Mam nadzieje, że wpis jest dla Ciebie wartościowy.

Chcesz porozmawiać z ekspertem? Kliknij tutaj!

Post image

Realizacja wdrożenia systemu informatycznego wymaga powołania zespołu zadaniowego. Należy pamiętać, aby dobór osób, które będą ze sobą współpracowały, nie był przypadkowy. Mając na uwadze specyfikę projektu informatycznego, powinno się wybrać takich pracowników, którzy potrafią działać w grupie, nie są konfliktowi oraz posiadają rozwinięte umiejętności interpersonalne. Do zespołu muszą należeć osoby charakteryzujące się odpowiednimi cechami osobowości, predyspozycjami, przejawiające określone typy zachowań, dzięki którym możliwe jest spójne współdziałanie wszystkich członków oraz sprawna realizacja wdrożenia.

Zespół projektowy i sposoby podejmowania decyzji

Zespół projektowy to grupa osób wybranych do realizacji określonego projektu pod przewodnictwem kierownika projektu. Kierowanie projektem to zazwyczaj działanie i odpowiedzialność wielu osób. Główne role w zespole odgrywa komitet sterujący, sponsor, kierownik projektu oraz zespoły robocze czy też zadaniowe. Ważne jest, aby do współpracy w projekcie nie wybierać osób całkiem przypadkowych a także jasno i wyraźnie określać zakres odpowiedzialności i uprawnień, jakimi dysponuje każda z ról w projekcie. Pomoże nam to uniknąć nieporozumień i konfliktów w trakcie jego realizacji. Strukturę organizacyjną projektu oraz zależności pomiędzy odpowiednimi rolami przedstawione zostały na poniższym diagramie.

Na czym polega rola kierownika projektu?

Kierownik projektu to najważniejsza rola w strukturze ról projektowych. Jest łącznikiem pomiędzy wszystkimi pozostałymi uczestnikami projektu i jest głównym organem decyzyjnym. Najważniejszym jego zadaniem jest zapewnienie realizacji celów projektowych. Ponadto powinien zaplanować projekt a także określić standardy i zasady pracy w grupie. Kierownik projektu zarządza czasem, kosztami, zakresem i jakością a także określa i realizuje wymagania klienta (sponsora).

Kolejnym ważnym zadaniem kierownika projektu jest stworzenie poprawnej komunikacji i to zarówno ze zwierzchnikami w projekcie jak i z całym zespołem projektowym. Dzięki temu będzie można jasno określić kierunek zmian w projekcie i odpowiednio reagować na pojawiające się ryzyka.

text

Dobry kierownik projektu powinien motywować zespół projektowy do sprawnej realizacji zadania i osiągania wyznaczonego celu, rozwiązywać konflikty między członkami zespołu i być dla nich mentorem. Tak wysokie wymagania i rozbudowany obszar kompetencji sprawia, że trudno znaleźć dobrego kierownika projektu, gdyż funkcja ta wymaga dużej wiedzy, odpowiednich cech osobowości a także umiejętności.

Co to jest komitet sterujący?

Komitet sterujący tworzy grupa osób, które odpowiadają za ogólny kierunek i strategiczne zarządzanie projektem. Osoby te podejmują kluczowe decyzje w projekcie na każdym etapie jego realizacji. Jest to więc funkcja nadrzędna w stosunku do kierownika projektu. W mniejszych firmach w sytuacji, gdy członkowie zarządu angażują się w projekt, często rezygnuje się z komitetu właśnie na rzecz zarządu.

Skorzystaj z bezpłatnego kursu i dowiedz się jak wybrać, wdrożyć i użytkować systemy ERP

  • - Poznasz gamę funkcjonalności systemów ERP
  • - Poznasz najskuteczniejsze metody wdrażania
  • - Dowiesz się jak tworzyć skuteczne zespoły wdrożeniowe

Jaką rolę pełni w projekcie sponsor?

