Kompetencje zespołu projektowego – kto potrzebny i do czego?

Kompetencje zespołu projektowego podczas wdrożenia ERP

Projekt wdrożeniowy systemu ERP jest projektem złożonym, który zazwyczaj wiąże się ze zmianami technicznymi, a także organizacyjnymi w przedsiębiorstwie. Dla firm z sektora MŚP, które dysponują ograniczonym budżetem oraz kadrami, optymalna współpraca członków zespołu projektowego jest szczególnie ważna, gdyż ukończenie projektu z sukcesem zależy od ludzi.

Tworzenie zespołu projektowego

Tworzenie teamu projektowego do wdrożenia systemu ERP zależy od wielu czynników. Przede wszystkim potrzebny jest ktoś, kto potrafi przeanalizować procesy biznesowe i wybrać odpowiednie rozwiązanie, następnie porozumieć się w tej sprawie z dostawcą oprogramowania a także przekonać pracowników firmy do planowanego projektu. Osoba ta powinna ponadto posiadać wiedzę w zakresie zarządzania projektami, żeby móc trzymać się wytycznych dot. czasu i budżetu.

Kierownik projektu jako kluczowa rola podczas wdrożenia systemu ERP

Kluczowa rola w zespole projektowym przypadają w głównej mierze kierownikowi projektu oraz tzw. użytkownikom kluczowym. W przypadku kierownika projektu musi on w pierwszej kolejności zadbać o realistyczne i perspektywiczne planowanie tak, aby zespół projektowy mógł w pełni skupić się na projekcie ERP. Ponadto do jego zadań będzie należeć koordynowanie pracy wszystkich członków zespołu oraz wszystkich procesów w ramach wdrożenia systemu ERP. Osoba ta powinna posiadać na tyle rozwinięte cechy przywódcze, aby być w stanie kontrolować status projektu, podejmować fachowe decyzje a także znać i rozumieć specyfikę zarządzania projektami informatycznymi.

Jak ważne jest właściwy wybór kierownika projektu może świadczyć często popełniany błąd polegający na obsadzaniu w tej roli osoby, patrzącej w sposób jednostronny na projekt, gdyż będzie się ona skupiać na swoim obszarze zaniedbując tym samym inne działy i procesy. Nienajlepszym wyborem będzie również oddelegowanie do tego zadania przedstawicieli wyższej kadry kierowniczej, ze względu na to, że są oni zazwyczaj w oddaleniu od działalności operacyjnej.
Projekt wdrożeniowy to nie jedynie aspekt informatyczny. Mamy tu do czynienia z kompleksowym zadaniem wymagającym zarządzania zmianą. W czasie trwania projektu prędzej czy później dojdzie do konfliktu interesów, którego rozwiązaniem musi zająć się kierownik projektu. Ponadto pojawią się obawy i opory ze strony pracowników firmy i tutaj dużą rolę odegrać może asertywna ale również empatyczna postawa kierownika projektów.

Kluczowi użytkownicy nowego systemu ze strony klienta

Wybór odpowiednich kluczowych użytkowników jest również ważny dla powodzenia wdrożenia nowego oprogramowania. Ich zadaniem w projekcie jest reprezentowanie swojego działu podczas prac wdrożeniowych, opracowanie odpowiednich procesów do odwzorowania a także kontakt z przyszłymi użytkownikami lub przeprowadzanie wstępnego szkolenia. W tej roli sprawdzą się najlepiej fachowcy, którzy oprócz własnej dziedziny znają również zagadnienia łączące sąsiednie działy w przedsiębiorstwie. Wszystko po to aby nie skupiali się oni wyłącznie na jednej dobrze znanej im kwestii. Dobrze jeżeli osoby takie posiadają już pewną wiedzę z zakresu informatyki a także są otwarte na nowe rozwiązania.

Udział kluczowych użytkowników a także ich odpowiedzialność w ramach projektu powinna pojawić się już we wczesnym stadium wdrożenia. Z tym również wiąże się odpowiednia dyspozycyjność i zapewnienie pewnej swobody czasowej. Można przyjąć, że zadania związane z projektem mogą podczas wdrożenia systemu ERP zajmować nawet 50% czasu kluczowych użytkowników.

