Chcesz porozmawiać z ekspertem? Kliknij tutaj!
8 najczęstszych przyczyn nieudanego wdrożenia systemu
Wg specjalistów zaledwie co czwarte wdrożenie oprogramowania dla biznesu zakończone jest pełnym sukcesem. Pozostałe to mniej udane lub też w ogóle nieudane wdrożenia systemów, które ostatecznie lądują w firmowym koszu albo ich rola jest mocno ograniczona – wbrew temu co obiecywały sobie po nim firmy. Niepowodzenia we wdrożeniu systemów ERP nie biorą się oczywiście znikąd, są zazwyczaj wynikiem błędów popełnianych podczas wdrażania systemu informatycznego, zarówno przez dostawców usług IT jak i same przedsiębiorstwa pragnące wdrożyć u siebie rozwiązania do digitalizacji procesów.
Nieudane wdrożenie ERP
Zasadniczo o nieudanym wdrożeniu można mówić w sytuacji, w której jedna ze stron (klient lub dostawca) uzna, że praca poświęcona na wdrożenie projektu a także wysiłek z tym związany nie przyniosły zakładanych wcześniej efektów. Wdrożenie zostało zrealizowane, projekt doprowadzony do końca, ostatecznie jednak strony uznają, że nie było warto. Klient może mieć przeświadczenie o tym, że źle zainwestował pieniądze a dodatkowo nie osiągnął oczekiwanych korzyści. Dostawca natomiast dostrzega, że klient nie korzysta z dostarczonego rozwiązania i nie osiąga tym samym żadnych korzyści. Może też się okazać, że wdrożenie zostaje przerwane a obie strony rozstają się bez dokończenia projektu.
Wdrożenia systemów ERP prowadzone jest zazwyczaj wg metodyki kaskadowej lub zwinnej. W obu przypadkach projekty zostają zakończone sukcesem jednak zdecydowanie więcej klientów jest zadowolonych z wdrożeń metodyką zwinną, gdyż ostatecznie daje ona lepsze efekty. Zarządzanie projektami IT w wybranej metodyce może więc mieć w końcowym rozliczeniu znaczenie w ocenie i odbiorze rezultatów projektu wdrożeniowego.
Przyczyny nieudanych wdrożeń
Można wskazać klika powodów nieudanych wdrożeń. Najczęściej należą do nich:
- nieprecyzyjne zdefiniowanie celów wdrożenia oraz określenie mierników ich osiągania. Efektem tego będzie niezadowalająca funkcjonalność. Często spowodowane jest niedopasowaniem funkcjonalności ERP do realnych potrzeb użytkowników. Możemy mówić tu o dwóch przypadkach tj. poszczególne funkcje aplikacji albo nie działają zgodnie z ich oczekiwaniami, albo brakuje rozwiązań niezbędnych do wykonywania podstawowych obowiązków przez pracowników.
- problemy z komunikacją i wymianą informacji zarówno wewnątrz firmy i pomiędzy poszczególnymi zespołami oraz między dostawcą a klientem.
- nieodpowiednie podejście i przygotowanie się klienta do wdrożenia może. Klient może nie być do końca świadomy, że wdrożenie wymagać będzie od niego przeprowadzenia pewnych zmian organizacyjnych, odpowiedniego przygotowania się do procesu i wreszcie zaangażowania osoby odpowiedzialnej za koordynację całego procesu. Jeżeli tego nie zrobi, to już na etapie projektowania mogą pojawić się poważne problemy.
- niechęć użytkowników i próba utrzymania status quo -mimo że nowy system ERP wdrażamy jest w firmie zazwyczaj dla dobra jej pracowników, paradoksalnie często nie należą oni do naszych sprzymierzeńców. Ludzie z natury nie przepadają za zmianami (zwłaszcza w pracy, gdyż wymagają one od nich nauki i zmiany przyzwyczajeń) – a wdrożenie nowego systemu w przedsiębiorstwie to niekiedy prawdziwa rewolucja. Niestety, bez aktywnych użytkowników nawet najlepsze oprogramowanie jest skazane w firmie na porażkę.