Sponsor to zazwyczaj osoba, grupa osób albo organizacja, która zamawia u nas projekt. Zazwyczaj są to reprezentanci biznesu, zarząd lub też jednostka odpowiedzialna za strategię lub program. Sponsorem jest również często właściciel pomysłu na projekt, czyli ktoś, kto zauważył potrzebę wykonania jakiegoś zadania i szuka kogoś do jego realizacji. To bardzo ważna rola w szczególności dla kierownika projektu, gdyż sponsor najczęściej posiada największą wiedzę na temat projektu i jego zakresu a nierzadko jest fachowcem w danej dziedzinie. Stanowi on ogromne wsparcie dla kierownika projektu, dlatego dobra współpraca sponsora i kierownika projektu nierzadko stanowi klucz do sukcesu całego projektu.

Nadzór i wsparcie projektu

Osoba nadzorująca projekt jest odpowiedzialna za niezależną weryfikację i kontrolę postępów, jakie robią członkowie zespołu w projekcie. Sprawdza przestrzeganie norm i standardów a także nadzoruje właściwą organizację projektu oraz zgodność z założeniami początkowymi i jakością.

Jeżeli chodzi o wsparcie realizacji projektu, to jest to zazwyczaj osoba lub zespół osób, których głównym zadaniem jest wsparcie kierownika projektu podczas jego pracy operacyjnej, głównie w zakresie prowadzenia i przygotowania dokumentacji projektowej.

text

Obie te role są poboczne, a w przypadku braku tej roli w projekcie mogą być wykonywane przez komitet sterujący (nadzór) lub kierownika projektu (wsparcie). Należy jednak wziąć pod uwagę, że zarówno w pierwszym jak i drugim przypadku niepowołanie danej roli nie powoduje sytuacji, w której należące do nich obowiązki mogą zostać pominięte. Chodzi tu przede wszystkim o ograniczenie wpływu błędów poznawczych.

Decyzje zespołu projektowego IT

W zespołach projektowych bardzo często decyzje podejmowane są przez różne ośrodki decyzyjne. Wynika to z faktu, że różne części projektu są zazwyczaj realizowane przez różne podzespoły.

Proces podejmowania decyzji jest efektem powiązanych ze sobą czynności, w efekcie których podjęta zostaje ostateczna decyzja. Następuje to w trzech etapach: najpierw następuje identyfikacja i zrozumienie problemu, następnie poszukuje się możliwych rozwiązań problemu a także określa kryteria oceny poszczególnych wariantów. Jest to najtrudniejszy etap całego procesu, gdyż wymaga wysokich kwalifikacji oraz twórczego myślenia. Całość kończy porównanie między sobą i wybór najlepszego rozwiązania, które spełnia w największym stopniu przyjęte kryteria. Przyjęte rozwiązanie jest następnie wdrażane do realizacji po wcześniejszym określeniu sposobu i terminu realizacji a także wyznaczeniu osób odpowiedzialnych.

Aby można było mówić o podejmowaniu decyzji i dokonywaniu wyboru, powinniśmy mieć przynajmniej 2 różne warianty rozwiązania. Im więcej wariantów zostanie stworzonych, tym większe będzie prawdopodobieństwo, że podjęta decyzja będzie słuszna. Do podjęcia ostatecznej decyzji warto najpierw zastosować odpowiednie kryteria oceny dla poszczególnych rozwiązań.

Najczęściej są to:

• Trafność – stopień rozwiązania problemu
• Ekonomiczność – stosunek nakładów do efektów
• Łatwość realizacji
• Legalność – zgodność z przepisami
• Szybkość – termin realizacji
• Ograniczone ryzyko

Należy pamiętać, że pewne kryteria mogą mieć większe znaczenie od innych. W zespole projektowym decyzje często podejmowane są przez grupę osób biorących udział w projekcie. Mogą jednak być również podejmowane indywidualnie. Jakie zalety i wady ma każda z tych form dla prac projektowych?

