanie kolejnych podwyżek. Warunkiem jest oczywiście to, że data, od której obowiązują dane ceny, właśnie się rozpoczęła lub już upłynęła. To niezwykle przydatna funkcjonalność, jeżeli do aktualizacji mamy sporą liczbę cen.

Zarządzanie produkcją

Planowanie produkcji i ustalanie terminów realizacji zleceń produkcyjnych to dla firm przerobowych istotny element ich działalności. Klienci zamawiając produkty chcą znać termin, w którym będą mogli otrzymać gotowe zamówienie. Liczą się przede wszystkim terminowe dostawy, gdyż klienci często sami określają ostateczny termin.

Aby sprostać takim wymaganiom i móc dostarczyć w terminie, firmy muszą odpowiednio planować swoje moce produkcyjne i planować zlecenia do przodu jaki i do tyłu. Tu pomocny jest system ERP z funkcjonalnością planowania produkcji. W przypadku planowania do przodu system oblicza czas potrzebny do zakończenia produkcji od momentu jej rozpoczęcia, natomiast przy planowaniu do tyłu podaje najpóźniejszą możliwą datę rozpoczęcia zlecenia aby zdążyć z jego zakończeniem w danym dniu.

Aby poprawnie zaplanować produkcję, system musi uwzględnić terminy dostaw surowców a także czas operacji produkcyjnych często też czas dostawy do klienta, który został zadeklarowany i często już potwierdzony. Dzięki rozwiązaniom dostępnym w ERP terminy realizacji produkcji są realne a terminowość zleceń przekłada się na większe zaufanie i zadowolenie klienta.

System ERP z modułem produkcyjnym stanowi niezastąpione wsparcie podczas planowania i harmonogramowania produkcji, a także zarządzania zleceniami. Zapewnia ciągłość i rentowność produkcji oraz minimalizuje ryzyko przestojów z powodu braku surowców. Pozwala również na łączenie i dzielenie zleceń produkcyjnych przez co znacznie zwiększa się wydajność. Dzięki temu jesteśmy w stanie określić możliwy termin wykonania zlecenia oraz wyeliminować tzw. „wąskie gardła” w produkcji.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat systemów ERP, to zapisz się na bezpłatny kurs wiedzy o systemach tej klasy. Możesz również porozmawiać z naszym ekspertem od systemów ERP, jeżeli planujesz wdrożenie w Twojej firmie odpowiedniego rozwiązania i nie wiesz od czego zacząć. Informacje dotyczące orientacyjnej ceny za rozwiązanie ERP dopasowane do Twoich potrzeb poznasz wypełniając nasz kalkulator ERP. W każdej chwili możesz również skontaktować się z nami mailowo lub telefonicznie, jeżeli masz pytania w zakresie wdrożenia systemu ERP w firmie.