Dokumentacja projektowa podczas wdrożenia ERP

Co to jest dokumentacja projektowa?

Dokumentacja projektowa ma za zadanie przede wszystkim opracowanie koncepcji biznesowej i technicznej wdrożenia. Zaliczamy do niej więc zarówno specyfikację wymagań biznesowych jak i dokumentację implementacji oprogramowania czy też kodu źródłowego. Może mieć postać dokumentu tekstowego, komentarza w kodzie oprogramowania, diagramu ewentualnie elektronicznego rejestru zadań w oprogramowaniu do zarządzania projektami (np. Jira). W przypadku wdrożeń oprogramowania dla firm najlepszym rozwiązaniem wydaje się kombinacja standardowej tzw. papierowej dokumentacji oraz tej stricte elektronicznej, tworzonej i prowadzonej wraz z rozwojem samego projektu w programie komputerowym.

Specyfikacja wymagań do projektu

Podstawowym dokumentem opisującym wdrażane oprogramowanie jest specyfikacja wymagań. W niej określony jest główny cel wdrożenia, charakterystyka i zakres poszczególnych funkcjonalności systemu, a także integracja z innymi narzędziami informatycznymi.

Skorzystaj z kalkulatora ERP i natychmiast poznaj koszty wdrożenia systemu ERP

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora

Kompletna specyfikacja wymagań powinna zawierać:

• Cel wdrożenia – czyli jakie będą główne korzyści firmy oraz przyszłych użytkowników systemu
• Głównych użytkowników systemu – czyli dla kogo przeznaczone jest to oprogramowanie
• Przypadki użycia – czyli opis scenariusza wykorzystania systemu w konkretnej sytuacji
• Opis wymagań funkcjonalnych – szczegółowy wykaz wszystkich biznesowych funkcji oprogramowania ujętych w kontekście celu wdrożenia systemu ERP
• Opis wymagań niefunkcjonalnych – czyli charakterystyka systemu, która nie określa żadnych konkretnych funkcjonalności np. wydajność systemu pod kątem ilości jednoczesnych użytkowników, czas ładowania, miejsce instalacji itp.
• Listę wymagań (z opisem priorytetów)
  Sama specyfikacja wymagań jest dokumentem, który tworzony jest jeszcze przed rozpoczęciem wdrożenia oprogramowania. Stanowi ona główne źródło informacji o planowanym systemie zarówno dla klienta jak i firmy wdrożeniowej i standardowo jest załącznikiem do umowy wdrożenia. Jej kompletność i integralność pozwoli na dokładne określenie naszych oczekiwań względem dostarczanego systemu i zabezpieczy nasze interesy jako firmy w przypadku, gdyby okazało się, że wdrożenie nie przebiegło po naszej myśli.

Jednym z elementów specyfikacji wymagań mogą być różnego rodzaju diagramy i schematy blokowe używane np. do mapowania procesów. Dobrze zmapowane procesy biznesowe we wczesnej fazie projektu, opisane w sposób nie pozostawiający miejsca na ich różną interpretację, pozwalają na dokładną i sprawną realizacje celu wdrożenia. Dlatego też warto, aby mapy procesów znalazły się w specyfikacji wymagań.

Harmonogram wdrożenia

Bardzo ważnym elementem dokumentacji projektowej jest harmonogram wdrożenia oprogramowania. Oprócz terminów realizacji poszczególnych zadań projektowych powinien on opisywać również zależności między nimi, co pozwala na określenie najkrótszej możliwej drogi wykonania projektu (tzw. ścieżki krytycznej projektu). Zależności te można dobrze zilustrować na wykresie Gantta i załączyć do umowy wdrożeniowej.

W harmonogramie określone są ramy czasowe wdrożenia ERP. Termin zakończenia prac wdrożeniowych jest najważniejszą datą w całym projekcie. Składają się na niego równie ważne terminy realizacji kolejnych etapów wdrożenia. One też muszą być z góry ustalone a ich przebieg odpowiednio udokumentowany.

Etapy wdrożenia, a dokumentacja projektowa

Standardowo możemy wyróżnić następujące etapy wdrożenia wymagające stworzenia odpowiedniej dokumentacji wdrożeniowej:

Etap 1 Rozpoznanie potrzeb czyli analiza przedwdrożeniowa

Etap 2 Założenia i inicjacja projektu

Ustalenie i spisanie jasnych założeń projektu jest rzeczą niezbędną do skutecznego prowadzenia prac. Na tym etapie należy dokładnie ustalić przebieg kluczowych procesów biznesowych. Ponadto pracownicy otrzymują do wypróbowania działanie modułu testowego nowego oprogramowania.

Etap 3 Badanie przydatności i zdefiniowanie wymagań

Na podstawie wstępnych testów oraz rozmów podejmowane są decyzje, jakie zmiany będą konieczne do wprowadzenia, by zaspokoić potrzeby organizacji. Warto je spisać w odpowiednim dokumencie aby w razie potrzeby móc się powołać na odpowiednie ustalenia.

Etap 4 Dostosowanie funkcjonalności

Tworzone są dedykowane funkcjonalności, spełniające wszystkie oczekiwania wobec systemu. Dodatkowe testy weryfikują poprawność działania oprogramowania i usunięcie ewentualnych błędów. Warto tutaj prowadzić rejestr zgłoszeń o nieprawidłowościach lub błędach, żeby nic nie umknęło nam podczas prac.