- brak zaangażowania klienta w proces i zbyt późne wdrożenie są wynikiem opóźnienia w odbiorach czy przekazywaniu dokumentacji. Powoduje to opóźnienia w rozruchu produkcyjnym systemu. Zawsze wydaje się bowiem, że aplikacji potrzeba jeszcze szeregu dodatkowych funkcji, aby mogła spełniać swoje podstawowe zadania. W takich warunkach łatwo zgubić z pola widzenia cel wdrożenia oraz rozminąć się z realnymi potrzebami użytkowników (które z upływem czasu zmieniają się i dezaktualizują). Można wtedy podzielić projekt na mniejsze etapy (szczególnie stosując metodykę zwinną), próbować angażować klienta w prace nad systemem , dzięki czemu trudniej będzie o niedopatrzenia.
- przekroczenie budżetu i brak elastyczności w założeniach budżetowych czyli zakładanie, że projekt będzie kosztował dokładnie tyle, ile dostawca wycenił w ofercie. Takie podejście jest prawie zawsze błędne, gdyż podczas trwania projektu budżet może ulec zmianie i najczęściej wzrasta. Wynika to z faktu, że cele wdrożenia zmieniają się, przez co projekt może rosnąć i finalnie być droższy.
- niska jakość systemu - długi czas ładowania poszczególnych ekranów, komunikaty o błędach, przerwane procesy, zawieszanie się systemu – to tylko niektóre z możliwych problemów, z którymi może zetknąć się użytkownik nieprawidłowo wykonanego bądź wdrożonego systemu ERP.
- przerwanie wdrożenia - nieudane wdrożenie systemu ERP bardzo często bywa skutkiem nieporozumień na linii klient – dostawca np. w zakresie umowy, wcześniejszych ustaleń bądź finansów. Nieporozumienia te, oprócz tego, że negatywnie wpływają na jakość współpracy (a pośrednio również na jakość tworzonego oprogramowania), prowadzą czasem do nieplanowanego przerwania wdrożenia. Nagłe zakończenie projektu może być ponadto skutkiem tzw. decyzji strategicznych w firmie, np. związanych ze zmianą zarządu bądź kadry kierowniczej.
Jak zapobiec nieudanemu wdrożeniu?
Jeżeli firma nie ma wcześniejszego doświadczenia we wdrożeniu, to zawsze może skorzystać z pomocy niezależnego konsultanta, który ma niezbędne doświadczenie we wdrożeniach rozwiązań IT. Wskaże on obszary, na które należy zwrócić szczególną uwagę i pomoże określić budżet. Klienci często nie zdają sobie sprawy z konieczności podjęcia odpowiednich działań np. w zakresie odpowiedniej infrastruktury IT, żeby w ogóle myśleć o rozpoczęciu projektu informatycznego.
Można również poradzić się innych organizacji, które już przeszły etap wdrożenia. Na bazie zarówno złych jak i dobrych doświadczeń innych firm z branży możemy przewidzieć potencjalne problemy w trakcie realizacji wdrożenia ERP i odpowiednio się do nich przygotować.
Kluczowym czynnikiem udanego wdrożenia jest komunikacja w projekcie. Jeżeli pojawiają się jakieś ryzyka i nieprawidłowości, niezbędne jest szczegółowe omówienie ich i poświęcenie czasu na rzetelną wymianę informacji. Jej brak jest jednym z najczęstszych czynników wpływających na porażkę wdrożenia. Odpowiednia komunikacja powoduje także, iż rośnie zaufanie pomiędzy Klientem a partnerem wdrożeniowym.
Co zrobić aby uniknąć porażki podczas wdrożenia ERP?
Oto klika rzeczy, które warto uwzględnić w trakcie trwania projektu, i które z pewnością pozwolą Tobie i twojej organizacji lepiej zapanować nad jego przebiegiem:
- na bieżąco monitoruj zużycie budżetu i kieruj środki do kluczowych obszarów systemu
- wypracuj dogodną formę rozliczenia z dostawcą oprogramowania (tygodniowo, miesięcznie, kwartalnie)
- przeprowadź analizę przedwdrożeniową i wybierz odpowiednie rozwiązanie wspólnie z kluczowymi użytkownikami systemu
- postaw na realizacje projektu wdrożeniowego metodykami zwinnymi, które zakładają bieżącą weryfikację dostarczanych rozwiązań przez ich przyszłych użytkowników i ewentualną korektę wymagań przeprowadzaną na bieżąco
- angażuj klienta w testy oprogramowania w czasie jego tworzenia w szczególności w testy akceptacyjne
- prowadź testy w warunkach zbliżonych do produkcyjnych tj. przetestuj oprogramowanie przy podobnej skali obciążeń i zbliżonej liczbie jednocześnie zalogowanych użytkowników
- ustal właściwe i zrozumiałe dla obu stron formy współpracy
- stwórz podstawy do regularnego i cyklicznego kontaktu z dostawcą oprogramowania
- stwórz dokument precyzujący, kiedy dane rozwiązanie zostanie uznane przez obie strony jako wdrożone
- uwzględnij podczas analizy przedwdrożeniowej potrzeby wszystkich stron zainteresowanych wdrożeniem
- zaangażuj pracowników w proces zbierania wymagań dla nowego systemu, wybór konkretnego rozwiązania i analizę przedwdrożeniową
- zapewnij szkolenia z obsługi systemu ERP- systemy tej klasy wymagają dokładnego poznania możliwości i funkcji, w przeciwnym razie ich możliwości nie będą w pełni wykorzystane przez użytkowników
- zapewnij wsparcie dla użytkowników (m.in. pomoc techniczną lub instrukcję obsługi)
- wyjaśnij pracownikom cel wdrożenia aplikacji i zachęć ich do jej stosowania.
Czy z nieudanego projektu wdrożenia systemu można się czegoś nauczyć?
Wnioski z nieudanego wdrożenia mogą i powinny wyciągać obie strony - klient jak i dostawca. jest to jednak możliwe jedynie wtedy, gdy skrupulatnie przeanalizuje się wszystkie przyczyny niepowodzenia i wyciągnie z tego odpowiednie wnioski. Pozwoli to na realizację kolejnych projektów lepiej i efektywniej, gdyż będzie można uniknąć tych samych błędów.
Warto także przemyśleć następujące kwestie:
- Czy metodyka wdrożeniowa była odpowiednio dopasowana do specyfiki, potrzeb i celów projektu?
- Czy przygotowałeś swoją firmę do wdrożenia?
- Czy wszyscy kluczowi użytkownicy mieli okazję przedstawić swoje potrzeby?
- W jaki sposób wyglądało przekazywanie i odbieranie prac?
Wnioski
Nieudane wdrożenie systemu ERP może zdarzyć się w każdym przedsiębiorstwie, niezależnie od jego wielkości, branży, czy lokalizacji. Taki projekt najczęściej nie został odpowiednio przygotowany a jego realizacja napotykała na liczne problemy organizacyjne i techniczne, co walnie przyczyniło się do fiaska całego przedsięwzięcia. W tym punkcie warto pamiętać, że kluczem udanych projektów są m.in.:
- Świadome podejście do wdrożenia przede wszystkim ze strony klienta, przygotowanie organizacyjne, określenie celów i ich mierników
- Dobra i szczera komunikacja między klientem a dostawcą od początku trwania projektu
- Zaplanowanie mocy wdrożeniowych po stronie dostawcy nie na 100, ale góra 70-80% aby mieć rezerwę na ewentualne nieprzewidziane sytuacje.
Jeżeli chesz dowiedzieć się więcej na ten temat, to zapraszamy do lektury naszego artykułu Jakie są najczęstsze błędy podczas wdrożenia systemu ERP?
Więcej o Systemach ERP
- 14 elementów, od których zależy cena ERP
- Proces wyboru ERP krok po kroku
- Wdrożenie ERP od kuchni, czyli na co musisz przygotować twoja firmę.
- Jakie są najczęstsze błędy podczas wdrożenia systemu ERP?
- Kiedy warto wdrożyć system ERP?
- Ile kosztuje system ERP?
- Co wyróżnia GSD Software na tle innych rozwiązań ERP i DMS?
- 8 najczęstszych przyczyn nieudanego wdrożenia systemu
- Czym kierować się przy wyborze dostawcy systemu ERP?
- Co powinieneś wiedzieć, zanim zdecydujesz się na inwestycję w ERP?
- Jakie obszary wspiera system ERP?
- Jak najkorzystniej rozliczać się z dostawcą oprogramowania?
Porozmawiaj z ekspertem
We have been creating dedicated business applications for 30 years.
Talk to an expert.
- We are happy to hear about your challenges and ideas in which the automation and digitization of your company can help.
- We will propose possible solutions and discuss what benefits they can bring to your company.
- You will learn how to efficiently and without problems implement IT systems in your company and how to avoid the most common implementation errors by cooperating with a selected software vendor.