W przypadku indywidualnego podejmowania decyzji zaletą będzie szybkość jej podejmowania a także jednoznaczna odpowiedzialność za jej podjęcie. Będzie to jednak oznaczać ograniczoną liczbę informacji, przeanalizowanie zbyt małej liczby rozwiązań oraz wysokie prawdopodobieństwo, że taka decyzja spotka się z dezaprobatą ze strony pozostałych członków zespołu projektowego.

Decyzje podejmowane przez grupę są zazwyczaj lepsze od decyzji jednoosobowych, ze względu na większą liczbę generowanych pomysłów i rozwiązań. Stwarza to duża szansę wyboru najlepszego rozwiązania a także jest w dużym stopniu akceptowalna przez członków zespołu projektowego. Często wiążą się jednak z dłuższym czasem potrzebnym na podjęcie decyzji. Ponadto rozproszeniu ulega odpowiedzialność za decyzję a wzrasta akceptacja ryzyka, pojawić się może także tzw. syndrom grupowego myślenia, który ograniczy zdolności intelektualne zespołu. Każda z form ma więc zalety i wady.

text

Podejmowanie odpowiednich decyzji to ważna umiejętność. Najelastyczniejszym narzędziem, które pomoże nam w podejmowaniu odpowiednich decyzji jest tradycyjna lista „za” i „przeciw”. Dzięki niej możemy zachęcić do współpracy innych i poznać różne punkty widzenia. Umiejętność podejmowania decyzji można doskonalić poprzez analizę decyzji podjętych w przeszłości, wykorzystując przy tym doświadczenia nabyte podczas kolejnych zadań.

Zalety i wady indywidualnego i grupowego podejmowania decyzji projektowych

Indywidualne podejmowanie decyzji

Zalety:

  • szybkość podejmowania decyzji
  • jednoznaczna odpowiedzialność za podjętą decyzję

Wady:

  • ograniczona liczba informacji
  • przeanalizowanie małej liczby rozwiązań
  • duże prawdopodobieństwo braku akceptacji podjętej decyzji przez pozostałych członków zespołu projekt.

Grupowe podejmowanie decyzji

Zalety:

  • duża liczba informacji
  • generowanie dużej liczby rozwiązań
  • większa szansa wyboru najlepszego rozwiązania
  • wyższy stopień akceptacji podjętej decyzji

Wady:

  • czasochłonność
  • rozproszenie odpowiedzialności za decyzję
  • możliwość pojawienia się syndromu grupowego myślenia.
  • większa akceptacja ryzyka

Skorzystaj z kalkulatora ERP i natychmiast poznaj koszty wdrożenia systemu ERP

  • - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
  • - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
  • - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Porozmawiaj z ekspertem

Tworzymy dedykowane aplikacje biznesowe od 30 lat.

POROZMAWIAJ Z EKSPERTEM

Dowiedz się co może zyskać Twoja firma, dzięki automatyzacji procesów - wykorzystując nowoczesne szyte na miarę oprogramowanie mające na celu zaspokojenie indywidualnych potrzeb Twojego przedsiębiorstwa.
Podczas 15 minutowej bezpłatnej konsultacji:
  • Chętnie posłuchamy o Twoich wyzwaniach i pomysłach w których może pomóc automatyzacja i cyfryzacja Twojej firmy.
  • Zaproponujemy możliwe rozwiązania i omówimy jakie korzyści mogą wnieść do Twojego przedsiębiorstwa.
  • Dowiesz się jak sprawnie i bez problemów wdrożyć systemy informatyczne w Twojej firmie i jak uniknąć najczęstszych błędów wdrożeniowych współpracując z wybranym dostawcą oprogramowania.
GSD logo
Opowiedz nam o swoich wyzwaniach
Nasz Ekspert skontaktuje się z Toba najszybciej jak to możliwe. Czas odpowiedzi to zazwyczaj 15 minut.
Photo not found.
Chętnie omówimy Państwa indywidualne wymagania i potrzeby - bezpłatnie i bez zobowiązań
Zadzwoń do nas pod numer:
+48 534 364 515