Rola lidera w zespole wdrożeniowym

Innymi istotnymi elementami struktury są zespoły zadaniowe stanowiące mniejsze zorganizowane grupy osób odpowiedzialnych za realizację zadań zleconych im przez kierownika projektu. Na czele teamu zadaniowego stoi zazwyczaj lider, który koordynuje i nadzoruje pracę jego członków. Jego zadaniem jest wyznaczanie bieżących i długofalowych zdań i celów poszczególnym osobom. Ponadto weryfikuje postępy w pracy oraz motywuje do działania. Jako najbardziej doświadczony członek zespołu roboczego odpowiada on bezpośrednio przed kierownikiem projektu.

W stosunku do członków zespołu roboczego pełni on funkcję doradczą, ponadto analizuje możliwości i potencjał pracowników starając się dopasować zakres obowiązków do ich predyspozycji i zdolności. Wszystkie te działania mają na celu zapewnienie odpowiedniej wydajności i sprawnego przebiegu zadań postawionych przed zespołem roboczym.

Zespół roboczy

Jeżeli chodzi o same zespoły robocze to jej członkowie powinni być dobrani odpowiednio do projektu i posiadać wystarczająca wiedzę fachową. Najlepiej jeżeli ze strony firmy wdrożeniowej są to doświadczeni konsultanci posiadający wiedzę biznesową z danego zakresu i znający dobrze wdrażane rozwiązanie IT a także sposoby jego konfiguracji. W dużej mierze to od nich zależy końcowy efekt wdrożenia, gdyż nawet najlepsza metodyka wdrożeniowa nie pomoże, jeżeli działania nie będą realizowane przez kompetentne osoby. Do głównych zadań załogi roboczej należą omawianie zagadnień związanych z projektem oraz podejmowanie decyzji na tej podstawie a następnie ich realizacja. Jego członkowie muszą ponadto rozwiązać wszelkie problemy pojawiające się podczas trwania projektu, wspólnie wykonywać konkretne działania zmierzające do osiągnięcia i realizacji celów szczegółowych i celu ogólnego.

Podstawy działania dobrego zespołu projektowego są przygotowywane na pierwszym spotkaniu lub też w czasie tzw. warsztatu zerowego. Już na pierwszym zebraniu członków zespołu należy w zrozumiały sposób określić cele wdrożeniowe systemu ERP, reguły oraz organizację projektu. Warto na tym etapie wypracować porozumienie w najważniejszych sprawach. Dzięki temu praca zespołowa będzie dobrze się układać.
Porozumienie się członków zespołu projektowego pozwoli na wypracowanie wspólnie z dostawcą systemu ERP koncepcji realizacji całego przedsięwzięcia. Punktem wyjścia jest dokładna analiza dotychczasowych procesów. Ponadto projekt ERP dzielony jest na ogólne etapy. Zadaniem zespołu projektowego jest dokładne sprawdzenie dostarczonej przez dostawcę koncepcji wdrożenia a w razie potrzeby zgłoszenie niezbędnych poprawek. Właśnie wtedy możemy przekonać się o mocnych stronach utworzonego zespołu.

Dobry zespół projektowy kluczem udanego wdrożenia systemu ERP

Wdrożenie ERP jest wyzwaniem dla przedsiębiorstwa i może wiązać się z dużymi trudnościami. Jeżeli jednak zespół projektowy działa w miarę sumiennie, posiada niezbędne kompetencje i poprawnie współpracuje z dostawcą systemu ERP, to ryzyko związane z upadkiem projektu znacznie się zmniejsza. Jak zwykle w takich sytuacjach człowiek jest i pozostaje głównym czynnikiem, który decyduje o sukcesie projektu ERP. Dlatego tak ważne jest aby włączyć pracowników w procesy decyzyjne i przekonać ich do nowego rozwiązania.

Skorzystaj z kalkulatora ERP i natychmiast poznaj koszty wdrożenia systemu ERP

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora