Ile kosztuje system ERP ? Część 2

Jak liczyć koszty ERP?

Podczas poszukiwania nowego oprogramowania nie ma sensu zwracać uwagi tylko na podstawowy koszt systemu ERP podczas porównywania różnych dostawców. Jeśli chcesz optymalnie wykorzystać oprogramowanie klasy ERP do automatyzacji procesów, zawsze powinieneś uwzględnić koszty dopasowania, konserwacji i wsparcia. Najlepiej byłoby, gdyby można było obliczyć wszystkie koszty w okresie pięciu lat od wdrożenia, gdyż jest to okres najbardziej optymalny dla firmy. W ten sposób można określić zalety i wady różnych scenariuszy wdrożenia, takich jak oprogramowanie ERP z chmury w abonamencie lub zakup licencji stacjonarnych.

Chmura vs On-premise - koszty licencjonowania oprogramowania ERP

O tym, jak może kształtować się cena za wdrożenie ERP, pisaliśmy już w pierwszej części artykułu, którą możesz przeczytać TUTAJ. Dziś sprawdzimy jak to wygląda w poszczególnych modelach dostepnych na rynku. Jeśli chodzi o koszty licencjonowania oprogramowania ERP, to model cenowy on-premise może znacznie różnić się od modelu w chmurze. Jednorazowa cena systemu ERP za licencję lokalną może wynosić 2,5 – 3 razy więcej niż za licencję użytkownika w rozwiązaniu SaaS. Ponadto model on -premise będzie wymagał corocznego opłacania kosztów utrzymania oprogramowania w wysokości od 12% do nawet 25% ceny zakupionych licencji. Warto również pamiętać, że w opcji on-premise płacisz bezpośrednio po zakupie i wdrożeniu nowego systemu ERP, dlatego też twoje wydatki na ERP w pierwszym roku będą większe. Jednorazowe koszty za licencje dla użytkowników lokalnych są bowiem w tym wypadku wyższe, ponieważ model chmurowy umożliwia rozłożenie kosztów licencji na lata.

Spróbujmy więc porównać systemy oferowane w modelu on-premise i SaaS dla średniej wielkości firmy ze standardowymi procesami liczącej ok. 60 osób. W obu przypadkach będziemy mieli do czynienia z 3 rodzajami użytkowników. 10 pracowników będzie posiadało uprawnienia administratorów i wymagało dostępu do modułów planowania i finansowych. 20 pracowników będzie pracowało na stanowisku specjalistycznym lub menedżerskim a ich zadaniem będzie przydzielanie zadań, zatwierdzanie zamówień itp. Pozostałych 30 osób mogą stanowić pracownicy hali produkcyjnej lub magazynowej. Mogą wymagać interakcji z ERP w celu wprowadzania danych, takich jak raportowanie pracy lub materiałów. A oto, jak obliczyć koszty, porównując zarówno opcje on-premise, jak i SaaS:

Skorzystaj z kalkulatora ERP i natychmiast poznaj koszty wdrożenia systemu ERP

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora

Obliczanie całkowitych wydatków na ERP w obu modelach

Liczba użytkowników:

użytkownicy standardowi = 30,
użytkownicy menedżerowie = 20,
użytkownicy administratorzy = 10.

Koszty miesięcznego abonamentu ERP w modelu SaaS:

użytkownik standardowy = 100 PLN/miesiąc,
użytkownik menedżer = 150 PLN/miesiąc,
użytkownik administrator = 250 PLN/miesiąc.

• Całkowite roczne wydatki na ERP w modelu SaaS dla 60 użytkowników:

30 użytkowników x 100 PLN x 12 miesięcy = 36 000 PLN
20 użytkowników x 150 PLN x 12 miesięcy = 36 000 PLN
10 użytkowników x 250 PLN x 12 miesięcy = 30 000 PLN

Łącznie 60 użytkowników = 102 000 PLN

• Łączne 5-letnie wydatki na ERP w modelu SaaS:

102 000 PLN x 5 lat = 510 000 PLN

Koszty licencji ERP w modelu on-premise (opłata jednorazowa):

użytkownik standardowy = 3000 PLN,
użytkownik menedżer = 4500 PLN,
użytkownik administracyjny = 7500 PLN.

