Chcesz porozmawiać z ekspertem? Kliknij tutaj!
Dokumentacja projektowa ma za zadanie przede wszystkim opracowanie koncepcji biznesowej i technicznej wdrożenia. Zaliczamy do niej więc zarówno specyfikację wymagań biznesowych jak i dokumentację implementacji oprogramowania czy też kodu źródłowego. Może mieć postać dokumentu tekstowego, komentarza w kodzie oprogramowania, diagramu ewentualnie elektronicznego rejestru zadań w oprogramowaniu do zarządzania projektami (np. Jira). W przypadku wdrożeń oprogramowania dla firm najlepszym rozwiązaniem wydaje się kombinacja standardowej tzw. papierowej dokumentacji oraz tej stricte elektronicznej, tworzonej i prowadzonej wraz z rozwojem samego projektu w programie komputerowym.
Podstawowym dokumentem opisującym wdrażane oprogramowanie jest specyfikacja wymagań. W niej określony jest główny cel wdrożenia, charakterystyka i zakres poszczególnych funkcjonalności systemu, a także integracja z innymi narzędziami informatycznymi.
Kompletna specyfikacja wymagań powinna zawierać:
Jednym z elementów specyfikacji wymagań mogą być różnego rodzaju diagramy i schematy blokowe używane np. do mapowania procesów. Dobrze zmapowane procesy biznesowe we wczesnej fazie projektu, opisane w sposób nie pozostawiający miejsca na ich różną interpretację, pozwalają na dokładną i sprawną realizacje celu wdrożenia. Dlatego też warto, aby mapy procesów znalazły się w specyfikacji wymagań.
Bardzo ważnym elementem dokumentacji projektowej jest harmonogram wdrożenia oprogramowania. Oprócz terminów realizacji poszczególnych zadań projektowych powinien on opisywać również zależności między nimi, co pozwala na określenie najkrótszej możliwej drogi wykonania projektu (tzw. ścieżki krytycznej projektu). Zależności te można dobrze zilustrować na wykresie Gantta i załączyć do umowy wdrożeniowej.
W harmonogramie określone są ramy czasowe wdrożenia ERP. Termin zakończenia prac wdrożeniowych jest najważniejszą datą w całym projekcie. Składają się na niego równie ważne terminy realizacji kolejnych etapów wdrożenia. One też muszą być z góry ustalone a ich przebieg odpowiednio udokumentowany.
Standardowo możemy wyróżnić następujące etapy wdrożenia wymagające stworzenia odpowiedniej dokumentacji wdrożeniowej:
Ustalenie i spisanie jasnych założeń projektu jest rzeczą niezbędną do skutecznego prowadzenia prac. Na tym etapie należy dokładnie ustalić przebieg kluczowych procesów biznesowych. Ponadto pracownicy otrzymują do wypróbowania działanie modułu testowego nowego oprogramowania.
Na podstawie wstępnych testów oraz rozmów podejmowane są decyzje, jakie zmiany będą konieczne do wprowadzenia, by zaspokoić potrzeby organizacji. Warto je spisać w odpowiednim dokumencie aby w razie potrzeby móc się powołać na odpowiednie ustalenia.
Tworzone są dedykowane funkcjonalności, spełniające wszystkie oczekiwania wobec systemu. Dodatkowe testy weryfikują poprawność działania oprogramowania i usunięcie ewentualnych błędów. Warto tutaj prowadzić rejestr zgłoszeń o nieprawidłowościach lub błędach, żeby nic nie umknęło nam podczas prac.
Wszyscy przyszli użytkownicy systemu ERP szkoleni są z obsługi programu, dzięki czemu po jego uruchomieniu będą mogli płynnie rozpocząć w nim pracę. Dobrym pomysłem będzie tu stworzenie odpowiedniej listy osób, które w pierwszej kolejności powinny być przeszkolone.
Na zakończenie pozostaje już tylko zgłoszenie uwag do systemu lub jego odbiór techniczny i podpisanie protokołu odbioru, co zasadniczo kończy projekt wdrożenia.
W trakcie prac wdrożeniowych powstają standardowe dokumenty, które opisują przepływ informacji pomiędzy klientem a wykonawcą. Pozwala to uniknąć problemu komunikacji podczas przekazywania informacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcą systemu. Zaletą prowadzenia dokumentacji projektowej jest bezsprzecznie zwiększona wydajność wykonawcy oraz efektywniejsza współpraca a w przypadku zmiany pracowników znacznie łatwiej będzie wdrożyć nowych do projektu.
A oto przykłady najczęściej występującej standardowej dokumentacji projektowej powstającej podczas prac wdrożeniowych:
Dokument zawierający listę uczestników i spis tematów, które będą omówione w ramach planowania spotkania. Agenda Spotkania tworzona jest przez stronę inicjującą spotkanie i przekazana przed planowanym spotkaniem, w czasie umożliwiającym przygotowanie i organizację odbiorcy.
Dokument sporządzony przez uczestnika spotkania, stanowiący zapis przebiegu rozmowy (również rozmowy telefonicznej). Protokół Spotkania z Klientem tworzony jest tego samego dnia w którym przeprowadzono spotkanie i stanowi potwierdzenie spotkania, składu osobowego biorącego udział w nim oraz poruszanej tematyki.
Dokument tworzony jest na podstawie zapisu z Protokołu Spotkania z Klientem. Dokument ten używany jest w trakcie prowadzenia analizy wymagań Klienta i stanowi zobowiązanie obu stron. Protokół Uzgodnień tworzony jest w celu potwierdzenia podjętych uzgodnień lub przekazanych informacji
Dokument ten tworzony jest na etapie szkoleń. Dokument potwierdza przeprowadzenie właściwych szkoleń wynikających z umowy. Protokół ten zawiera zazwyczaj listę osób przeznaczonych do odbycia szkolenia. Tworzony jest bezpośrednio po zakończeniu tury szkoleń realizowanych zgodnie z zatwierdzonym planem szkoleń.
Dokument ten stwierdza przekazanie materiałów: dokumentów, wydruków, raportów ewentualnie screenów itp. Pod terminem przekazania należy rozumieć, iż materiały znalazły się w posiadaniu jednej ze stron. Protokół Przekazania tworzony jest w momencie przekazywania materiałów, dokumentacji lub licencji.
dokument będący formalnym zakończeniem prac nad etapem umowy. Protokół Realizacji Zadania tworzony jest po podjęciu decyzji o odbiorze danego zadania.
Dokument ten ostatecznie zamyka realizację umowy lub jednego z jej głównych etapów. Podpisanie tego protokołu rozpoczyna okres gwarancji. Protokół Zdawczo -Odbiorczy tworzony jest po zrealizowaniu wszystkich prac wynikających z umowy.
Dodatkowo wszystkie protokoły powstałe w wyniku przeprowadzonych spotkań i podjętych uzgodnień, będą podlegały ewidencji w specjalnie utworzonym w tym celu Rejestrze Protokołów. Także wszystkie materiały od klienta, będące elementem analizy przedwdrożeniowej, zostają zaewidencjonowane w Rejestrze Przekazanych Materiałów po wcześniejszym ich zaprotokołowaniu.
Porozmawiaj z ekspertem
Sprechen Sie mit einem Experten.