Etap 5 Szkolenia i implementacja

Wszyscy przyszli użytkownicy systemu ERP szkoleni są z obsługi programu, dzięki czemu po jego uruchomieniu będą mogli płynnie rozpocząć w nim pracę. Dobrym pomysłem będzie tu stworzenie odpowiedniej listy osób, które w pierwszej kolejności powinny być przeszkolone.

Na zakończenie pozostaje już tylko zgłoszenie uwag do systemu lub jego odbiór techniczny i podpisanie protokołu odbioru, co zasadniczo kończy projekt wdrożenia.

Standardowa dokumentacja projektowa

W trakcie prac wdrożeniowych powstają standardowe dokumenty, które opisują przepływ informacji pomiędzy klientem a wykonawcą. Pozwala to uniknąć problemu komunikacji podczas przekazywania informacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcą systemu. Zaletą prowadzenia dokumentacji projektowej jest bezsprzecznie zwiększona wydajność wykonawcy oraz efektywniejsza współpraca a w przypadku zmiany pracowników znacznie łatwiej będzie wdrożyć nowych do projektu.

A oto przykłady najczęściej występującej standardowej dokumentacji projektowej powstającej podczas prac wdrożeniowych:

Agenda Spotkania

Dokument zawierający listę uczestników i spis tematów, które będą omówione w ramach planowania spotkania. Agenda Spotkania tworzona jest przez stronę inicjującą spotkanie i przekazana przed planowanym spotkaniem, w czasie umożliwiającym przygotowanie i organizację odbiorcy.

Protokół Spotkania z Klientem

Dokument sporządzony przez uczestnika spotkania, stanowiący zapis przebiegu rozmowy (również rozmowy telefonicznej). Protokół Spotkania z Klientem tworzony jest tego samego dnia w którym przeprowadzono spotkanie i stanowi potwierdzenie spotkania, składu osobowego biorącego udział w nim oraz poruszanej tematyki.

Zapoznaj się z 1 lekcją z naszego bezpłatnego kursu i dowiedz się

• - Czym są programy ERP?
• - Jaka jest historia rozwoju programów ERP?
• - Jakimi obszarami zarządzają programy klasy ERP?

Oglądam Teraz

Protokół Uzgodnień

Dokument tworzony jest na podstawie zapisu z Protokołu Spotkania z Klientem. Dokument ten używany jest w trakcie prowadzenia analizy wymagań Klienta i stanowi zobowiązanie obu stron. Protokół Uzgodnień tworzony jest w celu potwierdzenia podjętych uzgodnień lub przekazanych informacji

Protokół Szkolenia

Dokument ten tworzony jest na etapie szkoleń. Dokument potwierdza przeprowadzenie właściwych szkoleń wynikających z umowy. Protokół ten zawiera zazwyczaj listę osób przeznaczonych do odbycia szkolenia. Tworzony jest bezpośrednio po zakończeniu tury szkoleń realizowanych zgodnie z zatwierdzonym planem szkoleń.

Protokół Przekazania

Dokument ten stwierdza przekazanie materiałów: dokumentów, wydruków, raportów ewentualnie screenów itp. Pod terminem przekazania należy rozumieć, iż materiały znalazły się w posiadaniu jednej ze stron. Protokół Przekazania tworzony jest w momencie przekazywania materiałów, dokumentacji lub licencji.

Protokół Realizacji Zadania

dokument będący formalnym zakończeniem prac nad etapem umowy. Protokół Realizacji Zadania tworzony jest po podjęciu decyzji o odbiorze danego zadania.

Protokół Zdawczo – Odbiorczy

Dokument ten ostatecznie zamyka realizację umowy lub jednego z jej głównych etapów. Podpisanie tego protokołu rozpoczyna okres gwarancji. Protokół Zdawczo -Odbiorczy tworzony jest po zrealizowaniu wszystkich prac wynikających z umowy.

Rejestr

Dodatkowo wszystkie protokoły powstałe w wyniku przeprowadzonych spotkań i podjętych uzgodnień, będą podlegały ewidencji w specjalnie utworzonym w tym celu Rejestrze Protokołów. Także wszystkie materiały od klienta, będące elementem analizy przedwdrożeniowej, zostają zaewidencjonowane w Rejestrze Przekazanych Materiałów po wcześniejszym ich zaprotokołowaniu.

Korzyści wynikających ze stosowania z dokumentacji projektowej:

• wspólny język pomiędzy współpracującymi osobami tj. wykonawcą i odbiorcą
• konieczność precyzyjnego formułowania informacji
• możliwość szybkiego porozumienia się
• kontrolowanie bieżących postępów w pracy szybki wgląd w pracę wykonaną przez poprzedników np. w sytuacji zmian w zespole projektowym

Skorzystaj z bezpłatnego kursu i dowiedz się jak wybrać, wdrożyć i użytkować systemy ERP

• - Poznasz gamę funkcjonalności systemów ERP
• - Poznasz najskuteczniejsze metody wdrażania
• - Dowiesz się jak tworzyć skuteczne zespoły wdrożeniowe

Odbieram Bezpłatny Dostęp