Co powinieneś wiedzieć, zanim zdecydujesz się na inwestycję w ERP?

Co powinieneś wiedzieć, zanim zdecydujesz się na inwestycję w ERP?

W wielu firmach podstawowym programem jest często autorski program napisany kiedyś przez zaprzyjaźnionego informatyka. Nierzadko jest to program stworzony wiele lat temu jeszcze na początku działalności na rynku, kiedy to firma dopiero co raczkowała. Wraz ze wzrostem firmy do programu dokładano kolejne funkcje i dodatki, aby zaspokoić coraz większe zapotrzebowanie firmy w tym zakresie. Skutkiem tego system prawdopodobnie zaczynał działać coraz wolniej a brak informacji na temat kodu źródłowego utrudniał wprowadzanie kolejnych zmian i aktualizację. Efektywność programu stawała się coraz mniejsza a brak potrzebnych danych w systemie powodował niezadowolenie wśród jego użytkowników. W końcu więc pojawia się pomysł – a może zmienić system na nowy?

Które obszary w firmie wymagają usprawnienia?

Zanim jednak zdecydujesz się na inwestycję w system ERP, warto zastanowić się, co tak naprawdę chciałbyś zmienić czy też ulepszyć w swoim biznesie. Dzięki temu decyzja o wyborze konkretnego oprogramowania będzie przemyślana i w pełni świadoma, a wdrożone rozwiązanie nie będzie dziełem przypadku bardziej ciążącym firmie niż ją wspierającym.

Należy pamiętać, że system, na którym pracuje przedsiębiorstwo jest w głównej mierze kluczem do jego sukcesu. Dlatego też jego zmiana ma większe znaczenie niż można przypuszczać. Od czego więc zacząć, żeby zrobić to dobrze? Najważniejsze, to poświęcić czas na zastanowienie się, po co w ogóle chcemy wdrożyć system. Konieczna jest również analiza potrzeb przygotowana we współpracy z pracownikami a także wspólne określenie słabych stron w aktualnych procesach. Informacje o potrzebach firmy, jej słabościach oraz nieefektywnych procesach będzie w tej sytuacji bezcenna.

Sprawdź, co oferuje rynek systemów ERP

Kolejnym krokiem może być zebranie informacji o dostawcach. Sprawdź opinie lub skontaktuj się ze znajomą firmą, która skorzystała z usług danego dostawcy oprogramowania.
Dobrze jest też ustalić, z jakiego oprogramowania korzysta konkurencja i czy przekłada się to na jej faktyczny rozwój. Dobrym pomysłem będzie również udział we wszelkiego rodzaju konferencjach i prezentacjach organizowanych przez producentów oprogramowania ERP, chociażby po to, żeby poznać tendencje na rynku

Jeżeli będziesz miał możliwość przetestowania programu, to tylko wg swojego wcześniej przygotowanego scenariusza. Weź pod uwagę przy tym funkcje, które najczęściej są wykonywane lub też nastręczają najwięcej trudności. Zyskasz dzięki temu porównanie, który z systemów już w podstawowej wersji najlepiej spełni Twoje oczekiwania.
Warto również porozmawiać z dostawcami i skorzystać z ich doświadczeń. Zdarza się, że oferowany system idealnie wpisuje się w nasze potrzeby. Wtedy wdrożenie i utrzymanie takiego systemu może być i tańsze i łatwiejsze.

Skorzystaj z bezpłatnego kursu i dowiedz się jak wybrać, wdrożyć i użytkować systemy ERP

• - Poznasz gamę funkcjonalności systemów ERP
• - Poznasz najskuteczniejsze metody wdrażania
• - Dowiesz się jak tworzyć skuteczne zespoły wdrożeniowe

Odbieram Bezpłatny Dostęp

Znajomość obszarów biznesowych firmy

No i najważniejsza a zarazem najtrudniejsza rzecz, czyli znalezienie osoby, która ma na tyle rozległą wiedzę na temat przedsiębiorstwa, że dysponuje całościowym przeglądem sytuacji. Taka osoba powinna uczestniczyć we wszystkich spotkaniach dot. nowego systemu. Jest to niezbędne, aby nie powielać niektórych schematów albo nie planować w sposób całkowicie inny niektórych procesów, np. z punktu widzenia zakupu i księgowości.

Jak widzisz, cały proces analizy i wyboru dostawcy jest w gruncie rzeczy najważniejszą decyzją. Konstruktywna dyskusja o wyborze systemu potwierdza jedynie, że potrzebna wiedza jest w twoim przedsiębiorstwie i że wystarczy po nią sięgnąć. Porozmawiaj ze swoimi pracownikami na temat pomysłów, doświadczeń czy też sugestii związanych z planowaną inwestycją. Czas, jaki poświęcicie na przeanalizowanie wszystkich tych aspektów zwróci się z nawiązką i uchroni Ciebie i Twoją firmę przed zbędnymi wydatkami.

Check lista

Jeśli nie wiesz jak szybko sprawdzić poziom przygotowania Twojej formy do wdrożenia nowego systemu ERP - służymy pomocą - specjalnie dla Ciebie przygotowaliśmy małą ściągę. Dla każdego podpunktu wybierz odpowiedź TAK lub NIE.

Określenie obecnej sytuacji

• Czy system w Twojej organizacji dostarcza wszystkich potrzebnych informacji?
• Czy program działa sprawnie i nie ma problemów z jego obsługą?
• Czy system jest regularnie aktualizowany?
• Czy oprogramowanie ERP nie obsługuje obszarów biznesowych, które są istotne z punktu widzenia Twojego i twoich pracowników?

