Czy czas kryzysu jest dobrym czasem na wdrożenie systemu ERP?

Czy więc istnieje inna alternatywa dla dużych systemów ERP?

Trudno jest zastąpić system ERP innym rozwiązaniem, są jednak systemy, które pozwolą na usprawnienie podstawowych procesów. Dodatkowo takie systemy będzie można w przyszłości bezproblemowo zintegrować z systemem ERP, gdy sytuacja firmy poprawi się i projekt ERP będzie możliwy do zrealizowania. O jakich programach jest tu mowa? Wszystko zależy przede wszystkim od potrzeb firmy, gdyż projekty oprogramowania biznesowego składają się często z różnych rozwiązań.

Jeżeli firma do tej pory działała na papierze albo w najlepszym  wypadku w Excelu, to wdrożenie programu do zarzadzania nawet podstawowymi procesami pozwoli na znaczące przyspieszenie procesów dzięki ich automatyzacji. Zdarzają się sytuacje, w których firmy korzystają z kilku źródeł: część informacji jest w formie papierowej, część w Excelu a część w pudełkowym programie zainstalowanym lata temu. Aby firma mogła poprawnie funkcjonować, potrzebne jest  połączenie trzech różnych źródeł w jedną całość. Problem jest jednak w tym, aby były one aktualne w momencie ich zestawiania a tak często właśnie nie jest. W rezultacie informacje zebrane z różnych źródeł okazują się zwyczajnie niepełne a podjęte na ich podstawie działania często spóźnione.

Jakie problemy można rozwiązać wdrożenie nowego systemu?

Najczęstszym problemem, z którym mierzą się firmy z różnych branż jest przepływ informacji. Pracownicy wewnątrz organizacji nie wiedzą, nad czym pracują ich koleżanki i koledzy oraz co jest w obecnej chwili najpilniejsze do zrobienia. W rezultacie sprawy pilne i terminowe nie są realizowane w pierwszej kolejności, tylko odkładane na potem. Nie ma też wystarczających informacji o działaniach podjętych w danych sprawach i na jakim etapie obecnie się one znajdują. To wszystko wpływa na jakość i terminowość wykonywanej pracy. W tym wypadku program usprawniający obieg dokumentów, przepływ informacji w firmie, porządkujący procesy sprzedażowe i związane z nimi działania jest w stanie znacząco wpłynąć na wzrost wydajności. W sytuacji, gdy koniunktura się pogarsza postawienie na nowa platformę oprogramowania biznesowego może to okazać się kluczem do przetrwania trudnego okresu.

Programy usprawniające procesy sprzedażowe to w branży oprogramowania najczęściej CRM-y natomiast optymalizujące zarządzanie i obieg dokumentów w firmie a także archiwizację i wyszukiwanie informacji to DMS-y. Wdrożenie systemu DMS/CRM w porównaniu do inwestycji w ERP nie jest dużym wydatkiem. Często zwraca się on już po pierwszym roku użytkowania, dzięki większej wydajności pracy wynikającej najczęściej z automatyzacji czasochłonnych procesów biznesowych. Dodatkowo taki program może posiadać funkcjonalności pozwalające na zarządzanie gospodarką towarową i prowadzenie magazynu (moduł GT). Dla firm, których procesy w tym zakresie nie są skomplikowane tego typu zintegrowane rozwiązanie może okazać się w pełni wystarczające. Takim rozwiązaniem jest np. DMS/CRM DOCUframe z modułem GT.

Dlaczego warto nawet w gorszych czasach inwestować w projekt informatyczny?

Czy w ogóle warto pomyśleć o wdrażaniu oprogramowania biznesowego? Jedna z firm, która zdecydowała się na wdrożenie rozwiązania w trudnym czasie motywowała swoją decyzję dużym spadkiem klientów. Wcześniej ilość spływających zapytań była na tyle duża, że handlowcy nie musieli specjalnie dbać o kontakty z klientem. Klientów było tak wielu, że i tak było co robić. W momencie spadku koniunktury okazało się, ze liczba klientów na tyle zmalała, że każdy był na wagę złota. Dodatkowo handlowcy musieli również ruszyć w teren i zacząć aktywnie pozyskiwać klientów. To zrodziło konieczność usystematyzowania tych działań i wdrożenia odpowiednich rozwiązań w postaci systemu informatycznego.

Firmy, które przeszły transformację cyfrową rozumieją teraz lepiej, że system informatyczny może pozwolić im przetrwać zawirowania w gospodarce. Niektóre firmy podkreślały wręcz, że udało im się przetrwać ciężkie czasy tylko dzięki temu, że miały wdrożony odpowiedni system informatyczny. W odpowiednim czasie zadbały również o aktualizację infrastruktury oprogramowania biznesowego. W innym przypadku byłyby znaczące problemy z utrzymaniem płynności finansowej ze względu na ilość wstrzymanych projektów. Groziło to również utrata doświadczonych specjalistów, dla których niepowodzenie projektu mogło stać się przyczyną odejścia. Daje to do myślenia i jednocześnie pozwala stwierdzić, że inwestycja w projekty oprogramowania biznesowego, przede wszystkim wdrożenie nowego systemu ERP zawsze jest korzystna dla firmy, szczególnie w trudnych i niepewnych czasach.

Jeżeli masz pytania dotyczące systemów do zarządzania przedsiębiorstwem i chciałbyś o tym z nami porozmawiać, to zapraszamy na bezpłatną konsultację z naszym ekspertem.
Natomiast jeżeli chciałbyś poznać orientacyjne koszty wdrożenia systemu w Twojej firmie, to zapraszamy do skorzystania z naszego kalkulatora . Otrzymasz mailem informację o orientacyjnej cenie interesującego Cię zakresu wdrożenia.

Tworzymy aplikacje i oprogramowanie szyte na miarę nagradzane na światowych rynkach

• Umów się na bezpłatną rozmowę z naszym ekspertem, aby bez żadnych zobowiązań skonsultować realizacje swojego pomysłu na aplikacje bądź oprogramowanie lub gdy potrzebujesz dowiedzieć się ile środków potrzebujesz na realizacje swojego pomysłu.

Rezerwuję bezpłatną konsultację