• Całkowite wydatki na licencje ERP w modelu on-premise dla 60 użytkowników (w pierwszym roku):

30 użytkowników x 3000 PLN = 90 000 PLN
20 użytkowników x 4500 PLN = 90 000 PLN
10 użytkowników x 7500 PLN = 75 000 PLN

Łącznie 60 licencji = 255 000 PLN

Aby prawidłowo policzyć wydatki na system ERP w modelu on premise w okresie pierwszych 5 lat należy uwzględnić jeszcze dodatkowe koszty związane z:

• Umową utrzymaniową (serwisową), której koszty ponoszone są co roku w wysokości średnio ok. 18% ceny zakupionych licencji.
• Wydatkami na konserwację infrastruktury IT w firmie, tworzenie kopii zapasowych i aktualizacje a także koszty energii elektrycznej itp. Mogą one wynosić ok. 2000 PLN miesięcznie.
  Policzmy więc:

• Łączne 5-letnie wydatki na ERP w modelu on-premise:

Koszty 60 licencji = 255 000 PLN
Koszty utrzymania = 255 000 PLN x 18% x 5 lat = 229 500 PLN*
Wydatki na infrastrukturę IT = 2000 PLN x 12 miesięcy x 5 lat = 120 000 PLN**

*w tym 18% ceny licencji rocznie za utrzymanie systemu
**koszty konserwacji infrastruktury IT w firmie itp. w wysokości 2000 PLN miesięcznie

Łącznie = 604 500 PLN

Wynika z tego, że model on-premise będzie w okresie pierwszych pięciu lat droższy niż model SaaS.

Spójrzmy jednak na wykresy:

Z wykresu wynika, że w pierwszym roku inwestycji w ERP koszty związane z licencjami w modelu on-premise są znacząco wyższe od kosztów w modelu SaaS. Wynika to przede wszystkim z sposobu licencjonowania oprogramowania.

Z wykresu wynika, że całkowite koszty związane z inwestycją w ERP w modelu on-premise są wyższe od kosztów w modelu SaaS w pierwszym roku inwestycji, natomiast w kolejnych latach są już niższe. Z wcześniejszych obliczeń pamiętamy jednak, że całkowite koszty inwestycji w okresie 5 lat są wyższe w modelu on-premise i wynoszą 604 500 PLN (SaaS – 510 000 PLN). Koszty te zrównują się natomiast już w 8. roku inwestycji.

Można więc stwierdzić, iż koszty inwestycji w ERP w modelu SaaS i on-premise po 8 latach będą kształtować się na tym samym poziomie. Po tym okresie rozwiązanie desktopowe może teoretycznie być nawet tańsze w eksploatacji. Wszystko jednak zależy od tego, jak w tym czasie będzie się zmieniać firma.

Chmura czy on-premise - co wybrać?

Który więc model będzie korzystniejszy dla firmy? Wszystko zależy od specyfiki danego przedsiębiorstwa, gdyż każdy model daje inne korzyści. W modelu SaaS licencje są udzielane na zasadzie abonamentu i przeważnie dotyczą jednego użytkownika (1 licencja = 1 użytkownik). Model ten jest na tyle elastyczny, że możemy zmniejszać lub zwiększać liczbę użytkowników w zależności od naszych potrzeb. Jest to szczególnie korzystne w przypadku np. firm korzystających z pracowników sezonowych, gdyż pozwala na swobodne kształtowanie liczby licencji a co za tym idzie kosztów abonamentu.

Skorzystaj z bezpłatnego kursu i dowiedz się jak wybrać, wdrożyć i użytkować systemy ERP

• - Poznasz gamę funkcjonalności systemów ERP
• - Poznasz najskuteczniejsze metody wdrażania
• - Dowiesz się jak tworzyć skuteczne zespoły wdrożeniowe

Odbieram Bezpłatny Dostęp

Natomiast w przypadku licencji w modelu on-premise są one kupowane na własność i oferowane w modelu concurent user. Oznacza to, że licencje udzielane są na maksymalną liczbę jednoczesnych użytkowników. Jest to na tyle istotne, iż nie ma ograniczeń co do ich łącznej ilości. Dlatego też firma pracująca na dwie zmiany może potrzebować o połowę mniej licencji, gdyż z jednej licencji korzystać może dwóch lub nawet więcej użytkowników – tyle, że w różnym czasie. Dla firm trzyzmianowych korzyść z tej formy licencjonowania może być jeszcze większa.

Ile kosztuje system ERP?

Wracając jednak do naszego zasadniczego pytania tj. ile kosztuje system ERP - prezentuję poniżej klika przykładów kosztów inwestycji w tego rodzaju system. Jeden z dostawców popularnych systemów ERP zamieścił na swojej stronie kalkulator ERP. Kalkuluje on koszt wdrożenia systemu ERP dla 60 użytkowników systemu w obu modelach licencjonowania w następujący sposób:

Wdrożenie systemu ERP w modelu SaaS:
Abonament: 25 650 PLN miesięcznie
Konserwacja i wsparcie: 2306 PLN miesięcznie
Firma oferuje rabaty w zależności od ilości użytkowników systemu od 22 do 122 PLN (zawarte już w cenie abonamentu)

Wdrożenie systemu ERP w modelu on-premise:
Opłata jednorazowa za licencje: 553 500 PLN
Konserwacja i wsparcie: 10 148 PLN miesięcznie

Inne przykłady kosztów wdrożeń dla firm o różnym stopniu skomplikowania kształtują się następująco:

Proste rozwiązanie ERP

Firma usługowa o przychodach rocznych ok. 9 000 000 PLN

• 4 licencje użytkownika
• Prosta konfiguracja bez obszernego importu danych
• Wdrożenie ok. 1 tydzień
• Szacowane koszty wdrożenia i licencji: ok. 67 500 PLN

Standardowe rozwiązanie ERP

Hurtownia o rocznych obrotach ok. 45 000 000 PLN

• 8 użytkowników w standardowych obszarach
• Dopasowanie niektórych raportów standardowych i formularzy oraz niewielkie dopasowanie w zakresie interfejsu użytkownika
• Czas wdrożenie ok. 3-4 tygodnie
• Szacowane koszty wdrożenia ok. 135 000-180 000 PLN

Kompleksowe wdrożenie ERP

Firma produkcyjna o rocznych przychodach ok. 90 000 000 PLN

• 20 użytkowników we wszystkich głównych obszarach
• Dopasowanie w organizacji pracy (sprawozdawczości i opodatkowanie)
• Import danych z obecnego systemu ERP
• Zarządzanie produkcją oraz aplikacja CAD do projektowania
• Wdrożenie wymagające dużych nakładów pracy przez ok. 3 miesiące
• Szacowane koszty wdrożenia 270 000 – 360 000 PLN

Koszty wdrożenia zmieniają się również w zależności od branży, w której działa dana firma. Oto przykłady, jak mogą kształtować się ceny projektów w poszczególnych branżach:

Firma usługowa

• Liczba pracowników: 30
• Liczba stanowisk komputerowych: 25
• Funkcjonalności w podstawowych obszarach
• Koszt licencji: 119 250 PLN
• Usługi konsultingowe: 108 000 PLN

Hurtownia

• Liczba pracowników: 50
• Liczba stanowisk komputerowych: 8
• Funkcjonalności w podstawowych obszarach + gospodarka towarowa
• Koszt licencji: 66 375 PLN
• Usługi konsultingowe: 54 000 PLN

Firma produkcyjna

• Liczba pracowników: 80
• Liczba stanowisk komputerowych: 15
• Funkcjonalności w podstawowych obszarach + gospodarka towarowa + zarządzanie produkcją)
• Koszt licencji: 213 750 PLN
• Usługi konsultingowe: 236 250 PLN

Start-up z branży produkcyjnej (rozwiązanie chmurowe)

• Liczba użytkowników: 2
• Standardowe funkcjonalności
• Koszt wdrożenia: 22 500 PLN
• Miesięczny abonament: 890 PLN

Firma e-commerce, sprzedaż wysyłkowa

• Liczba stanowisk komputerowych: 36
• Standardowe funkcjonalności
• Koszt licencji i wdrożenia: 495 000 PLN

Skorzystaj z kalkulatora ERP i natychmiast poznaj koszty wdrożenia systemu ERP

• - Kalkulator wypełnisz w mniej niż minutę
• - Wyniki otrzymasz natychmiast na Twój adres email
• - Zaoszczędzisz czas na poszukiwanie trudno dostępnej odpowiedzi

Skorzystaj z kalkulatora