Cele biznesowe i obszary wdrożenia

• Czy zdefiniowałeś cel biznesowy, które chcesz osiągnąć dzięki wdrożeniu ERP?
Jakie obszary ma objąć projekt?
• Księgowość
• Magazyn
• Produkcja
• Sprzedaż
• Kadry i płace

Infrastruktura w firmie

• Czy posiadasz odpowiednią infrastrukturę teleinformatyczną?
• Czy posiadasz sieć informatyczną o odpowiedniej przepustowości?
• Czy posiadasz stabilne i szybkie łącze internetowe?
• Czy posiadasz serwery o odpowiednich parametrach technicznych?
• Czy nowe rozwiązanie ERP będzie współpracowało z urządzeniami końcowymi używanymi w Twoim przedsiębiorstwie?

Konsultacje i rozmowy

• Czy konsultowałeś kwestię wdrożenia nowego systemu ERP z pracownikami Twojej firmy?
• Czy pracownicy są przekonani co do konieczności wdrożenia nowego systemu w firmie?
• Czy wśród twoich pracowników są osoby, które ze względu na swoją wiedzę mogłyby wziąć udział w projekcie wdrożeniowym?
• Czy posiadasz własny dział IT / firmę zewnętrzną dostarczającą usług IT?

Model systemu ERP i sprawdzenie dostępnych rozwiązań

• Czy wiesz, jaki model systemu ERP chcesz wybrać? (chmurowy, tradycyjny, hybrydowy)
• Czy sprawdziłeś, którzy dostawcy oferują rozwiązania dla firm o podobnym profilu działalności jak Twoja?
• Czy sprawdziłeś, jakie rozwiązania ERP są obecnie najbardziej popularne w twojej branży lub obszarze funkcjonowania?
• Czy porównałeś funkcjonalności ERP, które znajdują się w kręgu Twoich zainteresowań?
• Czy skonsultowałeś swoje wymagania z zakresu ERP z dostawcami tego oprogramowania?
• Czy zaplanowałeś odpowiedni budżet na wdrożenie systemu ERP?

Wybór systemu i dostawcy ERP

• Czy system ERP będzie wspomagał wszystkie procesy biznesowe kluczowe dla Twojej firmy?
• Czy rozwiązanie ERP będzie posiadał pełną integrację procesów w systemie?
• Czy system ERP posiada spójne założenia w obrębie całego systemu tzn. spójną logikę działania modułów?
• Czy prezentacja programu była przeprowadzona na podstawie Twojego scenariusza i zawierała wszystkie konieczne funkcje?
• Czy dostawca oprogramowania rozwija swój produkt i dostarcza nowych rozwiązań w związku ze z mianami np. przepisów prawnych, wymagań technicznych itp.?

Sprawdź wyniki

Jeżeli uzyskałeś od 1 do 9 odpowiedzi TAK to:

Ty i Twoja firma nie jesteście gotowi na wdrożenie systemu ERP, gdyż nie zebraliście wystarczającej liczby informacji o Waszych potrzebach ewentualnie o systemie, który będzie dla Was odpowiedni. Być może w Twojej organizacji występuje zapotrzebowanie na nowoczesne rozwiązanie ERP, jednak świadomość tej potrzeby jest zbyt niska. Nikt w Twojej firmie nie dostrzega potrzeby zmiany lub brakuje wiedzy, jakie korzyści może osiągnąć firma dzięki wdrożeniu nowoczesnego systemu do zarządzania. Warto zorganizować spotkanie z pracownikami i poruszyć na nim temat zmiany systemu a także poszerzyć swoją wiedzę w tym temacie oraz sprawdzić dostępne rozwiązania na rynku. Musisz również zastanowić się, jakie są Twoje oczekiwania w odniesieniu do nowego systemu ERP. Im więcej informacji uda Ci się zebrać na temat systemów ERP, tym bardziej świadoma będzie Twoja decyzja o inwestycji.

Jeżeli uzyskałeś od 10 do 19 odpowiedzi TAK to:

Ty i Twoi pracownicy dostrzegacie problem i szukacie alternatywy do zmiany obecnej sytuacji. Nie do końca jednak zgłębiliście temat i czeka Was jeszcze co najmniej klika spotkań, żeby przedyskutować całość zagadnienia. Nie jesteście do końca zdecydowani, jakie rozwiązanie byłoby dla Was odpowiednie, a skala inwestycji i związana z nią wielkość budżetu powstrzymuje Was przed podjęciem ostatecznej decyzji. Przyda się mały research rynku dostawców ERP, być może rozmowa z którymś z dostawców rozwieje Wasze wątpliwości. Pomocny może okazać się tzw. warsztat zerowy z którymś z dostawców lub mapowanie procesów. Szczególnie to drugie rozwiązanie to dobrze zainwestowane pieniądze. Bez względu na to, jakie rozwiązanie wybierzesz, mapowanie procesów zawsze przyda się podczas wdrożenia.

Jeżeli uzyskałeś 20 i więcej odpowiedzi TAK to:

Brawo! Jesteś gotowy na wdrożenie systemu ERP w Twojej firmie. Doskonale rozumiesz potrzeby Twojej firmy i Twoich pracowników, wiesz jakie problemy muszą być rozwiązane, aby Twoja organizacja mogła dalej się rozwijać. W ostatnim czasie miałeś okazje zapoznać się z ofertą na rynku ERP a być może nawet przetestować niektóre z tych rozwiązań. Aby utwierdzić się w przekonaniu, że dokonasz trafnego wyboru, potrzebujesz jeszcze 1-2 spotkań, głównie po to, żeby omówić oferty od dostawców, określić i zatwierdzić budżet na inwestycję a także wyznaczyć osoby, które wezmą udział we wdrożeniu. Powodzenia!

Skorzystaj z kalkulatora ERP i natychmiast poznaj koszty wdrożenia systemu ERP

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora